《計算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ) 》課件-第4章

第4章電子表格軟件Excel20104.1Excel2010概述4.2Excel2010的基本操作4.3應(yīng)用實例

4.1Excel2010概述

4.1.1Excel2010的啟動與退出

1.?Excel2010的啟動

按啟動Windows應(yīng)用程序的方法運(yùn)行Excel2010后，屏幕上就會顯示如圖4.1所示的操作窗口，并且打開一張名為“工作簿1”的電子報表。

2.?Excel2010的退出

退出Excel2010的方法有四種：

(1)選擇“文件”菜單中的“退出”命令。

(2)單擊Excel窗口右上角的“關(guān)閉”按鈕。

(3)雙擊Excel窗口左上角的控制菜單圖標(biāo)；或單擊控制菜單圖標(biāo)，然后從下拉菜單中選擇“關(guān)閉”命令。

(4)直接按下Alt?+?F4組合鍵。圖4.1Excel窗口圖4.2退出Excel對話框4.1.2Excel2010的基本概念

1.工作簿

2.工作表

3.單元格4.1.3Excel2010的工作界面

Excel2010啟動成功后，出現(xiàn)如圖4.3所示的窗口，這個窗口實際上是由Excel應(yīng)用程序窗口和工作簿窗口兩個窗口組成的。圖4.3Excel2010工作界面

4.2Excel2010的基本操作

4.2.1工作簿的操作

1.新建工作簿

當(dāng)啟動Excel2010時，系統(tǒng)會自動創(chuàng)建一個名為“工作簿1”的空白工作簿。圖4.4新建窗口命令圖4.5自定義快速訪問工具欄

圖4.6添加“新建”按鈕

2.保存工作簿

保存工作簿就是將工作簿中的工作表存儲在磁盤上。Excel工作簿的擴(kuò)展名由系統(tǒng)給定為“.xlsx”，而文件名應(yīng)根據(jù)助記的原則來定，起名時要注意名字不要太長，最好不要超過256個字符。圖4.7“文件”菜單圖4.8“另存為”對話框

3.關(guān)閉工作簿

當(dāng)工作簿被保存后，實際上并沒有關(guān)閉該工作簿，仍可以對它進(jìn)行編輯操作。直接單擊工作簿右上方的“關(guān)閉”按鈕，或選擇“文件”選項卡，在彈出的菜單中選擇“關(guān)閉”命令，則將關(guān)閉當(dāng)前的工作簿文件，工作簿窗口消失，但不會退出Excel系統(tǒng)，還可以打開或新建工作簿。

4.打開工作簿

1)打開一個或多個工作簿

在已經(jīng)創(chuàng)建的Excel窗口中選擇“文件”選項卡，在彈出的菜單中選擇“打開”命令，打開“打開”對話框，然后選擇要打開的文件的路徑和工作簿，再單擊“打開”按鈕即可，如圖4.9所示。圖4.9“打開”對話框

2)打開最近使用的工作簿

在Excel2010中提供了最近打開或者使用過的工作簿文件列表，使用最近所用文件的方法可以快速打開指定的工作簿，其操作為：選擇“文件”選項卡，在彈出的菜單中選擇“最近所用文件”命令，在右方“最近使用的工作簿”窗格列表中單擊要打開的工作簿即可將其打開，如圖4.10

所示。圖4.10“文件”菜單

3)直接打開指定的工作簿

用戶可以在計算機(jī)文件夾中直接雙擊其中的工作簿文件，也可以將其打開，如圖4.11所示。圖4.11文件夾框

5.共享工作簿

在工作簿的操作過程中，用戶可以設(shè)置工作簿的共享，加快數(shù)據(jù)的錄入，使多個用戶可以同時在一個工作簿中進(jìn)行工作，并且Excel會自動保護(hù)信息的更新。

1)創(chuàng)建共享工作簿

在Excel窗口中，選擇“審閱”選項卡，單擊“更改”選項組中的“共享工作簿”按鈕，如圖4.12所示。圖4.12“審閱”選項卡在打開的“共享工作簿”對話框中選中“允許多用戶同時編輯，同時允許工作簿合并”選項，在“正在使用本工作簿的用戶”區(qū)域中將顯示當(dāng)前編輯工作簿的用戶信息，如圖4.13所示。設(shè)置好共享工作簿后，用戶還可以在“共享工作簿”對話框中選擇“高級”選項卡，然后設(shè)置“修訂”、“更新”、“用戶間的修訂沖突”和“在個人視圖中包括”選項組中的內(nèi)容，然后單擊“確定”按鈕，如圖4.14所示。圖4.13“共享工作簿”對話框“編輯”選項圖4.14“共享工作簿”對話框“高級”選項

