外貿(mào)函電教案

教案

（2012/2013學(xué)年第一學(xué)期）

課程名稱_________外貿(mào)函電____________

課程編號(hào)

課程性質(zhì)專業(yè)選修課

教學(xué)時(shí)數(shù)__________30學(xué)時(shí)____________

教學(xué)對(duì)象2009級(jí)英語專業(yè)翻譯學(xué)1-6班

語言學(xué)1-4班

授課教師______________________________

職稱____________敢邀____________

邵陽學(xué)院外語系

2012年09月

（一）課程教學(xué)目的和要求

掌握基本的外貿(mào)函電理論知識(shí)并且能夠合理地運(yùn)用。

（二）課程教學(xué)重點(diǎn)和難點(diǎn)

1.TheStructureandLayoutofaBusinessLetter

2.EstablishingBusinessRelations

3.EnquriesandItsReplies

4.OffersandCounter-offers

5.ConclusionofBusiness

6.TermsofPayment

7.EstablishmentofL/CandItsAmendment

8.Packing,ShippingMarksandShipment

9.InsuranceandShipment

（三）教學(xué)方法

經(jīng)過摸索和實(shí)踐，在教改上形成了自己的特色：努力把商務(wù)英語文化滲透到課堂

內(nèi)外、語言文本和商務(wù)口語上，以大量豐富感性的商務(wù)文化素材激勵(lì)學(xué)生學(xué)習(xí)的積極

性；重實(shí)踐，純粹的商務(wù)英語理論教學(xué)枯燥乏味，學(xué)生領(lǐng)會(huì)較少，更何況是非經(jīng)貿(mào)專

業(yè)的學(xué)生，所以在教學(xué)中增加大量的實(shí)踐，語言案例和商務(wù)案例，精選精講，通俗易

懂；多媒體教學(xué)能使學(xué)生更直觀的體會(huì)和學(xué)習(xí)外貿(mào)的理論和實(shí)踐知識(shí)，同時(shí)課前精心

準(zhǔn)備的英語課件是一個(gè)很好的教學(xué)輔助手段，是別的科目所沒有的優(yōu)勢(shì)，更能很大程

度上提高學(xué)生學(xué)習(xí)的趣味性和積極性。

（四）課時(shí)安排

總課時(shí)：30課時(shí)，每周3學(xué)時(shí)，

（五）考核方式

考試

（六）參考教材

《外貿(mào)英語函電》易露霞陳園等清華大學(xué)出版社2011

Unit1

教研室：英語專業(yè)教研室教師姓名：麻建學(xué)

課程09英語專業(yè)語言學(xué)1-4班和

外貿(mào)函電授課專業(yè)及班次

名稱翻譯學(xué)1-6班

explanation;discussion;

授課TheStructureandLayoutofaBusiness

授課方式及學(xué)時(shí)exemplification

內(nèi)容Letter

4學(xué)時(shí)

1.Commandthecomponentsandlayoutofabusinessletter.

目的2.Identifytheformatofthebusinessletter.

要求3.Master(heprincipilesofthebusinessletterwriting.

4.Grasptheusefulspecialtermsusedinthewritingofbusinessenvelops.

重點(diǎn)與1.1.Componentsandlayoutofthebusinessletter.

難點(diǎn)2.2.4Csprincipleofthebusinessletterwriting.

1.Thefunctionsandwritingprinciplesofabusiness(30M)

講授

2.LayoutofaBusinessLetter(60M)

內(nèi)容

3.EnvelopeAddressing(40M)

及

4.LayoutofE-mails(30M)

時(shí)間

5.UsefulSentencesonOpeningSentencesandClosingSentences(IOM)

分配

6.Exercises(lOM)

教

具Blackboard;chalk;explanation;discussion;exemplification,Multi-mediafacilities

參考

《外貿(mào)英語函電》易露霞陳園等清華大學(xué)出版社2011

資料

Chapter1TheStructureandLayoutofaBusinessLetter

I.Thefunctionsandwritingprinciplesofabusinessletter

1.Functionsofabusinessletter:

l）toaskforortoconveyinformation（索取或傳遞信息）

2）tomakeortoacceptanoffer（報(bào)盤或接受報(bào)盤）

3）todealwithmattersconcerningnegotiationofbusiness（處理業(yè)務(wù)磋商中的各種問題）

2.ThreeCprinciples:

