項目群管理指南

1GB/T—2021/ISO21503:2017項目群管理指南本文件給出項目群管理的指導性內(nèi)容，提供有關(guān)術(shù)語、定義、概念、先決條件和實踐的高層描述，以及在項目群管理良好實踐中的角色和責任分配，但不提供過程、方法，以及工具指南。本標準適用于任何公共和私人組織的任意規(guī)模和復雜程度的項目群。2術(shù)語和定義下列術(shù)語和定義適用于本文件。2.1項目群programme為達到戰(zhàn)略和經(jīng)營目標并實現(xiàn)盈利而將相互關(guān)聯(lián)的項目群組件（2.3）協(xié)調(diào)管理的臨時結(jié)構(gòu)。2.2項目群管理programmemanagement協(xié)調(diào)各項活動，指導相關(guān)的項目群組件以完成項目群目標并且實現(xiàn)盈利。2.3項目群組件programmecomponent項目、項目群（2.1）或其他相關(guān)工作。2.4項目群收益programmebenifit為完成戰(zhàn)略和經(jīng)營目標，通過協(xié)調(diào)管理相關(guān)項目群組件而得到的可評估結(jié)果。3項目群與項目群管理概念3.1概述本條描述了項目群與項目群管理的概念，指導高層管理人員如何將項目群管理納入組織中。3.2項目群概念3.2.1概述本節(jié)描述了項目群的特性、目的、建立、一致性、結(jié)構(gòu)以及利益相關(guān)方。3.2.2項目群特性項目群可能是戰(zhàn)略性的、變革性的或經(jīng)營性的，具備以下特性中的一項或多項：a)項目群由具有相互依存和相互關(guān)聯(lián)的項目群組件組成；b)項目群為利益相關(guān)方提供收益并且?guī)椭鷮崿F(xiàn)戰(zhàn)略或經(jīng)營目標；2GB/T—2021/ISO21503:2017c)項目群具有復雜性和不確定性，需要加以管理來盡可能減少復雜性和不確定性。項目群的復雜性和不確定性包括但不限于以下幾個方面：a)不明確或不確定的目標；b)環(huán)境以及其他外部因素；c)社會、政治、經(jīng)濟、可持續(xù)性以及法律等方面的動態(tài)；d)技術(shù)方面；e)制約，例如時間、成本、質(zhì)量；f)項目群組件之間的依賴及整合；g)后勤問題；h)不同利益相關(guān)方的觀點和期望。3.2.3項目群目的項目群目標是實現(xiàn)與組織的略和經(jīng)營目標相一致的收益，而該收益是通過單獨管理項目群組件是無法實現(xiàn)的。項目群還可以提高效率，減少威脅，或者實現(xiàn)機會。3.2.4項目群建立當在組織中建立項目群時，應(yīng)考慮的活動包括但不限于以下幾個方面：a)開發(fā)一種跨多個項目群組件使用的通用方法；b)管理利益相關(guān)方的觀點和利益；c)溝通項目群的內(nèi)部與外部；d)加快收益實現(xiàn)，尤其是計劃中的前期收益；e)優(yōu)化跨項目群組件的資源使用；f)優(yōu)化成本、進度和質(zhì)量；g)管理項目群風險；h)指導和調(diào)整項目群組件；i)支持定義項目群目標的商業(yè)理由；j)確定將各單獨項目群組件以項目群的形式協(xié)調(diào)管理而得到的收益；k)與一項或多項戰(zhàn)略和運營目標保持一致。當在組織中建立項目群時，風險和不確定性是需要關(guān)注的問題。需考慮的事項包括但不限于以下幾個方面：a)與要實現(xiàn)的項目群目標相關(guān)聯(lián)的復雜性程度；b)與要實現(xiàn)的項目群目標以及潛在變更相關(guān)聯(lián)的風險等級和不確定性程度；c)需要的組織變革的程度；d)關(guān)于所需資源的風險程度和不確定性；e)與橫跨一個或多個地理區(qū)域相關(guān)聯(lián)的復雜性程度。