辦公室行政管理課件

如何當(dāng)好行政主管

辦公室行政管理

一、行政主管的基本職責(zé)

行政主管的職責(zé)，大到參與領(lǐng)導(dǎo)班子對(duì)重大問(wèn)題的討論和決策，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供重要情況和科學(xué)依據(jù)，小到大量的日?，嵥槭聞?wù)的處理。有人把行政主管稱為“內(nèi)務(wù)部長(zhǎng)”、“不管部長(zhǎng)”是不無(wú)道理的。辦公室行政管理《行政主管崗位職責(zé)》（舉例）

（1）組織辦好會(huì)議接待、娛樂(lè)等各項(xiàng)活動(dòng)；（2）協(xié)助制定、監(jiān)督、執(zhí)行公司行政規(guī)章制度；（3）組織公司辦公費(fèi)用的計(jì)劃、辦公用品的購(gòu)買(mǎi)、管理和發(fā)放工作；（4）管理公司非技術(shù)資料、計(jì)算機(jī)磁盤(pán)、光盤(pán)等資料；（5）做好辦公室人員考勤和處理各種假期；辦公室行政管理（6）管理公司的公共衛(wèi)生、食堂就餐工作；（7）發(fā)放日常福利、節(jié)日福利；（8）購(gòu)買(mǎi)、管理和維修公司固定資產(chǎn)；（9）負(fù)責(zé)辦公用品、文具、生活配套設(shè)施的管理；（10）做好公司廢物（品）處理和銷(xiāo)售管理工作（11）完成直屬上司交辦的臨時(shí)性工作辦公室行政管理

職位要求：●較強(qiáng)的領(lǐng)導(dǎo)能力；●較強(qiáng)的管理能力；●熟練使用辦公軟件；●做事客觀、嚴(yán)謹(jǐn)負(fù)責(zé)、踏實(shí)、敬業(yè)；●工作細(xì)致認(rèn)真，謹(jǐn)慎細(xì)心、責(zé)任心強(qiáng)；●具有很強(qiáng)的人際溝通協(xié)調(diào)能力，團(tuán)隊(duì)意識(shí)強(qiáng)。辦公室行政管理

行政主管的基本職責(zé)歸納起來(lái)就是：

參與政務(wù)管理業(yè)務(wù)處理事務(wù)辦公室行政管理

參與政務(wù)就是要當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的左膀右臂，主要的工作內(nèi)容包括：

●協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)決策；●協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好部門(mén)之間的協(xié)調(diào)工作；●協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理突發(fā)事件；●協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)建立良好的社會(huì)聯(lián)系網(wǎng)絡(luò)；

辦公室行政管理

管理業(yè)務(wù)就是要當(dāng)好部門(mén)領(lǐng)導(dǎo),指揮部門(mén)的全體員工完成好自己的業(yè)務(wù)工作。行政主管在參與政務(wù)時(shí)是作為領(lǐng)導(dǎo)的助手出現(xiàn)的，而在管理業(yè)務(wù)時(shí)是作為領(lǐng)導(dǎo)出現(xiàn)的。

辦公室行政管理

主要的工作內(nèi)容包括：

●做好本部門(mén)的工作決策●構(gòu)建和維護(hù)本部門(mén)責(zé)任體系●搞好溝通協(xié)調(diào)和監(jiān)督檢查●處理好部門(mén)工作中的例外和危機(jī)事件辦公室行政管理

處理事務(wù)就是要辦理好例如值班、接待、會(huì)議、信訪、印章管理等事務(wù)性工作。辦公室作為一個(gè)綜合性的職能部門(mén)，有著與其它部門(mén)不同的一些事務(wù)性工作。它們頭緒多、變數(shù)多、時(shí)間緊且影響大。因此，行政主管在參與政務(wù)、管好業(yè)務(wù)的同時(shí)，有時(shí)還不得不親自處理這些事務(wù)。