1）Clearness（usesimple,plainlanguage,avoidwordyexpressionswhicharelikelyto

createmisunderstanding）簡(jiǎn)潔

2）Conciseness（writeshortsentencesandmakesureoneparagraphfbreachpoint）

3）Courtesy（）禮貌

II.StructureofBusinessLetters

1）letter-head（信頭）

a）reference（編號(hào)）

2）Date（日期）

3）insidenameandaddress（封內(nèi)名稱和地址）b）

attention（請(qǐng)某人注意）

4）salutation（客氣稱呼）

c）subject（事由（標(biāo)題））

5）message（正文）

6）complimentaryclose（結(jié)尾敬詞）

7）signature（簽名）

d）enclosure（附件）

e）postscript（附言）

f）carboncopy（抄送）

g）thesecondpage（第二頁）

1）TheLetter-head（信頭）

Aletterheadisthenameandaddressofthefirmthatwritestheletter.Itgenerally

containsthefollowinginformation:

>Thefullnameofthefirm

>Itsaddressandpostalcode

>Telephonenumber

>Faxnumber

>Internetaddress

E-mailaddress

>Telegraphicandtelexaddress

>Trademarkorabriefslogan,etc.

EASTERNTEXTILESIMP.&EXP.CO.,LTD.

34297ShangchengRoad,Shanghai,China

Tel:6606811Fax:6507631

Http

2)TheDate(日期)

打印日期注意事項(xiàng)：

A.日期按照日、月、年或月、日、年的順序完整打印，月份和日期之間不要用

標(biāo)點(diǎn)點(diǎn)開，但如果時(shí)月、日、年的順序時(shí)年份之前必須用逗號(hào)點(diǎn)開。

B.日期可以用基數(shù)，也可以用序數(shù)，用序數(shù)時(shí)注意詞尾，并且在閱讀的時(shí)候要

加上thee

C.月份要寫英文名稱，不能用數(shù)字來代替，但可以用縮寫。

D.年份應(yīng)完全寫出，不能用(08)代替(2008)。

Ex.12thOctober2008或12October2008

或October12th,2008或October12,2008

3)InsideNameandAddress(信內(nèi)名稱和地址)

受信人的姓名和地址一般是列在信箋的左上方，沿左頁邊線寫起。封內(nèi)地址與信封地

址寫法相同。信內(nèi)把收信人名稱地址寫明對(duì)工作有便利。

對(duì)發(fā)信人而言，便利有二：一是發(fā)信時(shí)可與信封地址相互對(duì)照，避免放入信封時(shí)發(fā)生

錯(cuò)誤；二是發(fā)信后便于準(zhǔn)確歸檔，便于以后查找。

對(duì)收信人而言，便利也有二：一是收信人讀信時(shí)，如發(fā)現(xiàn)信封名稱地址與封內(nèi)名稱地

址不符，可以知道是放入信封時(shí)發(fā)生錯(cuò)誤，將信返回；二是收信后如信封與信函分離

原信仍能保持完整，便于查閱。

Informationincluded:

/Fullnameoftherecipient(ifitisknownandusethecourtesytitlesuchas:

Mr.,Mrs.,MissandMs)

/Businesstitleoftherecipient(ifitisknown)

/Nameofthecompany

/Nameandnumberofbuilding,nameofstreet

/NameoftownorcityandPostalCode

/Nameofcountry

Ex.

TheVicePresident

TheEaglePressInc.

24SouthBank

BIRMINGHAM

Alabama

注意：P4-5

*在公司名稱的前面加c/o(careof),意思時(shí)由其轉(zhuǎn)交，說明本信時(shí)一封私人信要由

本人拆封，總收發(fā)不要拆。

*如需注明對(duì)方經(jīng)辦人，希望收信商號(hào)將信迅速交經(jīng)辦人辦理，可以在受信人名稱

住址下面或右邊加Allenlion或Attentionof等字樣。信因不知負(fù)責(zé)人的姓名，故僅稱

職銜。

*美國和歐洲習(xí)慣在姓名前冠以“Messrs”一字表示客氣，但Messrs一般用以人名

為姓名的公司，若用非人格性字樣的名稱作為姓名的，則應(yīng)以姓名的全文為準(zhǔn)。如全

名原文中前面沒有“The”，可以不加“The”。

*在一般友好來往的私人信中，因?yàn)榉Q呼已說明收信人，一般可不必填寫封內(nèi)地址。

4)TheSalutation(客氣稱呼)