2)查看和修訂共享工作簿

當(dāng)用戶將工作簿發(fā)給其他人瀏覽時，可以對共享工作簿進(jìn)行跟蹤修訂。當(dāng)返回文件時，用戶可以看到工作簿的修改內(nèi)容，并根據(jù)情況接受或拒絕這些修改。圖4.15啟用“修訂”按鈕圖4.16“突出顯示修訂”對話框圖4.17“接受/拒絕修訂”命令圖4.18“接受或拒絕修訂”對話框圖4.19“接受/拒絕修訂”命令確認(rèn)框圖4.20“共享工作簿”對話框圖4.21確認(rèn)框

6.保護(hù)工作簿

1)保護(hù)工作簿

保護(hù)工作簿可以限制打開和使用工作簿數(shù)據(jù)的用戶，要求用戶提供密碼才能查看或保存對工作簿的修訂。選擇“審閱”選項卡，單擊“更改”選項組中的“保護(hù)工作簿”按鈕(如圖4.22所示)，打開“保護(hù)結(jié)構(gòu)和窗口”對話框，選擇要保護(hù)的工作簿對象，然后在“密碼”文本框中輸入密碼并確定，如圖4.23所示。最后在打開的“確認(rèn)密碼”對話框中輸入相同的密碼即可。圖4.22“保護(hù)工作簿”按鈕圖4.23“保護(hù)結(jié)構(gòu)和窗口”對話框

2)取消工作簿的保護(hù)

要取消對工作簿的結(jié)構(gòu)或窗口的保護(hù)，可以單擊“更改”選項組中的“保護(hù)工作簿”按鈕，在打開的“撤消工作簿保護(hù)”對話框中輸入保護(hù)工作簿時設(shè)置的密碼并確定，即可取消對工作簿的保護(hù)，如圖4.24所示。圖4.24“撤消工作簿保護(hù)”對話框4.2.2工作表的操作

1.設(shè)置工作表的數(shù)量

一個工作簿中的工作表數(shù)量默認(rèn)為3個，分別是Sheet1、Sheet2和Sheet3，用戶可根據(jù)需要設(shè)置工作表的數(shù)量，但最多為255個。圖4.25“文件”菜單圖4.26設(shè)置工作表數(shù)量

2.工作表的選取、刪除、插入和重命名

1)選取工作表

工作簿通常由多個工作表組成。要想對單個或多個工作表進(jìn)行操作則必須先選取工作表。可通過鼠標(biāo)單擊工作表標(biāo)簽欄來選取工作表。

2)刪除工作表

刪除工作表有以下兩種方法：

(1)使用鼠標(biāo)右擊需要刪除的工作表標(biāo)簽，在彈出的快捷菜單中選擇“刪除”命令，即可將當(dāng)前工作表刪除，如圖4.27所示。圖4.27刪除工作表

(2)選擇需要刪除的工作表，在“開始”選項卡中單擊“單元格”選項組中的“刪除”下拉按鈕，在彈出的列表中選擇“刪除工作表”命令即可將當(dāng)前工作表刪除，如圖4.28

所示。圖4.28刪除工作表按鈕

3)插入工作表

在Excel中用戶可以通過插入工作表的方法添加新的工作表。圖4.29“插入”命令圖4.30插入工作表

4)重命名工作表

當(dāng)一個工作簿中存在著多個工作表時，為了方便用戶對工作表進(jìn)行查找、移動或復(fù)制等操作，應(yīng)該對使用的工作表進(jìn)行重命名。用戶可以通過如下三種方法對工作表進(jìn)行重命名。圖4.31重命名工作表(1)圖4.32重命名工作表(2)

3.工作表的復(fù)制

通過復(fù)制工作表可以為當(dāng)前活動的工作表創(chuàng)建一個副本，以便對當(dāng)前工作表中的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份。復(fù)制工作表與移動工作表的方法類似，主要有以下三種方法。

