如何選擇一家專業(yè)的國際會議策劃公司

如何選擇一家專業(yè)的國際會議策劃公司？隨著人類社會的不斷發(fā)展，國際會議已日益成為世界各國進行交往和聯(lián)系的一種重要形式，在國際社會致力于解決共同關(guān)心的問題的努力中占據(jù)越來越突出的地位。國際會議更是承擔(dān)了聯(lián)系全世界各國，傳遞本國文化的重要渠道。因此選擇一家專業(yè)的國際會議策劃公司就顯得尤為重要。首先，會議目的要明確，計劃要周到，這樣人們才會愿意跨國參加會議。國際會議的營銷和推銷工作也與國內(nèi)會議不同。世界各國郵政系統(tǒng)不盡相同，有的效率要高些，有的提供的服務(wù)多些。甚至像敦豪速遞公司(DHL)和聯(lián)邦快遞公司(FederalExpress)這樣的國際知名公司在各國的運作方式也有些微不同。因此，在策劃國際會議時，要為促銷、注冊和其他材料的郵遞預(yù)留足夠時間。如果在美國要召開一個北美市場會議，那么促銷和注冊的時間至少需要提前3—6個月。更大型一點的會議恐怕要提前一年。國際會議通常需要提前至少1年的時間來寄出第一批促銷材料。你可以雇傭郵政服務(wù)公司直接處理這些小冊子和促銷材料。另外，在促銷材料中請謹(jǐn)慎使用術(shù)語和習(xí)語，因為它們可能不好翻譯成另一種語言或者會引發(fā)歧義。整個會議的時間表也很重要。由于與會者所操語言不同，所以首先要指定一種通用語言。如果國際會議安排在東南亞舉行，那通用語言應(yīng)該選用英語嗎?即使選擇英語作為通用語言，由于它可能不是所有與會者的母語，所以是否需要給翻譯留出時間呢?需要通過耳機提供同聲傳譯嗎?應(yīng)該請什么人來當(dāng)翻譯?需要多少翻譯人員?需要多少開支?所有這些問題都要解決好。解決了語言障礙，下面就是時間安排問題。如果會議需要翻譯，但不是同聲傳譯，那么還需要為翻譯預(yù)留更多的時間。向國際與會者推銷會議需要給他們提供充分詳盡的信息，這樣他們的疑問才會減至最少。你對他們的需要估計得越充分，你的工作就會越有條理，留給他們的印象也就越好。需要向國際與會者提供的信息可分為下面6類：1、入境一些國家要求外國公民持簽證入境。另一些國家對與自己有外交或其他關(guān)系的外國公民豁免簽證。因此，做任何事絕不要想當(dāng)然。你很清楚自己的目標(biāo)市場是哪個國家，所以同這些國家的領(lǐng)事館聯(lián)系，了解簽證規(guī)定，并告知與會者。有些國家只需一次簽證，有些國家則需要多次簽證。簽證有一定期限，如1個月，6個月等等，要建議與會者不要太早簽證，以免簽證在會議舉辦前過期。2、當(dāng)?shù)匦畔榱宋c會者，你要讓他們對會議舉辦地點的情況有所了解，比如：提供地圖、告知會議期間的天氣狀況、可參加的活動、文化名勝和會上會下的穿著、去哪里購物、如何支付小費等，還可以推薦一些書籍和網(wǎng)站。另外，我們知道網(wǎng)站也可以被當(dāng)作促銷材料，所以你只需把原有內(nèi)容擴展一下，加入國際旅游者感興趣的東西。小費應(yīng)該是其中的一項。在美國，小費一般是15%到20%。在法國，10%的小費已經(jīng)自動計入帳單，所以不一定要象在美國那樣非給小費不可。如果人數(shù)較多，美國一些機構(gòu)會直接收取服務(wù)費。