Access 數(shù)據(jù)庫基礎(chǔ)與應(yīng)用項目式教程（Access 2019）（微課版）課件 工作任務(wù)8 創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫和表

Access數(shù)據(jù)庫基礎(chǔ)與應(yīng)用

項目式教程（Access2019）（微課版）工作任務(wù)8創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫和表主要內(nèi)容8.5任務(wù)拓展8.6任務(wù)檢測8.4任務(wù)實施8.2任務(wù)目標8.1任務(wù)描述8.7任務(wù)總結(jié)8.3知識儲備

8.1任務(wù)描述

本任務(wù)將創(chuàng)建新的數(shù)據(jù)庫——商貿(mào)管理系統(tǒng)。除了導(dǎo)入原有數(shù)據(jù)庫中的供應(yīng)商、類別、客戶、商品、訂單表外，還將修改和維護商品表、訂單表，然后創(chuàng)建新的進貨表和庫存表，為數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)升級做好準備。

8.2任務(wù)目標

了解數(shù)據(jù)庫應(yīng)用系統(tǒng)的開發(fā)流程。

掌握數(shù)據(jù)庫安全的設(shè)置方法。

能熟練、正確地從其他數(shù)據(jù)庫中導(dǎo)入數(shù)據(jù)表。

熟練使用表設(shè)計器創(chuàng)建和修改表結(jié)構(gòu)。

熟練進行數(shù)據(jù)的編輯，正確編輯表間關(guān)系。8.3知識儲備8.3.1數(shù)據(jù)庫應(yīng)用系統(tǒng)的設(shè)計流程

數(shù)據(jù)庫應(yīng)用系統(tǒng)的開發(fā)流程一般采用生命周期理論。生命周期理論是應(yīng)用系統(tǒng)從提出需求、形成概念開始，經(jīng)過分析論證、系統(tǒng)開發(fā)、使用維護，直到淘汰或被新的應(yīng)用系統(tǒng)取代的過程。數(shù)據(jù)庫應(yīng)用系統(tǒng)的開發(fā)流程可以分為6個階段，分別為需求分析階段、概念設(shè)計階段、邏輯設(shè)計階段、物理設(shè)計階段、數(shù)據(jù)庫實施階段、數(shù)據(jù)庫的運行和維護階段。其中，與數(shù)據(jù)庫設(shè)計最密切的4個階段如圖3.1所示。圖3.1數(shù)據(jù)庫設(shè)計階段示意圖1．需求分析（1）調(diào)查用戶的需求。

①信息需求。

②處理需求。

③安全性和完整性需求。（2）分析和表達用戶的需求。

①數(shù)據(jù)流圖

②數(shù)據(jù)字典2．概念設(shè)計

概念設(shè)計最常用的工具是E-R圖，具體的設(shè)計步驟如下。（1）確定實體。（2）確定實體的屬性。（3）確定實體的主鍵。（4）確定實體間的聯(lián)系類型。（5）畫出E-R圖。3．邏輯設(shè)計

邏輯結(jié)構(gòu)設(shè)計的任務(wù)就是把概念結(jié)構(gòu)轉(zhuǎn)換為選用的DBMS支持的數(shù)據(jù)模型的過程。設(shè)計邏輯結(jié)構(gòu)按理應(yīng)選擇對某個概念結(jié)構(gòu)最好的數(shù)據(jù)模型，然后對轉(zhuǎn)換結(jié)果進行規(guī)范化處理。關(guān)系數(shù)據(jù)庫的邏輯結(jié)構(gòu)由一組關(guān)系模型組成，這個階段就是將E-R圖轉(zhuǎn)化為關(guān)系模型的過程。4．物理設(shè)計（1）確定數(shù)據(jù)的存儲結(jié)構(gòu)。（2）存取路徑的選擇和調(diào)整。（3）確定數(shù)據(jù)存放位置。（4）確定存儲分配。5．數(shù)據(jù)庫實施

