OA協(xié)同辦公平臺(tái)操作手冊(cè)

31/32文檔編號(hào)：協(xié)同辦公平臺(tái)-002使用手冊(cè)——協(xié)同辦公平臺(tái)中軟培訓(xùn)實(shí)訓(xùn)基地目錄系統(tǒng)介紹及要求本系統(tǒng)為系統(tǒng)辦公平臺(tái)系統(tǒng)，為協(xié)調(diào)輔助公司辦公之用。用戶為公司內(nèi)部人員，員工和管理員據(jù)需要進(jìn)行登錄后才能使用系統(tǒng)。系統(tǒng)會(huì)根據(jù)員工登錄信息自動(dòng)進(jìn)行判別普通員工和管理員從而動(dòng)態(tài)的生成功能菜單使用戶行使自己的權(quán)限。圖SEQ圖\*ARABIC1登錄界面，輸入員工號(hào)1001，密碼123456，驗(yàn)證碼不區(qū)分大小寫為l24x，點(diǎn)擊登錄普通用戶功能首頁(yè)用戶登錄后會(huì)默認(rèn)進(jìn)入首頁(yè)，首頁(yè)向用戶提示待辦事項(xiàng)列表及未讀留言列表。圖SEQ圖\*ARABIC2用戶登錄后首頁(yè)顯示的提示用戶留言和待辦事項(xiàng)等信息個(gè)人信息修改個(gè)人信息選擇個(gè)人信息>>個(gè)人信息用戶進(jìn)入個(gè)人信息界面后會(huì)看到自己目前的個(gè)人信息。用戶選擇修改個(gè)人信息，輸入相應(yīng)的信息，即可修改個(gè)人信息。輸入完成后點(diǎn)擊提交則修改個(gè)人信息。如圖3用戶當(dāng)前個(gè)人信息。圖SEQ圖\*ARABIC3用戶當(dāng)前個(gè)人信息圖SEQ圖\*ARABIC4用戶修改個(gè)人信息圖SEQ圖\*ARABIC5用戶提交修改后顯示的個(gè)人信息修改密碼選擇個(gè)人信息>>個(gè)人信息>>修改密碼用戶選擇修改密碼。修改密碼需要進(jìn)行驗(yàn)證，即要現(xiàn)在的密碼，然后輸入兩次修改密碼；如果兩次輸入的修改密碼不一樣，則系統(tǒng)會(huì)提示用戶輸入密碼不一致不能進(jìn)行修改；只有兩次輸入的修改密碼相同才能進(jìn)行修改；修改成功后系統(tǒng)會(huì)提示修改密碼成功，用戶以后登錄則需用修改后的密碼。圖SEQ圖\*ARABIC6用戶修改密碼他人信息選擇個(gè)人信息>>他人信息用戶可查看他人信息。選擇姓名或員工號(hào)，可選擇部門，性別等進(jìn)行查詢；也可只選擇部門性別等進(jìn)行查詢。查詢之后系統(tǒng)會(huì)將符合條件的員工信息顯示出來，用戶即可進(jìn)行查看。圖SEQ圖\*ARABIC7用戶輸入相應(yīng)信息進(jìn)行搜索，選擇員工號(hào)1001圖SEQ圖\*ARABIC8搜索顯示出來員工號(hào)為1001的員工信息工作安排代辦設(shè)置選擇工作安排>>代辦設(shè)置用戶選擇進(jìn)行代辦設(shè)置功能，選擇部門，系統(tǒng)將該部門員工列表出來；用戶選擇相應(yīng)用戶，可給該用戶授權(quán)代辦，授權(quán)的員工即可對(duì)用戶進(jìn)行日程安排；用戶可解除已經(jīng)授權(quán)的員工的代辦功能，該員工則不能再對(duì)用戶進(jìn)行日程安排。圖SEQ圖\*ARABIC9用戶選擇員工進(jìn)行授權(quán)代辦日程安排選擇工作安排>>日程安排系統(tǒng)會(huì)將用戶的日程以列表的形式顯示出來。用戶只能對(duì)自己進(jìn)行的日程安排進(jìn)行修改或者刪除，他人為用戶安排的日程用戶不能進(jìn)行修改或者刪除。