一般來說，菜單上都會有說明，這樣客人就不用付兩次小費了。所有這些當(dāng)?shù)厝肆?xí)以為常的做法對外國與會者來說都是新鮮的信息。3、交通在交通方面，提供飛機和地面交通信息都非常重要。當(dāng)與會者跨國旅行時，很難正好準(zhǔn)備了合適的衣服和用品。國際和國內(nèi)旅行對行李重量的限制也不同。機場的中轉(zhuǎn)信息也很重要。至于地面交通，與會者感到越舒適越好。對于那些首次乘坐飛機或已經(jīng)在好幾個機場顛簸了數(shù)小時的旅行者來說，要他們辨別去酒店的方位是很令人沮喪困惑的。因此，如果網(wǎng)站、宣傳冊或郵件中能提供租車、是否接受國際駕照、司機保險、可能包含在機票中的轉(zhuǎn)機折扣、酒店是否提供機場接送等信息會深受與會者的歡迎。4、住宿為潛在與會者提供住宿及相關(guān)信息很重要。提供客房開支信息只是整個住宿信息的一部分，還要提供諸如地方稅、酒店稅、特殊服務(wù)費、電話費之類的信息。這樣就不會出現(xiàn)國外客人為3分鐘的報平安電話支付30美元而感到震驚氣憤的事情了。如果他知道收費標(biāo)準(zhǔn)，他可能就會考慮是選擇酒店電話還是提前買張電話卡、或使用自己的手機(如果手機能打國際長途的話)。如果他不知道這些收費，那就會產(chǎn)生一些問題，甚至影響他對整個會議的看法和印象。5、貨幣貨幣問題是個永遠(yuǎn)的話題。如今，信用卡的普及確實使旅行便利了許多。但是，與會者還是需要使用當(dāng)?shù)刎泿艁碇Ц毒频晷≠M或其他小額費用的。哪里是最好的貨幣兌換場所呢?有人說是機場，其他人認(rèn)為是酒店，還有人認(rèn)為應(yīng)該去當(dāng)?shù)氐呢泿沤灰讏鏊?。?dāng)然，各國對此還沒有什么嚴(yán)格的規(guī)定。但是，如果你能提供一些地方，并介紹兌換價格讓與會者自己決定的話，那是再好不過了。此外，大部分零售點都會接受信用卡，但有些銷售商可能只接受一種卡而不接受其他卡。如果你能提前告訴與會者哪些卡能在會議期間以及附近的零售點使用，這將給與會者帶來很大方便。當(dāng)然，也可以使用旅行支票。還有，能向與會者提供一些有關(guān)海外購物可以在機場返稅的信息也會非常受歡迎。加拿大的酒店在這方面做得很好，他們與政府共同合作，給會議策劃人員提供各種相關(guān)表格。這樣，會議策劃人員就可以把表格放在每個與會者的文件夾里，也能夠在各種促銷材料上提供這些信息。6、其他很多酒店現(xiàn)在都提供吹風(fēng)機，這樣與會者就可以少帶一件東西。但是，與會者還是有很多個人用品需要用電。鑒于各國使用的電壓不同，所以有些小電器被設(shè)計成可以在兩種電壓標(biāo)準(zhǔn)下使用。當(dāng)然很多電器還是不行。比如，如果要用個人手提電腦，還需要使用變流器或適配器。不管情況怎樣，都應(yīng)該事先讓與會者心中有數(shù)。另外，風(fēng)俗禮節(jié)和例行做法也同樣重要。在歐洲乘坐火車，乘客必須在進入站臺前拿票打孔，否則，乘務(wù)員就會對乘客罰款。當(dāng)然，如果你有國際護照的話，他們一般不會罰款，只給你一個警告以示提醒。但是，這樣做只是因為他們比較友好，并不是非如此不可。因此，與會者如能多了解一些細(xì)節(jié)就可以避免類似的尷尬。在墨西哥，中午吃飯意味著下午2點，而且墨西