運用DBMS提供的數(shù)據(jù)語言、工具及宿主語言，根據(jù)邏輯設(shè)計和物理設(shè)計的結(jié)果建立數(shù)據(jù)庫，編制與調(diào)試應(yīng)用程序，組織數(shù)據(jù)入庫，并試運行。6．數(shù)據(jù)庫的運行和維護

數(shù)據(jù)庫應(yīng)用系統(tǒng)經(jīng)過試運行后即可投入正式運行。在數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)運行過程中必須不斷地對其進行評價、調(diào)整與修改。8.3.2數(shù)據(jù)庫安全

為了保證數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)安全可靠地運行，創(chuàng)建好的數(shù)據(jù)庫必須考慮安全性的管理和保護。數(shù)據(jù)庫的安全一般分為數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的運行安全和數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全。在Access數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中，可以通過多種方法來保存數(shù)據(jù)信息，進而強化數(shù)據(jù)庫的安全性。1．Access安全性的新增功能（1）更高的易用性。（2）信任中心。（3）更少的警告消息。

默認情況下，如果打開一個非信任的.accdb文件，將看到一個稱為“消息欄”的工具，如圖3.2所示。當打開的數(shù)據(jù)庫中包含一個或多個禁用的數(shù)據(jù)庫內(nèi)容、宏、ActiveX控件、表達式以及VBA代碼時，若要信任該數(shù)據(jù)庫，可以使用消息欄來啟用任何這樣的數(shù)據(jù)庫內(nèi)容。

圖3.2安全警告消息欄（4）使用更強的算法來加密那些使用數(shù)據(jù)庫密碼功能的.accdb文件格式的數(shù)據(jù)庫。（5）新增了一個在禁用數(shù)據(jù)庫時運行的宏操作子類。2．數(shù)據(jù)庫權(quán)限控制

數(shù)據(jù)庫權(quán)限用于指定用戶對數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)或?qū)ο髶碛械脑L問權(quán)限類型。一種簡單的保護方法是為Access數(shù)據(jù)庫設(shè)置密碼。設(shè)置密碼后，每次打開數(shù)據(jù)庫時都將顯示要求輸入密碼的對話框。只有輸入正確密碼的用戶才可以打開數(shù)據(jù)庫，數(shù)據(jù)庫中的所有對象對用戶都是可用的。若要對數(shù)據(jù)庫實施安全措施，那么最靈活、最廣泛的方法是用戶級安全機制，包括創(chuàng)建工作組管理員，設(shè)置用戶和組權(quán)限、用戶和組賬戶。3．數(shù)據(jù)庫的壓縮和修復(fù)

為確保實現(xiàn)數(shù)據(jù)庫的最佳性能，應(yīng)該定期壓縮和修復(fù)Access文件。用戶可壓縮和修復(fù)當前的Access數(shù)據(jù)庫文件，也可選擇【文件】→【選項】命令，打開“Access選項”對話框。單擊左側(cè)的“當前數(shù)據(jù)庫”選項，在右側(cè)的“應(yīng)用程序選項”下，選中【關(guān)閉時壓縮】復(fù)選框，這樣每次關(guān)閉Access時，都對其進行壓縮和修復(fù)。4．數(shù)據(jù)庫備份

除可以對數(shù)據(jù)庫采取一些策略來保存數(shù)據(jù)庫以外，最重要、最直接的作用是可以對整個數(shù)據(jù)庫進行備份操作。遇到意外情況，可用備份副本還原數(shù)據(jù)庫。5．生成ACCDE文件

為了保護Access數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中創(chuàng)建的各類對象不被他人擅自修改或查看，隱藏并保護數(shù)據(jù)庫包含的VBA代碼，可將設(shè)計好并完成測試的Access數(shù)據(jù)庫保存為ACCDE文件格式，以保證數(shù)據(jù)庫安全。生成ACCDE文件的操作也稱為數(shù)據(jù)庫打包。生成ACCDE文件的過程是對數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)進行編譯，自動刪除所有可編輯的VBA源代碼并壓縮數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。8.4任務(wù)實施8.4.1設(shè)計“商貿(mào)管理系統(tǒng)”數(shù)據(jù)庫

