會(huì)博通10用戶(hù)操作指引（工作組版、標(biāo)準(zhǔn)版）

會(huì)博通10會(huì)博通10（工作組版、標(biāo)準(zhǔn)版）用戶(hù)操作指引PAGEPAGE368會(huì)博通10文件檔案知識(shí)一體化管理系統(tǒng)用戶(hù)操作指引概述歡迎使用會(huì)博通10文件檔案知識(shí)一體化管理系統(tǒng)。會(huì)博通是一個(gè)綜合性的以文檔為基礎(chǔ)的管理系統(tǒng)，其歷史可追朔到1988年以前，在三十余年的開(kāi)發(fā)進(jìn)程中，積聚了數(shù)十家高等院校與科研院所、數(shù)百位工程師的智慧，緊跟技術(shù)發(fā)展的步伐，精益求精，特別是在本世紀(jì)初引入流程化和知識(shí)管理概念后，其功能更加切合用戶(hù)需求，應(yīng)用面更加廣泛，已被各行各業(yè)的客戶(hù)用于包括辦公自動(dòng)化、文件管理、檔案管理、圖書(shū)資料管理、網(wǎng)站內(nèi)容管理、人力資源信息管理、證照管理、客戶(hù)資料管理、資產(chǎn)管理、物品管理、在線(xiàn)交流、論壇、微博以及政務(wù)管理等以文檔為基礎(chǔ)的信息化管理的各個(gè)方面。安裝運(yùn)行環(huán)境要求硬件硬件包括三大部份，即服務(wù)器、客戶(hù)端和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，硬件的選擇條件為：滿(mǎn)足操作系統(tǒng)的運(yùn)行要求。滿(mǎn)足系統(tǒng)存儲(chǔ)容量要求。滿(mǎn)足用戶(hù)訪(fǎng)問(wèn)效率的要求。滿(mǎn)足系統(tǒng)的可靠性要求。滿(mǎn)足系統(tǒng)的安全性要求。會(huì)博通本身對(duì)硬件設(shè)備沒(méi)有特別的要求，根據(jù)以上原則配置即可，但要提請(qǐng)用戶(hù)注意的是，文檔服務(wù)對(duì)網(wǎng)絡(luò)和系統(tǒng)的性能要求是比較高的，在經(jīng)濟(jì)許可的條件下，運(yùn)行環(huán)境的選型應(yīng)就高不就低，至少能滿(mǎn)足未來(lái)三至五年的業(yè)務(wù)擴(kuò)展需要，并留有足夠的擴(kuò)展富余，以方便運(yùn)行過(guò)程中的進(jìn)一步優(yōu)化與擴(kuò)充。軟件服務(wù)器端網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)：WindowsServer2008R2或以上版本。數(shù)據(jù)庫(kù)：SQLSERVER2012或以上版本。WEB服務(wù)：IIS7.0或以上。客戶(hù)端PC：WINDOWS7/8/10。安卓：Android10以上版本。蘋(píng)果：iOS10以上版本。瀏覽器：支持HTML5的多種瀏覽器，如Google、EDGE、360等。提示：有些安全管理軟件，如360、qq管家等，在進(jìn)行軟件安裝時(shí)，會(huì)阻止安裝程序的運(yùn)行或阻止生成連接網(wǎng)站的快捷方式等，所以，在安裝會(huì)博通系統(tǒng)之前，可暫時(shí)關(guān)閉這些軟件。補(bǔ)充說(shuō)明不少客戶(hù)都會(huì)問(wèn)會(huì)博通一個(gè)問(wèn)題，就是：我該怎樣選配服務(wù)器??？這是一個(gè)好問(wèn)題，但也是一個(gè)復(fù)雜的問(wèn)題，服務(wù)器的選配，與并發(fā)用戶(hù)數(shù)、文檔數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)規(guī)模、存儲(chǔ)方式、用戶(hù)的操作習(xí)慣等都有關(guān)聯(lián)，就是選定了一個(gè)自認(rèn)為適用的配置，也需要在運(yùn)行過(guò)程中，逐步調(diào)整、優(yōu)化。會(huì)博通提出了一些可供參考的服務(wù)器配置，客戶(hù)可根據(jù)自己的實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整、優(yōu)化。