圖SEQ圖\*ARABIC10系統(tǒng)顯示用戶的日程安排信息刪除日程安排用戶對(duì)自己安排的日程選擇刪除，即可將該日程安排刪除。圖SEQ圖\*ARABIC11用戶選擇刪除“測(cè)試日程〞系統(tǒng)提示確認(rèn)刪除修改日程安排用戶對(duì)自己安排的日程進(jìn)行修改，即可對(duì)該條日程安排進(jìn)行修改。修改內(nèi)容包括：日程安排名稱，工作期限，工作時(shí)間，完成情況，安排人，安排內(nèi)容等。輸入相應(yīng)信息后選擇提交即可修改該日程安排；選擇重置，則各信息恢復(fù)到未修改時(shí)的情況；選擇返回則返回上一界面。添加新的日程安排用戶選擇添加新的日程安排。安排的內(nèi)容包括：日程安排名稱，工作期限，工作時(shí)間，完成情況，被安排人，安排內(nèi)容等。輸入相應(yīng)信息后選擇提交即可修改該日程安排；選擇重置，則所有信息重置為空；選擇返回則返回上一界面。被安排人可為自己，也可為授權(quán)給自己的其他用戶。查詢?nèi)粘贪才挪樵內(nèi)粘０才趴梢赃x擇日歷查詢和綜合查詢。日歷查詢是按照選擇日期來顯示日程安排，如選擇2008年12月10日則系統(tǒng)會(huì)將該天的日程安排顯示出來；綜合查詢可根據(jù)相關(guān)信息進(jìn)行查詢，如輸入發(fā)起人，時(shí)間等進(jìn)行查詢。圖SEQ圖\*ARABIC12選擇日期查看日程安排圖SEQ圖\*ARABIC13輸入相關(guān)信息進(jìn)行綜合查詢?nèi)粘贪才糯k事項(xiàng)選擇待辦事項(xiàng)>>待辦事項(xiàng)。系統(tǒng)為用戶列出待辦事項(xiàng)清單，包括主題，內(nèi)容，時(shí)間，發(fā)起人，是否已讀，是否刪除，是否完成等。用戶可以選擇閱讀待辦事項(xiàng)，已經(jīng)閱讀過的待辦事項(xiàng)會(huì)標(biāo)示為已讀；用戶可以選擇刪除待辦事項(xiàng)，但是只能刪除自己發(fā)起的待辦事項(xiàng)；用戶完成待辦事項(xiàng)后選擇完成，則待辦事項(xiàng)狀態(tài)將變成完成。圖SEQ圖\*ARABIC14用戶待辦事項(xiàng)列表及功能操作工作清單選擇待辦事項(xiàng)>>工作清單。系統(tǒng)將用戶的工作清單列出，用戶即可查看其用戶清單。每一條工作清單包括主題，內(nèi)容，時(shí)間，發(fā)起人等。圖SEQ圖\*ARABIC15用戶工作清單列表名片夾添加新名片選擇名片夾>>添加新名片輸入要添加的名片信息，如姓名王小丫，性別女等信息，然后點(diǎn)擊“提交〞。圖SEQ圖\*ARABIC16用戶添加新名片，須填入相關(guān)信息個(gè)人名片夾選擇名片夾>>個(gè)人名片夾用戶查看自己的名片夾，輸入相關(guān)信息然后搜索，如輸入姓名萬(wàn)里鵬，然后點(diǎn)擊搜索圖SEQ圖\*ARABIC17用戶輸入相關(guān)信息，搜索名片名片夾分類選擇名片夾>>名片夾分類。系統(tǒng)將用戶所有名片夾分類及其名片數(shù)量，是否共享等信息顯示出來。“我的名片夾〞為系統(tǒng)默認(rèn)分配的一個(gè)名片夾分類，用戶不可對(duì)其進(jìn)行刪除及重命名操作。添加名片夾分類。用戶在添加名片夾分類后面的文本框里輸入要添加的分類名，然后點(diǎn)擊“添加〞即可完成。圖SEQ圖\*ARABIC18用戶新建名片夾，輸入新名片夾名稱“北京〞圖SEQ圖\*ARABIC19成功建立新名片夾北京刪除名片夾分類。用戶在想要?jiǎng)h除的名片夾分類后面選擇相應(yīng)的“刪除〞，點(diǎn)擊即可完成刪除名片夾分類。