日常辦公用品管理辦法VIP

日常辦公用品管理辦法?一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司日常辦公用品的管理，規(guī)范辦公用品的采購、使用、保管等行為，合理控制辦公用品費(fèi)用支出，提高辦公用品使用效率，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)的日常辦公用品管理。（三）基本原則1.統(tǒng)一管理原則：公司對(duì)辦公用品實(shí)行統(tǒng)一采購、統(tǒng)一調(diào)配、統(tǒng)一核算，確保辦公用品管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.按需配置原則：根據(jù)工作實(shí)際需要，合理配置辦公用品，避免浪費(fèi)。3.勤儉節(jié)約原則：倡導(dǎo)節(jié)約使用辦公用品，降低辦公成本。4.責(zé)任到人原則：明確各部門及個(gè)人在辦公用品管理中的職責(zé)，確保辦公用品管理工作落到實(shí)處。二、管理職責(zé)（一）行政部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善辦公用品管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)辦公用品的統(tǒng)一采購、驗(yàn)收、入庫、保管、發(fā)放和調(diào)配工作。3.定期對(duì)辦公用品的庫存進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。4.統(tǒng)計(jì)分析辦公用品的使用情況，提出改進(jìn)建議，合理控制辦公用品費(fèi)用支出。5.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的辦公用品管理工作。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門辦公用品需求的統(tǒng)計(jì)和申報(bào)工作。2.嚴(yán)格按照規(guī)定使用辦公用品，不得隨意浪費(fèi)或挪作他用。3.負(fù)責(zé)本部門辦公用品的領(lǐng)用、保管和使用情況的自查工作。4.配合行政部門做好辦公用品的管理工作，提出合理化建議。（三）員工個(gè)人職責(zé)1.愛護(hù)辦公用品，正確使用辦公用品，節(jié)約使用辦公用品。2.按照規(guī)定的程序和要求領(lǐng)用辦公用品，不得私自領(lǐng)取或多領(lǐng)辦公用品。3.發(fā)現(xiàn)辦公用品損壞或丟失，應(yīng)及時(shí)報(bào)告部門負(fù)責(zé)人和行政部門。三、辦公用品的分類及標(biāo)準(zhǔn)（一）辦公文具類1.書寫工具：如鋼筆、圓珠筆、中性筆、鉛筆、記號(hào)筆等。2.紙類：如打印紙、復(fù)印紙、便簽紙、筆記本、文件夾等。3.文件管理用品：如檔案盒、檔案袋、標(biāo)簽、訂書機(jī)、訂書釘、回形針、膠水、膠帶等。4.桌面用品：如計(jì)算器、電話機(jī)、電腦鼠標(biāo)、鍵盤、鼠標(biāo)墊、臺(tái)歷、筆筒等。（二）辦公設(shè)備類1.電腦及周邊設(shè)備：如臺(tái)式電腦、筆記本電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、掃描儀、投影儀等。2.辦公家具：如辦公桌、辦公椅、文件柜、沙發(fā)、茶幾等。（三）辦公耗材類1.硒鼓、墨盒：用于打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等設(shè)備。2.碳粉：用于激光打印機(jī)。3.打印紙：根據(jù)不同的用途，分為A4、A3、B5等規(guī)格。4.其他耗材：如色帶、光盤、軟盤等。（四）勞保用品類1.工作服：根據(jù)不同的工作崗位和工作環(huán)境，配備相應(yīng)的工作服。2.安全帽：從事高處作業(yè)、電氣作業(yè)等危險(xiǎn)作業(yè)的人員必須佩戴安全帽。3.防護(hù)手套：如絕緣手套、防化手套、普通手套等。4.其他勞保用品：如防護(hù)鞋、護(hù)目鏡、耳塞等。（五）其他辦公用品類1.清潔用品：如掃帚、拖把、抹布、清潔劑等。2.飲用水：為員工提供的日常飲用水。3.綠植：用于裝飾辦公環(huán)境的綠色植物。四、辦公用品的采購（一）采購計(jì)劃的制定1.各部門應(yīng)于每月[具體日期]前，將本部門下月辦公用品需求計(jì)劃報(bào)送行政部門。需求計(jì)劃應(yīng)詳細(xì)列出所需辦公用品的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量等信息。2.行政部門根據(jù)各部門的需求計(jì)劃，結(jié)合辦公用品的庫存情況，制定公司下月辦公用品采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)經(jīng)行政部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）采購渠道的選擇1.