單機(jī)版PC機(jī)參考配置：CPU：當(dāng)前市場(chǎng)上的主流配置，內(nèi)存：16GB，硬盤(pán)：1TB或以上。10用戶(hù)標(biāo)準(zhǔn)版：CPU：當(dāng)前市場(chǎng)上的主流服務(wù)器CPU，如多核至強(qiáng)CPU，內(nèi)存：32GB或以上，硬盤(pán)：5TB或以上，磁盤(pán)陣列。50用戶(hù)標(biāo)準(zhǔn)版：CPU：當(dāng)前市場(chǎng)上的主流服務(wù)器CPU，如多核至強(qiáng)CPU，內(nèi)存：64GB或以上，存儲(chǔ)：10TB或以上磁盤(pán)陣列，系統(tǒng)盤(pán)建議采用高速SSD。100用戶(hù)標(biāo)準(zhǔn)版：CPU：當(dāng)前市場(chǎng)上的主流服務(wù)器CPU，如多核至強(qiáng)CPU，內(nèi)存：128GB或以上，存儲(chǔ)：20TB或以上磁盤(pán)陣列，系統(tǒng)盤(pán)建議采用高速SSD。200用戶(hù)企業(yè)版：CPU：當(dāng)前市場(chǎng)上的主流服務(wù)器CPU，如多核至強(qiáng)CPU，內(nèi)存：256GB或以上，存儲(chǔ)：20TB或以上磁盤(pán)陣列，系統(tǒng)盤(pán)建議采用高速SSD。需要特別強(qiáng)調(diào)的是，系統(tǒng)中最有價(jià)值的是數(shù)據(jù)，考慮備份的需要，購(gòu)置專(zhuān)門(mén)的備份設(shè)備，特別是異地備份，對(duì)數(shù)據(jù)安全尤為重要。運(yùn)行安裝程序在會(huì)博通10的安裝U盤(pán)上，有一個(gè)HbtSetup10.exe的執(zhí)行程序，這就是會(huì)博通的安裝程序，執(zhí)行該程序，即會(huì)顯示：安裝的先決條件安裝會(huì)博通系統(tǒng)，除WindowsServer操作系統(tǒng)外，還需要一個(gè)基本的軟件環(huán)境，也就是先決條件，即：.NET框架，需要.NET框架4.6.1以上版本IIS，即互聯(lián)網(wǎng)信息服務(wù)，需要IIS7.0以上版本MSSQLServer，即數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，需要2012以上版本請(qǐng)根據(jù)自身的業(yè)務(wù)需要，配置相應(yīng)的軟件環(huán)境。待安裝的會(huì)博通程序點(diǎn)擊下一步，將要安裝的會(huì)博通程序列表：包括會(huì)博通Web服務(wù)器程序、文件閱讀服務(wù)程序以及數(shù)據(jù)庫(kù)維護(hù)工具和桌面工具。會(huì)博通Web程序：會(huì)博通10是一個(gè)B/S架構(gòu)的程序，該程序也稱(chēng)為會(huì)博通Web服務(wù)器軟件。文件閱讀服務(wù)：專(zhuān)門(mén)處理電子文檔閱讀的程序，會(huì)博通會(huì)將不同格式的文檔，如DOC、XLS、PPT等，統(tǒng)一轉(zhuǎn)換為PDF格式來(lái)提供在線(xiàn)閱讀，包括下載、添加水印、在線(xiàn)編輯等處理，這種轉(zhuǎn)換都是在服務(wù)器端進(jìn)行的，為了提高文檔處理的吞吐量，會(huì)博通開(kāi)發(fā)了專(zhuān)門(mén)的文檔閱讀服務(wù)處理程序，該程序是與會(huì)博通Web程序部署在一起的，但對(duì)于高并發(fā)量的大型系統(tǒng)，也可以獨(dú)立部署。數(shù)據(jù)庫(kù)維護(hù)工具：包括數(shù)據(jù)庫(kù)的備份、恢復(fù)等功能，如果文檔存儲(chǔ)采用文件服務(wù)器方式，電子文檔的備份需要另行處理。會(huì)博通桌面工具：一組用于增強(qiáng)瀏覽器功能的瀏覽器組件與程序，如獲取機(jī)器指紋、批量上傳文件、圖片管理器等。選擇安裝路徑（文件夾）在待安裝的會(huì)博通程序頁(yè)面，點(diǎn)擊下一步，即顯示：可選擇將會(huì)博通安裝到系統(tǒng)缺省的目錄：C:\ProgramFiles(x86)\紹林科技\會(huì)博通\也可以根據(jù)部署的需要，重新瀏覽選擇新的安裝目錄。