CNAS-TRC-003-2008 現(xiàn)場(chǎng)審核記錄指南

發(fā)布日期：2008年9月2日發(fā)布日期：2008年9月2日序認(rèn)證及其認(rèn)可作為一種國際通行的技術(shù)評(píng)價(jià)方法，因其對(duì)質(zhì)量、環(huán)境、安全及能力等方面控制能力和績效的評(píng)價(jià)作用，及其在貿(mào)易、消費(fèi)、健康、信息和社會(huì)責(zé)任等領(lǐng)域的廣泛運(yùn)用，已使之成為了服務(wù)于國家經(jīng)濟(jì)發(fā)展、貿(mào)易政策的重要技術(shù)手段和公共行政管理的重要依托。我國政府、行業(yè)和社會(huì)對(duì)合格評(píng)定活動(dòng)及其結(jié)果的高度重視和逐步認(rèn)同，提升了認(rèn)證認(rèn)可工作的技術(shù)權(quán)威性和社會(huì)價(jià)值，同時(shí)也給認(rèn)證認(rèn)可工作提出了更高的發(fā)展要求，即提高認(rèn)證認(rèn)可工作質(zhì)量、增強(qiáng)認(rèn)證認(rèn)可工作的科學(xué)性和有效性，并以此確保認(rèn)證認(rèn)可結(jié)果的公信力。中國合格評(píng)定國家認(rèn)可委員會(huì)(CNAS)一貫重視認(rèn)證認(rèn)可基礎(chǔ)理論和應(yīng)用技術(shù)的研究，并將其作為實(shí)現(xiàn)認(rèn)證認(rèn)可工作可持續(xù)發(fā)展的一項(xiàng)重要措施。本著發(fā)揮行業(yè)優(yōu)勢(shì)、組織開發(fā)了旨在為認(rèn)證工作提供實(shí)用幫助的系列技術(shù)報(bào)告。這些技術(shù)報(bào)告體現(xiàn)了與認(rèn)證及其審核有關(guān)的理念、方法和經(jīng)驗(yàn)，反映了認(rèn)可機(jī)構(gòu)和認(rèn)證機(jī)構(gòu)對(duì)有關(guān)認(rèn)可規(guī)范和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的一致理解和認(rèn)識(shí)。這些技術(shù)報(bào)告旨在為認(rèn)證機(jī)構(gòu)的管理和審核提供指導(dǎo)。然而，這些技術(shù)報(bào)告不擬作為對(duì)有關(guān)認(rèn)可規(guī)范及其相關(guān)要求的釋義，它們僅從操作層面上就實(shí)施方法給出指導(dǎo)性建議，所提供的示例并非唯一可選的方法，僅供說明或參考之用。這些技術(shù)報(bào)告可為認(rèn)證機(jī)構(gòu)的管理和審核借鑒之用，也可為認(rèn)可機(jī)構(gòu)的評(píng)審提供參考。《現(xiàn)場(chǎng)審核記錄指南》為認(rèn)證機(jī)構(gòu)各類管理體系現(xiàn)場(chǎng)審核信息的記錄提供指南。本技術(shù)報(bào)告由CNAS提出并歸口。本技術(shù)報(bào)告主要起草單位：CNAS和華夏認(rèn)證中心有限公司。本技術(shù)報(bào)告主要起草人：穆瑾、王梅、劉曉紅、紀(jì)振雙、閆振剛、喬梁?，F(xiàn)場(chǎng)審核記錄指南為證實(shí)審核活動(dòng)達(dá)到了預(yù)期的目標(biāo)，一份簡明、適度的審核記錄至少能夠傳遞諸如以下方面的信息：b.提供了適當(dāng)?shù)膶徍俗C據(jù)；c.顯示了審核覆蓋的區(qū)域(例如，場(chǎng)所、職能、活動(dòng)或過程等)、審核路線和獲取審核證據(jù)的方式；f.提供了依照審核策劃的安排完成規(guī)定要求(審核)的客觀證據(jù)；g.適當(dāng)時(shí)，在發(fā)生申、投訴或重大質(zhì)量、安全和環(huán)境等事故時(shí)，提供可追溯的信息。需要說明的是：審核記錄的質(zhì)量受諸多因素的制約，如審核時(shí)間和審核員的能力、經(jīng)驗(yàn)及習(xí)慣等。