辦公室行政管理

二、成功的行政主管最重要的行為習(xí)慣史蒂芬·柯維經(jīng)常向人們推薦這樣一句名言：“播下你的良好行為，你就能取得良好的習(xí)慣；播下你的良好習(xí)慣，你就能擁有良好的性格；播下你的良好性格，你就能擁有良好的命運(yùn)?！卑凑湛戮S的理論,成功的行政主管應(yīng)形成以下七種最重要的行為習(xí)慣。

辦公室行政管理

習(xí)慣一：積極處世積極處世即采取主動(dòng)行動(dòng)，為自己過(guò)去、現(xiàn)在和未來(lái)的行為負(fù)責(zé)。個(gè)人行為取決于自身，而非外在環(huán)境；理智可以戰(zhàn)勝情緒；人有能力也有責(zé)任為自己爭(zhēng)取有利的外在環(huán)境。

辦公室行政管理辦公室行政管理

PMA（PositiveMentalAttitude）

積極的心理態(tài)度是成功者最重要的法寶，它可使人的潛能得到有效發(fā)揮。

●如果相信自己能夠做到，我就一定能夠做到。

●現(xiàn)在就做，便能使夢(mèng)想變成現(xiàn)實(shí)。

●不管我過(guò)去和現(xiàn)在是什么人，如果我按PMA行動(dòng)，我就能變成我想做的人。辦公室行政管理

NMA(NegativeMentalAttitude）

消極的心理態(tài)度是失敗者最主要的疾病，它會(huì)限制人的潛能的有效發(fā)揮。

●這是行不通的。

●從前沒(méi)有這么干過(guò)。

●沒(méi)有這新東西不也過(guò)得很好嗎。

●這風(fēng)險(xiǎn)冒不得。

●這并不是我們的責(zé)任。辦公室行政管理

習(xí)慣二：先定目標(biāo)后有行動(dòng)人做事都需經(jīng)過(guò)兩次創(chuàng)造——先是腦海里醞釀的心智創(chuàng)造，然后才是實(shí)質(zhì)的行動(dòng)創(chuàng)造。成功的人在從事任何項(xiàng)目或工作時(shí)，均先擬出愿景和目標(biāo)，并據(jù)此塑造未來(lái)。認(rèn)準(zhǔn)目標(biāo)、制定計(jì)劃是成功的基本條件。辦公室行政管理

●目標(biāo)能幫助我們事前謀劃；

●計(jì)劃使我們把要完成的任務(wù)分解成可行的步驟；

●成功的尺度在于目標(biāo)的達(dá)成；

●分解目標(biāo)、制定計(jì)劃,堅(jiān)定不移地付諸行動(dòng)。辦公室行政管理

習(xí)慣三：要事第一有效管理是重點(diǎn)式的管理，它把最重要的事放在第一位。在決定了什么是重點(diǎn)后，必須靠自制力來(lái)把握重點(diǎn)，時(shí)刻把它們放在第一位，以免被感覺(jué)、情緒、沖動(dòng)和各種偶然性所左右。辦公室行政管理辦公室行政管理普通人的時(shí)間安排25-30%15%50-60%2-3%2-3%15%50-60%辦公室行政管理辦公室行政管理辦公室行政管理辦公室行政管理辦公室行政管理80/20定律●去尋找用20%的努力就可得到80%的效果的領(lǐng)域●集中精力解決少數(shù)重要問(wèn)題,而不是解決所有問(wèn)題●在每天中思維最活躍的時(shí)間內(nèi)做最有挑戰(zhàn)和最有創(chuàng)意的工作辦公室行政管理