若名片夾分類中有名片則會(huì)提示分類中有名片則不能刪除。圖SEQ圖\*ARABIC20刪除名片夾分類北京后，只有中國(guó)名片夾分類共享名片夾選擇名片夾>>共享名片夾用戶可以查看其他用戶共享的名片。輸入相關(guān)信息然后點(diǎn)擊“搜索〞即可將相對(duì)應(yīng)的名片搜索出來，如輸入員工號(hào)1001，然后點(diǎn)擊搜索。圖SEQ圖\*ARABIC21用戶搜索共享名片夾，輸入員工號(hào)1001圖SEQ圖\*ARABIC22搜索后的現(xiàn)實(shí)信息，用戶點(diǎn)擊產(chǎn)看共享名片即可查看該員工的共享名片夾圖SEQ圖\*ARABIC23查看員工號(hào)1001的共享名片夾現(xiàn)實(shí)的內(nèi)容公司通訊錄選擇公司通訊錄。系統(tǒng)將公司通訊錄以列表的形式分頁(yè)顯示出來。用戶可根據(jù)需要輸入搜索條件進(jìn)行查詢。用戶選擇“導(dǎo)出Excel〞則可以講公司通訊錄導(dǎo)出到一個(gè)Excel表當(dāng)中，圖SEQ圖\*ARABIC24公司通訊錄以分頁(yè)的形式顯示出來圖SEQ圖\*ARABIC25選擇性別為女部門為國(guó)際部的員工進(jìn)行搜索圖SEQ圖\*ARABIC26搜索后的信息顯示，找不到符合條件的員工聯(lián)系方式在線信息新建留言選擇在線信息>>新建留言。用戶新建留言，從通訊錄導(dǎo)入收件人，用戶可以選擇進(jìn)行群發(fā)。發(fā)件人默認(rèn)用戶，無(wú)需填寫；填寫主題，留言內(nèi)容。如點(diǎn)擊“企劃部〞，系統(tǒng)將企劃部的員工列出來，選中該員工則該員工的員工號(hào)自動(dòng)添加到收件人欄里選擇“發(fā)送〞則將此留言發(fā)送到收件人的收件箱里，此留言也將保存到發(fā)件人的發(fā)件箱里；同時(shí)，頁(yè)面將跳轉(zhuǎn)到發(fā)件箱頁(yè)面。選擇“保存草稿〞則將此留言保存到草稿相當(dāng)中，頁(yè)面將跳轉(zhuǎn)到草稿箱頁(yè)面。選擇“返回〞則返回上一界面。圖SEQ圖\*ARABIC27用戶新建留言，輸入相關(guān)的內(nèi)容即可收件箱選擇在線信息>>收件箱系統(tǒng)將用戶收到的留言以列表的形式分頁(yè)顯示出來，包括標(biāo)題，內(nèi)容，發(fā)件人，日期，狀態(tài)等信息。用戶可根據(jù)發(fā)件人姓名，發(fā)送日期，主題等條件對(duì)留言進(jìn)行搜索。用戶為讀過的留言，留言狀態(tài)將顯示為“未讀〞，用戶讀過的留言將顯示為“已讀〞。用戶選擇“回復(fù)〞則將回復(fù)此留言的發(fā)件人，用戶選擇“刪除〞則將刪除此留言。圖SEQ圖\*ARABIC28用戶查找收件箱的信息，輸入相關(guān)信息點(diǎn)擊“搜索〞即可草稿箱選擇在線信息>>草稿箱系統(tǒng)將用戶草稿箱中的留言以列表的形式分頁(yè)顯示出來，包括標(biāo)題，內(nèi)容，發(fā)件人，日期等信息。用戶選擇“編輯〞則對(duì)該留言進(jìn)行編輯，功能如新建留言；用戶選擇“刪除〞則將刪除此草稿箱中的該條留言；“選擇發(fā)送〞則將該留言發(fā)送到收件人的收件箱當(dāng)中，此留言也將存到用戶的發(fā)件箱中。圖SEQ圖\*ARABIC29用戶草稿箱，選擇刪除可以刪除該條留言，選中該條留言可以繼續(xù)編寫發(fā)件箱選擇在線信息>>發(fā)件箱系統(tǒng)將用戶發(fā)件箱中的留言以列表的形式分頁(yè)顯示出來，包括標(biāo)題，內(nèi)容，收件人，日期，時(shí)間等信息。