(1)使用鼠標(biāo)。

(2)使用對話框。

(3)使用工具按鈕。圖4.33“移動或復(fù)制工作表”對話框圖4.34復(fù)制工作表

4.工作表的移動

Excel中用戶可以通過移動工作表來改變工作表的順序，移動工作表通常有以下三種方法。

(1)直接移動工作表。

(2)使用對話框。

(3)使用工具按鈕。圖4.35移動工作表

5.添加工作表

在Excel中用戶可以通過插入工作表的方法添加新的工作表。插入工作表的方法通常有以下幾種。

(1)使用“插入”命令。

(2)使用快捷菜單。

(3)使用工具按鈕。

(4)使用快捷鍵。

6.拆分工作表

當(dāng)工作中的數(shù)據(jù)過多時，這時拆分工作表可以很方便地對前后數(shù)據(jù)進(jìn)行核對。拆分工作表是指將工作表按照水平或垂直方向拆分成獨(dú)立的窗格，每個窗格中可以獨(dú)立地顯示并滾動到工作表的任意位置。圖4.36水平拆分工作表圖4.37垂直拆分工作表圖4.38拆分工作表

7.凍結(jié)工作表

通過凍結(jié)工作表，可以在滾動工作表時，保持行列標(biāo)志或其他數(shù)據(jù)處于可見狀態(tài)，從而更方便查看工作表中的內(nèi)容。在Excel2010中，凍結(jié)工作表操作包括凍結(jié)拆分窗格、凍結(jié)首行和凍結(jié)首列幾種情況。

選擇要凍結(jié)的工作表，單擊“窗口”選項組中的“凍結(jié)窗格”下拉按鈕，在彈出的列表中即可選擇凍結(jié)窗格的方式，如圖4.39所示。圖4.39凍結(jié)窗格

8.隱藏與顯示工作表

1)隱藏工作表

在隱藏工作表的操作中，用戶可以對工作表的行、列和工作表進(jìn)行單獨(dú)隱藏。

(1)隱藏行。

(2)隱藏列。

(3)隱藏工作表。圖4.40隱藏行

2)顯示工作表

當(dāng)隱藏工作表中的對象后，如果想將其顯示出來，可以對其進(jìn)行顯示操作。

(1)取消隱藏行。

(2)取消隱藏列。

(3)取消隱藏工作表。圖4.41取消隱藏行4.2.3單元格和單元格區(qū)域的選擇

1)選擇單個單元格

(1)使用鼠標(biāo)選擇單元格。

(2)使用鍵盤選擇單元格。

(3)按條件選擇單元格。圖4.42“定位條件”對話框

2)選擇單元格區(qū)域

在編輯數(shù)據(jù)的操作中，除了需要掌握選擇單元格的操作外，還需要掌握選擇單元格區(qū)域的操作。選擇單元格區(qū)域包括如下幾種情況。

(1)選擇相鄰的單元格區(qū)域。

(2)選擇不相鄰的單元格區(qū)域。

(3)選擇特殊的單元格區(qū)域。

4.3應(yīng)用實例

4.3.1制作通訊錄

1．實例背景及分析

在現(xiàn)代化辦公室中，數(shù)據(jù)分析及管理已經(jīng)成為一項重要的工作內(nèi)容，利用Excel制作通訊錄，將單位職員的聯(lián)絡(luò)方式及相關(guān)信息進(jìn)行收集匯總，可以極大地方便同事之間的聯(lián)系。本實例將討論基于Excel制作通訊錄中數(shù)據(jù)輸入、單元格格式設(shè)置的各種方法和技巧。圖4.43通訊錄的效果圖

2．相關(guān)知識與技能

1)信息的輸入

(1)輸入文本。

(2)輸入數(shù)值。

(3)日期時間輸入。

2)數(shù)據(jù)自動輸入

如果輸入有規(guī)律的數(shù)據(jù)，可以考慮使用Excel的數(shù)據(jù)自動輸入功能，它可以方便快捷地輸入等差、等比甚至自定義的數(shù)據(jù)系列。

(1)自動填充。

(2)序列填充。圖4.44“填充”菜單

圖4.45“序列”對話框

3)輸入有效數(shù)據(jù)

用戶可以預(yù)先設(shè)置單元格允許輸入的數(shù)據(jù)類型和范圍，并可設(shè)置數(shù)據(jù)輸入提示信息和輸入錯誤提示信息。圖4.46“數(shù)據(jù)工具”選項組圖4.47“數(shù)據(jù)有效性”對話框