行政部門應(yīng)選擇具有良好信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價(jià)格合理的供應(yīng)商作為辦公用品的采購渠道。2.對(duì)于常用的辦公用品，應(yīng)建立供應(yīng)商名錄，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和篩選，確保供應(yīng)商的服務(wù)質(zhì)量和產(chǎn)品質(zhì)量。3.對(duì)于一次性采購金額較大的辦公用品，應(yīng)采取招標(biāo)、詢價(jià)等方式進(jìn)行采購，以確保采購價(jià)格的合理性。（三）采購流程1.行政部門根據(jù)審批后的采購計(jì)劃，向選定的供應(yīng)商發(fā)送采購訂單。采購訂單應(yīng)明確辦公用品的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等信息。2.供應(yīng)商收到采購訂單后，應(yīng)按照訂單要求及時(shí)組織生產(chǎn)和發(fā)貨，并將發(fā)貨憑證及時(shí)反饋給行政部門。3.行政部門收到辦公用品后，應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括辦公用品的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、質(zhì)量等是否符合采購訂單要求。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，要求其更換或處理。4.驗(yàn)收合格的辦公用品，應(yīng)及時(shí)辦理入庫手續(xù)。入庫時(shí)，應(yīng)填寫入庫單，注明辦公用品的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、入庫日期等信息。入庫單應(yīng)由倉庫管理人員和驗(yàn)收人員簽字確認(rèn)。5.對(duì)于驗(yàn)收不合格的辦公用品，行政部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商處理，如退貨、換貨等。處理結(jié)果應(yīng)記錄在案。五、辦公用品的庫存管理（一）庫存盤點(diǎn)1.行政部門應(yīng)定期對(duì)辦公用品的庫存進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。盤點(diǎn)周期為每月一次。2.盤點(diǎn)時(shí)，應(yīng)制定詳細(xì)的盤點(diǎn)計(jì)劃，明確盤點(diǎn)人員、盤點(diǎn)范圍、盤點(diǎn)時(shí)間等信息。盤點(diǎn)人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)辦公用品的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、質(zhì)量等信息，并填寫盤點(diǎn)表。3.盤點(diǎn)結(jié)束后，應(yīng)根據(jù)盤點(diǎn)表編制盤點(diǎn)報(bào)告，分析盤點(diǎn)結(jié)果，找出存在的問題，并提出改進(jìn)措施。盤點(diǎn)報(bào)告應(yīng)經(jīng)行政部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）庫存安全管理1.倉庫應(yīng)保持通風(fēng)、干燥、整潔，防止辦公用品受潮、發(fā)霉、生銹等。2.辦公用品應(yīng)分類存放，標(biāo)識(shí)清晰，便于查找和管理。3.倉庫應(yīng)配備必要的消防器材和安全設(shè)施，確保庫存安全。4.倉庫管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守倉庫管理制度，不得擅自離崗，不得隨意允許無關(guān)人員進(jìn)入倉庫。（三）庫存積壓處理1.對(duì)于長期積壓的辦公用品，行政部門應(yīng)定期進(jìn)行清理，分析積壓原因，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。2.對(duì)于因工作任務(wù)變更、產(chǎn)品升級(jí)等原因?qū)е虏辉偈褂玫霓k公用品，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行報(bào)廢處理。報(bào)廢處理應(yīng)填寫報(bào)廢申請(qǐng)表，經(jīng)行政部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.對(duì)于可繼續(xù)使用但本部門不再需要的辦公用品，行政部門應(yīng)進(jìn)行統(tǒng)一調(diào)配，優(yōu)先調(diào)配給其他有需求的部門使用。4.對(duì)于無法調(diào)配的辦公用品，行政部門可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行折價(jià)出售或捐贈(zèng)處理。