OA應(yīng)用管理辦法

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)管理辦法總則為了有效地配合集團(tuán)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（以下簡(jiǎn)稱：XXX-OA系統(tǒng)）的運(yùn)用，推進(jìn)集團(tuán)信息化建設(shè)，從而有效地利用XXX-OA實(shí)現(xiàn)辦公“流程電子化、制度規(guī)范化、工作協(xié)同化、管理精細(xì)化”目標(biāo)，提高辦公效率、提高信息綜合利用、實(shí)現(xiàn)資源共享、提高企業(yè)管理水平，特制訂本管理辦法。本辦法適用于XXX-OA系統(tǒng)的管理（包括集團(tuán)本部和各級(jí)公司）。集團(tuán)本部和集團(tuán)所屬各公司必須指定專人作為子機(jī)構(gòu)系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)XXX-OA系統(tǒng)在公司的建設(shè)、實(shí)施和本公司的系統(tǒng)維護(hù)。集團(tuán)本部和各公司的職能部門必須指定部門信息管理員，負(fù)責(zé)本部門的用戶及權(quán)限、崗位、流程模板設(shè)定，部門文檔權(quán)限（授權(quán)）的設(shè)置，負(fù)責(zé)本部門的操作人員的指導(dǎo)、咨詢和培訓(xùn)，對(duì)本部門的信息安全負(fù)有保密的責(zé)任和義務(wù)，不得向任何無(wú)關(guān)人員泄露信息內(nèi)容。系統(tǒng)內(nèi)包含集團(tuán)高度機(jī)密文件，用戶應(yīng)有良好的安全意識(shí)。應(yīng)定期修改用戶密碼，并不得轉(zhuǎn)借他人使用。除個(gè)人文件外，用戶不得隨意修改和刪除協(xié)同管理內(nèi)文件。如文件作廢或刪除，必須征得部門負(fù)責(zé)人的同意。XXX-OA系統(tǒng)用戶對(duì)集團(tuán)信息安全負(fù)有保密的責(zé)任和義務(wù)，不得隨意設(shè)置權(quán)限，共享信息給無(wú)關(guān)人員，不得無(wú)故下載文件，更不能向公司外人員泄漏公司機(jī)密。XXX-OA的主要功能包括：內(nèi)部郵件管理文檔管理流程管理工作聯(lián)絡(luò)書信息發(fā)布和交流其中內(nèi)部郵件管理、工作聯(lián)絡(luò)書、流程管理是XXX-OA的核心業(yè)務(wù)。全集團(tuán)辦公人員可以利用XXX-OA進(jìn)行日常辦公、公文審批、文件共享、知識(shí)共享，促進(jìn)辦公人員之間的交流和協(xié)作。第二章辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的約定集團(tuán)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（簡(jiǎn)稱XXX-OA）包括集團(tuán)電子流程應(yīng)用系統(tǒng)和電子郵件管理系統(tǒng)兩個(gè)子系統(tǒng)。第一次使用XXX-OA系統(tǒng)前，先聯(lián)系本單位系統(tǒng)管理員，在用戶自己使用的計(jì)算機(jī)上進(jìn)行host文件設(shè)置后，方可使用。XXX-OA系統(tǒng)的用戶命名規(guī)則：XXX-OA用戶名為用戶漢語(yǔ)全名。如：集團(tuán)本部XX，其登錄XXX-OA系統(tǒng)的用戶名為：XX。姓名重復(fù)的情況依照如下規(guī)則解決：重名者為不同公司的，則在名字后面加公司名稱；如，集團(tuán)本部和商業(yè)公司均有員工的姓名為：XX；則集團(tuán)本部的XX在XXX-OA中的用戶名為：XX（集團(tuán)本部）；商業(yè)公司的XX在XXX-OA系統(tǒng)中的用戶名為：XX（商業(yè)）重名者為如果為同一公司員工，則職務(wù)最大者使用漢語(yǔ)全名作為XXX-OA系統(tǒng)的用戶名，其余的人以在系統(tǒng)中注冊(cè)的先后秩序在漢語(yǔ)全名后加01、02等序號(hào)。