用戶可按照收件人姓名等條件進(jìn)行搜索。用戶對(duì)一條留言選擇“刪除〞則將該留言刪除。圖SEQ圖\*ARABIC30用戶發(fā)送的留言顯示在發(fā)件箱中個(gè)人文件夾個(gè)人文件夾功能包括用戶自己的個(gè)人文件及和共享文件夾，其中個(gè)人文件夾是用戶自己的不允許別人看到的，共享文件夾別人可以看到。此功能還包含新建文件夾和上傳文件功能。個(gè)人文件夾選擇個(gè)人文件夾>>個(gè)人文件夾進(jìn)入頁(yè)面后系統(tǒng)會(huì)顯示用戶空間使用信息等，用戶點(diǎn)擊相應(yīng)文件夾則可查看該文件夾目錄下的文件。圖SEQ圖\*ARABIC31用戶個(gè)人文件夾提示信息共享文件夾選擇個(gè)人文件夾>>共享文件及用戶輸入相對(duì)應(yīng)的要查詢的信息，然后點(diǎn)擊搜索即可看到相關(guān)搜索后的信息，如選擇輸入員工號(hào)1001點(diǎn)擊搜索即可查看該用戶共享文件夾中的文件。圖SEQ圖\*ARABIC32用戶輸入搜索信息，查看員工的共享文件夾新建文件夾選擇個(gè)人文件夾>>個(gè)人文件夾>>新建文件夾選擇新建文件夾，系統(tǒng)會(huì)讓用戶輸入新建文件夾名，如輸入“美麗的天使〞點(diǎn)擊“確認(rèn)〞則該文件夾會(huì)建立。圖SEQ圖\*ARABIC33用戶輸入文件夾名稱上傳文件選擇個(gè)人文件夾>>上傳文件用戶輸入把上傳的文件保存的文件夾，點(diǎn)擊瀏覽選擇要長(zhǎng)傳的文件，點(diǎn)擊上傳則將文件上傳到相應(yīng)文件夾中；若不存在要保存的文件夾則系統(tǒng)會(huì)提示該文件夾不存在是否建立該文件夾。如輸入要保存的文件夾為“個(gè)人文件夾〞然后瀏覽選中文件點(diǎn)擊“翻開〞，然后點(diǎn)擊“上傳〞即可完成上傳文件。圖SEQ圖\*ARABIC34用戶選擇要保存的文件夾，然后瀏覽選中要上傳的文件，點(diǎn)擊上傳完成文件的上傳。頁(yè)面會(huì)跳轉(zhuǎn)到該上傳文件的操作頁(yè)面查看及下載文件用戶可以從其文件夾中選擇將文件下載。點(diǎn)擊文件夾，會(huì)顯示出來該文件夾下的文件。圖SEQ圖\*ARABIC35用戶點(diǎn)擊文件夾可看到該文件夾下的文件目錄圖SEQ圖\*ARABIC36用戶點(diǎn)擊文件，即可選擇翻開或者保存文件用戶下載文件，在點(diǎn)擊文件夾后，會(huì)顯示出來該文件夾下的文件，如圖33所示。用戶點(diǎn)擊下載即可下載該文件，點(diǎn)擊刪除可刪除該文件。圖SEQ圖\*ARABIC37用戶點(diǎn)擊刪除，系統(tǒng)提示要確定刪除信息圖SEQ圖\*ARABIC38刪除文件后，文件夾沒有文件了會(huì)議管理會(huì)議室查詢選擇會(huì)議管理>>預(yù)約會(huì)議室進(jìn)入頁(yè)面后系統(tǒng)會(huì)將空閑的會(huì)議室以列表的形式顯示出來，用戶點(diǎn)擊“預(yù)約〞則會(huì)進(jìn)入會(huì)議室申請(qǐng)頁(yè)面，將會(huì)議地點(diǎn)默認(rèn)為該會(huì)議室。用戶輸入要查詢會(huì)議室的條件點(diǎn)擊查詢即可搜索符合條件的會(huì)議室，如輸入會(huì)議室名稱A101，容納人數(shù)200，開始時(shí)間7月20日8點(diǎn)，結(jié)束時(shí)間7月20日12點(diǎn)，點(diǎn)擊“查詢〞。