4)清除單元格

清除單元格是指清除單元格中的內(nèi)容、格式和批注，它應(yīng)與刪除單元格區(qū)分開。清除單元格的操作為：選擇要清除的單元格、行或列，然后單擊“編輯”選項組中的“清除”下拉按鈕，在彈出的列表中選擇需要的命令，即可清除相應(yīng)的對象，如圖4.48所示。圖4.48“清除”菜單

5)單元格的格式設(shè)置

在數(shù)據(jù)格式化過程中首先選定要格式化的區(qū)域，然后使用格式化命令。圖4.49選擇“設(shè)置單元格格式”按鈕圖4.50“設(shè)置單元格格式”對話框圖4.51設(shè)置單元格字體格式

6)設(shè)置單元格對齊方式

對齊是指單元格的內(nèi)容相對單元格上、下、左、右的顯示位置。用戶可以根據(jù)實際需要對單元格進(jìn)行合適的對齊設(shè)置，使表格看起來更整齊、美觀。圖4.52“對齊方式”選項組圖4.53“設(shè)置單元格格式”對話框

7)設(shè)置單元格邊框

默認(rèn)情況下，Excel的表格線是統(tǒng)一的淡虛線，在打印文件時并不會顯示出來。用戶可以自行添加其他類型的邊框線，使打印出來的表格具有實際的邊框線。添加表格邊框的方法通常有如下兩種。

(1)使用工具按鈕添加邊框。

(2)使用“設(shè)置單元格格式”對話框添加邊框。圖4.54設(shè)置邊框圖4.55“設(shè)置單元格格式”對話框的“邊框”選項卡

8)設(shè)置填充效果

為工作表填充顏色或圖案，可以美化工作表外觀，也可以突出其中的特殊數(shù)據(jù)。填充工作表包括填充純色、填充漸變色和填充圖案三種方式。

(1)填充純色。

①使用工具按鈕。

②使用“設(shè)置單元格格式”對話框。

(2)填充漸變色。

(3)填充圖案。

9)條件格式

條件格式用于對選定區(qū)域內(nèi)各單元格中的數(shù)值是否在指定的范圍內(nèi)動態(tài)地為單元格自動設(shè)置格式。

使用條件格式，不僅可以將工作表中的數(shù)據(jù)篩選出來，還可以在單元格中添加顏色以突出顯示其中的數(shù)據(jù)。

10)插入批注

批注一般是對單元格內(nèi)容的備注說明，主要應(yīng)掌握插入和刪除批注的方法。

3．實例實現(xiàn)方法與步驟

1)建立“通訊錄”工作簿

2)“通訊錄”表格結(jié)構(gòu)

圖4.56重命名工作表圖4.57設(shè)置單元格

3)數(shù)據(jù)輸入

(1)利用自定義數(shù)據(jù)格式輸入4位員工編號。圖4.58設(shè)置單元格對話框圖4.59設(shè)置填充序列

(2)利用數(shù)據(jù)有效性序列輸入部門信息。圖4.60“數(shù)據(jù)有效性”對話框

(3)輸入以“0”開頭的電話號碼。圖4.61數(shù)字型文本輸入方式

(4)輸入超鏈接的電子郵件。圖4.62E-mail的輸入

4)格式設(shè)置

(1)將A～E列的列寬設(shè)置成“最適合列寬”。

(2)將所有單元格設(shè)置為居中對齊。

(3)將表格外邊框設(shè)置為深藍(lán)色粗實線，內(nèi)邊框設(shè)置為藍(lán)色細(xì)實線。圖4.63邊框的設(shè)置

(4)將數(shù)據(jù)區(qū)域奇數(shù)行單元格底紋填充成淺綠色，偶數(shù)行單元格底紋填充成茶色。圖4.64設(shè)置完格式后的效果圖

5)插入批注

給B3單元格內(nèi)容姜凱添加批注“院辦主任”。右擊B3單元格，在彈出的下拉菜單中選擇“插入批注”命令，在“批注”文本框中輸入“院辦主任”批注文字，單擊任意單元格完成批注輸入，如圖4.65所示。圖4.65批注的輸入

6)保存網(wǎng)頁

將“通訊錄.xlsx”另存為網(wǎng)頁HTML文件到“我的文檔”中，文件名為“我的通訊錄”，具體操作為：選擇“文件”→“另存為網(wǎng)頁”命令，選擇路徑并更改文件名，為了

編輯發(fā)布的通訊錄，選擇“添加交互”復(fù)選框，單擊“發(fā)布”按鈕。

4．小結(jié)