1．用戶需求分析

科源信息技術(shù)公司經(jīng)過幾年的發(fā)展，經(jīng)營規(guī)模進一步擴大，除了商品、供應(yīng)商、客戶、訂單等基本信息的管理外，還增加進銷存管理功能，實現(xiàn)進貨、銷售和庫存管理。因此需要修改原有的商品表和訂單表，新增進貨表和庫存表，能方便地實現(xiàn)查詢、匯總銷售資料和打印報表等功能。2．概念設(shè)計

根據(jù)需求分析，商貿(mào)管理系統(tǒng)的實體包括商品、供應(yīng)商、類別、客戶、訂單、進貨和庫存。（1）商品實體及其屬性的E-R圖如圖3.3所示。（2）供應(yīng)商實體及其屬性的E-R圖如圖3.4所示。（3）類別實體及其屬性的E-R圖如圖3.5所示。圖3.3商品實體及其屬性的E-R圖圖3.4供應(yīng)商實體及其屬性的E-R圖圖3.5類別實體及其屬性的E-R圖（4）客戶實體及其屬性的E-R圖如圖3.6所示。（5）訂單實體及其屬性的E-R圖如圖3.7所示。（6）進貨實體及其屬性的E-R圖如圖3.8所示。圖3.6客戶實體及其屬性的E-R圖

圖3.7訂單實體及其屬性的E-R圖圖3.8進貨實體及其屬性的E-R圖（7）庫存實體及其屬性的E-R圖如圖3.9所示。（8）“商貿(mào)管理系統(tǒng)”實體之間聯(lián)系的E-R圖如圖3.10所示。圖3.9庫存實體及其屬性的E-R圖圖3.10“商貿(mào)管理系統(tǒng)”實體之間聯(lián)系的E-R圖3．邏輯設(shè)計

關(guān)系數(shù)據(jù)庫的邏輯設(shè)計實際就是把E-R圖轉(zhuǎn)換為關(guān)系模式。對于Access關(guān)系數(shù)據(jù)庫來說，關(guān)系就是二維表，關(guān)系模式也稱為表模式，可表示為：表名（字段名1，字段名2，……，字段名n）。

“商貿(mào)管理系統(tǒng)”的表模式如下。（1）商品。

商品（商品編號，商品名稱，類別編號，規(guī)格型號，供應(yīng)商編號，進貨價，銷售價）

“商品”表的主鍵為“商品編號”。（2）供應(yīng)商。

供應(yīng)商（供應(yīng)商編號，公司名稱，地址，城市，電話，銀行賬號）

“供應(yīng)商”表的主鍵為“供應(yīng)商編號”。（3）類別。

類別（類別編號，類別名稱，說明，圖片）

“類別”表的主鍵為“類別編號”。（4）客戶。

客戶（客戶編號，公司名稱，聯(lián)系人，職務(wù)，地址，城市，地區(qū)，電話）

“客戶”表的主鍵為“客戶編號”。（5）訂單。

訂單（訂單編號，商品編號，訂購日期，發(fā)貨日期，客戶編號，訂購量，銷售部門，業(yè)務(wù)員，銷售金額，業(yè)務(wù)員，銷售金額，是否付款，付款日期）

訂單”表的主鍵為“訂單編號+商品編號”。（6）進貨。

進貨（入庫編號，商品編號，供應(yīng)商編號，入庫日期，數(shù)量，備注）

“進貨”表的主鍵為“入庫編號”。（7）庫存。

庫存（商品編號，商品名稱，類別編號，規(guī)格型號，數(shù)量）

“庫存”表的主鍵為“商品編號”。8.4.2創(chuàng)建“商貿(mào)管理系統(tǒng)”數(shù)據(jù)庫

（1）啟動Access程序，進入Access工作界面。（2）新建數(shù)據(jù)庫文件。8.4.3創(chuàng)建數(shù)據(jù)表

1．導(dǎo)入“供應(yīng)商”“類別”“客戶”“商品”“訂單”表（1）打開“商貿(mào)管理系統(tǒng)”數(shù)據(jù)庫。（2）導(dǎo)入“商店管理系統(tǒng)”中的“供應(yīng)商”“類別”“客戶”“商品”“訂單”表。①單擊【外部數(shù)據(jù)】→【導(dǎo)入并鏈接】→【Access】