電子文檔存儲(chǔ)方式設(shè)置確定安裝路徑后，再點(diǎn)擊下一步，即進(jìn)入電子文檔存儲(chǔ)方式設(shè)置界面：會(huì)博通10，對(duì)于電子文檔的存儲(chǔ)，提供了兩種存儲(chǔ)方式供選擇：數(shù)據(jù)庫(kù)方式：即將電子文檔保存在數(shù)據(jù)表的二進(jìn)制字段中，這種存儲(chǔ)方式的優(yōu)勢(shì)是內(nèi)容存儲(chǔ)與文檔信息屬性（元數(shù)據(jù)）的存儲(chǔ)有機(jī)的結(jié)合在一起，管理和備份都比較方便，但MSSQLServerExpress的數(shù)據(jù)庫(kù)存儲(chǔ)容量最大為10GB，所以，當(dāng)電子文檔內(nèi)容的數(shù)據(jù)量較大時(shí)，需要購(gòu)買(mǎi)更高級(jí)的數(shù)據(jù)庫(kù)版本。文件服務(wù)器方式：即指定電腦的一個(gè)本地路徑，用于存儲(chǔ)會(huì)博通管理的電子文檔：存儲(chǔ)路徑的缺省設(shè)置為D:\Files，操作者可通過(guò)瀏覽按鈕重新選擇存儲(chǔ)路徑。采用文件服務(wù)器存儲(chǔ)方式時(shí)，會(huì)博通會(huì)自動(dòng)采用Windows搜索作為全文搜索引擎，請(qǐng)根據(jù)Windows相關(guān)用戶(hù)文檔的指引，準(zhǔn)確配置Windows搜索，并確保其運(yùn)行正常。說(shuō)明不管是采用數(shù)據(jù)庫(kù)存儲(chǔ)方式時(shí)利用數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)提供的全文檢索功能，還是文件服務(wù)器方式時(shí)的Windows搜索，在進(jìn)行全文搜索時(shí)，都有賴(lài)于篩選器，微軟內(nèi)置了一些常用格式的篩選器，但有一些篩選器，屬于第三方的商業(yè)產(chǎn)品，用戶(hù)需要獨(dú)立采購(gòu)，具體情況可向你的系統(tǒng)維護(hù)工程師了解。會(huì)博通數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)置包括連接的數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器、連接方式、數(shù)據(jù)庫(kù)登錄名以及數(shù)據(jù)庫(kù)名稱(chēng)等。如果服務(wù)器上有符合需要的預(yù)先安裝好的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，會(huì)自動(dòng)顯示服務(wù)器名（實(shí)例名），請(qǐng)輸入有數(shù)據(jù)庫(kù)管理權(quán)限的數(shù)據(jù)庫(kù)登錄名和密碼，如SA及其密碼。可通過(guò)點(diǎn)擊測(cè)試SQL連接按鈕來(lái)測(cè)試輸入的相關(guān)參數(shù)是否正確，如顯示連接成功！則可點(diǎn)擊下一步，創(chuàng)建一個(gè)專(zhuān)門(mén)用于登錄會(huì)博通系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)登錄賬號(hào)，當(dāng)然，直接采用SA賬號(hào)也是可以的，但為安全起見(jiàn)，請(qǐng)遵循貴單位系統(tǒng)管理的相關(guān)安全要求。安裝會(huì)博通10程序點(diǎn)擊下一步，即顯示：此時(shí)，點(diǎn)擊安裝，等待一會(huì)兒，即可完成會(huì)博通10的安裝工作：登錄與用戶(hù)驗(yàn)證會(huì)博通系統(tǒng)安裝完成后，會(huì)在windows桌面形成一個(gè)快捷圖標(biāo)：點(diǎn)擊該圖標(biāo)，即啟動(dòng)系統(tǒng)缺省的瀏覽器，進(jìn)入登錄狀態(tài)：此時(shí)，輸入admin用戶(hù)的登錄密碼（初始為123），即可進(jìn)入會(huì)博通系統(tǒng)：通過(guò)用戶(hù)授權(quán)驗(yàn)證，即可成為會(huì)博通的正式版用戶(hù)。