這是寫信人對(duì)受信人的一種稱呼，其位置是在封內(nèi)地址的下面空兩行。

美國人通常使用Genllemen而不是DearSirs,注意，不能單用Sirs,而且Gentlemen

不能用單數(shù)。

Ex.DearSir,DearMadam,DearSirs,DearMesdames,Gentlemen(不能用單

數(shù)),Dear

稱呼后面的的標(biāo)點(diǎn)，一般使用逗號(hào)或分號(hào)，美國人來信中客氣稱呼后用冒號(hào)。

Ex.DearMr.White:

現(xiàn)在公司常由女性經(jīng)營業(yè)務(wù)。因此，倘若寫信人不能確定閱信者是男士還是女士的話,

越來越習(xí)慣于用DearMadamorSir表示敬意。

5)Message(正文)

>開頭語(TheOpeningSentences)：

在信的開頭自成一節(jié)，在習(xí)慣上是用客套語先將收到對(duì)方的來信的日期、編號(hào)、主題

及簡(jiǎn)單內(nèi)容加以綜合敘述，使對(duì)方一目了然這封信是答復(fù)哪一封去信的。也可以是寫

信的目的或想咨詢的問題。如果是第一次通信也可以利用開頭語作必要的自我介紹。

①WerefertoyourletterdatedOctober25fortheorderof500setsofTVsets.

②InreplytoyourmailrequestofJune16,we'reofferingasfollows:

③We'rewritinginthehopeofestablishingbusinessrelationswithyou.

④Weconfirmcablesexchangedasfollows:

>信的正文（TheBodyoftheLetter）：

信的正文是書信的主體，表達(dá)發(fā)信人的意見。根據(jù)中心思想分成段落，每一中心思想

為一段，眉目要清楚。注意分頁時(shí)的規(guī)則（P5）o

>結(jié)尾語（TheclosingSentences）:

一般用來總結(jié)本文所談的事項(xiàng)，提示對(duì)受信人的要求，如希望來函或電報(bào)訂貨、答

復(fù)詢問或作必要的聲明等，另外也附加一些略帶客套的語氣。其位置在正文結(jié)束之后,

另起一段。注意結(jié)尾語的兩種寫法（P5）。

①Inviewoftheabove,wesincerelyhopeyou'llnotthinkusunaccommodating.

②Pleaselookintothematterasoneofurgencyandletushaveyourcablereplybyreturn.

③Welookforwardtoyourearlyreply.

6）TheComplimentaryClose（結(jié)尾敬辭）

結(jié)束語是一種客套用語它應(yīng)與前面的稱呼相呼應(yīng)，后面加逗號(hào)。

第二個(gè)單詞小寫，后用逗號(hào)或不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)

Salutation（琳呼）Close（收辭）Comment（說明）

bearSir（s）Yoursfaithfully在英國這是正短用法，但美國

bearAAodam人反對(duì)這種結(jié)尾（他們用Your

sincerely或Yourstrulyll為

敬辭）

bearAAr.HornsYoursincerely這是不拘禮儀的結(jié)尾，用「雙

方已經(jīng)相識(shí)的人之間的通俏

TheSignature（署名）

*結(jié)束語的下面，應(yīng)將行號(hào)的名稱用大寫打出，必須由負(fù)責(zé)人簽名，簽名的下面為

使對(duì)方了解簽名人的姓名、職位，可以打字注明。

PerPro.簡(jiǎn)寫.（PerProcuration）在公司行號(hào)名稱之前加.或PerPro.說明簽字人是正式

代表組織，不是以個(gè)人身份簽名?；蛟诠久Q之前加For字，說明代表公司簽名或

代表某人負(fù)責(zé)簽名。

*外國函件都必須由負(fù)責(zé)人親筆簽名，如果用橡皮戳(rubberstamp)說明該信并非

本人親自過目，只是通函，不為人重視。

*EX.

Yoursincerely

(Signature)

Manager

ChinaNationalImport&ExportCorp.

OtherMatters(其他事項(xiàng))

a)References(編號(hào))

編號(hào)及字母可以使回信與先前發(fā)出的信函聯(lián)系起來，并確保及時(shí)到達(dá)確切的收信人或

部門。不寫上對(duì)方的編號(hào)會(huì)造成不便。Ex.

Yourref.