按鈕，彈出“獲取外部數(shù)據(jù)Access數(shù)據(jù)庫”對話框，指

定要導(dǎo)入文件為“D:\數(shù)據(jù)庫\商店管理系統(tǒng).accdb”，

如圖3.11所示。圖3.11“獲取外部數(shù)據(jù)-Access數(shù)據(jù)庫”對話框

②單擊【確定】按鈕，彈出圖3.12所示的“導(dǎo)入對象”對話框。（3）在“表”選項卡中分別單擊選中“訂單”“供應(yīng)商”“客戶”“類別”“商品”表。（4）單擊【確定】按鈕，完成表的導(dǎo)入。單擊【關(guān)閉】按鈕，返回“商貿(mào)管理系統(tǒng)”數(shù)據(jù)庫，導(dǎo)入表后的數(shù)據(jù)庫如圖3.13所示。圖3.12“導(dǎo)入對象”對話框圖3.13導(dǎo)入數(shù)據(jù)表后的“商貿(mào)管理系統(tǒng)”數(shù)據(jù)庫2．修改“商品”表

根據(jù)“商貿(mào)管理系統(tǒng)”數(shù)據(jù)庫的應(yīng)用需要，下面刪除“商品”表中的“數(shù)量”字段，將“單價”字段名更改為“銷售價”，并新增“進貨價”字段，字段屬性同“銷售價”。（1）在導(dǎo)航窗格中用鼠標右鍵單擊“商品”表，從快捷菜單中選擇【設(shè)計視圖】命令，打開表設(shè)計器。（2）刪除“數(shù)量”字段。（3）選中“單價”字段，將其字段名稱修改為“銷售價”，并將驗證文本更改為“銷售價應(yīng)為正數(shù)！”。（4）添加“進貨價”字段。圖3.14刪除字段提示框圖3.15數(shù)據(jù)完整性規(guī)則已經(jīng)更改的提示框圖3.16修改后的“商品”表設(shè)計器3．修改“訂單”表

在“訂單”表中增加“業(yè)務(wù)員”“銷售金額”“是否付款”和“付款日期”字段，新增字段的屬性如表3.1所示。字段名稱數(shù)據(jù)類型字段大小其他設(shè)置說

明業(yè)務(wù)員短文本5有（有重復(fù)）索引銷售金額貨幣銷售價*訂購量是否付款是/否付款日期日期/時間表3.1“訂單”表新增字段的屬性（1）打開“訂單”表的設(shè)計視圖。（2）在字段行最后添加“業(yè)務(wù)員”字段，設(shè)置數(shù)據(jù)類型為“短文本”，字段大小為“5”，索引為“有（有重復(fù)）”。（3）增加“銷售金額”字段，設(shè)置數(shù)據(jù)類型為“貨幣”，輸入字段說明“銷售價*訂購量”。（4）增加“是否付款”字段，設(shè)置數(shù)據(jù)類型為“是/否”。（5）增加“付款日期”字段，設(shè)置數(shù)據(jù)類型為“日期/時間”。（6）修改后的“訂單”表的結(jié)構(gòu)如圖3.17所示，保存后關(guān)閉表設(shè)計器。圖3.17修改后的“訂單”表的結(jié)構(gòu)4．創(chuàng)建“進貨”表

“進貨”表的字段包括入庫編號、商品編號、供應(yīng)商編號、入庫日期、數(shù)量和備注。

“進貨”表主要用于記錄入庫信息，結(jié)合實際工作的特點，確定表中各字段的基本屬性，如表3.2所示。字段名稱數(shù)據(jù)類型字段大小其他設(shè)置說

