溝通協(xié)調(diào)在辦公室工作中的應(yīng)用

PAGEPAGE4溝通協(xié)調(diào)在辦公室工作中的應(yīng)用所謂溝通協(xié)調(diào)，即人與人之間、人與群體之間思想與感情的傳遞和反饋的過程，觀念和消息的互相了解過程，整個過程是一種持續(xù)性與互動性的過程，其目的在于創(chuàng)造一致性。良好有效地溝通協(xié)調(diào)能夠化解矛盾、贏得合作、促成工作的順利開展。辦公室在各級黨政機關(guān)和企事業(yè)單位，歷來有著十分重要的地位。它是各級各類部門制定、實施和修正決策的“中樞神經(jīng)”，是收集、加工、傳遞與反饋信息的綜合網(wǎng)絡(luò)，是溝通上下、協(xié)調(diào)四方、保證機關(guān)正常運轉(zhuǎn)的重要“樞紐”。辦公室的主要任務(wù)就是為領(lǐng)導(dǎo)、為基層、和部門服務(wù)。圍繞這“三個服務(wù)”辦公室必須發(fā)揮好參謀助手、督查督辦和綜合協(xié)調(diào)“三個作用”。溝通協(xié)調(diào)是辦公室工作的重要職能，具備良好的溝通協(xié)調(diào)技能，掌握高超的溝通協(xié)調(diào)藝術(shù)，是出色完成辦公室工作的保證。一、辦公室工作的主要作用1、發(fā)揮參謀助手作用。發(fā)揮好辦公室的參謀助手作用，主要體現(xiàn)在四個方面：一是更新、更快、更實、更有針對性為集團領(lǐng)導(dǎo)提供更多有價值、有見地、有份量的決策信息；二是圍繞集團的中心工作組織調(diào)查研究，使更多的調(diào)研建議轉(zhuǎn)化為集團的決策參考，轉(zhuǎn)化為推動公司發(fā)展的實際成果；三是堅持以領(lǐng)導(dǎo)滿意度、基層認同感和工作指導(dǎo)性為原則，做好重要文稿的起草工作，正確傳達上級指示精神，準確體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)工作意圖，如實反映基層真實情況。四是從領(lǐng)導(dǎo)的角度和全局的高度去思考、策劃和處理問題，做到“參之有道”，又要做到“謀之有方”，還要做到“言之及時”，努力與集團中心工作合拍共振。2、發(fā)揮督促檢查作用。督促檢查是推動決策落實的重要手段，辦公室的督促檢查作用是確保集團決策的貫徹執(zhí)行。一是要緊扣中心，突出重點，要把主要力量放在促進重大決策的領(lǐng)導(dǎo)重要批示的貫徹落實上，通過督促檢查，突破障礙、消除梗阻，促進問題的及時解決，推動決策的順利實施。二是盡職盡責，有查必果，要充分發(fā)揮自身的督查工作職能，把注重實效性作為提高督查工作質(zhì)量的重點來抓，保證事事有回音，件件有著落，真正做到“議而決，決而行”。三是要改進方法，注重實效，要把督查的過程作為發(fā)現(xiàn)問題、解決問題的過程，作為統(tǒng)一思想、協(xié)調(diào)矛盾的過程，作為加快實施、促進落實的過程，為推動決策落實發(fā)揮更加積極的作用。3、發(fā)揮協(xié)調(diào)綜合作用。一是要充分發(fā)揮樞紐作用，要通過辦公室這個運轉(zhuǎn)樞紐，促使上上下下圍繞中心、方方面面形成合力；二是要充分發(fā)揮統(tǒng)籌作用，在重大會議活動組織中，要提前介入，做好預(yù)案，周密安排，精心組織，保證活動順利進行。辦公室要帶頭提高行政效率，要精心為領(lǐng)導(dǎo)安排時間、日程、使時間的浪費減少到最低限度，保證領(lǐng)導(dǎo)能夠集中精力謀全局、抓大事。三是要充分發(fā)揮牽頭作用，者“行為”的要求。當同級有困難時，應(yīng)當熱情幫一把；當同級出了差錯時，應(yīng)當主動去幫助彌補；當同級有問題時，應(yīng)當盡力挽救，而不是作一個輕閑自在的旁觀者。

二是見賢思齊，強者為師。在同級關(guān)系中，不僅要有“容人之短”的肚量，更要有“容人之長”的胸懷。也就是說不能因為別人比你差就瞧不起他，無視于他的存在，更不能因為別人比你強就產(chǎn)生妒忌他人，這樣的話即不利于自己本身的提高，也有損于同級之間的關(guān)系。對此，應(yīng)該積極地向賢者看齊，虛心學習他人的長處。3、與下級之間的溝通協(xié)調(diào)。一是大膽信任和授權(quán)。上級與下級之間應(yīng)該是近距離，這樣才能使工作有利地開展，要知人善任，用人不疑，放手下面，敢于承擔責任，提高領(lǐng)導(dǎo)藝術(shù)，充分調(diào)動員工的積極性和創(chuàng)造性，實現(xiàn)人盡其才，才盡其用。所以信任就是兩都之間最好的橋梁。辦公室主任作為領(lǐng)導(dǎo)者對下屬越信任，就越愿意授權(quán)于下屬，而下屬就會更加尊重領(lǐng)導(dǎo)者，彼此的關(guān)系就越融洽。相反，如果不信任下屬，任何事情都自己做的話，自己一個人忙不過來不說，下屬也會覺得你是對他工作能力的懷疑，所以大膽信任與授權(quán)就是溝通的開始。

二是展現(xiàn)微笑的親和力。作為一個領(lǐng)導(dǎo)如果對你真誠地微笑，你會覺得它給人溫曖，從而精神飽滿，工作有勁；也會覺得它是一種鼓舞，給自己增添了幾分自信；也會覺得它是一種信任；還會覺得它給人以安慰。所以，領(lǐng)導(dǎo)者的微笑對下屬具有很大的魅力，給予下屬的是更多的自信。三是展現(xiàn)示范帶頭的威信。“站著指揮”不如“干著指揮”，辦公室主任作為一個領(lǐng)導(dǎo)者，光會說如何如何做是不夠的，重要的還要會“干著指揮”，從擬定實施方案，安排工作程序，制定操作規(guī)程，建立責任制度等方面要親歷親為，只有這樣辦公室主任才能帶領(lǐng)下屬均能做到“坐下來能寫，站起來能講，走出去能干”。其實某些情況下，這種無聲的命令甚至比有聲的、文字的命令更有效、更有威力。他不是靠領(lǐng)導(dǎo)手中的權(quán)力，不是強制力，而是靠領(lǐng)導(dǎo)者自身的模范帶頭、艱苦實干的作風形成的一種威望之力，也是一種最神圣的指揮。4、積極開發(fā)多種形式的溝通協(xié)調(diào)渠道。個別的溝通是一種有效的溝通，團體的溝通也是十分重要的；上班時的溝通是必要的，下班后的溝通也是需要的；正式場合的溝通是少不了的，非正式場合的溝通也是行之有效的。當然，隨著現(xiàn)代社會的發(fā)展，人們之間的溝通手段已經(jīng)發(fā)生了深刻的變化，渠道越來越廣泛，手段越來