如：集團(tuán)本部分別有兩個(gè)員工姓名為XX，則職務(wù)高者在XXX-OA中的用戶名為XX；后者在XXX-OA系統(tǒng)中的用戶名為：XX01具體每個(gè)人在系統(tǒng)中的用戶名，請(qǐng)以本公司或部門的信息管理員確定為準(zhǔn)。集團(tuán)電子流程應(yīng)用系統(tǒng)應(yīng)用于集團(tuán)本部和集團(tuán)所有下級(jí)公司，登錄地址：http://oa.XXX.com/；用戶名：用戶自己漢字姓名或系統(tǒng)管理員分配的用戶名；首次登錄系統(tǒng)的密碼：12345678，各用戶第一次進(jìn)入系統(tǒng)后請(qǐng)修改用戶密碼。外部電子郵件管理系統(tǒng)應(yīng)用于全集團(tuán)，各用戶可登陸http://mail.XXXXX.cn進(jìn)行郵件的收發(fā)和管理，電子郵件系統(tǒng)使用的域名為：XXXXX.cn；電子郵箱的名稱為：用戶名的全拼@XXXXX.cn，例如：XX的電子郵箱名稱為：XX@XXXXX.cn。如果出現(xiàn)電子郵件的姓名全拼出現(xiàn)重疊，則依照如下規(guī)則：重名者為不同公司的，則在名字漢語(yǔ)后面加公司簡(jiǎn)稱；如，集團(tuán)本部和商業(yè)公司均有員工的姓名為：XX；則集團(tuán)本部的XX的電子郵件帳號(hào)為：XX-jtbb；商業(yè)公司XX的電子郵件帳號(hào)為：XX-sygs重名者為如果為同一公司員工，則職務(wù)最大者使用漢語(yǔ)全拼作為電子郵件賬號(hào)名，其余的人以在系統(tǒng)中注冊(cè)的先后秩序在漢語(yǔ)全拼后加01、02等序號(hào)。如：集團(tuán)本部分別有兩個(gè)員工姓名為XX，則職務(wù)高者的電子郵件帳號(hào)為：XX；后者的電子郵件帳號(hào)為：XX01具體每個(gè)人的電子郵件帳號(hào)，請(qǐng)以本公司或部門的信息管理員確定為準(zhǔn)。原則上XXX-OA只能在集團(tuán)范圍內(nèi)的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中使用，如果因工作需要或出差等需要，可向集團(tuán)信息管理部申請(qǐng)VPN用戶，使用VPN方式連接Internet后，即可使用XXX-OA系統(tǒng)。第三章制訂流程的規(guī)定XXX-OA中的流程分為三類流程：集團(tuán)流程、公司（集團(tuán)本部視為公司）流程和部門流程。凡可能在集團(tuán)下屬多個(gè)公司發(fā)起使用的流程都?xì)w為集團(tuán)流程；凡是僅僅在集團(tuán)下屬公司內(nèi)部（含集團(tuán)本部?jī)?nèi)部）流轉(zhuǎn)，并可能在公司內(nèi)部多個(gè)部門發(fā)起使用的流程，都視為公司流程；只有特定的部門發(fā)起的流程歸為部門流程。流程的制訂：集團(tuán)流程統(tǒng)一由集團(tuán)行政部會(huì)同集團(tuán)體系管理員及信息員，根據(jù)集團(tuán)管理規(guī)定制訂。公司流程由各公司行政會(huì)同各部門管理員和信息員，依據(jù)本公司管理制度制訂，集團(tuán)本部流程由集團(tuán)行政中心會(huì)同各部門管理員和信息員進(jìn)行制訂。部門流程由各部門信息員及部門負(fù)責(zé)人根據(jù)本公司管理制度和實(shí)際業(yè)務(wù)建立。流程的修改：當(dāng)實(shí)際流程變更時(shí)由相關(guān)部門提出，集團(tuán)流程經(jīng)集團(tuán)行政部會(huì)同各相關(guān)部門討論后由集團(tuán)信息部信息管理員負(fù)責(zé)修改；公司流程由各公司行政部會(huì)同本公司各相關(guān)部門討論后，由公司系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)修改；部門流程由本部門自行確定后修改。