明入庫編號短文本8主鍵、有（無重復(fù)）索引，設(shè)置掩碼格式為“00\-00000”用掩碼來構(gòu)造格式，例如，“20-06001”表示2020年6月的001號進貨單商品編號查閱向?qū)?有（有重復(fù)）索引與“商品”表中的項相同供應(yīng)商編號查閱向?qū)?有（有重復(fù)）索引與“供應(yīng)商”表中的項相同入庫日期日期/時間數(shù)量數(shù)字整型默認值為0，必須輸入>0的整數(shù)，輸入無效數(shù)據(jù)時提示“數(shù)量應(yīng)為正整數(shù)！”，必填字段備注長文本表3.2“進貨”表的結(jié)構(gòu)（1）單擊【創(chuàng)建】→【表格】→【表設(shè)計】按鈕，打開表設(shè)計器。（2）創(chuàng)建“入庫編號”字段。按表3.2所示的屬性設(shè)置“字段名稱”“數(shù)據(jù)類型”“說明”“字段大小”“輸入掩碼”及“索引”，并將該字段設(shè)置為主鍵。（3）創(chuàng)建“商品編號”字段。由于“商品編號”字段

在“商品”表中已存在，因此這里的“商品編號”字

段的屬性設(shè)置與“商品”表中的項相同。將該字段設(shè)

置為“查閱向?qū)А?，引用“商品”表中的“商品編號?/p>

字段。（4）創(chuàng)建“供應(yīng)商編號”字段。創(chuàng)建該字段的方法與

創(chuàng)建“商品編號”字段的方法相同，該字段引用“供

應(yīng)商”表中的“供應(yīng)商編號”字段。（5）設(shè)置“入庫日期”字段，將數(shù)據(jù)類型設(shè)置為“日

期/時間”，其余屬性為默認值。（6）創(chuàng)建“數(shù)量”字段。設(shè)置數(shù)據(jù)類型為“數(shù)字”，字段大小為“整型”，默認值為“0”，驗證規(guī)則為“＞0”，驗證文本為“數(shù)量應(yīng)為正整數(shù)！”，“必須”屬性為“是”。（7）設(shè)置“備注”字段，數(shù)據(jù)類型為“長文本”，其余屬性為默認值。（8）保存“進貨”表的結(jié)構(gòu)。5．創(chuàng)建“庫存”表

根據(jù)實際工作情況，定義“庫存”表包括以下字段：商品編號、商品名稱、類別編號、規(guī)格型號、庫存量。由于該表的字段類似于“商品”表，因此，該表的創(chuàng)建可將復(fù)制的“商品”表的結(jié)構(gòu)，稍做修改來完成。（1）選中“商貿(mào)管理系統(tǒng)”數(shù)據(jù)庫中的“商品”表。（2）復(fù)制“商品”表的結(jié)構(gòu)，生成新表“庫存”表。（3）修改“庫存”表的結(jié)構(gòu)。（4）保存后關(guān)閉表設(shè)計器。8.4.4維護數(shù)據(jù)表

1．修改“商品”表的數(shù)據(jù)

由于在“商品”表中新增了字段“進貨價”，下面需要為該列輸入相應(yīng)的數(shù)據(jù)。（1）雙擊“商品”表，在數(shù)據(jù)表視圖下打開表。（2）為“進貨價”列添加圖3.18所示的數(shù)據(jù)值。圖3.18修改“商品”表的數(shù)據(jù)2．修改“訂單”表的數(shù)據(jù)（1）打開“訂單”表的數(shù)據(jù)表視圖。（2）為“訂單”表中的“業(yè)務(wù)員”“是否付款”和“付款時間”列添加圖3.19所示的數(shù)據(jù)。3．輸入“進貨”表的數(shù)據(jù)（1）打開“進貨”表的數(shù)據(jù)表視圖。（2）為“進貨”表輸入數(shù)據(jù)，如圖3.20所示。圖3.19修改“訂單”表的數(shù)據(jù)圖3.20輸入“進貨”表的數(shù)據(jù)4．輸入“庫存”表的數(shù)據(jù)（1）打開“庫存”表的數(shù)據(jù)表視圖。（2）為“庫存”表輸入圖3.21所示的數(shù)據(jù)。圖3.21輸入“庫存”表的數(shù)據(jù)8.4.5建立表間關(guān)系