用戶(hù)授權(quán)的獲得，是依賴(lài)于運(yùn)行環(huán)境的，會(huì)博通提供了兩種授權(quán)認(rèn)證方式，即：手工授權(quán)方式和網(wǎng)絡(luò)授權(quán)方式。手工驗(yàn)證方式在操作用戶(hù)驗(yàn)證之前，請(qǐng)準(zhǔn)確填寫(xiě)《會(huì)博通用戶(hù)授權(quán)信息登記表》，通過(guò)傳真或郵件發(fā)送給紹林科技，將用戶(hù)名稱(chēng)、軟件系列號(hào)、服務(wù)器名（用戶(hù)驗(yàn)證頁(yè)面顯示的，區(qū)分大小寫(xiě)）等信息告訴紹林科技，紹林科技的授權(quán)管理人員將為你提供一個(gè)用于用戶(hù)驗(yàn)證的授權(quán)碼。下圖，是會(huì)博通的系統(tǒng)菜單：點(diǎn)擊系統(tǒng)菜單中的關(guān)于菜單項(xiàng)，進(jìn)入關(guān)于頁(yè)面：再點(diǎn)擊用戶(hù)驗(yàn)證按鈕，即顯示用戶(hù)驗(yàn)證信息輸入窗口：輸入用戶(hù)名稱(chēng)、軟件系列號(hào)和授權(quán)碼等用戶(hù)驗(yàn)證信息，點(diǎn)擊確認(rèn)按鈕，用戶(hù)驗(yàn)證即告完成。當(dāng)日，如果具備互聯(lián)網(wǎng)連接條件，亦可直接采用以下網(wǎng)絡(luò)授權(quán)方式進(jìn)行用戶(hù)驗(yàn)證。網(wǎng)絡(luò)驗(yàn)證方式進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)授權(quán)驗(yàn)證時(shí)，安裝會(huì)博通系統(tǒng)的機(jī)器需要有互聯(lián)網(wǎng)連接條件。在用戶(hù)驗(yàn)證頁(yè)面，準(zhǔn)確輸入用戶(hù)全稱(chēng)、軟件系列號(hào)后，在授權(quán)碼輸入框輸入網(wǎng)絡(luò)驗(yàn)證碼，點(diǎn)擊申請(qǐng)網(wǎng)絡(luò)授權(quán)按鈕，系統(tǒng)就會(huì)通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)，自動(dòng)連接紹林科技的授權(quán)驗(yàn)證網(wǎng)站，進(jìn)行驗(yàn)證授權(quán)。無(wú)論采用哪種授權(quán)方式，用戶(hù)驗(yàn)證通過(guò)后，就可以根據(jù)自己的需要，使用會(huì)博通的各項(xiàng)功能了。無(wú)論采用那種授權(quán)驗(yàn)證方式，通過(guò)驗(yàn)證授權(quán)后，運(yùn)行環(huán)境改變需要申請(qǐng)?jiān)偈跈?quán)。如果在獲得授權(quán)后再輸入不正確的授權(quán)信息，很可能會(huì)喪失授權(quán)而需要申請(qǐng)?jiān)偈跈?quán)。會(huì)博通所提供的功能模塊，可參考《會(huì)博通10系統(tǒng)管理員手冊(cè)》和《會(huì)博通10用戶(hù)使用手冊(cè)》。綜合知識(shí)管理綜合知識(shí)管理是會(huì)博通系統(tǒng)功能最為全面的應(yīng)用模塊，幾乎包含整個(gè)知識(shí)管理框架，以及相應(yīng)的管理功能，比如，檔案管理、證照管理、文件資料管理等模塊，只是綜合知識(shí)管理中的一個(gè)節(jié)點(diǎn)，或稱(chēng)管理對(duì)象。上圖中，左側(cè)是整個(gè)知識(shí)框架的分類(lèi)樹(shù)，稱(chēng)為分類(lèi)管理器，右邊則包含功能快捷按鈕、工具條、搜索框和信息列表顯示區(qū)。信息列表顯示的內(nèi)容與樣式，可通過(guò)其右上角的設(shè)置按鈕，點(diǎn)擊進(jìn)入設(shè)置頁(yè)面進(jìn)行設(shè)置，具體設(shè)置方法，請(qǐng)參考相關(guān)用戶(hù)手冊(cè)。