本技術(shù)報(bào)告僅根據(jù)審核記錄的作用就其填寫的內(nèi)容進(jìn)行探討，以期在一定程度上能夠促進(jìn)各方達(dá)成對(duì)審核記錄要求的一致理解。然而，本技術(shù)報(bào)告無法從根本上解決部分審核員審核方法和審核技巧的缺陷及其能力不足的問題。注釋：以下特別針對(duì)本技術(shù)報(bào)告所述的“審核記錄”加以注釋，以便于其使用。通常，由審核員完成的與特定審核有關(guān)的記錄至少包括：●文件審查記錄；●審核中樣本的選擇方案，適當(dāng)時(shí)也包括多場(chǎng)所抽樣建議；●適宜時(shí)，檢查表；●審核報(bào)告，包括審核中的分歧和未解決的問題；●不符合報(bào)告；●適用時(shí)，其他記錄。本技術(shù)報(bào)告適用于認(rèn)證機(jī)構(gòu)各類型管理體系現(xiàn)場(chǎng)審核信息的記錄?；瘓?chǎng)所。3規(guī)范性引用文件以下引用文件，注明日期的，僅引用的版本適用；未注明日期的，其最新版本(包CNAS-CCO1管理體系認(rèn)證機(jī)構(gòu)要求(等同采用GB/T27021-2007)4術(shù)語、定義5現(xiàn)場(chǎng)審核記錄審核記錄的作用在于為所審核的管理體系能否滿足認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)的要求和預(yù)期結(jié)果，提供充分且適宜的審核證據(jù)。它客觀地反映了審核員在審核的現(xiàn)場(chǎng)，依據(jù)審核策劃的安排執(zhí)行審核任務(wù)，獲取審核證據(jù)的全過程。審核記錄的作用主要體現(xiàn)在：d.需要時(shí)，向相關(guān)方(例如，認(rèn)可機(jī)構(gòu)或監(jiān)管部門)證實(shí)認(rèn)證機(jī)構(gòu)執(zhí)行認(rèn)證5.2審核記錄的內(nèi)容和詳略程度認(rèn)證機(jī)構(gòu)在確定現(xiàn)場(chǎng)審核記錄的內(nèi)容和詳略程度時(shí)，需考慮：a.記錄的程度(內(nèi)容的充分、適宜性)能夠足以形成審核發(fā)現(xiàn)，并使認(rèn)證機(jī)d.記錄的程度對(duì)于有效審核的影響。這意味著宜避免因不適當(dāng)?shù)挠涗浺螅箤徍藛T失去對(duì)現(xiàn)場(chǎng)有效審核的把握。相反，適度的審核記錄要求，將有利于審核員關(guān)注受審核組織管理體系運(yùn)作的實(shí)際情況，并為所承擔(dān)的審核實(shí)施中的有關(guān)重要方面(不限于):b.受審核組織管理體系和績效中與遵守法律法規(guī)有關(guān)方面的證據(jù)；c.受審核組織過程的運(yùn)作和控制方面的證據(jù)；d.人員能力和設(shè)施資源提供方面的證據(jù)；e.內(nèi)部審核和管理評(píng)審有效策劃和實(shí)施的證據(jù)；f.對(duì)于方針的管理職責(zé)的情況；i.事故的處理及采取糾正措施的相關(guān)信息；j.有關(guān)重大的風(fēng)險(xiǎn)信息及風(fēng)險(xiǎn)管理的信息等；適當(dāng)時(shí)，審核記錄的內(nèi)容還可能包括如：k.首末次會(huì)議情況；n.審核范圍、審核計(jì)劃的調(diào)整及其說明；o.需要后續(xù)跟蹤或遺留的問題；p.受審核方的意見，等。當(dāng)審核一個(gè)電子化的管理體系時(shí)，審核記錄的內(nèi)容還宜適當(dāng)包括涉及有關(guān)信息q.信息系統(tǒng)及網(wǎng)絡(luò)安全的管理、維護(hù)情況；r.信息安全事故(例如，系統(tǒng)故障、誤操作等)的管理及其響應(yīng)計(jì)劃/方案：5.2.2.1審核記錄的詳略程度宜以滿足審核組編制審核報(bào)告的需要和認(rèn)證機(jī)構(gòu)作出a.每次審核的目的、范圍和審核時(shí)間；b.受審核活動(dòng)或過程的重要性；c.受審核組織業(yè)務(wù)活動(dòng)的關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)和法律法規(guī)要求；d.審核抽樣的程度(代表性和抽樣量);e.