公司合同管理員崗位職責(zé)

公司合同管理員崗位職責(zé)?一、崗位職責(zé)概述合同管理員在公司的運(yùn)營(yíng)中扮演著至關(guān)重要的角色，主要負(fù)責(zé)公司各類合同的起草、審核、簽訂、履行、變更、終止以及歸檔等全過(guò)程管理，確保合同的合法性、完整性和有效性，維護(hù)公司的合法權(quán)益，促進(jìn)公司業(yè)務(wù)的順利開(kāi)展。

二、主要職責(zé)合同起草與修訂1.業(yè)務(wù)溝通與需求分析-與公司各業(yè)務(wù)部門保持密切溝通，及時(shí)了解業(yè)務(wù)動(dòng)態(tài)和合同需求。主動(dòng)參與業(yè)務(wù)部門的項(xiàng)目洽談、合作意向溝通等活動(dòng)，熟悉業(yè)務(wù)背景和交易內(nèi)容。-根據(jù)業(yè)務(wù)需求，協(xié)助業(yè)務(wù)部門梳理合同條款，明確合同目的、雙方權(quán)利義務(wù)、交易方式、價(jià)款支付、交付條件等關(guān)鍵要素，確保合同條款準(zhǔn)確反映業(yè)務(wù)實(shí)際情況。2.合同文本起草-依據(jù)業(yè)務(wù)部門提供的信息和要求，運(yùn)用專業(yè)知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)，起草各類合同文本。合同內(nèi)容應(yīng)符合法律法規(guī)的規(guī)定，語(yǔ)言表達(dá)準(zhǔn)確、清晰、嚴(yán)謹(jǐn)，避免歧義。-對(duì)于常用合同類型，建立標(biāo)準(zhǔn)合同模板庫(kù)，并根據(jù)法律法規(guī)變化和公司業(yè)務(wù)發(fā)展情況及時(shí)進(jìn)行更新和完善。在起草合同過(guò)程中，優(yōu)先使用標(biāo)準(zhǔn)合同模板，確保合同格式和關(guān)鍵條款的一致性和規(guī)范性。3.合同條款審核與修訂-在起草合同初稿后，對(duì)合同條款進(jìn)行自我審核，重點(diǎn)檢查條款的合法性、完整性、準(zhǔn)確性以及與公司利益的契合度。-將合同初稿提交給相關(guān)業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門等進(jìn)行聯(lián)合審核。積極參與審核會(huì)議，認(rèn)真聽(tīng)取各方意見(jiàn)和建議，對(duì)審核中提出的問(wèn)題進(jìn)行詳細(xì)記錄，并根據(jù)反饋意見(jiàn)及時(shí)對(duì)合同條款進(jìn)行修訂和完善。

合同審核1.形式審核-對(duì)收到的合同文本進(jìn)行形式審查，包括合同的名稱、編號(hào)、簽訂日期、雙方當(dāng)事人信息、合同份數(shù)、簽字蓋章頁(yè)等是否齊全、準(zhǔn)確。-檢查合同文本的排版格式是否規(guī)范，頁(yè)碼是否連續(xù)，附件是否完整并與正文內(nèi)容一致。2.合法性審核-依據(jù)國(guó)家法律法規(guī)、政策規(guī)定以及公司內(nèi)部規(guī)章制度，對(duì)合同條款的合法性進(jìn)行審核。重點(diǎn)審查合同主體資格是否合法有效，合同內(nèi)容是否違反法律法規(guī)強(qiáng)制性規(guī)定，合同履行是否可能引發(fā)法律風(fēng)險(xiǎn)等。-對(duì)于涉及重大法律問(wèn)題或存在法律風(fēng)險(xiǎn)的合同條款，及時(shí)與法務(wù)部門溝通，尋求專業(yè)法律意見(jiàn)，并根據(jù)法律建議進(jìn)行修改和調(diào)整。3.條款完整性與準(zhǔn)確性審核-審核合同條款是否涵蓋了交易的各個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)，雙方權(quán)利義務(wù)是否明確、對(duì)等，違約責(zé)任是否具體、合理，爭(zhēng)議解決方式是否明確有效等。-檢查合同中的金額、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交付時(shí)間、地點(diǎn)等條款是否準(zhǔn)確無(wú)誤，避免因條款模糊或歧義導(dǎo)致合同履行過(guò)程中的糾紛。4.公司利益保護(hù)審核-從公司利益出發(fā)，審核合同條款是否有利于維護(hù)公司的合法權(quán)益，是否存在潛在的利益損失或風(fēng)險(xiǎn)。例如，審核合同中的付款條款是否保障公司資金安全，知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬條款是否確保公司對(duì)相關(guān)技術(shù)或成果擁有合法權(quán)益等。-對(duì)于可能損害公司利益的條款，提出修改意見(jiàn)或建議，確保合同在法律框架內(nèi)最大程度地保護(hù)公司利益。

