會計實務：Excel在清產核資工作中的運用

Excel在清產核資工作中的運用清產核資工作對每個單位來說都是必不可少的，但是也十分耗費時間和精力。如果用手工制表，效率低下，且容易出錯。如果在清產核資工作中運用Excel，不僅可以輕松制作出專業(yè)水準的表格，還可以利用Excel提供的公式和函數完成復雜的運算，隨時進行有效數據的處理，大大降低了工作量。一般單位為了摸清家底，每年或隔幾年要進行一次清產核資工作，對本單位的資產進行徹底的清查，通過實物盤點、核查帳務等工作，把握資產的來源、去向和管理情況，并對清產核資工作中發(fā)現的問題及時進行處理，以便做到帳實相符，確保資產的真實完整。我們在實際工作中利用Excel編制了一套清產核資明細表，簡便易行，事半功倍。首先新建一個“清產核資”文件夾，然后根據資產的不同性質，將其劃分為幾大類，針對不同類型設計了不同的表格，并分別在“清產核資”文件夾中建立了相應的工作薄，下面就分別介紹一下這幾個工作?。阂?、貨幣資金:貨幣資金一般包括現金、銀行存款和其他貨幣資金，打開“貨幣資金”工作薄，依次命名“現金”、“銀行存款”和“其他貨幣資金”三張工作表，這里以銀行存款為例進行說明‚。進入“銀行存款”工作表，按下圖在前三行建好標題等簡明信息后，分別在A4至H4單元格輸入“序號”、“存放部門/開戶銀行”、“帳號”、“帳面值”、“盤盈”、“盤虧”、“清查值”、“備注”8個字段，根據本單位的實際情況確定所需行數，創(chuàng)建一個表格，然后分別輸入本單位的開戶銀行、帳號、帳面金額以及在清產核資工作中發(fā)現的盤盈或盤虧金額。表中的“清查值”應等于“帳面值”加上“盤盈”減去“盤虧”，依此邏輯關系可以在G列中輸入公式，如G5=D5＋E5－F5，G6至G9的公式用下拉填充柄的方法復制完成。表中合計行利用Excel提供的SUM求和函數設定，如將D10單元格的公式定義為：=SUM（D5:D9），然后采用拖曳的方法將公式復制到本行的其他欄。最后的“備注”字段主要用來寫明盤盈或盤虧的原因。二、債權：一個單位的債權主要包括應收票據、應收帳款、預付帳款、其他應收款等，由于債權項目不像單位直接擁有的實物資產那樣易于控制，具有一定的風險性，所以通過對本單位債權的清查，可以及時將無法收回或不能如期收回的款項按照有關會計制度的規(guī)定確認為壞帳損失，避免利潤虛增的現象，并有利于促進對各種應收款項的催討，以便管理層更好地了解單位的財務情況，作出正確的決策。首先，打開“債權”工作薄，根據本單位所需清查的債權項目，如應收票據、應收帳款、預付帳款、其他應收款等建立相應名稱的工作表。下面以應收帳款為例進行說明，參見圖3。進入“應收帳款”工作表，建好表頭后，在A4至H4單元格輸入“序號”、“欠款單位名稱”、“業(yè)務內容”、“發(fā)生日期”“帳面值”、“其中：壞帳損失”、“清查值”、“備注”8個字段，根據所需行數創(chuàng)建一個表格，輸入各項內容，對于確認的壞帳損失應在“其中：壞帳損失”一欄中填列。表中的“清查值”應為帳面值減去壞帳損失后的余額，在G5中輸入公式：G5=E5－F5，用拖曳的方法將公式復制到本列的G6至G9單元格。合計行的公式輸入方法同前，以后不再贅述。最后的“備注”字段可以注明應收帳款的帳齡、過期時間及未收回原因等情況。三、債務：債務主要包括應付票據、應付帳款、預收帳款、應付工資、應付福利費、應付股利、應交稅金、其他應交款、其他應付款等，通過對債務的清理，可以將確實無法支付和長期掛帳的款項及時結轉收入，保證財務信息的真實準確?！皞鶆铡惫ぷ鞅≈械谋砀袷綐优c“債權”工作薄中的表格式樣基本相同，只是將“債權”工作薄中的“其中：壞帳損失”一欄改為“清查調整值”，如果要調減帳面值，則在此欄中用負數體現。表中的“清查值”等于“帳面值”加上“清查調整值”，如圖4所示。最后的“備注”字段應注明應付帳款無法支付和長期掛帳的原因。四、固定資產：固定資產的清查工作比較繁重，需把實物盤點和帳務清查結合起來，一般單位應比照各自行業(yè)會計制度的規(guī)定進行分類清查。查清各類固定資產的管理現狀，包括固定資產原值、凈值、折舊年限、已提折舊額，固定資產盤盈、盤虧的數額等，對于待報廢和提前報廢固定資產、不符合標準的固定資產、超出會計制度規(guī)定折舊年限的固定資產都應單獨列示，對帳外的固定資產應納入財務管理范圍，經核實批準后入帳。