圖SEQ圖\*ARABIC39用戶輸入搜索信息，如會(huì)議室名稱，容納人數(shù)等選擇搜索會(huì)議室申請(qǐng)選擇會(huì)議管理>>會(huì)議室申請(qǐng)用戶輸入會(huì)議名稱，選擇會(huì)議地點(diǎn)，會(huì)議開始時(shí)間，結(jié)束時(shí)間，會(huì)議參與人數(shù)等信息，然后點(diǎn)擊申請(qǐng)。如輸入會(huì)議名稱為年度表彰大會(huì)，選擇會(huì)議地點(diǎn)為A105，開始時(shí)間7月20日8點(diǎn)，結(jié)束時(shí)間7月20日12點(diǎn)，會(huì)議參與人數(shù)500，然后點(diǎn)擊“申請(qǐng)〞，用戶需要等待管理員的審批即可完成會(huì)議室申請(qǐng)。圖SEQ圖\*ARABIC40用戶輸入會(huì)議室申請(qǐng)信息，申請(qǐng)會(huì)議室發(fā)起會(huì)議選擇會(huì)議管理>>發(fā)起會(huì)議會(huì)議發(fā)起人將以留言的方式通過留言的群發(fā)發(fā)送到所有與會(huì)人員的收件箱中，與會(huì)人員受到通知即可知道會(huì)議的相關(guān)信息。若沒有會(huì)議申請(qǐng)則無(wú)法發(fā)起會(huì)議。圖SEQ圖\*ARABIC41用戶點(diǎn)擊詳細(xì)信息，然后可向與會(huì)人員發(fā)留言發(fā)起會(huì)議圖SEQ圖\*ARABIC42沒有會(huì)議申請(qǐng)記錄，無(wú)法發(fā)起會(huì)議會(huì)議記錄選擇會(huì)議管理>>會(huì)議記錄用戶會(huì)看到自己參加過的會(huì)議的記錄，點(diǎn)擊進(jìn)入即可查看該會(huì)議的會(huì)議記錄；若尚未上傳會(huì)議記錄，則會(huì)議發(fā)起人可以上傳會(huì)議記錄。圖SEQ圖\*ARABIC43用戶查看會(huì)議記錄，點(diǎn)擊進(jìn)入圖SEQ圖\*ARABIC44用戶查看會(huì)議記錄信息，若沒有會(huì)議記錄則會(huì)議發(fā)起人可以選擇上傳會(huì)議記錄管理員功能管理員具有普通員工的功能，使用情況參見普通員工功能。管理員分為三種：系統(tǒng)管理員，員工管理員和會(huì)議室管理員。其中，系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)部門管理，權(quán)限管理，和角色管理；員工管理員負(fù)責(zé)員工的添加等功能；會(huì)議室管理員負(fù)責(zé)會(huì)議室。部門管理部門管理包括部門的增加，刪除，修改等。此功能由系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)。部門列表選擇部門管理>>部門列表系統(tǒng)將所有部門以列表的形式顯示出來。圖SEQ圖\*ARABIC45系統(tǒng)將公司部門列出來修改部門。用戶要修改一個(gè)部門，點(diǎn)擊該部門后的修改；如修改企劃部，點(diǎn)擊企劃部一行的修改。圖SEQ圖\*ARABIC46修改企劃部信息，輸入相關(guān)信息，點(diǎn)擊修改完成刪除部門。用戶要?jiǎng)h除一個(gè)部門，點(diǎn)擊該部門對(duì)應(yīng)的刪除操作，如要?jiǎng)h除企劃部，點(diǎn)擊刪除。若該部門有人，則系統(tǒng)能夠在列表的下方顯示該部門有人，則不能夠刪除該部門。圖SEQ圖\*ARABIC47部門存在員工，不能刪除添加部門選擇部門管理>>添加部門添加部門。