公文寫作培訓(xùn)課程

公文寫作

主講：黃耀章第一局部

公文概述

第一章公文的根本知識

〔四〕另一類是處理日常公務(wù)的應(yīng)用文，稱為事務(wù)應(yīng)用文。指總結(jié)、方案、情況匯報(bào)、調(diào)查報(bào)告、書信、講話稿、祝辭、簡報(bào)、規(guī)章制度、大事記、批示、合同等。

應(yīng)用文寫作特點(diǎn)強(qiáng)調(diào)對象明確、突出時效、格式標(biāo)準(zhǔn)、語言簡樸，公文當(dāng)然也不例外。

二、公文的種類黨的機(jī)關(guān)公文(14種）行政機(jī)關(guān)公文（13種）決議指示公報(bào)條例規(guī)定命令/令公告通告議案

決定意見通知通報(bào)報(bào)告請示批復(fù)函會議紀(jì)要?國家行政機(jī)關(guān)公文處理方法?將行政公文劃分為13種。如:生造“回復(fù)〞文種，并以此作為主題詞。常見不標(biāo)準(zhǔn)文種現(xiàn)象:將不是法規(guī)類公文的材料，如安排、要點(diǎn)、回復(fù)、細(xì)那么、匯報(bào)等作為法定公文直接行文。

第二章公文的格式

分為文面格式和書寫格式

第一節(jié)、文面格式由文頭、主體、文尾三局部組成?！簿唧w文件〕〔一〕文頭局部1、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識。版頭由發(fā)文機(jī)關(guān)的全稱或標(biāo)準(zhǔn)的簡稱以大字套紅印上，如“廣州供電局文件〞。2、發(fā)文字號。由發(fā)文機(jī)關(guān)代號、年份與序號組成。如“廣供電發(fā)[2021]3號。便于統(tǒng)計(jì)發(fā)文數(shù)量與序號，也便于文件收發(fā)、登記、辦理、歸檔、查找。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識密級發(fā)文字號簽發(fā)人眉首例如:〔二〕主體局部1、標(biāo)題。公文標(biāo)題“三要素〞：發(fā)文機(jī)關(guān)、發(fā)文事由、文種。公文版頭一般印有發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，標(biāo)題那么可以省略發(fā)文機(jī)關(guān)。除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，標(biāo)題一般不用標(biāo)點(diǎn)符號。回行時要做到詞義完整、排列對稱、間距適當(dāng)。不應(yīng)加注引號例一:標(biāo)題不標(biāo)準(zhǔn)不應(yīng)加注逗號

例二：標(biāo)題冗長例如:

關(guān)于招收我局退休退職職工子女就業(yè)，進(jìn)行合理安排，確保社會穩(wěn)定的通知可修改為:

關(guān)于妥善安排我局退休退職職工子女就業(yè)有關(guān)問題的通知例三：回行題式不標(biāo)準(zhǔn)公文標(biāo)題回行時，要做到詞意完整:

如：關(guān)于進(jìn)一步整治和改善辦公大樓環(huán)境的實(shí)施意見應(yīng)改為：

關(guān)于進(jìn)一步整治和改善辦公大樓環(huán)境的實(shí)施意見應(yīng)改為“轉(zhuǎn)發(fā)國資委關(guān)于做好……報(bào)告工作的通知〞。防止“…的通知…的通知〞寫法

2、主送機(jī)關(guān)。也稱公文抬頭。

非普發(fā)性的下行文及上行文、平行文，主送單位只能有一個。多頭主送將會誤事。3、正文。公文最主要局部。不同的文種，正文的寫法有不同。4、附件說明。對公文附帶資料的大體內(nèi)容作扼要說明。要注明附件的具體名稱和件數(shù)，不可只寫“附件如文〞或者只寫“附件×件〞。順序號用阿拉伯?dāng)?shù)字，附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號。5、附件。分兩類：〔1〕補(bǔ)充說明和證實(shí)正文的附件，如說明材料、圖表、憑據(jù)等。是真正的附件。〔2〕向上級機(jī)關(guān)報(bào)送或向下級單位發(fā)布、印發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)批注的材料，如方案等，是正件的主體。如〞轉(zhuǎn)發(fā)XXXX文的通知〞。