在分類(lèi)管理器的焦點(diǎn)位置的左邊，有一個(gè)帶下拉按鈕的小圖標(biāo)，這是會(huì)博通工具條的另一種展現(xiàn)形式，展開(kāi)可看到當(dāng)前節(jié)點(diǎn)具備的功能菜單項(xiàng)：功能的含義和具體操作方法，可參考《會(huì)博通10用戶(hù)使用手冊(cè)》。在分類(lèi)管理器中，比較特殊的節(jié)點(diǎn)是：即：信息收集中心、模板和回收站。信息收集中心主要用于接收第三方系統(tǒng)等移交過(guò)來(lái)的信息，所以，與第三方系統(tǒng)對(duì)接和傳入數(shù)據(jù)時(shí)才需要。模板包括附加屬性模板、正文模板、分類(lèi)模板和打印格式模板，每一種模板都有特定的作用。附加屬性模板：當(dāng)信息的基本屬性不足以全面描述信息的特征時(shí)，就要借助于附加屬性來(lái)描述。對(duì)于一些經(jīng)常要用到的信息類(lèi)型，如合同、檔案、客戶(hù)資料等，可建立附加屬性模板來(lái)減少附加屬性定義的工作量。正文模板：正文模板實(shí)際上就是將電子文件的版面格式設(shè)計(jì)成規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)樣式，供需要時(shí)套用，分為普通正文模板、屬性關(guān)聯(lián)正文模板和套紅正文模板三大類(lèi)。分類(lèi)模板：就是將常用的分類(lèi)框架，設(shè)計(jì)成標(biāo)準(zhǔn)樣式，存放于分類(lèi)模板中，需要時(shí)直接套用而不需要重新創(chuàng)建相同的分類(lèi)框架。打印格式模板：又稱(chēng)表格模板，是打印各種表格時(shí)可供采用的表格樣式。用戶(hù)可參照Excel的操作方式，設(shè)計(jì)自己的表格打印樣式，如文件登記表、案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄、人員信息登記表等，系統(tǒng)中已內(nèi)置各種常用的表格樣式，應(yīng)該已基本滿(mǎn)足大部份用戶(hù)的需求，當(dāng)然，用戶(hù)也可根據(jù)自己的需要，新增或重新設(shè)計(jì)與修改。要在相應(yīng)的節(jié)點(diǎn)使用表格模板，需要通過(guò)表格連接來(lái)與需要特定格式的分類(lèi)建立關(guān)聯(lián)。表格連接有繼承特性，即上位類(lèi)連接的表格，下位類(lèi)亦可使用?；厥照荆河脩?hù)在刪除信息條目時(shí)，并不是真正刪除，而是將其放入回收站中，只有刪除回收站中的信息，才是真正的徹底刪除。文件資料管理會(huì)博通提供了一個(gè)可滿(mǎn)足大部份用戶(hù)需要的詳細(xì)的文件資料管理分類(lèi)框架，包括公文管理、黨務(wù)管理、內(nèi)部簽呈、會(huì)議文件管理、合同文件管理以及資料庫(kù)等，如果用戶(hù)對(duì)于文件資料管理的分類(lèi)框架要求更為簡(jiǎn)潔，可自行刪減。創(chuàng)建分類(lèi)會(huì)博通將類(lèi)型節(jié)點(diǎn)依次分為大類(lèi)、類(lèi)和文件夾三種層級(jí)，會(huì)博通功能工具條上的新建菜單組，提供了相應(yīng)的新建選項(xiàng)：點(diǎn)擊文件夾菜單項(xiàng)，即顯示：輸入所需要?jiǎng)?chuàng)建的分類(lèi)名稱(chēng)，點(diǎn)擊提交，文件夾即創(chuàng)建完成。說(shuō)明：性質(zhì)是指類(lèi)型的種類(lèi)，包括大類(lèi)、類(lèi)、文件夾，對(duì)于檔案還包括檔案定義的最底層分類(lèi)。用途包括：普通：即信息的一般用途，是信息的基礎(chǔ)存儲(chǔ)對(duì)象。搜索：即搜索類(lèi)，用于存儲(chǔ)搜索名和搜索條件等。點(diǎn)擊相應(yīng)的搜索類(lèi)，即可按預(yù)設(shè)的搜索條件獲得相應(yīng)的信息。鏈接：鏈接類(lèi)，關(guān)聯(lián)會(huì)博通的某一個(gè)類(lèi)型，點(diǎn)擊鏈接類(lèi)標(biāo)題即會(huì)自動(dòng)進(jìn)入該類(lèi)型。對(duì)象：是指信息的種類(lèi)，包括基本、人員、單位、資產(chǎn)、物品、檔案等。