3.2.5項目群一致性項目群可能建立在一個單獨的組織中，或橫跨多個組織，或在一個項目和項目組合中。為實現(xiàn)對其他組件、組織或其他經(jīng)營職能的收益，項目群需要與管理框架保持一致。項目群一致性的例子如圖1所示。3GB/T—2021/ISO21503:2017圖1組織內(nèi)項目群一致性示例3.2.6項目群結(jié)構(gòu)一個項目群應(yīng)當由至少兩個項目群組件組成。項目群結(jié)構(gòu)的設(shè)計應(yīng)反映以下幾個方面：所需的結(jié)果和產(chǎn)出、產(chǎn)品的性質(zhì)和復雜性、所需組件的類型、執(zhí)行項目群的組織特性等。圖2給出了一個示例，該項目群結(jié)構(gòu)包括了例如多個項目、一個項目群以及其他相關(guān)工作。注：其他相關(guān)工作可能包括由職能和運營部門執(zhí)行的支持項目群和其組件的活動。圖2項目群結(jié)構(gòu)示例3.2.7項目群利益相關(guān)方項目群利益相關(guān)方可能：a)受項目群以及項目群的結(jié)果或目標所影響；4GB/T—2021/ISO21503:2017b)影響項目群以及項目群的結(jié)果或目標；c)對項目群以及項目群的結(jié)果或目標有期望。項目群利益相關(guān)方包括但不限于以下幾種：a)發(fā)起人；b)企業(yè)主；c)項目群團隊；d)內(nèi)部和外部合作伙伴和組織；e)核心職能團隊；f)支持團隊；g)項目群管理辦公室；h)用戶。3.3項目群管理概念3.3.1概述本節(jié)規(guī)定了項目群管理、項目群管理的目的和項目群管理生命周期。3.3.2項目群管理項目群管理應(yīng)提供一種一致的方法，可能包括但不限于以下幾個方面：a)建立項目群組織結(jié)構(gòu)；b)開發(fā)并實施項目群管理計劃；c)引導并使項目群組件保持一致性；d)管理項目群，實現(xiàn)目標并且得到收益；e)管理利益相關(guān)方參與度；f)管理項目群風險和問題；g)管理項目群組件績效的整合；h)管理溝通；i)管理范圍、成本、進度、資源以及質(zhì)量；j)管理跨項目群組件的資源。項目群管理可能會得到兩種類型的收益：a)通過將項目群組件進行協(xié)調(diào)管理而得到的內(nèi)部項目群收益；b)幫助實現(xiàn)戰(zhàn)略或經(jīng)營目標的外部項目群收益。在項目群生命周期中或項目群關(guān)閉后都有可能實現(xiàn)有形或無形的收益，應(yīng)盡早對項目群進行組織和計劃。3.3.3項目群管理目的項目群管理的目的應(yīng)當為以下幾個方面提供一種一致的方法：a)在項目群背景下包容復雜性和不確定性；b)實現(xiàn)對項目群組件的投資；c)與組織戰(zhàn)略和風險容忍相一致；d)優(yōu)化組織能力；e)從投資中獲益；f)識別和管理利益相關(guān)方的興趣。5GB/T—2021/ISO21503:20173.3.4項目群生命周期項目群生命周期開始于啟動項目群決議達成之時或公認的項目群開始日期。項目群生命周期止于終止項目群的決議達成之時或公認的項目群關(guān)閉日期。項目群的結(jié)束原因包括但不限于以下幾個方面：a)已經(jīng)完成項目群收益；b)不再需要協(xié)調(diào)相關(guān)組件；c)不可能或不需要實現(xiàn)收益。為實現(xiàn)收益，項目群生命周期應(yīng)分為不同階段以便于組織、管理和整合項目群組件。在項目群的生命周期中，會有多個項目群組件開始和結(jié)束。4項目群管理先決條件4.1概述本節(jié)為高層管理人員就項目群管理實施和維護前應(yīng)考慮的先決條件提供指導。