2025年人事檔案管理與保密協(xié)議指南

2025年人事檔案管理與保密協(xié)議指南一、前言人事檔案是企事業(yè)單位在人力資源管理過程中形成的，反映員工個人經(jīng)歷、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)等方面的重要資料。人事檔案管理與保密工作是企事業(yè)單位管理的重要組成部分，關(guān)系到員工權(quán)益、企業(yè)聲譽(yù)及國家利益。為進(jìn)一步規(guī)范人事檔案管理與保密工作，提高檔案管理質(zhì)量，確保檔案安全，特制定本指南。二、人事檔案管理1.檔案收集與整理（1）收集范圍：企事業(yè)單位應(yīng)全面收集員工人事檔案，包括員工入職、離職、調(diào)動、考核、晉升、獎懲等方面的檔案材料。（2）收集程序：人事部門應(yīng)按照檔案收集程序，及時收集、整理員工人事檔案，確保檔案材料的完整、真實、準(zhǔn)確。（3）整理要求：檔案整理應(yīng)遵循以下原則：①完整性：確保檔案材料齊全，不遺漏任何重要信息。②真實性：檔案材料應(yīng)真實反映員工個人情況，不得有虛假記載。③準(zhǔn)確性：檔案材料中的數(shù)據(jù)、事實應(yīng)準(zhǔn)確無誤。2.檔案保管與維護(hù)（1）檔案保管：人事部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案室，配置必要的設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全、保密。（2）檔案維護(hù)：定期對檔案進(jìn)行整理、修補(bǔ)、消毒，確保檔案的完好無損。（3）檔案查閱：建立健全檔案查閱制度，明確查閱范圍、程序和責(zé)任，確保檔案查閱的合規(guī)性。3.檔案利用與開發(fā)（1）檔案利用：充分利用人事檔案，為企事業(yè)單位的人才選拔、培養(yǎng)、使用提供依據(jù)。（2）檔案開發(fā)：對人事檔案進(jìn)行深入挖掘，為企事業(yè)單位的改革與發(fā)展提供有益信息。三、保密協(xié)議管理1.保密協(xié)議的簽訂（1）簽訂對象：企事業(yè)單位應(yīng)與涉及商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、客戶信息等關(guān)鍵崗位的員工簽訂保密協(xié)議。（2）簽訂程序：保密協(xié)議的簽訂應(yīng)遵循以下程序：①明確保密范圍：明確保密協(xié)議所涉及的保密信息范圍。②明確保密期限：根據(jù)保密信息的性質(zhì)和重要性，合理確定保密期限。③明確保密責(zé)任：明確雙方在保密協(xié)議項下的權(quán)利、義務(wù)和責(zé)任。④雙方簽字蓋章：雙方簽字蓋章，保密協(xié)議生效。2.保密協(xié)議的履行（1）保守秘密：員工應(yīng)嚴(yán)格遵守保密協(xié)議，不得泄露保密信息。（2）保密教育：企事業(yè)單位應(yīng)定期對員工進(jìn)行保密教育，提高員工的保密意識。（3）保密檢查：企事業(yè)單位應(yīng)定期對保密協(xié)議履行情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。3.保密協(xié)議的終止與解除（1）保密協(xié)議終止：員工離職、退休或合同到期，保密協(xié)議自動終止。（2）保密協(xié)議解除：雙方協(xié)商一致，可以解除保密協(xié)議。四、人事檔案管理與保密工作監(jiān)督與考核1.監(jiān)督機(jī)制（1）內(nèi)部監(jiān)督：企事業(yè)單位應(yīng)建立健全內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，對人事檔案管理與保密工作進(jìn)行監(jiān)督。（2）外部監(jiān)督：上級主管部門、檔案管理部門等應(yīng)對企事業(yè)單位的人事檔案管理與保密工作進(jìn)行監(jiān)督。2.考核評價（1）考核指標(biāo)：制定人事檔案管理與保密工作考核指標(biāo)，包括檔案收集、整理、保管、利用等方面的指標(biāo)。（2）考核周期：每年對人事檔案管理與保密工作進(jìn)行一次全面考核。（3）考核結(jié)果：根據(jù)考核結(jié)果，對優(yōu)秀人員進(jìn)行表彰，對存在問題的人員進(jìn)行約談、整改。五、總結(jié)如下本指南旨在規(guī)范人事檔案管理與保密工作，提高檔案管理質(zhì)量，確保檔案安全。企事業(yè)單位