用戶輸入相應(yīng)的信息，如輸入名稱為中華部，電話等，然后點(diǎn)擊提交。圖SEQ圖\*ARABIC48輸入添加的部門的信息，點(diǎn)擊提交完成添加部門圖SEQ圖\*ARABIC49新添加的部門出現(xiàn)在部門列表中權(quán)限管理此功能有系統(tǒng)管理負(fù)責(zé)，管理對(duì)員工的權(quán)限等的分配設(shè)置。權(quán)限列表選擇部門管理>>權(quán)限列表系統(tǒng)將所有的權(quán)限以列表的形式顯示出來。圖SEQ圖\*ARABIC50系統(tǒng)顯示系統(tǒng)權(quán)限列表刪除權(quán)限。選擇相應(yīng)的權(quán)限，點(diǎn)擊刪除；若有角色使用該權(quán)限，則系統(tǒng)會(huì)在列表下顯示有角色使用該權(quán)限，則不能刪除該權(quán)限，如點(diǎn)擊是年初會(huì)議室管理權(quán)限。圖SEQ圖\*ARABIC51刪除會(huì)議室管理權(quán)限，有角色使用該權(quán)限，不能刪除添加權(quán)限選擇系統(tǒng)管理>>添加權(quán)限首先選擇權(quán)限的類型，然后輸入添加新的權(quán)限名點(diǎn)擊提交；如選擇員工管理，輸入什么都行，點(diǎn)擊提交。圖SEQ圖\*ARABIC52添加新的權(quán)限：什么都行圖SEQ圖\*ARABIC53什么都行權(quán)限出現(xiàn)在系統(tǒng)權(quán)限列表中角色管理角色是系統(tǒng)權(quán)限的集合，一個(gè)角色可以有多個(gè)權(quán)限，這多個(gè)權(quán)限附加在員工上構(gòu)成了角色。此項(xiàng)功能有系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)。角色分配選擇系統(tǒng)管理>>角色分配系統(tǒng)將員工所擔(dān)任的角色以列表的形式顯示出來。圖SEQ圖\*ARABIC54所有員工的角色列表，如小趙為普通職員，老萬(wàn)為系統(tǒng)管理員等給員工設(shè)置角色，賦予員工相應(yīng)的權(quán)利。人設(shè)置趙穎為系統(tǒng)管理員，點(diǎn)擊設(shè)置，進(jìn)入設(shè)置角色頁(yè)面。圖SEQ圖\*ARABIC55給員工趙穎設(shè)置為系統(tǒng)管理員，點(diǎn)擊提交圖SEQ圖\*ARABIC56員工趙穎的角色設(shè)置為系統(tǒng)管理員添加系統(tǒng)角色選擇系統(tǒng)管理>>添加角色給系統(tǒng)添加角色，如添加角色名中華總裁，賦予這個(gè)角色員工信息管理，會(huì)議室管理，系統(tǒng)角色管理權(quán)限，點(diǎn)擊提交。圖SEQ圖\*ARABIC57添加中華總裁角色，為其賦予權(quán)限圖SEQ圖\*ARABIC58中華總裁角色出現(xiàn)在系統(tǒng)角色菜單項(xiàng)選擇項(xiàng)中會(huì)議管理此項(xiàng)功能是會(huì)議室管理員進(jìn)行的功能。會(huì)議室申請(qǐng)審批選擇系統(tǒng)管理>>會(huì)議室申請(qǐng)審批系統(tǒng)會(huì)將所有會(huì)議室申請(qǐng)預(yù)約以列表的形式顯示出來。圖SEQ圖\*ARABIC59會(huì)議室申請(qǐng)列表同意會(huì)議室申請(qǐng)。點(diǎn)擊該會(huì)議操作選項(xiàng)的同意，如同意發(fā)起人小趙會(huì)議