信息的可證實(shí)性和追溯性要求；f.認(rèn)證機(jī)構(gòu)自身的管理經(jīng)驗(yàn)、要求和對(duì)認(rèn)證風(fēng)險(xiǎn)的認(rèn)識(shí)或可接受程度；g.相關(guān)方的要求和關(guān)注點(diǎn)；方法。該方法宜與審核時(shí)間(人日數(shù))的確定結(jié)合考慮，以便為實(shí)施有效的審核恰當(dāng)審核組織管理體系與審核準(zhǔn)則符合程度(符合與不符合)是至關(guān)重要的、必不可少的一般而言，審核記錄宜適度強(qiáng)化對(duì)以下方面的記錄：a.法律法規(guī)符合性信息的記錄這宜包括那些用于證實(shí)組織管理體系在持續(xù)滿足法①組織對(duì)適用的法律法規(guī)要求的識(shí)別，以及把相關(guān)要求轉(zhuǎn)化或整合到②組織自我評(píng)估與所識(shí)別要求的符合程度，包情況；●組織從事相關(guān)活動(dòng)的法律許可或準(zhǔn)入要求；●行業(yè)要求，等。①質(zhì)量管理體系的關(guān)鍵現(xiàn)場(chǎng)，例如，產(chǎn)品設(shè)計(jì)、生產(chǎn)、檢測(cè)現(xiàn)場(chǎng)、儲(chǔ)存現(xiàn)場(chǎng)②環(huán)境、職業(yè)健康安全管理體系的關(guān)鍵場(chǎng)所或重點(diǎn)區(qū)域，例如，污水、廢氣排放現(xiàn)場(chǎng)、重點(diǎn)噪聲源、粉塵現(xiàn)場(chǎng)、廢棄物的收③食品安全管理體系的關(guān)鍵場(chǎng)所或重點(diǎn)區(qū)域，例如，食品生產(chǎn)系統(tǒng)、輔助系發(fā)布日期：2008年9月2日理場(chǎng)所、蟲害控制、清潔、消毒場(chǎng)所及廠區(qū)周邊環(huán)境等。c.組織現(xiàn)場(chǎng)運(yùn)行控制的記錄，如；①質(zhì)量管理體系：宜突出對(duì)產(chǎn)品/服務(wù)實(shí)現(xiàn)過程，例如，產(chǎn)品設(shè)計(jì)、關(guān)鍵的生產(chǎn)/服務(wù)、采購、檢驗(yàn)等活動(dòng)的審核信息的記錄；②環(huán)境管理體系：宜突出對(duì)重要環(huán)境因素的評(píng)價(jià)和控制、應(yīng)急管理、動(dòng)力設(shè)施系統(tǒng)、能源供給系統(tǒng)、污染物治理設(shè)施等相關(guān)審核信息的記錄；③職業(yè)健康安全管理體系：宜突出對(duì)危險(xiǎn)源的判定與風(fēng)險(xiǎn)管理、應(yīng)急管理、高風(fēng)險(xiǎn)作業(yè)活動(dòng)等相關(guān)審核信息的記錄；④食品安全管理體系：宜突出對(duì)關(guān)鍵控制點(diǎn)的識(shí)別、控制和監(jiān)測(cè)、應(yīng)急管理、撤回、食品生產(chǎn)的基礎(chǔ)設(shè)施、生產(chǎn)布局，環(huán)境衛(wèi)生及人員健康狀況、關(guān)鍵的食品生產(chǎn)(加工)過程的控制、內(nèi)外部信息溝通等審核信息的記錄。d.面談、現(xiàn)場(chǎng)/實(shí)地觀察的記錄(而非在組織的辦公室大量抄錄組織的相關(guān)文件、資料和以往形成的檢驗(yàn)、試驗(yàn)等記錄)。5.2.2.3審核記錄還宜清晰的載明如下要素：a.抽樣情況，如：①樣本總量和抽樣數(shù)量；注：需要選取的樣本數(shù)量取決于被審核活動(dòng)或過程的復(fù)雜程度，以及審核員從獲取的樣本處所能得到的信息質(zhì)量，認(rèn)證機(jī)構(gòu)/審核組在確定抽樣數(shù)量時(shí)宜考慮抽樣量的適宜性對(duì)審核結(jié)果的影響。②樣本狀況，包括樣本類別、名稱、時(shí)間(批次)及唯一性標(biāo)識(shí)等；b.使用的審核方法，例如，面談或基于電子系統(tǒng)的互動(dòng)式交流、對(duì)現(xiàn)場(chǎng)活動(dòng)的觀察、對(duì)工作環(huán)境的調(diào)查、對(duì)文件、記錄和其他報(bào)告的查閱等。