折價(jià)出售或捐贈(zèng)處理應(yīng)填寫相關(guān)申請(qǐng)表，經(jīng)行政部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。六、辦公用品的發(fā)放與使用（一）發(fā)放原則1.按需發(fā)放原則：根據(jù)員工的工作需要，合理發(fā)放辦公用品，確保員工能夠正常開展工作。2.限額發(fā)放原則：對(duì)部分辦公用品實(shí)行限額發(fā)放制度，如打印紙、硒鼓、墨盒等，以控制辦公用品的使用量。3.定期發(fā)放原則：辦公用品應(yīng)定期發(fā)放，如每月發(fā)放一次，具體發(fā)放時(shí)間由行政部門確定。（二）發(fā)放流程1.員工應(yīng)根據(jù)工作需要，填寫辦公用品領(lǐng)用申請(qǐng)表，注明領(lǐng)用辦公用品的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.行政部門收到員工的辦公用品領(lǐng)用申請(qǐng)表后，應(yīng)根據(jù)庫存情況進(jìn)行審核。如庫存充足，應(yīng)及時(shí)發(fā)放；如庫存不足，應(yīng)告知員工等待補(bǔ)貨。3.辦公用品發(fā)放時(shí)，倉庫管理人員應(yīng)按照申請(qǐng)表的要求，發(fā)放相應(yīng)的辦公用品，并在申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)。4.員工領(lǐng)取辦公用品后，應(yīng)及時(shí)在辦公用品領(lǐng)用登記表上簽字確認(rèn)。（三）使用規(guī)范1.員工應(yīng)正確使用辦公用品，不得隨意損壞或丟棄辦公用品。2.對(duì)于可重復(fù)使用的辦公用品，如文件夾、檔案盒、訂書機(jī)等，應(yīng)妥善保管，以備下次使用。3.對(duì)于打印紙、復(fù)印紙等紙張類辦公用品，應(yīng)雙面使用，減少浪費(fèi)。4.對(duì)于電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等辦公設(shè)備，應(yīng)按照操作規(guī)程進(jìn)行使用，定期進(jìn)行維護(hù)和保養(yǎng)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。5.員工離職時(shí)，應(yīng)將所領(lǐng)用的辦公用品交回行政部門，經(jīng)行政部門核實(shí)后辦理離職手續(xù)。七、辦公用品費(fèi)用的核算與控制（一）費(fèi)用核算1.行政部門應(yīng)建立辦公用品費(fèi)用臺(tái)賬，詳細(xì)記錄辦公用品的采購、領(lǐng)用、庫存等情況。2.辦公用品費(fèi)用應(yīng)按照部門進(jìn)行核算，每月末由行政部門編制辦公用品費(fèi)用報(bào)表，報(bào)送財(cái)務(wù)部門進(jìn)行賬務(wù)處理。3.財(cái)務(wù)部門應(yīng)將辦公用品費(fèi)用納入公司成本費(fèi)用核算體系，按照相關(guān)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則進(jìn)行賬務(wù)處理。（二）費(fèi)用控制1.行政部門應(yīng)定期對(duì)辦公用品的使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，找出費(fèi)用控制的關(guān)鍵點(diǎn)，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行控制。2.對(duì)于辦公用品費(fèi)用超支的部門，行政部門應(yīng)及時(shí)與該部門負(fù)責(zé)人溝通，分析超支原因，并提出改進(jìn)措施。3.公司應(yīng)建立辦公用品費(fèi)用考核制度，將辦公用品費(fèi)用控制情況納入部門績效考核體系，對(duì)費(fèi)用控制較好的部門給予獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)費(fèi)用控制不力的部門進(jìn)行懲罰。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)辦公用品管理情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查辦公用品采購、使用、保管等環(huán)節(jié)是否符合本辦法的規(guī)定，是否存在浪費(fèi)、挪用等問題。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并督促相關(guān)部門進(jìn)行整改。（二）日常監(jiān)督檢查行政部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)辦公用品管理工作的日常監(jiān)