合同簽訂管理1.合同簽署流程跟蹤-負(fù)責(zé)合同簽訂流程的跟蹤和協(xié)調(diào)工作，確保合同按照公司規(guī)定的審批程序順利流轉(zhuǎn)。及時(shí)提醒相關(guān)部門和人員完成合同審批環(huán)節(jié)，避免因?qū)徟诱`影響合同簽訂進(jìn)度。-對(duì)合同審批過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行及時(shí)溝通和協(xié)調(diào)，協(xié)助解決審批過(guò)程中的分歧和爭(zhēng)議，推動(dòng)合同盡快進(jìn)入簽訂階段。2.合同簽署安排-根據(jù)合同審批結(jié)果，安排合同簽署事宜。確定合同簽署的時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員等，并提前做好相關(guān)準(zhǔn)備工作，如準(zhǔn)備合同文本、印章、筆等簽署工具。-在合同簽署現(xiàn)場(chǎng)，負(fù)責(zé)監(jiān)督合同簽署過(guò)程，確保雙方當(dāng)事人按照合同文本內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤地簽字蓋章，避免出現(xiàn)錯(cuò)簽、漏簽等情況。3.合同蓋章管理-嚴(yán)格按照公司印章管理制度，辦理合同蓋章手續(xù)。對(duì)申請(qǐng)蓋章的合同進(jìn)行再次審核，確保合同已經(jīng)完成所有審批流程且內(nèi)容無(wú)誤。-在蓋章過(guò)程中，仔細(xì)核對(duì)合同文本與蓋章申請(qǐng)表上的信息是否一致，防止未經(jīng)授權(quán)的蓋章行為。蓋章后，對(duì)蓋章的合同進(jìn)行登記和存檔，記錄蓋章日期、合同名稱、編號(hào)等信息。

合同履行監(jiān)督1.履行計(jì)劃制定與跟蹤-根據(jù)合同約定，協(xié)助業(yè)務(wù)部門制定合同履行計(jì)劃，明確合同履行的各個(gè)階段、時(shí)間節(jié)點(diǎn)和責(zé)任人。將履行計(jì)劃以書(shū)面形式記錄并分發(fā)給相關(guān)部門和人員，確保各方對(duì)合同履行任務(wù)清晰明了。-定期跟蹤合同履行計(jì)劃的執(zhí)行情況，及時(shí)掌握合同履行進(jìn)度。通過(guò)與業(yè)務(wù)部門溝通、查閱相關(guān)文件和記錄等方式，了解合同履行過(guò)程中是否存在問(wèn)題或偏差。2.履行情況溝通協(xié)調(diào)-建立與合同對(duì)方當(dāng)事人的定期溝通機(jī)制，及時(shí)了解對(duì)方的合同履行情況。對(duì)于合同履行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題或需要協(xié)調(diào)的事項(xiàng)，主動(dòng)與對(duì)方進(jìn)行溝通協(xié)商，尋求解決方案。-協(xié)調(diào)公司內(nèi)部各部門之間的工作關(guān)系，確保合同履行過(guò)程中涉及的各個(gè)環(huán)節(jié)能夠順暢銜接。當(dāng)出現(xiàn)部門間意見(jiàn)分歧或工作沖突時(shí)，積極進(jìn)行協(xié)調(diào)溝通，推動(dòng)問(wèn)題得到妥善解決，保障合同順利履行。3.風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警與處理-在合同履行過(guò)程中，密切關(guān)注可能影響合同履行的各種風(fēng)險(xiǎn)因素，如市場(chǎng)變化、政策調(diào)整、對(duì)方違約等。及時(shí)發(fā)現(xiàn)潛在風(fēng)險(xiǎn)，并向相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)發(fā)出風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警。-協(xié)助業(yè)務(wù)部門制定風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施，對(duì)已經(jīng)出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)事件進(jìn)行及時(shí)處理。根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)的性質(zhì)和嚴(yán)重程度，采取不同的應(yīng)對(duì)策略，如與對(duì)方協(xié)商變更合同條款、追究對(duì)方違約責(zé)任、尋求法律救濟(jì)等，最大限度地降低風(fēng)險(xiǎn)對(duì)公司造成的損失。