習(xí)慣四：雙贏思維雙贏思維是一種基于互敬、尋求互惠的思考框架，內(nèi)容是以積極的心態(tài)，通過(guò)尋找更豐盛的機(jī)會(huì)、財(cái)富及資源來(lái)面對(duì)競(jìng)爭(zhēng)。做一個(gè)利人利己者。一個(gè)利人利己者把生活看作一個(gè)合作的舞臺(tái)，而不是一個(gè)角斗場(chǎng)。一般人看事情多用二分法：非強(qiáng)即弱、非勝即敗。其實(shí)世界之大，人人都有足夠的立足空間，他人之得不必就視為自己之失。辦公室行政管理辦公室行政管理辦公室行政管理

習(xí)慣五：先理解別人，再爭(zhēng)取別人理解自己當(dāng)我們以尋求理解為宗旨去聆聽(tīng)別人，而不是以回答問(wèn)題為宗旨，這樣便開(kāi)啟了真正的溝通，建立了真誠(chéng)的關(guān)系。對(duì)方獲得理解之后會(huì)覺(jué)得受到尊重與認(rèn)可，進(jìn)而拆除心中的防線。于是雙方坦然而談，對(duì)方也就更自然、更容易理解自己。理解別人需要仁慈心，爭(zhēng)取別人理解自己需要勇氣，平衡兩者則可大幅提升溝通的效率。辦公室行政管理

習(xí)慣六：協(xié)作增效協(xié)作增效是指創(chuàng)造第三種選擇——既非按我的方式，亦非遵循你的方式，去達(dá)成互相補(bǔ)充的成果。不但是理解彼此的差異，甚至是贊許彼此的差異，欣賞對(duì)方解決問(wèn)題以及把握機(jī)遇的手法。協(xié)作增效能使整體獲得一加一大于二的成效。這樣的人際關(guān)系和團(tuán)隊(duì)會(huì)揚(yáng)棄敵對(duì)的態(tài)度(1+1=1／2)，不妥協(xié)狀態(tài)(1+1=1)，也不僅止于一般合作(1+1=2)，他們要的是創(chuàng)造性的合作(1+1=3或更多)。辦公室行政管理

習(xí)慣七：不斷更新不斷更新強(qiáng)調(diào)的是，如何在生活的四個(gè)基本領(lǐng)域(身體、情感、智力和社會(huì))里不斷使自己獲得更新充電。這個(gè)習(xí)慣提高了其他六個(gè)習(xí)慣的實(shí)施效率。對(duì)機(jī)構(gòu)而言，次習(xí)慣可促進(jìn)機(jī)構(gòu)的更新以及不斷的改善，使機(jī)構(gòu)不至呈現(xiàn)老化及病態(tài)，并邁上新的成長(zhǎng)途徑。對(duì)個(gè)人而言，次習(xí)慣可使個(gè)人能力不斷升級(jí)，使自己的素質(zhì)日新月異。辦公室行政管理

三、當(dāng)好行政主管的重要方法

1、怎樣當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的助手讓上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)放心，甘當(dāng)上司的知心人和左膀右臂，光有一顆赤誠(chéng)的心肯定不夠，還需要講究一些常用的技巧。

辦公室行政管理

（1）工作上給上司留足空間給你的上司留足空間，讓他在自己的位置上自由行使權(quán)力，這樣你就不會(huì)遭到他的限制、壓抑和防范。

（2）提意見(jiàn)或建議要講藝術(shù)在對(duì)上級(jí)提建議時(shí)，最好多注意從正面有理有據(jù)地闡述自己的見(jiàn)解。有民主的要求，還要有民主的素質(zhì)，要懂得尊重他人的意見(jiàn)，尊重上司的意見(jiàn)。

辦公室行政管理

（3）當(dāng)好上級(jí)的參謀，提出有價(jià)值的建議在很多行政主管的觀念里，既然身為下屬，就只提出問(wèn)題提案，而決策方案則讓上級(jí)自己去做。但你若只送一個(gè)問(wèn)題提案上去，而沒(méi)有解決方案，上級(jí)很可能會(huì)以風(fēng)險(xiǎn)太高、時(shí)機(jī)不好、目前沒(méi)時(shí)間考慮等種種借口否決掉。你若不想被輕易地駁回，你必須提出真知灼見(jiàn)。辦公室行政管理

