部門文件保存管理制度

部門文件保存管理制度?總則目的為加強(qiáng)公司部門文件的規(guī)范化管理，確保文件的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于文件的查閱、使用和追溯，特制定本管理制度。適用范圍本制度適用于公司各部門形成的各類文件，包括但不限于紙質(zhì)文件、電子文件、合同協(xié)議、報(bào)告報(bào)表、規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要等。職責(zé)分工1.各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本部門文件的收集、整理、分類和初步審核。定期檢查本部門文件的保存情況，確保文件的完整性和安全性。根據(jù)工作需要，及時(shí)向公司檔案管理部門移交應(yīng)歸檔的文件。2.公司檔案管理部門制定和完善公司文件保存管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。負(fù)責(zé)接收各部門移交的歸檔文件，進(jìn)行統(tǒng)一整理、編目、存儲(chǔ)和保管。為公司各部門提供文件查閱、借閱等服務(wù)，并做好相關(guān)記錄。定期對(duì)公司文件保存情況進(jìn)行檢查和評(píng)估，提出改進(jìn)意見和建議。文件的收集與整理文件收集1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件的收集工作，確保本部門產(chǎn)生的各類文件及時(shí)、完整地收集齊全。2.文件收集范圍包括但不限于：上級(jí)單位下發(fā)的與本部門工作相關(guān)的文件、通知、指示等。本部門制定的規(guī)章制度、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、報(bào)告報(bào)表等。各類會(huì)議形成的會(huì)議紀(jì)要、決議、記錄等。業(yè)務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的合同協(xié)議、訂單、發(fā)票、信函等。員工個(gè)人提交的工作報(bào)告、述職報(bào)告、培訓(xùn)記錄等。3.在文件收集過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)文件缺失或不完整，應(yīng)及時(shí)與相關(guān)人員溝通協(xié)調(diào)，予以補(bǔ)充完善。文件整理1.各部門收集的文件應(yīng)按照一定的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，確保文件分類清晰、便于查找。2.常見的文件分類方式包括：按文件類型分類：如管理制度類、業(yè)務(wù)文件類、技術(shù)文件類、財(cái)務(wù)文件類等。按時(shí)間順序分類：如年度文件、季度文件、月度文件等。按部門職能分類：如人力資源部文件、財(cái)務(wù)部文件、市場(chǎng)部文件等。3.文件整理要求：對(duì)每份文件進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性，便于文件的標(biāo)識(shí)和管理。去除文件上的訂書釘、回形針等金屬物品，保持文件的整潔。對(duì)于破損、褪色的文件，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保文件的可讀性。將文件按照分類順序依次排列，同一類文件應(yīng)按照時(shí)間先后順序或重要程度排列。文件的分類與編號(hào)文件分類1.管理制度類：包括公司制定的各項(xiàng)規(guī)章制度、管理辦法、操作規(guī)程等。2.業(yè)務(wù)文件類：涉及公司各類業(yè)務(wù)活動(dòng)的文件，如市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、銷售合同、采購(gòu)訂單、項(xiàng)目計(jì)劃書等。3.技術(shù)文件類：與公司技術(shù)研發(fā)、生產(chǎn)工藝、質(zhì)量控制等相關(guān)的文件，如技術(shù)圖紙、工藝文件、檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)等。4.財(cái)務(wù)文件類：公司財(cái)務(wù)方面的文件，如財(cái)務(wù)報(bào)表、預(yù)算報(bào)告、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)文件等。5.行政文件類：公司行政管理方面的文件，如辦公通知、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、工作總結(jié)等。6.人事文件類：與公司人力資源管理相關(guān)的文件，如員工檔案、招聘資料、培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核文件等。7.其他文件類：不屬于以上分類的其他文件，如客戶資料、合作伙伴資料、行業(yè)動(dòng)態(tài)信息等。文件編號(hào)1.文件編號(hào)應(yīng)遵循簡(jiǎn)潔、規(guī)范、易記的原則，確保編號(hào)的唯一性和系統(tǒng)性。2.