數(shù)據(jù)輸入以及單元格設(shè)置是Excel的應(yīng)用基礎(chǔ)，通過本實例的學(xué)習(xí)，除了掌握創(chuàng)建、保存、發(fā)布Excel文檔的基礎(chǔ)操作，重點討論不同格式數(shù)據(jù)的輸入方法，并進(jìn)一步掌握通過填充、數(shù)據(jù)有效性序列等命令簡化數(shù)據(jù)輸入。在設(shè)置單元格格式時，除了常規(guī)的單元格邊框及底紋設(shè)置，還需要靈活掌握條件格式的應(yīng)用以便根據(jù)需要顯示單元格格式。

5．課后練習(xí)：制作成績表

(1)新建工作簿，命名為“成績表”，輸入相關(guān)內(nèi)容，如圖4.66所示。圖4.66成績表輸入

(2)選擇表格中所有的數(shù)據(jù)單元格區(qū)域，然后單擊“數(shù)字”選項組中的“設(shè)置單元格格式：數(shù)字”按鈕，如圖4.67所示。圖4.67數(shù)字按鈕

(3)在打開的“設(shè)置單元格格式”對話框中選擇左邊“分類”列表中的“數(shù)值”選項，然后設(shè)置小數(shù)位數(shù)為0，如圖4.68所示。圖4.68“設(shè)置單元格格式”對話框

(4)單擊“確定”按鈕，效果如圖4.69所示。圖4.69設(shè)置數(shù)據(jù)的小數(shù)點效果

(5)選擇標(biāo)題文字所在的單元格區(qū)域，在“字體”選項組中設(shè)置文字的字號為28，然后單擊“加粗”按鈕，效果如圖4.70所示。圖4.70設(shè)置標(biāo)題的字體效果圖

(6)選擇標(biāo)題以外的數(shù)據(jù)單元格區(qū)域，單擊“對齊方式”選項組中的“居中”按鈕，然后單擊“字體”選項組中的“邊框”下拉按鈕，在下拉菜單中選擇“所有邊框”選項，效果如圖4.71所示。圖4.71設(shè)置表格的邊框

(7)選擇姓名和科目標(biāo)題單元格區(qū)域，然后單擊“字體”選項組中“設(shè)置單元格格式”下的“字體”按鈕，如圖4.72所示。圖4.72設(shè)置單元格字體

(8)在打開的“設(shè)置單元格格式”對話框中選擇“填充”選項卡，然后設(shè)置填充的背景色為紅色，如圖4.73所示。圖4.73“設(shè)置單元格格式”對話框的“填充”選項卡

(9)單擊“確定”按鈕，填充背景色后的效果如圖4.74

所示，然后繼續(xù)填充標(biāo)題和數(shù)字區(qū)的單元格，完成實例

的制作。圖4.74填充效果圖

(10)重點突出前三名的成績。

圖4.75項目選取規(guī)則圖圖4.76最大項設(shè)置對話框圖4.77最大項前5效果圖圖4.78計算機(jī)課程成績高于80分的設(shè)置4.3.2學(xué)生成績表的管理

1．實例背景及分析

Excel的數(shù)據(jù)計算分析功能非常強(qiáng)大，也是應(yīng)用最廣泛的部分。Excel主要有文本、統(tǒng)計、數(shù)學(xué)、邏輯、時間日期等九大類函數(shù)，它們可以單獨(dú)使用或者與加、減等算術(shù)運(yùn)算符組合嵌套使用對工作表數(shù)值進(jìn)行各種運(yùn)算。圖4.79學(xué)生成績管理效果圖

2．相關(guān)知識與技能

1)單元格地址的引用方式

如果需要引用一個單元格區(qū)域，則用它的左上角和右下角的單元格地址來引用，如A1:D3、$A$1:$D$3、$A1:D$3。

如果需要引用同一工作簿中不同工作表的單元格，則在單元格引用之前加上工作表名和感嘆號，如Sheet3!A1，詳見表4.1。

2)輸入公式

公式是指使用運(yùn)算符和函數(shù)，對工作表數(shù)據(jù)以及普通常量進(jìn)行運(yùn)算的方程式。Excel允許在活動單元格內(nèi)輸入由數(shù)字、單元格引用、函數(shù)和運(yùn)算符組成的數(shù)學(xué)公式。