類(lèi)目名稱(chēng)：即類(lèi)型的名稱(chēng)。標(biāo)識(shí)起點(diǎn)：標(biāo)識(shí)是指當(dāng)該類(lèi)型下面為文件時(shí)，系統(tǒng)會(huì)為每一個(gè)文件都設(shè)定一個(gè)唯一的標(biāo)識(shí)，這里設(shè)置的就是標(biāo)識(shí)的起點(diǎn)，缺省為1。在該類(lèi)型下面新建文件時(shí)，會(huì)以設(shè)定的標(biāo)識(shí)起點(diǎn)作為第1份文件的標(biāo)識(shí)，如20190001，然后，每次在該類(lèi)型下面新建文件時(shí)，新的標(biāo)識(shí)都將在已有最大標(biāo)識(shí)的基礎(chǔ)上自動(dòng)加1.分類(lèi)模板：選擇套用所需要的分類(lèi)模板，即自動(dòng)在該新建類(lèi)型下面，創(chuàng)建與模板一致的分類(lèi)架構(gòu)。鏈接對(duì)象：如果用途選擇鏈接，會(huì)出現(xiàn)鏈接選項(xiàng)，你可在會(huì)博通的知識(shí)框架上，選擇一個(gè)節(jié)點(diǎn)作為該鏈接類(lèi)的鏈接對(duì)象，實(shí)際上，就是將選定的分類(lèi)節(jié)點(diǎn)鏡像為當(dāng)前分類(lèi)節(jié)點(diǎn)。新建文件點(diǎn)擊新建菜單組的文件按鈕：即彈出文件新建頁(yè)面：新建文件的操作，主要分為三個(gè)部份，首先，是屬性輸入，如題名、編號(hào)、責(zé)任者等，然后，是正文的處理，可通過(guò)正文編輯，直接編輯輸入網(wǎng)頁(yè)格式的文件內(nèi)容，也可以采用正文上傳方式選擇磁盤(pán)文件上傳，利用掃描儀掃描上傳，套用正文模板并在線(xiàn)編輯后上傳，也可以編輯帶條款的草案內(nèi)容等。輸入完成后，點(diǎn)擊保存按鈕，即完成當(dāng)前文件的創(chuàng)建。說(shuō)明：系統(tǒng)提供的缺省的文件新建方式如上圖，為網(wǎng)頁(yè)新建，但實(shí)際上，會(huì)博通提供了多種新建文件的方式，即：五種新建方式都可為用戶(hù)服務(wù)，用戶(hù)可通過(guò)系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置來(lái)改變文件新建的缺省方式。新建文件的屬性顯示內(nèi)容與方式，用戶(hù)可以自定義，具體請(qǐng)參閱更詳細(xì)的用戶(hù)文檔。資料庫(kù)不需要?dú)w檔的文件信息，又有一定的保存價(jià)值，希望暫存利用，此時(shí)，就可分門(mén)別類(lèi)保存在資料庫(kù)中。檔案管理的歸檔編輯功能，提供了將不需要?dú)w檔但有保留價(jià)值的文件移入資料庫(kù)的功能。證照管理每個(gè)企業(yè)，都擁有營(yíng)業(yè)執(zhí)照，加上各種經(jīng)營(yíng)資格、資質(zhì)證書(shū)以及與資歷資質(zhì)有關(guān)的個(gè)人證件，與資產(chǎn)有關(guān)的房產(chǎn)證、車(chē)船執(zhí)照、專(zhuān)利證書(shū)、注冊(cè)商標(biāo)證等，種類(lèi)繁多，如何有效地管理好這些證照，為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)提供及時(shí)高效的管理與應(yīng)用服務(wù)，已是擺在所有企業(yè)面前的一項(xiàng)非常緊迫且重要的工作。證照管理分類(lèi)框架的創(chuàng)建和證照文件的拍照、掃描錄入與上傳等，與前述文件資料管理是類(lèi)似的，會(huì)博通提供的較有價(jià)值的使用功能還包括（但不限于）：利用二維碼管理證照可采用證照屬性中的某一個(gè)具有唯一性的屬性，如證照編號(hào)、順序號(hào)等，制作成二維碼，并將打印好的二維碼標(biāo)簽貼在證照的適當(dāng)位置，在進(jìn)行證照管理的相關(guān)操作時(shí)，掃描二維碼即可快速定位到該證照信息。提醒會(huì)博通的每一條信息都可啟動(dòng)提醒服務(wù)，并可按日、周、月、年或自定義時(shí)間間隔等進(jìn)行一次或多次提醒，非常適合于那些周期性、重復(fù)性工作的提醒。