文件編號(hào)格式如下：公司代碼+部門代碼+文件類別代碼+年份+序號(hào)示例：ABCHRYW2023001其中，"ABC"為公司代碼，"HR"為人力資源部代碼，"YW"為業(yè)務(wù)文件類別代碼，"2023"為年份，"001"為該類別文件的序號(hào)。3.公司代碼、部門代碼和文件類別代碼由公司檔案管理部門統(tǒng)一制定和發(fā)布，并定期更新。各部門應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的代碼進(jìn)行文件編號(hào)，不得擅自更改。文件的存儲(chǔ)與保管紙質(zhì)文件存儲(chǔ)1.各部門應(yīng)設(shè)置專門的文件柜或文件架，用于存放本部門的紙質(zhì)文件。文件柜或文件架應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，避免文件受潮、發(fā)霉、蟲蛀等。2.紙質(zhì)文件應(yīng)按照分類順序依次存放，同一類文件應(yīng)集中存放于一個(gè)文件柜或文件架中，并在文件柜或文件架上標(biāo)明文件類別和存放范圍。3.對(duì)于重要的紙質(zhì)文件，應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并分別存放于不同的地點(diǎn)，以防止文件丟失或損壞。4.公司檔案管理部門應(yīng)建立紙質(zhì)文件檔案庫(kù)，對(duì)各部門移交的歸檔文件進(jìn)行統(tǒng)一存儲(chǔ)。檔案庫(kù)應(yīng)配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保文件的安全保管。電子文件存儲(chǔ)1.各部門應(yīng)建立電子文件存儲(chǔ)文件夾，按照文件分類標(biāo)準(zhǔn)對(duì)電子文件進(jìn)行分類存儲(chǔ)，并定期對(duì)電子文件進(jìn)行備份。2.電子文件的命名應(yīng)規(guī)范、準(zhǔn)確，便于識(shí)別和查找。命名格式可參考紙質(zhì)文件編號(hào)格式，如"公司代碼_部門代碼_文件類別代碼_年份_序號(hào).文件擴(kuò)展名"。3.公司應(yīng)建立電子文件管理系統(tǒng)，對(duì)電子文件進(jìn)行集中管理和存儲(chǔ)。電子文件管理系統(tǒng)應(yīng)具備文件上傳、下載、檢索、權(quán)限管理等功能，確保電子文件的安全、便捷使用。4.定期對(duì)電子文件進(jìn)行清理和維護(hù)，刪除過(guò)期、無(wú)用的電子文件，確保電子文件存儲(chǔ)空間的合理利用。文件保管期限1.文件保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管：涉及公司核心機(jī)密、重要權(quán)益、歷史記錄等文件，如公司章程、股東協(xié)議、重大合同協(xié)議、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告等。長(zhǎng)期保管：對(duì)公司業(yè)務(wù)發(fā)展有重要影響，需要長(zhǎng)期保存以備查閱的文件，如管理制度、業(yè)務(wù)文件、技術(shù)文件等，保管期限一般為10年至30年。短期保管：在一定時(shí)期內(nèi)具有參考價(jià)值，但不需要長(zhǎng)期保存的文件，如一般性的辦公文件、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃等，保管期限一般為1年至5年。2.文件保管期限由公司檔案管理部門根據(jù)文件的性質(zhì)和重要程度進(jìn)行確定，并在文件存儲(chǔ)時(shí)予以標(biāo)注。各部門應(yīng)按照規(guī)定的保管期限對(duì)文件進(jìn)行妥善保管，不得擅自銷毀或延長(zhǎng)保管期限。文件的查閱與借閱文件查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱文件時(shí)，應(yīng)填寫《文件查閱申請(qǐng)表》，注明查閱文件的名稱、編號(hào)、查閱目的等信息，并提交所在部門負(fù)責(zé)人審批。2.部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)工作需要，對(duì)《文件查閱申請(qǐng)表》進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后方可查閱。3.文件查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行查閱，查閱過(guò)程中應(yīng)遵守檔案管理部門的相關(guān)規(guī)定，不得在文件上涂改、標(biāo)記、抽取、損壞文件等。4.檔案管理部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)文件查閱的登記和監(jiān)督工作，記錄查閱人員的姓名、部門、查閱時(shí)間、查閱文件名稱等信息，并在查閱結(jié)束后及時(shí)將文件歸還原位。文件借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱文件時(shí)，應(yīng)填寫《文件借閱申請(qǐng)表》，注明借閱文件的名稱、編號(hào)、借閱期限、借閱目的等信息，并提交所在部門負(fù)責(zé)人審批。2.