3)修改、復(fù)制及移動公式

(1)修改公式。

(2)復(fù)制公式。

(3)移動公式。

4)審核公式

在Excel中輸入的公式如果不符合正確的格式或出現(xiàn)了其他錯誤內(nèi)容，公式的計算結(jié)果就顯示不出來，并且在單元格中會顯示表4.2所示的錯誤信息。

5)函數(shù)的使用

Excel提供了許多內(nèi)置函數(shù)，為用戶進(jìn)行數(shù)據(jù)運(yùn)算和分析帶來了方便。這些函數(shù)包括財務(wù)、日期與時間、數(shù)學(xué)與三角、統(tǒng)計、查找與引用、數(shù)據(jù)庫、文本、邏輯、信息等函數(shù)。圖4.80“插入函數(shù)”對話框圖4.81“函數(shù)參數(shù)”輸入對話框

3．實例實現(xiàn)與步驟

(1)建立“學(xué)生成績表管理”工作簿并輸入信息，如圖4.82所示。圖4.82學(xué)生成績表管理工作簿

(2)應(yīng)用YEAR()、TODAY()函數(shù)計算年齡。圖4.83TODAY()的輸入

(3)應(yīng)用SUM()函數(shù)計算總分。圖4.84SUM()函數(shù)應(yīng)用

(4)應(yīng)用AVERAGE()函數(shù)計算平均分。圖4.85AVERAGE()函數(shù)應(yīng)用

(5)應(yīng)用MAX()、MIN()函數(shù)計算最大、最小值。圖4.86MAX()函數(shù)的輸入

(7)應(yīng)用?$?絕對引用地址填充其余單元格的排名。圖4.87RANK()函數(shù)參數(shù)絕對地址引用

(8)利用COUNT()、COUNTIF()函數(shù)統(tǒng)計人數(shù)。圖4.88COUNT()函數(shù)圖4.89COUNT()函數(shù)的輸入圖4.90COUNTIF()函數(shù)的輸入

4．小結(jié)

本實例主要學(xué)習(xí)了Excel基本函數(shù)的應(yīng)用，包括求和函數(shù)SUM()、平均值函數(shù)AVERAGE()，以及應(yīng)用日期函數(shù)YEAR()、TODAY()計算年齡，利用RANK()函數(shù)計算每個學(xué)生成績的排名，并進(jìn)一步學(xué)習(xí)了絕對值地址應(yīng)用符號“$”在計算中的應(yīng)用。

5．課后練習(xí)：建立“報考成績與錄取表”

“報考成績與錄取表”共有100條記錄，使用“填充”法輸入考號；“姓名”只輸入前10個；各科成績使用隨機(jī)數(shù)模擬，用公式計算總分；按照考生只要有一科成績不及格就不錄取，否則就錄取的條件，用公式計算“錄取否”；在H3單元格中用公式計算錄取報名考生的錄取率；設(shè)置錄取的考生，其“錄取否”單元格中的格式為灰底藍(lán)字。圖4.91考生成績與錄取表圖4.92錄取表效果圖4.3.3制作新生錄取分班表

1．實例背景及分析

Excel除了提供功能強(qiáng)大的各類函數(shù)之外，還具有功能強(qiáng)大的數(shù)據(jù)庫管理功能，可以方便地組織、管理和分析大量的數(shù)據(jù)信息。在Excel中，工作表內(nèi)一塊連續(xù)不間斷的數(shù)據(jù)就是一個數(shù)據(jù)庫，可以對數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)進(jìn)行篩選、排序、分類匯總等數(shù)據(jù)管理的功能。財務(wù)人員可以使用它在數(shù)據(jù)庫管理方面的特性進(jìn)行財務(wù)分析和統(tǒng)計分析；管理人員也可以用它進(jìn)行管理分析等操作。

2．相關(guān)知識與技能

1)數(shù)據(jù)清單

在Excel中，數(shù)據(jù)處理是針對數(shù)據(jù)清單進(jìn)行的。數(shù)據(jù)清單是一張包含多行多列相關(guān)數(shù)據(jù)的二維表格。

2)數(shù)據(jù)排序

(1)排序的概念。

(2)排序規(guī)則。

(3)單個字段排序。

(4)多個字段排序。圖4.93“升序”按鈕圖4.94“排序和篩選”按鈕圖4.95“排序”對話框圖4.96排序效果圖4.97“排序選項”對話框

3)數(shù)據(jù)篩選

數(shù)據(jù)篩選是指在數(shù)據(jù)清單中只顯示符合某種條件的數(shù)據(jù)，不滿足條件的數(shù)據(jù)被暫時隱藏起來，并未真正刪除；一旦篩選條件被取消，這些數(shù)據(jù)又重新出現(xiàn)。篩選分為自動篩選和高級篩選。自動篩選一般用于簡單條件的篩選，高級篩選用于復(fù)雜條件的篩選。