流程的維護(hù)：集團(tuán)及集團(tuán)本部流程，由集團(tuán)行政部會(huì)同集團(tuán)體系管理員及原制訂部門負(fù)責(zé)修改；集團(tuán)下屬各公司的流程，由各公司行政部會(huì)公司體系信息管理員及原制訂部門負(fù)責(zé)修改；部門流程由各部門提出，公司系統(tǒng)管理員修改。流程的制訂范圍：本著提高工作效率、節(jié)約成本的原則將集團(tuán)內(nèi)的大部分業(yè)務(wù)流程制訂為電子流程。第四章電子流程管理的規(guī)定集團(tuán)內(nèi)的業(yè)務(wù)運(yùn)作公布過(guò)的啟用流程必須全部走電子審批流程，任何人不得以任何借口拒絕走XXX-OA系統(tǒng)流程。如果集團(tuán)業(yè)務(wù)運(yùn)作公布過(guò)的啟用流程，用戶還是堅(jiān)持使用紙介流程，將嚴(yán)格按照管理辦法進(jìn)行處罰。為保證電子流程的正確性，任何人不得隨意修改流程。如有必要修改，請(qǐng)向流程原制訂者申請(qǐng)。使用流程時(shí)的文件歸檔時(shí)要注意規(guī)范，把相應(yīng)的歸檔文件歸檔到相應(yīng)的文件柜，方便查詢、使用。如個(gè)人出差，必須設(shè)置流程代簽人或通過(guò)XXX-OA中的IT服務(wù)流程向集團(tuán)信息管理部申請(qǐng)VPN權(quán)限，以便流程及時(shí)運(yùn)行。文件走流程時(shí)相關(guān)人員必須盡快做出相應(yīng)的處理、提高工作效率。其中的工作效率將作為績(jī)效考核的參數(shù)之一，納入月度績(jī)效考核。第五章郵件管理規(guī)定http://mail.XXXXX.cn電子郵件系統(tǒng)是集團(tuán)員工因公對(duì)外溝通和交流的方式之一。集團(tuán)內(nèi)部人員的工作溝通和交流盡量使用XXX－OA中的內(nèi)部郵件和工作聯(lián)絡(luò)單。http://mail.XXXXX.cn電子郵件系統(tǒng)使用空間每用戶不超過(guò)500M，請(qǐng)各用戶不要長(zhǎng)期存放郵件，如該郵件需保存，請(qǐng)用戶自行備份到本機(jī)。郵件附件大小每用戶不要超過(guò)10M，如因工作需要更大的附件限制，請(qǐng)使用XXX-OA系統(tǒng)信息管理流程中的Internet、Mail申請(qǐng)流程，進(jìn)行申請(qǐng)。系統(tǒng)中只保留6個(gè)月的郵件，超過(guò)6個(gè)月的，系統(tǒng)定期在下月一日刪除，請(qǐng)用戶注意做好郵件導(dǎo)出和備份工作。第六章文檔管理的規(guī)定按照文檔的應(yīng)用范圍，文檔分為常用信息、集團(tuán)文件、公司文件和部門文件。常用信息指集團(tuán)廣泛使用的文件；集團(tuán)文件指集團(tuán)發(fā)布的制度文件、體系文件、公文模板等文件；公司文件指公司或集團(tuán)本部范圍的制度文件、文檔模板、體系文件、歸檔文件等，不跨公司使用；部門文件指集團(tuán)本部或各公司部門內(nèi)部文件，不跨部門使用（部門文件只能是本部門人員使用）。集團(tuán)文件和集團(tuán)本部文件、由總裁室秘書維護(hù)；公司文件由各公司行政部統(tǒng)一授權(quán)維護(hù)；部門文件由本部門負(fù)責(zé)人和信息員維護(hù)。文檔組織要清晰、分類明確；不得隨意存放文件；更不得隨意授權(quán)。注意文檔的安全，任何人不得隨意修改、刪除和破壞文檔。發(fā)現(xiàn)公共文檔有異常時(shí)應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)的維護(hù)人員。所有經(jīng)過(guò)電子流程審批發(fā)布的文件，都為集團(tuán)、各公司和部門經(jīng)過(guò)XXX-OA系統(tǒng)簽審的有效文件，并視為集團(tuán)、各公司和部門的正式文件。第七章用戶管理由集團(tuán)信息管理部信息管理員根據(jù)集團(tuán)的組織架構(gòu)維護(hù)XXX-OA系統(tǒng)的集團(tuán)體系和集團(tuán)本部的機(jī)構(gòu)設(shè)置。各公司的組織架構(gòu)維護(hù)是在集團(tuán)機(jī)構(gòu)的基礎(chǔ)上，由各公司系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)維護(hù)。