檔案管理的規(guī)章制度

檔案管理的規(guī)章制度

L引言

本規(guī)章制度旨在確保檔案管理的規(guī)范性和有效性，保護(hù)和維護(hù)

組織的檔案資產(chǎn)，提高檔案的安全性和可訪問(wèn)性。所有工作人員都

應(yīng)遵守本規(guī)章制度的要求。

2.檔案管理的定義

檔案管理是指對(duì)組織內(nèi)產(chǎn)生的各類檔案進(jìn)行收集、分類、整理、

保存和利用的一系列管理活動(dòng)。

3.檔案管理的原則

-合規(guī)性原則：檔案管理必須符合相關(guān)法律法規(guī)和政策規(guī)定。

-完整性原則：檔案必須按照完整的過(guò)程進(jìn)行管理，確保信息

的完整性和準(zhǔn)確性。

?保密性原則：檔案應(yīng)根據(jù)相關(guān)保密級(jí)別進(jìn)行分類和管理，確

保信息的安全性。

-可訪問(wèn)性原則：檔案應(yīng)提供便捷的訪問(wèn)途徑，確保有權(quán)限的

人員可以及時(shí)獲取所需的檔案信息。

?持續(xù)性原則：檔案管理應(yīng)是一個(gè)持續(xù)的過(guò)程，不斷更新和適

應(yīng)組織的需求。

4.檔案管理的責(zé)任

-組織領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)確立檔案管理的重要性，制定檔案管理的政策和

目標(biāo)，并提供必要的資源。

-檔案管理部門(mén)應(yīng)負(fù)責(zé)檔案管理工作的組織、協(xié)調(diào)和監(jiān)督。

-各部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)按照檔案管理部門(mén)的要求，做好本部門(mén)檔案

的整理、歸檔和報(bào)送工作。

-全體員工應(yīng)遵守檔案管理的規(guī)定，妥善使用和保護(hù)檔案資料。

5.檔案管理的流程

-收集：組織內(nèi)各部門(mén)按照規(guī)定的要求將產(chǎn)生的檔案進(jìn)行收集。

-分類：對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類，明確檔案的屬性和歸屬部

門(mén)。

?整理：對(duì)分類后的檔案進(jìn)行整理，確保檔案的完整性和有序

性。

-保存：將整理好的檔案妥善保存，采取適當(dāng)?shù)拇胧┓乐箼n案

損壞或丟失。

-利用：按照授權(quán)和審批程序，合法使用檔案，并及時(shí)提供給

有需要的人員。

-銷毀：按照規(guī)定的期限和程序，對(duì)無(wú)需保留的檔案進(jìn)行安全

銷毀。

6.檔案管理的控制措施

-權(quán)限控制：建立檔案管理系統(tǒng)，對(duì)不同級(jí)別的檔案設(shè)置不同

的訪問(wèn)權(quán)限。

-備份措施：定期對(duì)檔案進(jìn)行備份，防止檔案信息的丟失或損

壞。

?安全措施：采取物理和技術(shù)手段，保護(hù)檔案的安全，防止非

法獲取和篡改。

-審計(jì)措施：定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行審計(jì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)糾

正。

7.檔案管理的培訓(xùn)和宣傳

-組織培訓(xùn)：為檔案管理人員提供相關(guān)培訓(xùn)，提高其檔案管理

能力和意識(shí)。

?宣傳推廣：通過(guò)內(nèi)部渠道和適當(dāng)?shù)男麄鞣绞?，向全體員工宣

傳檔案管理的重要性和規(guī)定。

8.檔案管理的監(jiān)督和評(píng)估

-檔案管理部門(mén)應(yīng)定期進(jìn)行檔案管理工作的監(jiān)督和評(píng)估，對(duì)存

在的問(wèn)題及時(shí)改進(jìn)和完善。

-內(nèi)部審計(jì)部門(mén)可參與檔案管理的審計(jì)工作，確