證照的年檢、年審等相關(guān)工作，都是周期性的工作，可按規(guī)定的時(shí)間再加上一定的提前量來(lái)設(shè)置提醒，以免過(guò)期延誤而造成不必要的損失。證照統(tǒng)計(jì)可以按類(lèi)型、年度以及所屬機(jī)構(gòu)等，對(duì)證照進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。人力資源信息管理可分門(mén)別類(lèi)管理人事檔案及相關(guān)人事信息，并可辦理人事文件的借閱與歸還手續(xù)等。人力資源管理的分類(lèi)框架可根據(jù)需要自主創(chuàng)建，每一個(gè)人的檔案內(nèi)容，即可套用模板和根據(jù)模塊內(nèi)容框架上傳對(duì)應(yīng)內(nèi)容，也可直接創(chuàng)建與上傳。按干部人事檔案管理的要求，分十大類(lèi)管理干部人事檔案：會(huì)博通對(duì)于人力資源文件的管理，將按件（份）進(jìn)行管理，對(duì)于紙質(zhì)文件的掃描，提供了專(zhuān)門(mén)工具，將一份文件掃描形成的多頁(yè)圖片自動(dòng)拼裝成一個(gè)PDF文件，以便統(tǒng)一管理。檔案管理檔案管理是會(huì)博通最為基礎(chǔ)的功能之一，檔案管理要解決的問(wèn)題，實(shí)際上就是檔案的收集、整理、保存、管理、查詢(xún)、利用與鑒定處置等。檔案分類(lèi)如何對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)，既有國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，也有行業(yè)規(guī)范，到了組織內(nèi)部，也會(huì)有針對(duì)性的管理辦法，會(huì)博通的自定義檔案分類(lèi)架構(gòu)功能，將管理方式的決策權(quán)交給了用戶(hù)，可滿(mǎn)足用戶(hù)不同的管理需求。會(huì)博通將歸檔文件放入檔案的最底層分類(lèi)的規(guī)則，在統(tǒng)一的管理原則中，較好的解決了按卷歸檔、按件歸檔裝盒和按件歸檔不裝盒的管理問(wèn)題。歸檔號(hào)的編制完整的檔號(hào)一般應(yīng)包括全宗號(hào)、檔案室編號(hào)、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）等。編號(hào)可以是文字、字母、數(shù)字或其組合，依管理規(guī)則而定。檔案定義時(shí)輸入的檔號(hào)，應(yīng)輸入類(lèi)目編號(hào)的完整長(zhǎng)度，并且，在同一個(gè)檔案庫(kù)中，應(yīng)該具備唯一性。由于有按卷歸檔和按件歸檔之分，檔號(hào)以往都是以卷為單位定義的，但按件歸檔后，每件也存在檔號(hào)，為了區(qū)分，會(huì)博通將對(duì)案卷的編號(hào)稱(chēng)為檔號(hào)，需要裝盒時(shí)盒號(hào)也可視為檔號(hào)，以件為單位的檔案編號(hào)則稱(chēng)為歸檔號(hào)，歸檔號(hào)將根據(jù)檔案的最底層編號(hào)和一定的規(guī)則自動(dòng)形成。檔案文件錄入歸檔時(shí)，可按新建文件的方式，在新建時(shí)錄入屬性數(shù)據(jù)，引入電子文檔，或通過(guò)掃描儀、高拍儀掃描、拍攝錄入電子文檔。會(huì)博通還提供了一個(gè)歸檔文件錄入的功能，以表格方式批量錄入歸檔文件條目。點(diǎn)擊歸檔文件錄入菜單項(xiàng)，即進(jìn)入錄入界面：點(diǎn)擊新增按鈕，即可新增條目，并且，如果選擇了新增時(shí)繼承，還可將上一份文件的題名、文件日期、文件編號(hào)、責(zé)任者等關(guān)鍵屬性?xún)?nèi)容繼承到新增條目。歸檔編輯會(huì)博通提供的歸檔編輯功能，在一個(gè)界面內(nèi)，解決了將文件歸為檔案的全過(guò)程，用戶(hù)通過(guò)搜索，查找出某一類(lèi)待歸檔文件，一鍵即可將其歸入對(duì)應(yīng)的檔案類(lèi)目下。