4.2項目群管理必要性評估當在決定是否在組織內(nèi)實行項目群管理時，應(yīng)當考慮組織整合其他相關(guān)工作的能力，以及適應(yīng)變化的能力。為了評估項目群管理的必要性，應(yīng)考慮的因素包括但不限于以下幾個方面：a)對組織內(nèi)部管理的影響；b)與戰(zhàn)略和經(jīng)營目標的一致性；c)組織的結(jié)構(gòu)，成熟度以及文化；d)組織邊界內(nèi)以及跨組織邊界工作的能力；e)內(nèi)部和外部組織變革的影響；f)人力資源，以及其知識，技能和能力的可用性；g)預算影響；h)實施所需的努力。組織層面的合理性分析應(yīng)解決需求、風險、收益和所需資源，以及擬實施的項目群管理如何與一個或多個戰(zhàn)略和運營目標保持一致。項目群管理的實施可按以下方式進行評估：a)利益相關(guān)方參與和管理；b)經(jīng)過平衡的利益相關(guān)方的觀點和利益；c)內(nèi)部和外部的交流；d)資源使用；e)組織效率；f)預算、進度和質(zhì)量；g)所需技能；h)風險預見性及管理；i)復雜性管理；j)項目群組件和相關(guān)聯(lián)單元的項目群一致性、控制和報告；k)收益實現(xiàn)。項目群管理實施的合理性應(yīng)被寫進項目建議書或其他類似的分析文檔中。4.3項目群管理在組織中的實施6GB/T—2021/ISO21503:2017當計劃實行項目群管理時，高層管理人員應(yīng)解決以下幾個方面：a)管理項目群與組織戰(zhàn)略相一致的必要性；b)財務(wù)和額外資源的投資；c)需要在整個組織中進行談判、投資和平衡資源；d)監(jiān)督和控制方案及其預期效益所需的管理努力；e)為支持項目群需要進行內(nèi)部和外部的協(xié)調(diào)和溝通；f)變革與復雜性管理的需要；g)項目與項目群管理集成中的沖突；h)組織職能與經(jīng)營職能的優(yōu)先性沖突；i)與文化、技能和地理位置有關(guān)的組織挑戰(zhàn)。4.4項目群管理一致性項目群管理的一致性應(yīng)當考慮組織的治理。這種一致性應(yīng)具有戰(zhàn)略依據(jù)和關(guān)系。項目群管理的戰(zhàn)略一致性應(yīng)在組織內(nèi)或跨組織之間達到協(xié)同效應(yīng)。在組織層級上，系統(tǒng)、程序和過程應(yīng)當已經(jīng)達到一致。為提高效率以及達到一致性，組織應(yīng)定義何種資源以何種形式分配到項目群以及其組件的管理和控制中去。項目群管理應(yīng)與管理組織和項目組合保持一致性。這種一致性應(yīng)提高項目群及其組件的管理和交付，以便得到額外收益。組織內(nèi)項目群及其組件的可持續(xù)性的一致性可以通過平衡和優(yōu)化社會、經(jīng)濟和環(huán)境特性達到。這種關(guān)系可以使高層管理人員對項目群管理進行監(jiān)督；對戰(zhàn)略一致性進行把控；對項目群組件進行選擇。4.5項目群角色和責任劃分4.5.1概述高層管理人員應(yīng)該分配和定義項目群管理角色、責任、問責和權(quán)限。定義的這些角色應(yīng)：a)協(xié)助提供所需的資源、能力、流程和工具；b)支持和實現(xiàn)組織變革，實現(xiàn)項目群收益。關(guān)鍵的角色和責任體應(yīng)包括但不限于：項目群發(fā)起人（5.5.2）、項目群經(jīng)理（5.5.3）以及項目群管理團隊（5.5.4）。4.5.2項目群發(fā)起人項目群發(fā)起人應(yīng)對總體項目群戰(zhàn)略和項目群支撐負責任，包括但不限于以下幾個方面：a)保持項目群與組織戰(zhàn)略的一致性；b)適當保持項目群與商務(wù)案例的一致性；c)對項目群目標進行溝通；d)下放權(quán)限給項目群經(jīng)理；e)做出影響項目群的重大決議；f)支撐與執(zhí)行管理或其他組織管理結(jié)構(gòu)的接口；g)支撐顧客以及利益相關(guān)方的參與；h)解決超過項目群經(jīng)理權(quán)限的問題和矛盾；i)批準或促進項目群的更改。