DB14-T 2948-2023 黨政機關(guān)辦公用房檔案管理規(guī)范

ICS01.140.30

CCSB01

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山西省地方標(biāo)準(zhǔn)

DB14/T2948—2023

黨政機關(guān)辦公用房檔案管理規(guī)范

2023-12-26發(fā)布2024-03-25實施

山西省市場監(jiān)督管理局發(fā)布

DB14/T2948—2023

黨政機關(guān)辦公用房檔案管理規(guī)范

1范圍

本文件規(guī)定了黨政機關(guān)辦公用房檔案管理的術(shù)語和定義、基本要求、檔案類型、收集、整理、歸檔。

本文件適用于山西省行政區(qū)域內(nèi)各級機關(guān)事務(wù)管理部門對黨政機關(guān)辦公用房集中規(guī)范建設(shè)項目使

用管理過程中的檔案管理。

2規(guī)范性引用文件

下列文件中的內(nèi)容通過文中的規(guī)范性引用而構(gòu)成本文件必不可少的條款。其中，注日期的引用文件，

僅該日期對應(yīng)的版本適用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本

文件。

GB/T18894電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范

GB/T41568機關(guān)事務(wù)管理術(shù)語

DA/T1檔案工作基本術(shù)語

DA/T12全卷宗規(guī)范

DA/T13檔號編制規(guī)則

DA/T18檔案著錄規(guī)則

DA/T22-2015歸檔文件整理規(guī)則

3術(shù)語和定義

GB/T41568界定的以及下列術(shù)語和定義適用于本文件。

黨政機關(guān)

黨的機關(guān)、人大機關(guān)、行政機關(guān)、政協(xié)機關(guān)、監(jiān)察機關(guān)、審判機關(guān)、檢察機關(guān)，以及工會、共青團、

婦聯(lián)等人民團體和參照公務(wù)員法管理的事業(yè)單位。

黨政機關(guān)辦公用房檔案

黨政機關(guān)辦公用房使用管理工作中收集、整理形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式

的歷史記錄。反映辦公用房規(guī)劃建設(shè)、權(quán)屬登記、配置使用、維修改造、處置利用等過程和結(jié)果，以紙

質(zhì)介質(zhì)和電子介質(zhì)保存。

4基本要求

黨政機關(guān)辦公用房檔案管理工作應(yīng)遵循集中管理、分級負(fù)責(zé)、分類歸檔、多套分存、真實準(zhǔn)確、

完整規(guī)范、授權(quán)使用的原則。

由各級機關(guān)事務(wù)管理部門負(fù)責(zé)集中規(guī)范建設(shè)項目檔案的統(tǒng)一保管、使用、管理等工作。

各辦公用房使用單位負(fù)責(zé)本單位辦公用房檔案的收集、整理、歸檔、移交、利用等工作。

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DB14/T2948—2023

檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理和信息管理相關(guān)知識背景，定期參加檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)。人員變動時應(yīng)

辦理工作交接手續(xù)。

參與檔案形成的單位應(yīng)接受上級部門和檔案管理主管部門的監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。

辦公用房檔案應(yīng)由專門部門、專職人員負(fù)責(zé)管理，不具備設(shè)立檔案管理專門部門和專職人員的，

應(yīng)指定檔案工作負(fù)責(zé)部門和管理人員。

5檔案類型

辦公用房檔案應(yīng)包括以下類型：

a)規(guī)劃建設(shè)檔案；

b)權(quán)屬管理檔案；

c)配置使用檔案；

d)處置利用檔案；

e)維修改造檔案；

f)物業(yè)管理檔案。

6收集

一般要求

6.1.1材料收集時，應(yīng)對材料進行鑒別，各類檔案材料原則上應(yīng)為原件。

6.1.2應(yīng)保證材料齊全、內(nèi)容完整、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、表格填寫清楚規(guī)范、圖形清晰。