(1)自動篩選。

(2)高級篩選。圖4.98“篩選”按鈕圖4.99“高級篩選”對話框圖4.100高級篩選區(qū)域的選定圖4.101高級篩選效果

4)分類匯總

使用“分類匯總”命令，可以對數(shù)據(jù)清單中的數(shù)據(jù)進(jìn)行分類顯示并對相應(yīng)的字段進(jìn)行統(tǒng)計。進(jìn)行分類匯總的表格必須帶有標(biāo)題(字段名)，并且已經(jīng)按分類字段進(jìn)行了排序。

3．實例實現(xiàn)方法與步驟

1)制作新生錄取表

按圖4.102輸入“錄取表”工作表中的數(shù)據(jù)。使用“編輯”菜單中的“填充”→“序列”命令在“考號”欄中填入1200人的考號。圖4.102樣表圖4.103代碼表

2)復(fù)制公式

3)建立“按專業(yè)”表

4)按專業(yè)排序分班

圖4.104復(fù)制可見單元格

5)按總分分班

圖4.105班級號

6)合并計算各專業(yè)學(xué)生平均分

圖4.106“合并計算”對話框圖4.107合并計算效果

7)分類匯總并復(fù)制各專業(yè)人數(shù)

圖4.108“分類匯總”對話框圖4.109分類匯總效果

4．小結(jié)

本實例通過對“制作新生錄取分班表”實例的學(xué)習(xí)，可以充分了解到Excel在管理數(shù)據(jù)中的應(yīng)用。

使用Excel中的排序功能可以使數(shù)據(jù)按照指定的順序進(jìn)行排列；排序可以是單個關(guān)鍵字段的排序，也可以有多個關(guān)鍵字段，還可以自定義序列排序。使用篩選功能可以將重要的數(shù)據(jù)顯示出來，篩選分為自動篩選和高級篩選。使用分類匯總功能可以使工作表中的數(shù)據(jù)按照指定的類別對相關(guān)信息進(jìn)行匯總和統(tǒng)計，在分類匯總之前需要將數(shù)據(jù)清單按照分類關(guān)鍵字段先排序，否則分類匯總的結(jié)果是不正確的。在進(jìn)行數(shù)據(jù)分析處理之前，首先必須注意以下幾個問題：

(1)避免在數(shù)據(jù)清單中存在空行和空列。

(2)避免在單元格的開頭和末尾鍵入空格。

(3)避免在一張工作表中建立多個數(shù)據(jù)清單，每張工作表應(yīng)僅使用一個數(shù)據(jù)清單。

5．課后練習(xí)

使用隨機(jī)函數(shù)制作模擬考生成績表，然后進(jìn)行各種數(shù)據(jù)分析。

圖4.110模擬考生成績表結(jié)構(gòu)圖4.3.4單位員工數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析

1.實例背景及分析

數(shù)據(jù)透視表(圖)是Excel提供的強(qiáng)大的數(shù)據(jù)分析處理工具，通過向?qū)Э梢允蛊矫娴墓ぷ鞅頂?shù)據(jù)產(chǎn)生立體的分析效果。

2．相關(guān)知識與技能

1)數(shù)據(jù)透視表(圖)

數(shù)據(jù)透視表本質(zhì)上是一個由數(shù)據(jù)庫生成的動態(tài)匯總報告。數(shù)據(jù)庫可以存在于一個工作表(以表的形式)或一個外部的數(shù)據(jù)文件中。數(shù)據(jù)透視表可以將眾多行列中的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成一個有意義的數(shù)據(jù)報告。在Excel中可以利用數(shù)據(jù)透視表和向?qū)Э焖俳?shù)據(jù)透視表，利用數(shù)據(jù)透視表的工具欄對匯總數(shù)據(jù)進(jìn)行一些分組、排序、字段計算等方面的處理。圖4.111“創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表”對話框圖4.112“創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表及數(shù)據(jù)透視圖”對話框

2)圖表

圖表是以圖形的形式來表示工作表內(nèi)的數(shù)據(jù)，它能直觀地表示數(shù)據(jù)之間的復(fù)雜關(guān)系，在某些情況下，一張精確設(shè)計的圖表更直觀、更具說服力。