合同變更與終止管理1.變更申請(qǐng)審核與處理-接收合同變更申請(qǐng)，對(duì)變更的必要性、合理性進(jìn)行初步審核。要求申請(qǐng)部門詳細(xì)說(shuō)明變更的原因、內(nèi)容以及對(duì)合同履行和公司利益的影響。-將變更申請(qǐng)?zhí)峤唤o相關(guān)部門進(jìn)行聯(lián)合審核，包括業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門等。綜合各方意見(jiàn)，對(duì)變更申請(qǐng)進(jìn)行評(píng)估，判斷是否同意變更。如同意變更，明確變更的具體條款和條件，并協(xié)助起草變更協(xié)議。2.變更協(xié)議簽訂-根據(jù)審核通過(guò)的變更申請(qǐng)，起草變更協(xié)議。變更協(xié)議的內(nèi)容應(yīng)明確變更的事項(xiàng)、雙方權(quán)利義務(wù)的調(diào)整、合同價(jià)款或其他條款的變動(dòng)等，確保變更協(xié)議合法有效。-按照合同簽訂流程，組織雙方當(dāng)事人簽訂變更協(xié)議。在簽訂過(guò)程中，嚴(yán)格按照規(guī)定進(jìn)行審核和監(jiān)督，確保變更協(xié)議的簽訂符合公司要求和法律法規(guī)規(guī)定。3.合同終止管理-在合同履行完畢、雙方協(xié)商一致解除合同、出現(xiàn)法定解除情形等情況下，負(fù)責(zé)辦理合同終止手續(xù)。審核合同終止的原因和相關(guān)證明文件，確保合同終止的合法性和合規(guī)性。-協(xié)助業(yè)務(wù)部門清理合同終止后的相關(guān)事宜，如結(jié)算款項(xiàng)、交付剩余物資、返還保證金等。對(duì)合同終止后的資料進(jìn)行整理和歸檔，以備后續(xù)查閱和審計(jì)。

合同檔案管理1.合同文件收集與整理-在合同簽訂、履行、變更、終止等過(guò)程中，及時(shí)收集與合同相關(guān)的各類文件資料，包括合同文本、審批文件、往來(lái)信函、補(bǔ)充協(xié)議、履行記錄、變更協(xié)議、終止證明等。-對(duì)收集到的合同文件進(jìn)行分類整理，按照合同編號(hào)、簽訂日期、合同類型等進(jìn)行歸檔。確保每份合同文件都有清晰的標(biāo)識(shí)和索引，便于查找和查閱。2.檔案存儲(chǔ)與保管-選擇安全、可靠的存儲(chǔ)方式和地點(diǎn)，對(duì)合同檔案進(jìn)行妥善保管。建立合同檔案保管制度，明確檔案管理人員的職責(zé)和權(quán)限，確保檔案的保密性和完整性。-定期對(duì)合同檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止檔案損壞、丟失或泄露。對(duì)于電子檔案，要做好數(shù)據(jù)備份工作，防止數(shù)據(jù)丟失。3.檔案查閱與借閱管理-制定合同檔案查閱和借閱制度，明確查閱和借閱的流程、權(quán)限和范圍。對(duì)因工作需要查閱或借閱合同檔案的人員進(jìn)行嚴(yán)格登記，記錄查閱或借閱的時(shí)間、內(nèi)容、用途等信息。-在查閱或借閱過(guò)程中，監(jiān)督查閱或借閱人員的行為，確保檔案的安全。查閱或借閱結(jié)束后，及時(shí)收回檔案，并檢查檔案是否完好無(wú)損。

合同統(tǒng)計(jì)與分析1.合同數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)-定期對(duì)公司合同簽訂、履行、變更、終止等情況進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，包括合同數(shù)量、金額、類型、履行進(jìn)度、違約情況等。建立合同統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，詳細(xì)記錄各項(xiàng)數(shù)據(jù)信息，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。-根據(jù)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，生成各類合同統(tǒng)計(jì)報(bào)表，如月度合同簽訂情況報(bào)表、年度合同履行情況報(bào)表等。報(bào)表內(nèi)容應(yīng)簡(jiǎn)潔明了、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，能夠直觀反映公司合同業(yè)務(wù)的整體情況。2.合同分析與報(bào)告-對(duì)合同統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行深入分析，總結(jié)合同業(yè)務(wù)的特點(diǎn)、規(guī)律和存在的問(wèn)題。例如，分析不同類型合同的簽訂頻率、金額分布情況，合同履行過(guò)程中的常見(jiàn)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)及其原因等。-根據(jù)分析結(jié)果，撰寫(xiě)合同分析報(bào)告，提出改進(jìn)合同管理工作的建議和措施。報(bào)告內(nèi)容應(yīng)具有針對(duì)性和可操作性，為公司領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考依據(jù)，促進(jìn)公司合同管理水平的不斷提升。