附件要與正文一起裝訂。附件標(biāo)注范例附件如不止一份，使用阿拉伯?dāng)?shù)字序號，且附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號。6、發(fā)文機(jī)關(guān)。即落款。可以用機(jī)關(guān)印章代替發(fā)文機(jī)關(guān)名稱。兩個單位聯(lián)合發(fā)文，主辦機(jī)關(guān)排列在前。7、發(fā)文時間。是公文生效和考查的重要依據(jù)。以單位負(fù)責(zé)人簽發(fā)日期為準(zhǔn)，發(fā)文時間要用漢字小寫完整標(biāo)出?！傲悒晫憽?〞。8、印章。加蓋印章，是公文合法生效的憑證。除單位內(nèi)部辦公自動化系統(tǒng)發(fā)文外，其余對外公文均需加蓋印章。

〔1〕主題詞標(biāo)列方法：第一層：對主題詞區(qū)域的具體分類，類別詞。第二層：主題詞。用于文件的標(biāo)引。第三層：文種詞。表示文種?！?〕標(biāo)引原那么：誰辦文，誰標(biāo)引。〔3〕標(biāo)引順序：先標(biāo)類別詞，再標(biāo)主題詞，最后標(biāo)文種詞。3、抄報(bào)、抄送單位。是指除主送機(jī)關(guān)外，需要了解或執(zhí)行此公文的其他單位?，F(xiàn)均以抄送即可。4、印發(fā)機(jī)關(guān)和時間。印發(fā)機(jī)關(guān)不是發(fā)文機(jī)關(guān)，而是指公文的印制主管部門，一般應(yīng)是各單位辦公室、綜合部。標(biāo)明印發(fā)機(jī)關(guān)目的是詢問公文情況時方便聯(lián)系。印發(fā)時間。不一定與簽發(fā)時間同一天，但發(fā)文時間必須是簽發(fā)時間。印發(fā)時間用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識出年、月、日。不標(biāo)準(zhǔn)公文例子

本公文存在三處錯誤：一是沒有在主題詞中標(biāo)出必須標(biāo)明的法定公文文種。二是抄送的最后一個機(jī)關(guān)后應(yīng)該加注句號。三是抄送與印發(fā)機(jī)關(guān)應(yīng)左對齊，即均左空1字。錯誤：將印發(fā)機(jī)關(guān)等同于發(fā)文機(jī)關(guān)。應(yīng)改成：云南電網(wǎng)公司辦公室

第二節(jié)、公文的書寫格式

1、公文用紙尺寸與規(guī)格公文用紙一般采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4紙；2、排版規(guī)格：正文用3號仿宋，一般每面排22行，每行排28個字；3、裝訂要求：公文應(yīng)左側(cè)裝訂?！部磿鳳45〕各單位專職印制文件人員對以上規(guī)定必須清楚。第三章常用行政公文種類一、決定

適用于對重要事項(xiàng)或重大活動作出安排。具有嚴(yán)肅、準(zhǔn)確、周密的特點(diǎn)，要求相關(guān)的機(jī)關(guān)和人員必須貫徹執(zhí)行。

決定的寫作要領(lǐng)

對決定的原由，主要說明作出決定的目的、意義、原因和根據(jù)。注意原由和事項(xiàng)的詳略；時間標(biāo)注要準(zhǔn)確；原由要準(zhǔn)確、合理；決定事項(xiàng)要明確、清楚。決定的結(jié)語，可以寫明落實(shí)決定的具體要求和措施，也可提出希望和號召。這局部可以單獨(dú)成段。

二、通報(bào)適用于表彰先進(jìn)、批評錯誤、傳達(dá)重要精神或情況。按通報(bào)的適用范圍，可分為表彰性通報(bào)、批評性通報(bào)和情況通報(bào)。常用的是情況通報(bào)。其正文寫作可分兩個層次，首先要把重要精神或情況簡明扼要地告訴受文單位，并指出其性質(zhì)是什么，其次是申明領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的態(tài)度和意見，引起通報(bào)情況、指導(dǎo)工作的作用。