c.其他，例如，審核時(shí)間、地點(diǎn)、受審核的對(duì)象、活動(dòng)或過程等。5.2.2.4對(duì)于審核中收集到的有關(guān)正面和負(fù)面信息的記錄程度可有一定的差異性，a.潛在的或可能導(dǎo)致不符合的負(fù)面信息，宜有足夠詳細(xì)的事實(shí)予以支持，以便b.正面信息可適當(dāng)簡略說明。注：為了幫助使用者能更為清晰的理解本文件的內(nèi)容，本文件附錄提供了僅供參發(fā)布日期：2008年9月2日考的現(xiàn)場(chǎng)審核記錄示例，該示例不作為認(rèn)證機(jī)構(gòu)現(xiàn)場(chǎng)審核記錄的模版。5.3審核記錄的形式5.3.1審核記錄可以有多種體現(xiàn)形式，包括書面記錄、電子記錄、電子數(shù)碼圖像、照片、復(fù)印件、標(biāo)識(shí)圖形或它們的組合。5.3.2認(rèn)證機(jī)構(gòu)宜就獲取有關(guān)信息的方式(如拍照、攝像、復(fù)印等)與受審核方進(jìn)行溝通，在征得其同意的基礎(chǔ)上可靈活地選擇上述記錄的方法，重要的是應(yīng)確保審核記錄清晰、可信和可證實(shí)。5.3.3為保證受審核方信息的安全性，認(rèn)證機(jī)構(gòu)應(yīng)按照合同或與受審核方協(xié)商一致的保密安排，對(duì)獲取的任何關(guān)于受審核方的專有信息予以保密。注：為某一特定審核編制并得到正確使用的檢查表，作為一種審核的輔助工具可以幫助審核員更好的開展審核工作，并有助于審核以系統(tǒng)的、全面的方式進(jìn)行。適宜時(shí)，這樣的檢查表可與審核記錄表合二為一。5.4審核記錄與審核報(bào)告的關(guān)系審核記錄是對(duì)審核證據(jù)的客觀記錄，是形成審核發(fā)現(xiàn)的基礎(chǔ)。審核報(bào)告則以審核記錄為基礎(chǔ)，是基于審核目的，并對(duì)審核活動(dòng)中(包括文件評(píng)審和現(xiàn)場(chǎng)審核活動(dòng))形成的所有審核發(fā)現(xiàn)的歸納、分析和評(píng)價(jià)，它陳述了諸如有關(guān)管理體系與認(rèn)證要求的符合程度(包括對(duì)于不符合的意見)、管理體系的有效實(shí)施、保持和改進(jìn)能力等方面的綜合性評(píng)價(jià)意見，闡明了審核組內(nèi)部達(dá)成一致的結(jié)論性意見即審核結(jié)論。5.5審核記錄的管理審核記錄的管理宜做到易于識(shí)別、檢索和保持清晰。對(duì)于審核記錄的標(biāo)識(shí)、存放、保護(hù)和處置，以及對(duì)審核記錄的調(diào)閱應(yīng)有與CNAS-CCO1要求相一致的控制措施，并包括必要的保密要求?，F(xiàn)場(chǎng)審核記錄(含檢查表和審核抽樣計(jì)劃)示例本示例按照“P-D-C-A”循環(huán)模式或思路給出了一份審核檢查/記錄示例表，它無意對(duì)審核“最終產(chǎn)品的檢驗(yàn)和試驗(yàn)過程”提供指南?，F(xiàn)實(shí)操作中，示例中“審核記錄”一欄內(nèi)的審核信息可能因組織及其產(chǎn)品特點(diǎn)的不同會(huì)有所增減或細(xì)化，審核員可針對(duì)具體情況進(jìn)行識(shí)別，審核順序也需要靈活掌握。例如：對(duì)有經(jīng)驗(yàn)的審核員，“審核內(nèi)容、方法、抽樣計(jì)劃”一項(xiàng)，可能僅需要簡單地勾勒出需要調(diào)查的過程或活動(dòng)。背景信息：受審核方為某鋼材產(chǎn)品生產(chǎn)企業(yè)，認(rèn)證范圍涉及A、B、C三種產(chǎn)品。其中A產(chǎn)品有國家強(qiáng)制性標(biāo)準(zhǔn)和生產(chǎn)許可證要審核類型：QMS初次認(rèn)證審核受審核的過程和活動(dòng)：最終產(chǎn)品的檢驗(yàn)和試驗(yàn)。檢驗(yàn)和試驗(yàn)所涉及的子過程或活動(dòng)：包括：制定檢驗(yàn)和試驗(yàn)計(jì)劃—試樣/試件制備—產(chǎn)品的檢驗(yàn)和試驗(yàn)—綜合判定—放行、入庫。