（4）要輔佐好自己的直接上司通常談到上級(jí)，都是指直接上級(jí)而言。與直屬上級(jí)的關(guān)系如何，對(duì)于行政主管能力的發(fā)揮、工作成果的體現(xiàn)，都有很大的影響，有時(shí)甚至是決定性的影響。如果你對(duì)自己的接屬上級(jí)做無(wú)益的批評(píng)，或抱著不信任、不合作的態(tài)度等，同樣也會(huì)最終反映到自己的身上。你討厭他，他就會(huì)討厭你，這是人際關(guān)系的原則。

辦公室行政管理

2、怎樣當(dāng)好部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)（1）要懂得領(lǐng)導(dǎo)與一般管理者的區(qū)別

一般管理者的職責(zé)是“正確地做事”；領(lǐng)導(dǎo)的職責(zé)是“把事做正確”。

辦公室行政管理

2、靠制度管人管理制度：關(guān)于組織活動(dòng)的基本行為規(guī)范和方式。它們是分工協(xié)作關(guān)系的保障機(jī)制。

1）工作責(zé)任制：以機(jī)構(gòu)為單位，以“四定”（定機(jī)構(gòu)，定任務(wù)，定崗位，定編制）為內(nèi)容，以處置組織中的上下左右各個(gè)機(jī)構(gòu)的相互關(guān)系為目的的組織制度。

2）崗位責(zé)任制：以崗位為單位，以確立每一個(gè)崗位的責(zé)，權(quán)，利關(guān)系為內(nèi)容，以規(guī)范每一個(gè)崗位的行為方式為目的的組織制度。辦公室行政管理

（3）把握好實(shí)施有效領(lǐng)導(dǎo)的主要原則

1）善于發(fā)現(xiàn)和把握發(fā)展機(jī)遇，提出戰(zhàn)略決策方案和構(gòu)想，使組織成員明確前進(jìn)方向，達(dá)到團(tuán)結(jié)和鼓舞人心的目的。

2）善于授權(quán)，將工作責(zé)任的歸屬轉(zhuǎn)移到實(shí)際執(zhí)行者身上，建立起一個(gè)有效的責(zé)任體系。

3）善于激勵(lì)，創(chuàng)造一個(gè)使組織成員能夠并愿意自行負(fù)責(zé)，努力工作的組織環(huán)境。

辦公室行政管理

4）善于運(yùn)用長(zhǎng)處思維識(shí)才用人，使每一個(gè)組織成員都成為有用之才。

5）善于溝通協(xié)調(diào)，運(yùn)用“黃金法則”和“白金法則”塑造組織內(nèi)良好的人際關(guān)系。

6）善于學(xué)習(xí)，不斷提高自己和組織成員的創(chuàng)造力和競(jìng)爭(zhēng)力。

7）處理好突發(fā)事件，使組織迅速擺脫困境。辦公室行政管理

3、怎樣管好事務(wù)（1）把握好有效處理事務(wù)的原則

分工不分家參與不包辦就簡(jiǎn)不就繁放權(quán)不放任辦公室行政管理

（2）搞好流程再造

工作流程（辦事程序）：在管理組織中,幾乎所有在部門(mén)及崗位間傳遞的工作都要事先設(shè)計(jì)好。我們把為組織的工作行為統(tǒng)一設(shè)計(jì)的工作標(biāo)準(zhǔn)和步驟稱為工作程序，而將多個(gè)工作程序的組合稱為工作流程。辦公室行政管理辦公室行政管理（3）掌握節(jié)約時(shí)間的藝術(shù)

謀求可控時(shí)間的增加

把最好的時(shí)間用來(lái)處理最重要的事情

改變事必躬親的領(lǐng)導(dǎo)方式

善于擠時(shí)