需要注意的是，文件只能歸入檔案的最底層分類(lèi)中，這個(gè)最底層分類(lèi)，是采用檔案定義功能形成的，可以是案卷，也可以是檔案盒，或者，不分盒的電子文檔。自動(dòng)歸檔自動(dòng)歸檔，實(shí)際上，就是針對(duì)選定的一批文件，依設(shè)定的規(guī)則由計(jì)算機(jī)程序輔助歸為檔案。歸檔位置，可選定一個(gè)檔案分類(lèi)，則選定的文件將歸入該類(lèi)型下。待歸檔文件區(qū)歸檔位置，可選定一個(gè)檔案分類(lèi)，則選定的文件將歸入該類(lèi)型下。待歸檔文件區(qū)歸檔條件，也是編制檔號(hào)（歸檔號(hào)）的規(guī)則，如下：歸檔條件的可選項(xiàng)包括四項(xiàng)，即全宗號(hào)、歸檔年度、保管期限和類(lèi)型，也可選擇不包含全宗號(hào)。后三項(xiàng)的排列順序可根據(jù)需要設(shè)定，如下圖：即可按歸檔年度-保管期限-類(lèi)型排列，也可采用保管期限-類(lèi)型-歸檔年度排列，類(lèi)型是可省略的選項(xiàng)。類(lèi)型需要采用附加屬性，所以，當(dāng)包含類(lèi)型時(shí)，需要指定類(lèi)型的附加屬性名稱(chēng)。執(zhí)行自動(dòng)歸檔后，待歸檔文件區(qū)中的滿(mǎn)足歸檔條件的文件，都將按規(guī)則轉(zhuǎn)移到設(shè)定的檔案類(lèi)型下面，但待歸檔文件區(qū)的目錄架構(gòu)仍然保留。目錄打印要打印目錄，首先，要在打印格式模板中，設(shè)計(jì)所需要的打印格式，系統(tǒng)中已預(yù)設(shè)常用的打印格式模板，用戶(hù)可根據(jù)需要新增和修改。然后，采用表格連接功能，在要打印表格的類(lèi)目下，與表格格式建立關(guān)聯(lián)：點(diǎn)擊表格連接菜單項(xiàng)，即顯示：此時(shí)，可根據(jù)需要，選擇所需要的表格模板，并通過(guò)編輯按鈕，對(duì)表格進(jìn)行標(biāo)注：在標(biāo)注中，可設(shè)置某些對(duì)打印格式要求的參數(shù)，具體請(qǐng)參考相關(guān)更詳細(xì)的用戶(hù)文檔。表格連接有繼承特性，即在上位類(lèi)連接的表格，下位類(lèi)可使用。表格連接完成后，即可在需要打印的地方，點(diǎn)擊工具條上的表格打印按鈕，即會(huì)彈出表格打印窗口：選擇要打印的表格，點(diǎn)擊打印按鈕，即開(kāi)始打印。查詢(xún)會(huì)博通的查詢(xún)功能，可以說(shuō)是無(wú)處不在，對(duì)文檔進(jìn)行管理與利用，首先都需要查詢(xún)，定位到所需要的文檔信息后，對(duì)應(yīng)的操作才能啟動(dòng)。在出現(xiàn)放大鏡和搜索按鈕的地方，輸入關(guān)鍵詞，即可查找出包含關(guān)鍵詞的文檔信息，高級(jí)搜索功能，更能形成復(fù)雜的搜索條件來(lái)實(shí)現(xiàn)更精準(zhǔn)的查詢(xún)。處置對(duì)文檔的處置，一般是指移交接收、鑒定延期、銷(xiāo)毀等功能。會(huì)博通可通過(guò)收納盒的方式，將選中的一批文檔放入收納盒中，然后，再啟動(dòng)移交功能來(lái)辦理移交接收手續(xù)。檔案到期后，要進(jìn)行銷(xiāo)毀鑒定，需要繼續(xù)保存的，可調(diào)整保管期限延期保存，需要銷(xiāo)毀的則需要通過(guò)審批后銷(xiāo)毀。對(duì)實(shí)體紙質(zhì)檔案進(jìn)行銷(xiāo)毀，并不一定要同時(shí)對(duì)電子檔案進(jìn)行銷(xiāo)毀，可將檔案實(shí)體已銷(xiāo)毀的電子文檔，保存到已銷(xiāo)毀庫(kù)中，繼續(xù)備查。當(dāng)然，如果認(rèn)為沒(méi)有繼續(xù)保留的必要，也可將電子文檔信息在實(shí)體文檔銷(xiāo)毀時(shí)一并刪除。借閱與歸還可辦理實(shí)體文檔的借閱、歸還以及領(lǐng)取手續(xù)等。借閱過(guò)程中，可打印借閱確認(rèn)單（借條），借閱者簽字后，還可將確認(rèn)單掃描上傳。借閱和歸還過(guò)程中，可進(jìn)行利用情況與利用效果登記。搜索平臺(tái)前面已經(jīng)介紹過(guò)，會(huì)博通的搜