最終產(chǎn)品的檢驗(yàn)和試項(xiàng)目：包括：化學(xué)成份、力學(xué)性能、表面質(zhì)量、外形尺寸。注：示例中“黑體”部分為需要仔細(xì)核查并記錄的內(nèi)容；帶下劃線“一”部分為需要進(jìn)一步核查的內(nèi)容；“斜體”部分為不滿足要求的問題。審核內(nèi)容、方法、抽樣計(jì)劃審核記錄備注涉及ISO9001:2000:■檢驗(yàn)和試驗(yàn)程序、地點(diǎn)：質(zhì)檢中心。時(shí)間：X日X時(shí)。接受訪問的主要人員：中心主發(fā)布日期：2008年9月2日的評(píng)價(jià)準(zhǔn)則，產(chǎn)品要求，檢驗(yàn)和試驗(yàn)的項(xiàng)目、頻次、方法，產(chǎn)品的驗(yàn)收準(zhǔn)則，用于產(chǎn)品檢、試驗(yàn)過程的程序、作業(yè)指導(dǎo)文件，需要保持的檢、試驗(yàn)記錄，所需的動(dòng)人員的能力要計(jì)劃：詢問責(zé)任人員；查閱相關(guān)>主要控制指標(biāo)："漏檢率為0,準(zhǔn)確率100%"。殊要求時(shí)，以信息單的方式規(guī)定特殊的檢、試驗(yàn)要求);---按計(jì)劃取樣、送樣(生產(chǎn)廠負(fù)責(zé)，有"取樣記錄")---制樣(制樣間負(fù)責(zé)，按XXXX標(biāo)準(zhǔn)制樣，有"試樣檢查記錄")---檢、試驗(yàn)(化學(xué)分析，化學(xué)室負(fù)責(zé)，執(zhí)行“XXX試驗(yàn)方法”份分析報(bào)告";……)。>現(xiàn)有XX型號(hào)的化學(xué)分析設(shè)備X臺(tái)，儀器的精度為X,可以滿足常規(guī)產(chǎn)品的測(cè)量任務(wù)要求?，F(xiàn)生產(chǎn)的XX鋼，要求的分析精度為X,現(xiàn)有的>現(xiàn)有檢、試驗(yàn)人員X名，在學(xué)歷、工作經(jīng)歷……方面都達(dá)到所規(guī)定的>查閱：A、B、C產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)(編號(hào)XXXX-2004),產(chǎn)品檢、試驗(yàn)規(guī)程(編號(hào)：XXX-2005),……。對(duì)產(chǎn)品要求，檢驗(yàn)和試驗(yàn)準(zhǔn)則等方面的規(guī)定，除B產(chǎn)品的X項(xiàng)目，均有完整規(guī)定。B產(chǎn)品的X項(xiàng)目，檢測(cè)費(fèi)用較高，GB/TXXX規(guī)定每批檢測(cè)，企業(yè)每半年測(cè)一次，從近三年的檢測(cè)數(shù)據(jù)看，該特性值比較穩(wěn)定，客戶對(duì)此★到技術(shù)部門核發(fā)布日期：2008年9月2日符合性。>審核內(nèi)容：取樣個(gè)樣本(考慮在用的、已用的、錄?！鲋茦舆^程的符合>審核內(nèi)容：試樣響該特性的過程參數(shù)的控制也比較穩(wěn)定。>試樣加工間：準(zhǔn)備加工的試樣，試樣編號(hào)：XXX,產(chǎn)品批號(hào)：XXX,附取樣記符合要求。>XX車間：觀察XXX批次產(chǎn)品的取樣過程，取樣位置、數(shù)量……,符合要求。>終判室：查XXX、XXX、XXX三個(gè)批次產(chǎn)品的取樣記錄，其中注明的取樣和送>試樣加工間：詢問崗位操作人員XXX、XXX,兩人清楚試樣加工要求?，F(xiàn)場(chǎng)觀察編號(hào)為XXX、XXX的兩件加工好的試樣，并請(qǐng)檢查人員復(fù)核外形尺寸，符合要求。看到兩件用于試樣檢查的千分尺，完好，并在檢定有效期況。形尺寸。審核方 (考慮在用的、已用的、不同班員是否了解相關(guān)查用于試樣檢查施及判定/放行過>審核內(nèi)容：檢、在用的檢、試驗(yàn)設(shè)備的管理；崗位人員的能力；產(chǎn)品放行人員的>力學(xué)室：查閱XXX、XXX、XXX編號(hào)的試樣的原始記錄。