法律法規(guī)與政策研究1.法律法規(guī)收集與整理-關(guān)注國(guó)家法律法規(guī)、政策的變化情況，及時(shí)收集與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的法律法規(guī)、政策文件，并進(jìn)行整理和分類。建立法律法規(guī)政策數(shù)據(jù)庫(kù)，方便公司內(nèi)部人員查閱和使用。-對(duì)新出臺(tái)的法律法規(guī)、政策進(jìn)行解讀和分析，研究其對(duì)公司合同管理工作可能產(chǎn)生的影響，為公司合同管理提供法律依據(jù)和政策指導(dǎo)。2.合規(guī)培訓(xùn)與宣傳-根據(jù)法律法規(guī)和政策變化以及公司合同管理實(shí)際情況，組織開(kāi)展合同管理合規(guī)培訓(xùn)活動(dòng)。培訓(xùn)內(nèi)容包括法律法規(guī)講解、合同風(fēng)險(xiǎn)防范、合規(guī)操作流程等，提高公司員工的法律意識(shí)和合同管理水平。-通過(guò)內(nèi)部刊物、宣傳欄、公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)等渠道，宣傳法律法規(guī)和政策知識(shí)，普及合同管理合規(guī)理念，營(yíng)造良好的合規(guī)文化氛圍。

三、工作流程合同起草流程1.業(yè)務(wù)部門提出合同需求，與合同管理員溝通業(yè)務(wù)背景和具體要求。2.合同管理員根據(jù)業(yè)務(wù)需求，進(jìn)行合同條款梳理和信息收集。3.合同管理員起草合同初稿，完成后進(jìn)行自我審核。4.將合同初稿提交業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門等聯(lián)合審核，合同管理員根據(jù)審核意見(jiàn)進(jìn)行修改完善。5.修改后的合同再次提交審核，直至審核通過(guò)。

合同簽訂流程1.合同通過(guò)審核后，合同管理員跟蹤合同審批流程，確保合同按程序流轉(zhuǎn)。2.審批完成后，合同管理員安排合同簽署時(shí)間、地點(diǎn)和參與人員，準(zhǔn)備簽署文件。3.在簽署現(xiàn)場(chǎng)，監(jiān)督雙方當(dāng)事人簽字蓋章，確保簽署過(guò)程準(zhǔn)確無(wú)誤。4.合同簽署完成后，合同管理員辦理合同蓋章手續(xù)，并進(jìn)行登記存檔。

合同履行流程1.合同簽訂后，合同管理員協(xié)助業(yè)務(wù)部門制定合同履行計(jì)劃。2.定期跟蹤合同履行計(jì)劃執(zhí)行情況，與業(yè)務(wù)部門及對(duì)方當(dāng)事人溝通履行情況。3.對(duì)合同履行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行協(xié)調(diào)處理，發(fā)出風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警并協(xié)助制定應(yīng)對(duì)措施。

合同變更流程1.業(yè)務(wù)部門提出合同變更申請(qǐng)，說(shuō)明變更原因、內(nèi)容及影響。2.合同管理員對(duì)變更申請(qǐng)進(jìn)行初步審核，提交相關(guān)部門聯(lián)合審核。3.根據(jù)審核意見(jiàn)，合同管理員起草變更協(xié)議，組織雙方簽訂。

合同終止流程1.合同滿足終止條件時(shí)，業(yè)務(wù)部門提出終止申請(qǐng)，說(shuō)明終止原因。2.合同管理員審核終止申請(qǐng)及相關(guān)證明文件，確保終止合法合規(guī)。3.協(xié)助業(yè)務(wù)部門清理合同終止后的相關(guān)事宜，整理歸檔終止資料。

合同檔案管理流程1.在合同各環(huán)節(jié)產(chǎn)生的文件資料，由合同管理員及時(shí)收集。2.對(duì)收集的文件資料進(jìn)行分類整理，按照規(guī)定進(jìn)行歸檔存儲(chǔ)。3.建立檔案查閱和借閱制度，對(duì)查閱和借閱行為進(jìn)行登記和監(jiān)督。