廣州南方電力建設(shè)集團(tuán)公司文件廣南電發(fā)〔2008〕1號

關(guān)于“3.26”中區(qū)公司員工盜賣廢棄舊電纜事件的通報(bào)廣南電發(fā)〔2008〕1號

2021年3月26日，集團(tuán)下屬的廣州中區(qū)建設(shè)〔以下簡稱中區(qū)公司〕，發(fā)生了一起班組人員盜賣廢舊電纜，造成惡劣社會影響的事件?，F(xiàn)將事件經(jīng)過通報(bào)如下：2021年3月26日上午，中區(qū)公司工程一班丁洪斌、韋繼兒接受工作任務(wù)，將原金貿(mào)F1天河賓館開關(guān)房至天河市工商局開關(guān)房的廢置電纜進(jìn)行回收處理。在拖出應(yīng)回收的電纜過程中，發(fā)現(xiàn)纜坑還有其他已經(jīng)廢置的電纜，二人遂商議決定私自處理。集團(tuán)本部各部門、各公司:三、通知

適用于批轉(zhuǎn)下級機(jī)關(guān)的公文；轉(zhuǎn)發(fā)上級和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文；發(fā)布規(guī)章制度；傳達(dá)要求下級機(jī)關(guān)需要周知或者共同執(zhí)行的事項(xiàng)；任免和聘用干部；通知開會。

撰寫通知應(yīng)注意：(一)、通知是下行文，如要告知上級機(jī)關(guān)，要使用抄送的形式；(二)、內(nèi)容要條理清楚，具體明瞭。內(nèi)容較多的可以分條列項(xiàng)或把幾層意思分成幾個段落來表達(dá)。

會議通知

四、報(bào)告適用于向上級機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、提出意見或建議、答復(fù)上級機(jī)關(guān)的詢問。行文目的是供上級機(jī)關(guān)了解情況，不一定要求上級機(jī)關(guān)答復(fù)。常用“特此報(bào)告〞，“以上報(bào)告如有不妥，請批示〞等慣用語作結(jié)束語。報(bào)告的寫作一要情況屬實(shí)，二要中心明確，三要條理清晰，特別要注意的是報(bào)告中不得夾帶請示事項(xiàng)。

?報(bào)告?與“報(bào)告〞是一回事嗎？相同之處：均是向上級匯報(bào)工作，反映情況。不同之處：前者是法定公文;后者那么只是機(jī)關(guān)常用文書，包括總結(jié)報(bào)告、調(diào)查報(bào)告、述職報(bào)告等。因?yàn)槠淦L不宜作為法定公文的正文，所以常以附件的形式和法定公文結(jié)合使用。

適用于向上級機(jī)關(guān)請求指示，批準(zhǔn)。分為請求批復(fù)和請求批轉(zhuǎn)兩種請示。正文由起因、事項(xiàng)、結(jié)語三局部組成。其結(jié)語常用“專此請示，請批復(fù)〞，“妥否，請批示〞，“以上意見如無不妥，請批轉(zhuǎn)執(zhí)行〞等慣用語。

五、請示請示的行文規(guī)那么一是不得越級請示；二是一文一事；三是一般只寫一個主送單位。如需同時送其他機(jī)關(guān)，應(yīng)用抄送形式，防止扯皮或多種批復(fù)。受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)關(guān)向上級請示時，應(yīng)當(dāng)寫明主送機(jī)關(guān)和抄送機(jī)關(guān)，由主送機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)答復(fù)；四是不得同時抄送下級機(jī)關(guān)；五是原那么上不要直接送領(lǐng)導(dǎo)個人，應(yīng)由辦公室收文分辦。該發(fā)請示還是發(fā)報(bào)告？相同：均是上行文；請示主要目的是征求上級機(jī)關(guān)意見，解決具體問題。報(bào)告的主要目的是供上級了解情況；請示內(nèi)容具體單一，報(bào)告內(nèi)容可以廣泛；行文時間不同。請示在事前，報(bào)告在事后；均需打上簽發(fā)人姓名，簽發(fā)人必須是本單位領(lǐng)導(dǎo)班子成員。

六、批復(fù)批復(fù)要求態(tài)度鮮明、指示具體、行文簡煉。正文內(nèi)容一般由批復(fù)引據(jù)和批復(fù)意見兩局部組成:批復(fù)的引據(jù)是來文單位的請示事項(xiàng)〔包括來文標(biāo)題和文號等〕。批復(fù)意見是對請示事項(xiàng)所做的答復(fù)和指示，對來文申請事項(xiàng)的明確表態(tài)，然后寫明關(guān)鍵內(nèi)容。