Ourref.

如果信頭沒有留出編號(hào)空位，那么編號(hào)就可以作為回信第一段的一部分。Ex.

DearSir:

Thankyouforyourletter,referenceALM/PS,of15thSeptember.

或者把編號(hào)打印為信函的標(biāo)題。Ex.

DearSir:

YourRef:ALM/PS

Thankyouforyourletterof15thSeptember.

b)Fortheattentionof(請(qǐng)某人注意)

這一短語用于寫信人在發(fā)信給一個(gè)單位時(shí)希望把信遞交給某個(gè)具體成員。表示的是承

辦本信件的具體個(gè)人或部門

該短語要在稱呼之上空兩行繕打，置于信的中央，加上下劃線。Ex.

TheAjaxElectricalCo.,Ltd.TheSecretary

FemhallDrive

REDBRIDGE,EssexIG45BN

England

FortheattentionofMr.T.Waterhouse

DearSir:

c）SubjectHeadings（標(biāo)題）

標(biāo)題有兩種主標(biāo)題（mainheadings）和分段標(biāo)題（paragraphheadings）

主標(biāo)題——在稱呼下面空兩行繕打，加上下劃線，置于信函中央。表示的是該信函的

主題

Ex.

DearSir:

YourOrderNo.3456

Re:YourOrderfor1,000Wide-screenTVSets

SHEEPWOOL

如果寫信的對(duì)方已使用過某一標(biāo)題，在此情況下應(yīng)該使用同一標(biāo)題；或者你開始通信

后可能為同一個(gè)問題多次通信，也應(yīng)用同樣的標(biāo)題為好。主標(biāo)題不用句點(diǎn)。

d）Enclosures（附件）

如果信函有附件，則應(yīng)在信的左下角的認(rèn)辯符號(hào)下面打上“Enclosure”或它的縮寫

Encl.或Enc.。若附件不止一份，則需注明附件的份數(shù)。

EX.

Enclosure:Brochure

Ends.:2Invoice

Enc.:1B/Lading

Encl.AsStated

e）Postscript（再啟）

信寫完后，如果想起還有要緊的話要說，可以在信末加.（Postscript的縮寫），引出補(bǔ)敘

的話，然后由發(fā)信人簽署本人簡(jiǎn)筆簽名（本人姓名的每一個(gè)字面，如ParkDavis,只

簽.）。鄭重的函件，一般不用.，因?yàn)橐f的話事前都應(yīng)該想到，不應(yīng)在寫好之后，再

加以補(bǔ)敘，它表示寫信人辦事不夠周密。

f）Carboncopy（抄送）

*位置：

附件之下，左對(duì)齊

*表示該信件同時(shí)抄送給他人

1.明抄：ccMarketingDepartment（Carboncopy,收信人知道被抄送）

2.暗抄：bccMr.Simpson（收信人不知道被抄送，只出現(xiàn)在發(fā)給被抄送人的信件

里）

g）Thesecondpage（第二頁）

Ifyourletteriswritteninmorethanonepage,youshouldusethepaperwiththeprinted

letterheadinthesecondandthethirdpage

II.LayoutofaBusinessLetter（商業(yè)信函的格式）

Fourmajorforms:

*IndentedForm縮格式

*BlockedForm齊頭式

*ModifiedBlockedForm改良齊頭式

*ScmiblockStylewithIndentedParagraphs混合式

III.EnvelopeAddressing信封格式

寫信人在上，收信人在下

根據(jù)收信人名稱地址的寫法分兩種格式：

*縮格式：收信人名稱地址逐行右縮

*齊頭式：收信人名稱地址左端對(duì)齊

ReturnAddress|〔Stamp

MailingDirection

Address

Remarksl

Remarks（備注）：私人信機(jī)密信掛號(hào)郵件快遞郵件Mail平

信（Urgent）急件Matter印刷品樣品

郵寄方式

*ViaAirMail（ByAirmail,orParAvion）航空

*Registered掛號(hào)