部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)工作需要，對(duì)《文件借閱申請(qǐng)表》進(jìn)行審核，審核通過(guò)后報(bào)公司檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。3.檔案管理部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)文件的保管期限、重要程度等因素，對(duì)《文件借閱申請(qǐng)表》進(jìn)行審批，批準(zhǔn)后方可借閱。4.文件借閱人員應(yīng)按照批準(zhǔn)的借閱期限及時(shí)歸還文件，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請(qǐng)，并說(shuō)明原因。5.借閱人員在借閱期間應(yīng)妥善保管文件，不得將文件轉(zhuǎn)借他人或用于非工作目的，如發(fā)現(xiàn)文件丟失、損壞等情況，應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。6.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)借閱文件進(jìn)行催還和檢查，確保文件按時(shí)歸還，并對(duì)文件的完整性和安全性進(jìn)行檢查。文件的銷毀銷毀范圍1.已超過(guò)保管期限且無(wú)留存價(jià)值的文件。2.經(jīng)鑒定確認(rèn)不再具有保存意義的文件。3.因公司機(jī)構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)變更等原因，不再使用或不需要保存的文件。銷毀程序1.各部門應(yīng)定期對(duì)本部門的文件進(jìn)行清理，確定需要銷毀的文件清單，并填寫《文件銷毀申請(qǐng)表》，注明文件名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等信息，提交所在部門負(fù)責(zé)人審核。2.部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)文件清理情況，對(duì)《文件銷毀申請(qǐng)表》進(jìn)行審核，審核通過(guò)后報(bào)公司檔案管理部門。3.公司檔案管理部門對(duì)各部門提交的《文件銷毀申請(qǐng)表》進(jìn)行匯總審核，確認(rèn)文件確實(shí)需要銷毀后，組織相關(guān)人員進(jìn)行銷毀。4.文件銷毀應(yīng)采用安全、環(huán)保的方式進(jìn)行，如粉碎、焚燒等，并確保文件銷毀過(guò)程可追溯。5.在文件銷毀過(guò)程中，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保文件徹底銷毀，防止文件信息泄露。6.文件銷毀后，檔案管理部門應(yīng)在《文件銷毀申請(qǐng)表》上注明銷毀日期、銷毀方式等信息，并將申請(qǐng)表歸檔保存，以備查閱。保密規(guī)定保密范圍1.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財(cái)務(wù)秘密、客戶信息等重要信息的文件。2.公司尚未公開的發(fā)展戰(zhàn)略、規(guī)劃、決策等文件。3.其他需要保密的文件。保密措施1.對(duì)涉及保密的文件，應(yīng)在文件上加蓋"保密"標(biāo)識(shí)，并按照保密文件的管理要求進(jìn)行存儲(chǔ)和保管。2.查閱、借閱保密文件時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照保密審批程序進(jìn)行，確保文件的使用范圍僅限于經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員。3.接觸保密文件的人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)，不得向無(wú)關(guān)人員泄露文件內(nèi)容。4.在文件銷毀過(guò)程中，應(yīng)采取保密措施，防止文件信息在銷毀過(guò)程中泄露。5.如發(fā)現(xiàn)保密文件丟失、被盜或泄露等情況，應(yīng)立即采取措施進(jìn)行補(bǔ)救，并及時(shí)向公司報(bào)告。監(jiān)督與檢查定期檢查1.公司檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)各部門文件保存情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括文件的收集、整理、分類、編號(hào)、存儲(chǔ)、保管、查閱、借閱、銷毀等環(huán)節(jié)。2.定期檢查的頻率為每季度一次，檢查結(jié)果應(yīng)形成書面報(bào)告，并向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。不定期抽查1.公司檔案管理部門可根據(jù)工作需要，對(duì)各部門文件保存情況進(jìn)行不定期抽查，抽查內(nèi)容和方式可根據(jù)實(shí)際情況靈活確定。2.對(duì)于抽查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)向相關(guān)部門提出整改意見，并跟蹤整改情況，確保問(wèn)題得到及時(shí)解決?？己伺c獎(jiǎng)懲1.將文件保存管理工作納入公司績(jī)效考核體系