團(tuán)體訂餐流程

團(tuán)體訂餐流程一、制定目的及范圍為提高團(tuán)體訂餐的效率與質(zhì)量，確保各環(huán)節(jié)的順暢銜接，特制定本流程。該流程適用于公司內(nèi)部各類團(tuán)體活動(dòng)的餐飲需求，包括會(huì)議、培訓(xùn)、團(tuán)隊(duì)建設(shè)等場(chǎng)合。通過(guò)明確的步驟與責(zé)任分配，確保訂餐過(guò)程高效、規(guī)范。二、團(tuán)體訂餐原則1.訂餐應(yīng)遵循“安全、健康、美味、經(jīng)濟(jì)”的原則，確保食品質(zhì)量與安全。2.選擇具備合法資質(zhì)的餐飲服務(wù)商，確保提供的餐品符合相關(guān)衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)。3.各部門需指定專人負(fù)責(zé)訂餐，確保信息傳遞的準(zhǔn)確性與及時(shí)性。三、團(tuán)體訂餐流程1.需求確認(rèn)需求方需提前確定訂餐的時(shí)間、地點(diǎn)、人數(shù)及餐品類型。根據(jù)活動(dòng)性質(zhì)，選擇合適的餐飲形式，如自助餐、盒飯或點(diǎn)餐。需求方應(yīng)填寫《團(tuán)體訂餐申請(qǐng)表》，詳細(xì)記錄相關(guān)信息。2.預(yù)算審批需求方需根據(jù)活動(dòng)預(yù)算，向財(cái)務(wù)部門提交《團(tuán)體訂餐申請(qǐng)表》。財(cái)務(wù)部門審核預(yù)算是否合理，確保符合公司財(cái)務(wù)管理規(guī)定。審批通過(guò)后，方可進(jìn)入下一步。3.供應(yīng)商選擇需求方需根據(jù)公司規(guī)定，選擇至少三家符合條件的餐飲服務(wù)商進(jìn)行詢價(jià)。詢價(jià)時(shí)應(yīng)考慮餐品種類、價(jià)格、服務(wù)質(zhì)量及配送能力。將各供應(yīng)商的報(bào)價(jià)及服務(wù)情況整理成《供應(yīng)商比較表》，以便后續(xù)選擇。4.餐品確認(rèn)需求方根據(jù)《供應(yīng)商比較表》，選擇合適的餐飲服務(wù)商，并與其溝通確認(rèn)餐品種類、數(shù)量及配送時(shí)間。餐飲服務(wù)商需提供樣品或菜單供需求方審核，確保符合預(yù)期。5.合同簽署確認(rèn)餐品后，需求方與餐飲服務(wù)商簽署《團(tuán)體訂餐合同》，明確雙方的權(quán)利與義務(wù)，包括餐品質(zhì)量、配送時(shí)間、付款方式等。合同簽署后，需求方需將合同復(fù)印件交給財(cái)務(wù)部門備案。6.餐品配送餐飲服務(wù)商根據(jù)合同約定的時(shí)間，將餐品配送至指定地點(diǎn)。需求方需提前安排好接收人員，確保配送過(guò)程順利進(jìn)行。接收人員需對(duì)餐品進(jìn)行初步檢查，確認(rèn)數(shù)量及質(zhì)量是否符合要求。7.餐品驗(yàn)收餐品送達(dá)后，接收人員需對(duì)餐品進(jìn)行詳細(xì)驗(yàn)收，包括外觀、味道及溫度等。若發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與餐飲服務(wù)商溝通，要求解決。驗(yàn)收合格后，接收人員需填寫《餐品驗(yàn)收單》，并由需求方負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。8.費(fèi)用結(jié)算餐品驗(yàn)收合格后，需求方需在規(guī)定時(shí)間內(nèi)向餐飲服務(wù)商支付費(fèi)用。財(cái)務(wù)部門根據(jù)《團(tuán)體訂餐合同》及《餐品驗(yàn)收單》進(jìn)行報(bào)銷，確保費(fèi)用結(jié)算的及時(shí)性與準(zhǔn)確性。9.反饋與改進(jìn)活動(dòng)結(jié)束后，需求方應(yīng)對(duì)本次訂餐過(guò)程進(jìn)行總結(jié)，收集參與人員的反饋意見(jiàn)。根據(jù)反饋，評(píng)估餐飲服務(wù)商的表現(xiàn)，記錄在《供應(yīng)商評(píng)價(jià)表》中，為今后的訂餐提供參考依據(jù)。若發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)與餐飲服務(wù)商溝通，提出改進(jìn)建議。四、備案所有團(tuán)體訂餐的相關(guān)文件，包括《團(tuán)體訂餐申請(qǐng)表》、《團(tuán)體訂餐合同》、《餐品驗(yàn)收單》及《供應(yīng)商評(píng)價(jià)表》，需進(jìn)行歸檔保存，以備后續(xù)查閱與審計(jì)。五、團(tuán)體訂餐紀(jì)律1.需求方應(yīng)遵循公司相關(guān)規(guī)定，確保訂餐過(guò)程的透明與公正。2.參與訂餐的人員不得接受餐飲服務(wù)商的任何形式的饋贈(zèng)，違者將受到公司紀(jì)律處分。3.各部門需定期對(duì)餐飲服務(wù)商進(jìn)行評(píng)估，確保長(zhǎng)期合作的服務(wù)質(zhì)量。通過(guò)以上流程的