Excel2010提供了標(biāo)準(zhǔn)和自定義兩種圖表類型，其中標(biāo)準(zhǔn)類型包括柱形圖、條形圖、折線圖、餅圖等14種，自定義類型包括彩色堆積圖、彩色折線圖、帶深度的柱形圖等20種。圖4.113選擇“三維粗壯柱形圖”圖表樣式圖4.114“設(shè)置圖表區(qū)格式”對話框圖4.115“設(shè)置繪圖區(qū)格式”對話框圖4.116“設(shè)置圖例格式”對話框圖4.117“設(shè)置坐標(biāo)軸格式”對話框圖4.118“設(shè)置數(shù)據(jù)系列格式”對話框

3．實例實現(xiàn)方法與步驟

1)輸入數(shù)據(jù)

創(chuàng)建一個員工資料表，打開并輸入數(shù)據(jù)，效果如圖4.119所示。圖4.119員工資料表

2)創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表

圖4.120數(shù)據(jù)透視表圖4.121“創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表”對話框圖4.122數(shù)據(jù)透視表工具和數(shù)據(jù)透視圖工具圖4.123數(shù)據(jù)透視表字段列表

圖4.124調(diào)整數(shù)據(jù)透視圖中字段的位置圖4.125數(shù)據(jù)透視圖效果圖4.126選擇“值字段設(shè)置”圖4.127“值字段設(shè)置”對話框圖4.128數(shù)據(jù)透視圖

3)數(shù)據(jù)透視表設(shè)計

圖4.129“設(shè)計”選項卡圖4.130樣式圖4.131形狀樣式選項組圖4.132顏色設(shè)置

4)數(shù)據(jù)透視圖工具

圖4.133“插入切片器”按鈕圖4.134“插入切片器”對話框圖4.135財務(wù)部中各種學(xué)歷的人數(shù)分布圖圖4.136切片器樣式圖4.137切片器效果圖圖4.138利用切片器查看

5)調(diào)整圖表

圖4.139“更改圖表類型”對話框圖4.140圖表效果圖

4．小結(jié)

本實例通過數(shù)據(jù)透視表對數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計分析，并在統(tǒng)計分析的基礎(chǔ)上利用“數(shù)據(jù)透視表”工具欄的報表格式設(shè)置、組及顯示明細(xì)數(shù)據(jù)、公式、字段設(shè)置等命令，實現(xiàn)數(shù)據(jù)透視表格式的設(shè)置、字段值的分組和計算。數(shù)據(jù)透視表能使統(tǒng)計分析結(jié)果既直觀又美化，經(jīng)常被用來做一些數(shù)據(jù)的統(tǒng)計分析結(jié)果展示。

5．課后練習(xí)

在企業(yè)營業(yè)中，到年終的時候，一般都需要對企業(yè)一年來的銷售業(yè)績進(jìn)行統(tǒng)計，通過年度銷售的統(tǒng)計，可以了解到企業(yè)一年內(nèi)的銷售情況。

1)輸入表格內(nèi)容

圖4.141樣表原圖

2)表格格式化

(1)選擇A1:K1單元格區(qū)域，單擊“對齊方式”選項組中的“合并后居中”按鈕，然后在“字體”選項組中設(shè)置字體為“仿宋”、字號為“20”、顏色為“紅”，再適當(dāng)調(diào)節(jié)第一行單元格的高度。

(2)選擇A2:K2單元格區(qū)域，單擊“字體”選項組中的“填充顏色”下拉按鈕，然后選擇“淺藍(lán)”顏色。

3)數(shù)據(jù)透視表

圖4.142數(shù)據(jù)透視表字段列表圖4.143數(shù)據(jù)透視圖效果圖圖4.144“值字段設(shè)置”對話框圖4.145“分析”選項卡圖4.146插入切片器字段圖4.147財務(wù)部數(shù)據(jù)圖4.148總體效果圖4.3.5Excel綜合應(yīng)用

1.實例背景及分析

在學(xué)校人事管理過程中，經(jīng)常會出現(xiàn)錄取新教工、職務(wù)調(diào)整和教工離職等情況，因此作為人事管理及人員調(diào)動的基本參考資料，教工檔案的管理就顯得非常重要。

2．相關(guān)知識與技能

(1)工作表的輸入及設(shè)置。

(2)公式與函數(shù)的應(yīng)用。