四、工作權(quán)限1.有權(quán)要求公司各業(yè)務(wù)部門及時(shí)提供與合同相關(guān)的業(yè)務(wù)信息和資料，以便準(zhǔn)確起草和審核合同。2.在合同審核過(guò)程中，對(duì)合同條款的合法性、完整性、準(zhǔn)確性以及公司利益保護(hù)等方面有審核建議權(quán)，有權(quán)要求相關(guān)部門對(duì)合同條款進(jìn)行修改和完善。3.對(duì)合同簽訂、履行、變更、終止等環(huán)節(jié)的流程執(zhí)行情況有監(jiān)督檢查權(quán)，有權(quán)督促相關(guān)部門和人員按照規(guī)定的程序和要求辦理合同事務(wù)。4.在合同檔案管理方面，有權(quán)對(duì)合同文件資料進(jìn)行收集、整理、歸檔和保管，并有權(quán)限制未經(jīng)授權(quán)人員對(duì)合同檔案的查閱和借閱。

五、工作協(xié)作關(guān)系1.內(nèi)部協(xié)作-與公司各業(yè)務(wù)部門保持緊密協(xié)作，深入了解業(yè)務(wù)需求，為業(yè)務(wù)部門提供合同起草、審核、履行等方面的專業(yè)支持和服務(wù)。-與法務(wù)部門密切配合，在合同合法性審核、重大法律問(wèn)題咨詢、法律風(fēng)險(xiǎn)防范等方面充分聽(tīng)取法務(wù)意見(jiàn)，確保合同符合法律法規(guī)要求。-與財(cái)務(wù)部門協(xié)作，審核合同中的價(jià)款支付、費(fèi)用結(jié)算等條款，保障公司資金安全和財(cái)務(wù)利益。同時(shí)，在合同履行過(guò)程中的款項(xiàng)收付、財(cái)務(wù)結(jié)算等方面進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)。-與行政部門合作，獲取合同簽訂所需的印章使用、辦公場(chǎng)地安排等方面的支持和保障。2.外部協(xié)作-與合同對(duì)方當(dāng)事人進(jìn)行溝通協(xié)商，就合同條款、履行情況、變更終止等事宜進(jìn)行交流，維護(hù)公司與合作方的良好合作關(guān)系。-在涉及合同糾紛或法律訴訟時(shí)，與律師事務(wù)所等外部法律機(jī)構(gòu)協(xié)作，提供相關(guān)合同資料和信息，協(xié)助處理法律事務(wù)。

六、任職要求1.教育背景-本科及以上學(xué)歷，法律、經(jīng)濟(jì)、管理等相關(guān)專業(yè)優(yōu)先。2.專業(yè)技能-具備扎實(shí)的法律專業(yè)知識(shí)，熟悉合同法、公司法、勞動(dòng)法等相關(guān)法律法規(guī)。-熟練掌握合同起草、審核、管理等方面的業(yè)務(wù)技能，能夠準(zhǔn)確把握合同條款的法律風(fēng)險(xiǎn)和商務(wù)要點(diǎn)。-具備良好的文字表達(dá)能力，能夠起草規(guī)范、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)暮贤谋尽?熟練使用辦公軟件，如Word、Excel等，能夠高效地進(jìn)行合同文檔管理和數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析。3.工作經(jīng)驗(yàn)-具有[X]年以上合同管理或法律相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)，有企業(yè)合同管理工作經(jīng)驗(yàn)者優(yōu)先。4.素質(zhì)要求-具有較強(qiáng)的責(zé)任心和敬業(yè)精神，工作認(rèn)真細(xì)致，嚴(yán)謹(jǐn)負(fù)責(zé)，能夠承受較大的工作壓力。-具備良好的溝通協(xié)調(diào)能力和團(tuán)隊(duì)合作精神，能夠與公司內(nèi)部各部門及外部合作方有效溝通協(xié)作。-具有較強(qiáng)的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)和法律意識(shí)，能夠敏銳地識(shí)別合同風(fēng)險(xiǎn)，并提出有效的防范措施。-具備較強(qiáng)的學(xué)習(xí)能力和適應(yīng)能力，能夠及時(shí)了解法律法規(guī)和政策變化，不斷提升自身業(yè)務(wù)水平。

七、考核指標(biāo)1.合同起草與審核質(zhì)量-合同起草的準(zhǔn)確性和完整性，合同條款是否符合業(yè)務(wù)需求和法律法規(guī)要