辦公用品采購與管理辦法

辦公用品采購與管理辦法TOC\o"1-2"\h\u30841第一章總則 1286781.1目的與適用范圍 1233431.2職責(zé)分工 127697第二章辦公用品采購計(jì)劃 2107282.1采購需求確定 297292.2采購計(jì)劃編制 215273第三章辦公用品采購流程 281353.1供應(yīng)商選擇 2315843.2采購執(zhí)行 211050第四章辦公用品驗(yàn)收與入庫 212154.1驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)與程序 2274154.2入庫管理 25369第五章辦公用品領(lǐng)用與發(fā)放 376895.1領(lǐng)用流程 3221185.2發(fā)放管理 315254第六章辦公用品使用與保管 316306.1使用規(guī)定 319006.2保管責(zé)任 311974第七章辦公用品盤點(diǎn)與核算 333547.1盤點(diǎn)工作 3146277.2費(fèi)用核算 421351第八章附則 438918.1解釋權(quán)與修訂權(quán) 4191928.2生效日期 4第一章總則1.1目的與適用范圍為了規(guī)范公司辦公用品的采購與管理，提高工作效率，節(jié)約辦公成本，特制定本辦法。本辦法適用于公司各部門辦公用品的采購、領(lǐng)用、保管等管理工作。1.2職責(zé)分工辦公用品的采購與管理工作由行政部門統(tǒng)一負(fù)責(zé)。行政部門負(fù)責(zé)制定采購計(jì)劃、選擇供應(yīng)商、實(shí)施采購、驗(yàn)收與入庫、領(lǐng)用與發(fā)放等工作。各部門根據(jù)實(shí)際工作需要，向行政部門提出辦公用品采購需求，并負(fù)責(zé)本部門辦公用品的使用與保管。財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)辦公用品費(fèi)用的核算與支付。第二章辦公用品采購計(jì)劃2.1采購需求確定各部門根據(jù)工作需要，每月末填寫《辦公用品采購需求表》，詳細(xì)列出所需辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交給行政部門。行政部門根據(jù)各部門的采購需求，結(jié)合辦公用品庫存情況，確定實(shí)際采購需求。2.2采購計(jì)劃編制行政部門根據(jù)確定的采購需求，編制《辦公用品采購計(jì)劃》，包括采購物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算金額等內(nèi)容。采購計(jì)劃經(jīng)行政部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。采購計(jì)劃審批通過后，行政部門按照計(jì)劃實(shí)施采購。第三章辦公用品采購流程3.1供應(yīng)商選擇行政部門通過市場調(diào)研、網(wǎng)絡(luò)查詢、供應(yīng)商推薦等方式，收集辦公用品供應(yīng)商信息。對收集到的供應(yīng)商進(jìn)行資質(zhì)審核、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、服務(wù)等方面的綜合評估，選擇符合要求的供應(yīng)商。建立供應(yīng)商檔案，定期對供應(yīng)商進(jìn)行評價(jià)，根據(jù)評價(jià)結(jié)果調(diào)整供應(yīng)商名單。3.2采購執(zhí)行行政部門根據(jù)采購計(jì)劃，與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確采購物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等內(nèi)容。行政部門按照采購合同的要求，督促供應(yīng)商按時(shí)交貨。在收到貨物后，行政部門應(yīng)及時(shí)組織驗(yàn)收。第四章辦公用品驗(yàn)收與入庫4.1驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)與程序辦公用品到貨后，行政部門應(yīng)按照采購合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括辦公用品的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格、型號等。驗(yàn)收人員應(yīng)認(rèn)真核對采購合同和貨物清單，對辦公用品進(jìn)行逐一檢查。如發(fā)覺問題，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，協(xié)商解決辦法。驗(yàn)收合格后，驗(yàn)收人員應(yīng)填寫《辦公用品驗(yàn)收單》。4.2入庫管理驗(yàn)收合格的辦公用品，由行政部門辦理入庫手續(xù)。入庫時(shí)，倉庫管理人員應(yīng)核對辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等信息，與《辦公用品驗(yàn)收單》一致后，將辦公用品存入倉庫，并填寫《辦公用品入庫單》。倉庫管理人員應(yīng)按照辦公用品的種類、規(guī)格、型號等進(jìn)行分類存放，做到擺放整齊、標(biāo)識(shí)清晰、便于查找。第五章辦公用品領(lǐng)用與發(fā)放5.1領(lǐng)用流程各部門員工根據(jù)工作需要，填寫《辦公用品領(lǐng)用申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交給行政部門。行政部門根據(jù)領(lǐng)用申請，核對辦公用品庫存情況，如庫存充足，予以發(fā)放；如庫存不足，及時(shí)安排采購。辦公用品發(fā)放時(shí)，發(fā)放人員應(yīng)認(rèn)真核對領(lǐng)用人員的身份和領(lǐng)用物品的數(shù)量、規(guī)格等信息，填寫《辦公用品發(fā)放登記表》。5.2發(fā)放管理行政部門應(yīng)根據(jù)各部門的實(shí)際需求，合理安排辦公用品的發(fā)放時(shí)間和數(shù)量。對于常用辦公用品，應(yīng)定期發(fā)放；對于特殊辦公用品，應(yīng)根據(jù)實(shí)際需要及時(shí)發(fā)放。發(fā)放人員應(yīng)保證辦公用品的發(fā)放準(zhǔn)確無誤，避免出現(xiàn)多發(fā)、少發(fā)、錯(cuò)發(fā)等情況。第六章辦公用品使用與保管6.1使用規(guī)定員工應(yīng)合理使用辦公用品，避免浪費(fèi)和損壞。不得將辦公用品用于非工作用途。對于貴重辦公用品，如電腦、打印機(jī)等，應(yīng)按照操作規(guī)程進(jìn)行使用，定期進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)。對于易耗品，如紙張、筆等，應(yīng)按需領(lǐng)取，節(jié)約使用。6.2保管責(zé)任各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門辦公用品的保管工作。保管人員應(yīng)定期對辦公用品進(jìn)行盤點(diǎn)，核對數(shù)量和質(zhì)量，保證辦公用品的安全和完整。如發(fā)覺辦公用品丟失、損壞或過期，應(yīng)及時(shí)報(bào)告行政部門，查明原因，追究責(zé)任。員工離職時(shí)，應(yīng)將所領(lǐng)用的辦公用品交回所在部門，由部門保管人員進(jìn)行核對后，辦理交接手續(xù)。第七章辦公用品盤點(diǎn)與核算7.1盤點(diǎn)工作行政部門應(yīng)定期對辦公用品進(jìn)行盤點(diǎn)，一般每月進(jìn)行一次小盤點(diǎn)，每季度進(jìn)行一次大盤點(diǎn)。盤點(diǎn)內(nèi)容包括辦公用品的數(shù)量、質(zhì)量、使用情況等。盤點(diǎn)人員應(yīng)認(rèn)真核對辦公用品的實(shí)際數(shù)量與賬面上的數(shù)量是否一致，如發(fā)覺差異，應(yīng)及時(shí)查明原因，進(jìn)行調(diào)整。盤點(diǎn)結(jié)束后，盤點(diǎn)人員應(yīng)填寫《辦公用品盤點(diǎn)表》。7.2費(fèi)用核算財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)辦公用品的采購發(fā)票、驗(yàn)收單、入庫單、領(lǐng)用申請表等憑證，對辦公用品費(fèi)用進(jìn)行核算。核算內(nèi)容包括采購成本、運(yùn)輸費(fèi)用、保管