批復(fù)不等于批示

1、批復(fù)是上級機(jī)關(guān)對下級請示作出的答復(fù)；批示是上級機(jī)關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)者就下級來文中的問題作出的指示；2、批復(fù)是法定公文，而批示不屬；3、批復(fù)對應(yīng)的文種只能是請示；批示的對象那么有報(bào)告、總結(jié)、調(diào)查報(bào)告等；4、批復(fù)的結(jié)尾往往用“此復(fù)〞、“特此批復(fù)〞等詞語；批示那么用“望參照執(zhí)行〞、“望依此辦理〞等。批復(fù)寫作要領(lǐng)〔見文件樣式〕一是先回應(yīng)后批復(fù)正文的開頭先表示來文已經(jīng)收到。要引用來文的標(biāo)題或發(fā)文字號，以“來文收悉〞、等字眼。之后才開始批復(fù)。二是態(tài)度鮮明，措辭明確批復(fù)對下級帶有指導(dǎo)性，因此一定要鮮明地表示上級的態(tài)度。如果有具體要求，最好分條分項(xiàng)列出，以便下級容易把握。三是批復(fù)要及時批復(fù)是因下級機(jī)關(guān)的請示而行文。下級機(jī)關(guān)向上請示，說明事關(guān)重要，需要得到指示和幫助。所以上級機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)及時批復(fù)，否那么就會貽誤工作，甚至?xí)斐芍卮髶p失。四是語言精練，篇幅短小。批復(fù)不需要長篇表達(dá)和議論，但語氣要堅(jiān)決肯定。七、意見適用于對重要問題提出見解和處理方法，答復(fù)對方征求對某項(xiàng)工作的意見。如對工作上的意見和建議、方案等均可使用這一文種。注意與報(bào)告的區(qū)別。?報(bào)告?與?意見?

相同點(diǎn)：行文方向均為上行文，且內(nèi)容也很相似。均含有陳述性的內(nèi)容，有相應(yīng)的今后工作意見。不同點(diǎn)：報(bào)告?zhèn)戎赜趨R報(bào)工作，反映情況，不要求上級做批示。

?意見?所陳述的情況往往具有特定的內(nèi)容，所提的意見，一般要求上級給以批示，或者加以批轉(zhuǎn)，因此如要對重要問題提出見解或處理方法時，最好用?意見?行文。

八、函適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題，或同系統(tǒng)業(yè)務(wù)部門或平級機(jī)關(guān)之間的工作聯(lián)系，向有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)。函，即公函，聯(lián)系較重要事項(xiàng)用。用正式公文紙發(fā)文，編文號，蓋公章。便函用于聯(lián)系一般事務(wù)，不編文號；九、會議紀(jì)要適用于記載和傳達(dá)會議情況和議定事項(xiàng)。平常應(yīng)用較多。特點(diǎn)一：要求如實(shí)反映會議內(nèi)容和議定事項(xiàng)，強(qiáng)調(diào)寫真紀(jì)實(shí)。特點(diǎn)二：行文簡要明快，語言準(zhǔn)確精練。不要寫成會議記錄。與“會議決議〞的區(qū)別：“紀(jì)要〞內(nèi)容是反映會議各種情況，未決之事、不同意見均須反映；“決議〞內(nèi)容僅反映會議表決通過的事項(xiàng)。按會議形式可分為例會式會議紀(jì)要、座談式會議紀(jì)要。前者反映會議根本情況、議定事項(xiàng)；后者整理有代表性的發(fā)言內(nèi)容反映會議概況。掌握會議情況，了解相關(guān)發(fā)言，認(rèn)真做好記錄；概括會議內(nèi)容，整理發(fā)言觀點(diǎn)，提煉會議議題；列明會議通過的具體責(zé)任分工和完成限期，保證紀(jì)要執(zhí)行。

會議紀(jì)要寫作要求

第四章公文的行文關(guān)系

行文的關(guān)系，指的是發(fā)文機(jī)關(guān)與收文機(jī)關(guān)之間的關(guān)系。根據(jù)行文關(guān)系、文件去向，可分為上行文、平行文、下行文。

上行文──下級機(jī)關(guān)向所屬上級機(jī)關(guān)的發(fā)文，如請求、報(bào)告、意見。平行文──平行機(jī)關(guān)或不相隸屬的機(jī)關(guān)之間的發(fā)文，如通知、函。下行文──上級機(jī)關(guān)對所屬下級機(jī)關(guān)的發(fā)文，如命令、令、