4.5.3項目群經(jīng)理7GB/T—2021/ISO21503:2017項目群經(jīng)理應(yīng)對項目群以及相關(guān)項目群組件的整體績效負責，包括但不限于以下幾個方面：a)根據(jù)項目群發(fā)起人的指示行事；b)對項目群和項目群團隊進行領(lǐng)導和資源配置；c)做出決定并指導項目群管理團隊；d)完成項目群目標，實現(xiàn)項目群收益；e)解決項目群內(nèi)部的問題和沖突；f)為組織管理提供接口；g)提供與利益相關(guān)方接口；h)監(jiān)督并向發(fā)起人提供有關(guān)項目群的一致性和進展的建議；i)與發(fā)起人和組織管理層協(xié)同工作以滿足項目群需求；j)控制項目群組件之間的內(nèi)在聯(lián)系。4.5.4項目群管理團隊項目群管理團隊應(yīng)為單個或多個項目群組件或職能的績效和實施負責。項目群管理團隊由以下組a)項目群發(fā)起人；b)項目群經(jīng)理；c)變更管理者（需要時d)項目群組件經(jīng)理；e)行政支持；f)項目群需要其他的技術(shù)職能。項目群管理團隊可以通過報告、培訓、咨詢、合同管理、績效管理、保險、審計以及其他需要的職能進行支持。項目群管理團隊中的個人可能會承擔項目群中的特定或附加角色和職責。項目群組件團隊成員可以看成是更廣泛形式的項目群管理團隊。5項目群管理5.1概述本節(jié)規(guī)定了項目群的建立、整合、實踐、控制、收益管理以及項目群關(guān)閉等內(nèi)容。5.2項目群建立5.2.1綜述建立項目群應(yīng)包括符合管理背景的項目群管理框架、項目群設(shè)計和計劃。5.2.2項目群管理框架項目群管理框架應(yīng)提高項目群績效，包括確定和實現(xiàn)收益。制定框架應(yīng)考慮但不限于以下：a)為項目群計劃、實施、控制建立責任和問責制度；b)提供必要的資源和支持。5.2.3項目群設(shè)計和計劃項目群設(shè)計和計劃活動可能包括但不限于以下：a)確定項目群愿景和目標；8GB/T—2021/ISO21503:2017b)確定利益相關(guān)方需求和期望；c)確定戰(zhàn)略以及與變更相關(guān)活動；d)為利益相關(guān)方管理制定戰(zhàn)略目標；e)確定可能的項目群組件；f)確定項目群組件間的依賴關(guān)系；g)制定項目群線路圖、優(yōu)先事項和綜合計劃；h)確定項目群所需資源；i)確定和保障資金；j)為實現(xiàn)收益制定計劃；k)確定項目群報告結(jié)構(gòu)；l)確定角色和職責。5.3項目群整合5.3.1概述項目群的整合可能包括戰(zhàn)略、需求、組件以及職能的整合。項目群整合也可能包括利用由于協(xié)同管理組件所產(chǎn)生的協(xié)同作用。5.3.2戰(zhàn)略整合通過平衡項目群可交付物與組織的戰(zhàn)略和目標，組織應(yīng)該能夠提高可持續(xù)性，實現(xiàn)利益，實現(xiàn)可交付物與成果的轉(zhuǎn)變。5.3.3需求整合需求整合應(yīng)支持但不限于以下：a)匹配項目群收益與利益相關(guān)方期望；b)使項目群與其組件的需求保持一致；c)協(xié)調(diào)項目群組件之間的需求。5.3.4組件整合項目群組件整合應(yīng)當考慮相互依賴性，包括但不限于以下：a)相似或相關(guān)的項目群組件；b)對于大型投資的認識和控制；c)共享資源的效率；d)應(yīng)對威脅和機會的項目群層級的方法；e)通過共享活動得到的成本減少；f)環(huán)境的控制和影響；g)項目群組件的管理和控制。