此外，應對帳面價值與實際價值背離較大的固定資產根據有關制度的規(guī)定確定調整系數，進行重新估價。打開“固定資產”工作薄，將第一張工作表命名為“匯總表”，后面的工作表根據本單位的固定資產大類分別設置，下面以運輸設備為例進行說明。進入“運輸設備”工作表，按圖5建好表格，以下著重介紹一下表間的邏輯關系：①清查值＝帳面值＋盤盈－盤虧－毀損報廢－不符合標準－已超使用年限②重估后原值＝清查值×調整系數③重估后凈值＝重估后原值×成新率④重估后原值的增減值＝重估后原值－清查值⑤重估后凈值的增減值＝重估后凈值－清查值⑥備注欄中的凈值＝帳面值－已提折舊根據以上邏輯關系，在表格中輸入計算公式，以圖5中第六行為例：①單元格L6＝F6＋G6－H6－I6－J6－K6②單元格N6＝L6*M6③單元格P6＝N6*O6④單元格Q6＝N6－L6⑤單元格R6＝P6－L6⑥單元格U6＝F6－T6而后利用拖曳的方法將公式復制到各欄的其他行。下面我們舉具體實例進行說明：假設清產核資基準日為2003年12月31日‚且不考慮殘值等因素。①單位在清產核資過程中清查出帳外的2001年產八成新北京輕型客貨一輛，該車2001年的市場價格為50000元，現市場價格為45000元，預計使用年限9年，按有關制度規(guī)定確認調整系數為0.9，成新率為0.8。帳外固定資產應計入盤盈一欄，在下列單元格中輸入：G6＝50000、M6＝0.9、O6＝0.8、S6＝9，即可自動計算得出：L6＝50000、N6＝45000、P6＝36000、Q6＝－5000、R6＝－14000，參見圖5。核實批準后應將北京輕型客貨重估后的價值45000元作為固定資產原值入帳，將重估后原值與重估后凈值的差額9000元作為北京輕型客貨的已提折舊額，并作相應的會計調整分錄。②2001年8月購入的桑塔納轎車一輛，原值144000元，預計使用年限10年，已提折舊33600元，凈值110400元。③1999年12月購入的濟南輕騎摩托車一輛，原值25000元，預計使用年限8年，目前同型號摩托車的市場價值只有4000元，帳面價值與實際價值背離較大，根據有關制度的規(guī)定應重新估價，帳面上已提折舊12500元，凈值12500元。④待報廢的紅星面包車一輛，1995年6月購入，原值45000元，預計使用年限10年，已提折舊38250元，凈值6750元。②、③、④例的數據輸入和計算結果回過頭再看第一張“匯總表”，此表只要利用Excel提供的數據鏈接功能，運用三維地址引用，即在一個工作薄中從不同的工作表引用單元格，設定好公式后，可自動計算出各類固定資產的匯總數據，并保持數據處理結果的動態(tài)更新，即快捷又準確。三維地址引用的一般格式為：工作表命！單元格地址，下面我們舉例說明，見圖7?！皡R總表”中的E9單元格應從“運輸設備”工作表中的F10提取數據，于是在“匯總表”中的E9單元格輸入公式：＝運輸設備！F10，而后利用拖曳的方法將公式復制到該行的其他各欄，Excel提供的公式復制功能會自動調整單元格的引用位置，也就是說，“匯總表”中的F9＝運輸設備！G10，G9＝運輸設備！H10‚H9＝運輸設備！I10‚……，以此類推。依此方法將其他各行的公式設定好之后，一張匯總表就完成了。五、存貨：存貨主要包括原材料、庫存商品、低值易耗品、包裝物等，清產核資過程中也需把實物盤點和帳務清查結合起來，列明盤盈、盤虧和毀損報廢等情況。打開“存貨”工作薄，將第一張工作表命名為“匯總表”，后面的工作表按原材料、庫存商品、低值易耗品、包裝物等類別設置。數據的輸入及公式的建立，均可參照“固定資產”工作薄中的介紹執(zhí)行。六、其他：長期投資、短期投資、無形資產等需要清查的項目，均可列在“其他”工作薄中。清產核資工作相對復雜和繁瑣，尤其是固定資產和存貨的盤點核對，涉及的種類、數量都很多，統(tǒng)計起來也十分麻煩。如果用手工制表，進行有關數據的登記、查詢、修改和匯總時，都需要耗費大量的時間，效率低下，并且手工操作很容易出現錯誤，造成不必要的麻煩。如果在清產核資工作中運用Excel，不僅可以輕松制作出專業(yè)水準的表格，還可以利用Excel提供的公式和函數完成復雜的運算，隨時進行有效數據的處理，大大降低了工作量，也為各單位以