會計經驗：出納入門：會計檔案管理

出納入門：會計檔案管理一、概念解釋

出納人員除了做好基本業(yè)務工作外，還應管理好會計檔案。會計檔案的內容包括以下幾項。

1．出納憑證

包括出納記賬所編制和使用的各種記賬憑證及其所附的原始憑證和匯總記賬憑證。

2．出納賬簿

包括現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬和有價證券明細分類賬。

3．出納單據(jù)及報告

包括經費開支計劃與決算表、出納報告單、銀行存款對賬單、資金分析報告單、作為收付款依據(jù)的各種經濟合同和文件以及其他財務管理方面的重要憑據(jù)（如支票申請單、支票領用登記簿等）。

二、業(yè)務要點

出納人員應按規(guī)定對會計檔案進行整理，具體包括以下幾點。

(1)出納人員要做好原始憑證的整理、分類、裝訂。

(2)出納人員應一年更換一次賬簿，在更新賬簿時，將舊賬編號、扉頁內容、目錄等項目按有關要求填寫齊全。

(3)對活頁賬和卡片賬進行裝訂，編齊頁碼，加上扉頁，并加蓋企業(yè)財務公章。更換新賬后，應將整理完整的舊賬歸入會計檔案。

(4)檔案記錄應真實、完整、準確，不得擅自篡改、涂改檔案內容。

(5)檔案要按要求進行整理，防止其散亂丟失。

(6)檔案的使用、移交、銷毀必須嚴格按照規(guī)定執(zhí)行，不得擅自將檔案外借。

(7)檔案存放的地方必須防盜、防火、防潮、防蟲。

(8)檔案保管必須按規(guī)定年限執(zhí)行。

三、應用實務

1．會計檔案保管期限

會計檔案按其特點可分為永久保管和定期保管兩類。定期保管期限為3年、5年、1O年、15年、25年。會計檔案的保管期限從會計年度終了后的第一天算起?！稌嫏n案管理辦法》第九條規(guī)定，會計檔案的保管期限為最低保管期限。各類會計檔案的保管應按下表所示的期限執(zhí)行。

2．會計檔案銷毀

對于企業(yè)來說，保存過期會計檔案弊多利少。過期檔案不僅大量占據(jù)檔案室空間，而且給以后的檔案查找?guī)碇T多不便。因此，對于保存期限已滿且確實沒有保存必要的會計檔案，經位領導審查批準后，可以進行銷毀。銷毀程序有以下幾點。

(1)銷毀檔案之前。應由單位檔案機構會同會計機構提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度、檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容。由單位負責人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。

(2)銷毀會計檔案時。應由檔案機構和會計機構共同派人監(jiān)銷。監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前，應按銷毀清冊所列內容清點及核對所要銷毀的會計檔案。

(3)銷毀檔案之后。監(jiān)銷人應在會計檔案銷毀清冊上簽章，并將監(jiān)銷情況報告單位負責人。

這里需要注意的一點是，對于保管期滿、但尚未結清的債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應單獨抽出立卷，一直保管到未了事項完結時為止。對于單獨抽出立卷的會計檔案，應在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。對于正在項目建設期間的建設企業(yè)，其保管期滿的會計檔案不得銷毀。

3．會計檔案調閱

對于會計檔案的調閱，有以下幾點要求。

(1)單位內各部門若需查閱會計檔案，必須經單位領導批準，并經財務經理同意后方可查閱。

(2)單位外部人員因公需要查閱會計檔案時，應持其單位介紹信，經財務經理批準后方可查閱。檔案管理人員應詳細記錄查閱人的工作單位、查閱日期、會計檔案名稱及查閱理由等。

(3)會計檔案一般不得帶出室外，若有特殊情況需帶出室外復制時，必須經財務經理批準，并限期歸還。

(4)會計檔案查閱完畢后，必須按規(guī)定順序及時歸還原處。若要查閱入庫檔案，必須辦理有關借用手續(xù)。

小編寄語：會計學是一個細節(jié)致命的學科，以前總是覺得只要大概知道意思就可以了，但這樣是很難達到學習要求的。因為它是一門技術很強