系統(tǒng)用戶由各部門信息員和部門負(fù)責(zé)人維護(hù)，用戶資料必須完整有效。集團(tuán)信息管理部和各公司系統(tǒng)管理員提供技術(shù)支持。為確保系統(tǒng)信息安全，部門信息員必須及時(shí)根據(jù)部門人事變動(dòng)維護(hù)用戶信息。人員離職必須馬上停止該用戶使用XXX-OA系統(tǒng)的權(quán)限。人員調(diào)動(dòng)必須由公司系統(tǒng)管理員或集團(tuán)信息管理部系統(tǒng)管理員在XXX-OA中的用戶設(shè)置作必要調(diào)整。用戶不允許在系統(tǒng)內(nèi)上傳和創(chuàng)建一些與工作無(wú)關(guān)的文件，比如.mp3、.rm、.mpeg、.dat、.avi、.wmv等多媒體文件。第八章培訓(xùn)管理集團(tuán)信息管理部統(tǒng)一制定計(jì)劃，由各公司系統(tǒng)管理員定期對(duì)公司新進(jìn)員工組織培訓(xùn)，各部門信息員負(fù)責(zé)對(duì)本部門新增員工的培訓(xùn)工作。第九章應(yīng)急措施在使用XXX-OA系統(tǒng)時(shí)遇到問(wèn)題，請(qǐng)及時(shí)與本部門信息員聯(lián)系，或本公司系統(tǒng)管理員聯(lián)系。第十章獎(jiǎng)懲規(guī)定為強(qiáng)化信息的保密性，集團(tuán)內(nèi)部范圍內(nèi)傳遞的郵件（工作聯(lián)絡(luò)單），非特殊原因必須使用XXX-OA系統(tǒng)傳遞。對(duì)沒(méi)有特殊原因又長(zhǎng)期使用外部郵件遞信息者將視情況予以處罰。數(shù)據(jù)命名不規(guī)范的，前2次警告，以后每次罰款20元。數(shù)據(jù)歸檔不規(guī)范的，前2次警告，以后每次罰款20元。數(shù)據(jù)提交流程不規(guī)范的，前2次警告，以后每次罰款20元。公布范圍內(nèi)啟用流程，用戶還堅(jiān)持使用紙介流程的，第一次警告，以后每次罰款20元。數(shù)據(jù)流程任務(wù)完成超過(guò)規(guī)定時(shí)限的，前2次警告，以后每次罰款20元。用戶因出差或休假未能在系統(tǒng)內(nèi)臨時(shí)授權(quán)，第一次警告，以后每次罰款20元。數(shù)據(jù)有明顯錯(cuò)誤的，但沒(méi)造成系統(tǒng)事故的。數(shù)據(jù)提交者付主要責(zé)任，數(shù)據(jù)審核者付連帶責(zé)任，每次罰款100元。數(shù)據(jù)有明顯錯(cuò)誤的，造成系統(tǒng)事故的。數(shù)據(jù)提交者負(fù)主要責(zé)任，數(shù)據(jù)審核者負(fù)連帶責(zé)任，每次罰款500元。相關(guān)提交人員必須在文件內(nèi)簽名和簽署意見(jiàn)(說(shuō)明：WORD文檔不會(huì)自動(dòng)產(chǎn)生簽名)。對(duì)未簽名者前2次警告，以后每次罰款20元。以上所有警告和處罰由集團(tuán)信息管理部負(fù)責(zé)統(tǒng)計(jì)，并定期向總裁室提交報(bào)告。第十一章保密與安全管理規(guī)定各級(jí)用戶對(duì)自己所能查看到的信息負(fù)有保密的責(zé)任和義務(wù)，不得向任何無(wú)關(guān)人員泄露信息內(nèi)容。如有他人通過(guò)用戶自己的密碼登錄，并造成數(shù)據(jù)泄密、數(shù)據(jù)修改或惡意破壞，責(zé)任由用戶本人承擔(dān)，并處于1000元的罰款。各級(jí)用戶對(duì)自己的用戶名和密碼必須妥善保管，杜絕出現(xiàn)密碼真空現(xiàn)象。用戶密碼必須定期更換，一般每一個(gè)月更換一次，一旦發(fā)現(xiàn)密碼泄露或丟失應(yīng)及時(shí)聯(lián)系管理員更換。廣域網(wǎng)用戶只限于出差用戶和部分必須及時(shí)異地決策，異地工作的崗位（如：正副總裁、正副總經(jīng)理，外協(xié)、銷售、售后部門等用戶）。特殊用戶如果需要開(kāi)通廣域網(wǎng)用