6.1.3發(fā)現(xiàn)材料有缺失、不完整、不準(zhǔn)確、不規(guī)范等問題時，應(yīng)及時補充和修正。

收集內(nèi)容

6.2.1規(guī)劃建設(shè)檔案（由省級機關(guān)事務(wù)主管部門負(fù)責(zé)集中建設(shè)的辦公用房）包括但不限于以下材料：

a)項目立項申報文件和批復(fù)；

b)項目用地批準(zhǔn)文件、建設(shè)用地規(guī)劃許可證；

c)規(guī)劃意見書及附圖、方案審查意見或方案復(fù)函、建設(shè)工程規(guī)劃許可證及附圖，建筑工程施工許

可證；

d)年度投資計劃、初步設(shè)計和投資概算申報文件及批復(fù)；

e)竣工結(jié)（決）算報告；

f)竣工圖及設(shè)備技術(shù)說明書、試運行報告；

g)工程建設(shè)檔案驗收合格備案文件、管線測量資料及竣工驗收報告；

h)招投標(biāo)材料；

i)施工材料。

6.2.2權(quán)屬管理檔案包括但不限于以下材料：

a)產(chǎn)權(quán)單位的統(tǒng)一社會信用代碼證書、不動產(chǎn)權(quán)證書等；

b)房屋拍賣、交換等有關(guān)材料，房地產(chǎn)調(diào)撥憑證、有關(guān)部門房產(chǎn)轉(zhuǎn)移的上級批件或會議紀(jì)要等；

c)房屋及其所占用的土地使用權(quán)權(quán)屬界定位置圖，房地產(chǎn)分幅平面圖、分丘平面圖、分層分戶平

面圖等；

d)其他有關(guān)辦公用房的權(quán)屬來源資料。

6.2.3配置使用檔案包括但不限于以下材料：

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a)機構(gòu)設(shè)立批準(zhǔn)文件；

b)“三定”方案；

c)辦公用房調(diào)配方案；

d)辦公用房調(diào)配申請表；

e)辦公用房地址、方位、結(jié)構(gòu)、樓層平面等圖表和調(diào)配面積；

f)人員編制（職數(shù)）情況；

g)使用協(xié)議。

6.2.4處置利用檔案包括但不限于以下材料：

a)機構(gòu)調(diào)整文件；

b)城鄉(xiāng)規(guī)劃調(diào)整文件；

c)房屋安全鑒定報告；

d)辦公用房處調(diào)劑、置換、租用、轉(zhuǎn)換用途、拍賣等處置申請及批文；

e)出租出借合同（協(xié)議）。

6.2.5維修改造檔案包括但不限于以下材料：

a)維修改造申請文件及批準(zhǔn)文件；

b)鑒定報告；

c)維修改造工程招標(biāo)或政府采購文件；

d)設(shè)計、施工、監(jiān)理委托合同；

e)竣工驗收報告；

f)設(shè)施設(shè)備運行、維修、維護、改造等記錄。

6.2.6物業(yè)管理檔案包括但不限于以下材料：

a)保潔服務(wù)合同（協(xié)議）；

b)綠化服務(wù)合同（協(xié)議）；

c)安保服務(wù)合同（協(xié)議）；

d)設(shè)施設(shè)備維修保養(yǎng)合同（協(xié)議）；

e)設(shè)施設(shè)備、物資采購合同；

f)設(shè)施設(shè)備運行維護記錄。

7整理

整理應(yīng)符合DA/T22-2015第4章的要求。

文件排序規(guī)則按業(yè)務(wù)推進程序的先后順序結(jié)合文件形成時間排序。

應(yīng)對各類歸檔文件編制檔號。編制檔號應(yīng)符合DA/T13的要求。

保管期限的劃定依據(jù)本單位檔案登記表執(zhí)行。

編目應(yīng)符合DA/T22-20155.5的要求。

紙質(zhì)歸檔文件的修整、裝訂、編頁、裝盒和排架應(yīng)符合DA/T22-2015第6章的要求。

歸檔電子文件的整理應(yīng)符合GB/T18894和DA/T22-2015第7章的要求。

8歸檔

歸檔文件應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。

電子文件歸檔應(yīng)符合GB/T18894的要求。

紙質(zhì)文件歸檔應(yīng)符合相關(guān)檔案管理的規(guī)定。

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檔案整理完成后，按期向本單位檔案管理部門移交檔案。

移交歸檔應(yīng)有相應(yīng)目錄，交接材料由交接雙方簽字確認(rèn)后歸入檔案。

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參考文獻

[1]DA/T1檔案工作基本術(shù)語

[2]DA/