在商貿(mào)管理系統(tǒng)中，新增了“進貨”表和“庫存”表，因此，需要修改數(shù)據(jù)庫中的表間關(guān)系。（1）單擊【數(shù)據(jù)庫工具】→【關(guān)系】→【關(guān)系】按鈕

，打開圖3.22所示的“關(guān)系”窗口。（2）編輯“進貨”和“商品”“供應(yīng)商”表間的關(guān)系。圖3.22商貿(mào)管理系統(tǒng)中已有的數(shù)據(jù)表關(guān)系（3）在“關(guān)系”窗口中添加“庫存”表。

①用鼠標右鍵單擊“關(guān)系”窗口的空白位置，在彈出的快捷菜單中選擇【顯示表】命令，彈出圖3.23所示的“顯示表”對話框。

②選中“庫存”表，單擊【添加】按鈕，將“庫存”表添加到“關(guān)系”窗口中。圖3.23“顯示表”對話框（4）建立“庫存”表和“商品”表的關(guān)系。

①將“商品”表中的“商品編號”字段拖曳到“庫存”表中的“商品編號”字段處，釋放鼠標左鍵，彈出圖3.24所示的“編輯關(guān)系”對話框。

②選中【實施參照完整性】復(fù)選框和【級聯(lián)更新相關(guān)字段】復(fù)選框。

③單擊【創(chuàng)建】按鈕，即可建立“庫存”表和“商品”表的一對一關(guān)系。圖3.24“編輯關(guān)系”對話框（5）編輯好的關(guān)系如圖3.25所示，保存關(guān)系后關(guān)閉“關(guān)系”窗口。圖3.25商貿(mào)管理系統(tǒng)的關(guān)系8.5任務(wù)拓展8.5.1備份數(shù)據(jù)庫

Access的數(shù)據(jù)庫壓縮和修復(fù)功能可以解決數(shù)據(jù)庫損壞的一般問題，但如果數(shù)據(jù)庫發(fā)生了嚴重的損壞，那么修復(fù)功能也不能修復(fù)所有受損的部分。增強數(shù)據(jù)庫的安全性，保證數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)不會因為意外情況而遭到破壞的最有效方法是經(jīng)常備份數(shù)據(jù)庫文件。Access數(shù)據(jù)庫損壞時，可以使用創(chuàng)建的備份來還原數(shù)據(jù)庫。

備份數(shù)據(jù)庫文件時，既可以使用Windows環(huán)境中復(fù)制文件的一般方法來備份，也可以在Access環(huán)境中備份。

備份數(shù)據(jù)庫時，Access首先會保存并關(guān)閉在“設(shè)計視圖”中打開的對象，然后使用指定的名稱和位置保存數(shù)據(jù)庫文件的副本。在Access環(huán)境中備份數(shù)據(jù)庫文件的一般操作步驟如下。（1）啟動Access，打開指定的數(shù)據(jù)庫，如“商貿(mào)管理系統(tǒng)”數(shù)據(jù)庫。（2）選擇【文件】→【另存為】命令，顯示圖3.26所示的MicrosoftOfficeBackstage視圖。（3）選擇【數(shù)據(jù)庫另存為】→【高級】→【備份數(shù)據(jù)庫】選項，單擊【另存為】按鈕，打開“另存為”對話框。圖3.26MicrosoftOfficeBackstage視圖（4）保存?zhèn)浞莸臄?shù)據(jù)庫。

①在“另存為