項目群組件整合的建立應(yīng)包括但不限于以下：a)監(jiān)督項目群組件之間的相互影響；b)組件過程和系統(tǒng)的兼容性；c)協(xié)調(diào)產(chǎn)出以達到目標；d)整合項目群組件的輸入和輸出；e)整合結(jié)果以實現(xiàn)項目群收益。9GB/T—2021/ISO21503:20175.3.5職能整合職能整合可能需要，但不局限于工程、法律、金融、操作、信息技術(shù)、人力資源、計劃過程、系統(tǒng)和變更活動，這些活動的目的是為了實現(xiàn)預期收益達到項目群目標。5.4項目群管理實踐5.4.1概述在項目群組件中通用的應(yīng)用實踐應(yīng)有助于項目群的整合、控制以及管理。項目群可能需要組件經(jīng)理來選擇和實施特定的項目群實踐活動和系統(tǒng)。同時，為了整合控制和監(jiān)督，在項目群中也存在著一些獨特的實踐活動。5.4.2至5.4.8中給出了項目群的生命周期中可能存在的項目群實踐活動。5.4.2風險和問題管理應(yīng)使用風險和問題管理方法來捕捉相關(guān)問題、威脅和機會，可能包括但不限于以下：a)對與組織風險計劃集成的組件級和項目群級風險使用一致的風險管理實踐；b)保持組織和項目群風險容忍度的一致性；c)在整個項目群生命周期中，不斷進行項目群問題、威脅、機會的識別、記錄和升級；d)累積可能影響項目群的組件問題、威脅和機會；e)分析項目群問題、威脅和機會；f)針對項目群問題、威脅和機會制定和部署反應(yīng)計劃；g)監(jiān)控和分配所有權(quán)。5.4.3變更管理變更管理應(yīng)解決可能影響項目群或收益實現(xiàn)的變更問題。變更管理可能包括但不限于以下：a)建立項目群變更委員會；b)對項目群實施批準程序；c)建立與項目群基線一致的變更控制過程；d)分析、跟蹤和評估跨項目群組件變更的影響；e)實施批準變更。5.4.4質(zhì)量管理項目群管理中的質(zhì)量管理可能包括但不限于以下：a)定義和溝通相關(guān)標準；b)實行質(zhì)量保證；c)按計劃執(zhí)行質(zhì)量控制措施；d)部署可以提供定性度量的可用指標。5.4.5資源管理項目群資源管理是為了優(yōu)化資源利用。資源可能包括但不限于：人力資源、資金、設(shè)備、房產(chǎn)、設(shè)施和工具等。項目群管理應(yīng)監(jiān)控和促進各項目群組件的資源利用。5.4.6進度管理項目群進度應(yīng)包括各組件進度的集成。項目群進度應(yīng)包含項目群組件交付和效益實現(xiàn)的時間。進度管理應(yīng)包括對組件進度的監(jiān)控，以減輕組件對整體項目群進度的影響。GB/T—2021/ISO21503:20175.4.7預算和財務(wù)管理項目群預算綜合了各組件的費用估算和預算，從而制定了整個項目群的預算和供資計劃。項目群預算和財務(wù)管理可能包括，但不限于以下：a)獲得資金；b)為項目群組件分配預算；c)監(jiān)控組件預算利用率以減輕組件對于整體項目群預算的影響；d)應(yīng)用管理儲備和應(yīng)急的組織政策；e)確定和使用管理儲備金和應(yīng)急基金；f)分析和驗證財務(wù)績效。5.4.8利益相關(guān)方及溝通管理項目群利益相關(guān)方管理應(yīng)與項目群組件相協(xié)調(diào)，以便識別相關(guān)利益相關(guān)方利益、需求、期望和觀點。項目群利益相關(guān)方管理可能與組件利益相關(guān)方管理在溝通方式、媒介、頻率和信息等方面不同，同時應(yīng)減少重復。項目群報告應(yīng)使利益相關(guān)方能夠持續(xù)監(jiān)控的方面包括但不限于以下：a)項目群和項目群組件進程；b)問題、威脅和機會；c)項目群