*ParcelPost郵包

*Express快遞

*SamplesPost樣品

捎交和轉(zhuǎn)交

如果信件不是通過郵寄，而是托某人轉(zhuǎn)交，則信封上不寫收信人的地址，只在收信人

名稱之下寫：

ByPolitenessof,ByKindnessof,ThroughtheCourtesyof,PerKindnessof,

Forwardedby,PerFavorof,By(or:With)Favorof,Favoredby,加上帶信人的姓名，例如

Mr.CharlesWood

KindnessofMr.J.W.Smith

如果不寫出帶信人的姓名，則只需在收信人姓名之上寫：PleaseForward,例如：

PleaseForward

Mr.James

如果信件通過郵局寄給第三者轉(zhuǎn)交給收信人，則要在收信人姓名下面寫明轉(zhuǎn)交人的姓

名，其前面加c/。(二careof由……轉(zhuǎn)交)，例如：

Mr.ParkDavis

c/oMr.HaroldWood

318DoswellAvenue

FortArkinson,Wisconsin

TheUnitedStatesofAmerica

IV.LayoutofE-mails電子郵件格式

外發(fā)的郵件

接收的郵件

V.UsefulSentencesonOpeningSentencesandClosingSentences

*Wehavepleasureininformingyouthatweareveryinterestedinyourproducts.

*ThepurposeofthisletteristoinformyouthatL/Cwillbeopenedinafewdays.

*Weassureyouofourbestservicesatalltimes.

*Weareinreceiptofyourletterofthe10thJulyinquiringfortablecloth.

*Enclosedpleasefindabrochureandpricelist.

*Accordingtotheinstructionsgiveninyourletterofthe20thoflastmonthwecan

effectshipmentwithinthismonth.

*1willwriteyouparticularsinmynext.

VI.Exercises

P22

TheLayoutandTranslation.

Unit2

教研室：英語專業(yè)教研室教師姓名：麻建學(xué)

課程06英語專業(yè)語言學(xué)1,2,3

外貿(mào)函電授課專業(yè)及班次

名稱班和翻譯1,2班

explanation;discussion;

授課

EstablishingBusinessRelations授課方式及學(xué)時(shí)exemplification

內(nèi)容

4學(xué)時(shí)

1.InformationChannelsforBusinessRelations

目的

2.Knowtheessentialcomponentsofalettertoestablishbusinessrelations

要求

3.Mastertypicalsentencesandexpressionsinwritingsuchletters

重點(diǎn)與1.InformationChannelsforBusinessRelations

難點(diǎn)2.Thecomponentsoflettersofestablishmentofbusinessrelations

1.Introduction(5M)

講授

2.InformationChannelsforBusinessRelations(20M)

內(nèi)容

3.EstablishmentofBusinessReladons(30M)

及

4.StudyofSpecimenLetters(35M)

時(shí)間

5.ClassPracticeandActivities(20M)

分配

6.Exercises(70M)

教

具Blackboard:chalk;explanation;discussion;exemplification,Multi-mediafacilities

參考

《外貿(mào)英語函電》蘭天東北財(cái)經(jīng)大學(xué)出版社2004

資料

Chapter2EstablishingBusinessRelations

I.Introduction

Weallknowthatitisimportanttohaveawidebusinessconnections.Ifyouareworkingfora

well-establishedbusiness(company),youmayfindit'snotnecessarytodoso,becauseyou'vealready

hadlotsofcustomers.However,youmayapproachcompaniesthatwishtodobusinesswithyou.Under

thiscircumstance,doyouknowhowtowriteananswerOntheotherhand,ifyou'reworkingfbra

newly-establishedcorporation,youmayfinditnecessarytolookfbryourowncustomers.Doyouknow

whereandhowtofindthemThisiswhatwe'lldiscussinthischapter.

II.InformationChannelsforBusinessRelations

I.OverseasChamberofCommerce

2.TheEconomicandCommercialCounselor'sOfficeoftheEmbassyofPeople'sRepublicofChinain

ForeignCountries

3.Yourbranchofficesabroad

4.Directories

5.Publication

.PublicCommerceInformationService,publishedbytheMinistryofCommerce,.China.

6.BusinessHousesofthesametrade

7.Advertisements

8.Internet.

III.EstablishmentofBusinessRelations

1.Howtowritetothecompanyyouwishtocontactforthefirsttime

?beginyourletterbytellingtherecipienthowhisnameandaddressareknowntoyou.P49

*Wehaveyournameandaddressfromsomebody.

*Wegot/obtainedyournameandaddressthrough??,(certainchannels).

*Yournameandaddresshavebeenrecommended/introducedtousby…(sb)

②Thepurposeofyourletter

*P50:10

*P49:5

③providenecessaryinformationaboutyourselfsuchasyourlineofbu