顧客采購訂單管理制度

顧客采購訂單管理制度?一、總則1.目的為了規(guī)范公司顧客采購訂單的管理流程，確保訂單處理的準(zhǔn)確性、及時(shí)性和高效性，滿足顧客需求，提高客戶滿意度，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于公司接收的所有顧客采購訂單的管理，包括訂單的接收、評(píng)審、下達(dá)、執(zhí)行、變更、跟蹤及關(guān)閉等環(huán)節(jié)。3.職責(zé)分工銷售部門負(fù)責(zé)顧客采購訂單的接收、初步評(píng)審，并及時(shí)傳遞給相關(guān)部門。與顧客溝通訂單相關(guān)事宜，處理顧客反饋和投訴。負(fù)責(zé)訂單執(zhí)行過程中的協(xié)調(diào)工作，確保訂單按時(shí)交付。生產(chǎn)部門負(fù)責(zé)對(duì)訂單進(jìn)行生產(chǎn)評(píng)審，評(píng)估生產(chǎn)能力和資源需求。根據(jù)訂單要求組織生產(chǎn)，確保產(chǎn)品質(zhì)量和生產(chǎn)進(jìn)度。及時(shí)反饋生產(chǎn)過程中的問題和異常情況。采購部門負(fù)責(zé)根據(jù)訂單需求進(jìn)行采購評(píng)審，確定原材料和零部件的采購計(jì)劃。選擇合格的供應(yīng)商，進(jìn)行采購談判和合同簽訂。跟蹤采購進(jìn)度，確保原材料和零部件按時(shí)供應(yīng)。質(zhì)量部門參與訂單評(píng)審，提出質(zhì)量要求和控制措施。負(fù)責(zé)對(duì)原材料、零部件和成品進(jìn)行檢驗(yàn)和試驗(yàn)，確保產(chǎn)品質(zhì)量符合標(biāo)準(zhǔn)。處理質(zhì)量問題和不合格品，提出改進(jìn)措施。物流部門負(fù)責(zé)根據(jù)訂單安排產(chǎn)品的包裝、運(yùn)輸和交付。跟蹤物流進(jìn)度，確保產(chǎn)品安全、及時(shí)送達(dá)顧客手中。處理物流過程中的問題和異常情況。其他部門各相關(guān)部門按照職責(zé)分工，配合做好訂單管理的各項(xiàng)工作，確保訂單順利執(zhí)行。二、訂單接收1.訂單渠道顧客通過以下方式向公司下達(dá)采購訂單：書面訂單：顧客以紙質(zhì)形式填寫并加蓋公章或簽字的采購訂單。電子訂單：顧客通過電子郵件、傳真、電子數(shù)據(jù)交換（EDI）等電子方式發(fā)送的采購訂單?？陬^訂單：在緊急情況下，顧客通過電話等口頭方式下達(dá)的采購訂單，但事后需及時(shí)補(bǔ)簽書面訂單。2.接收要求銷售部門指定專人負(fù)責(zé)接收顧客采購訂單，并確保訂單信息的完整性和準(zhǔn)確性。訂單信息應(yīng)包括但不限于以下內(nèi)容：顧客名稱、地址、聯(lián)系方式。訂單編號(hào)、訂單日期。產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格。交貨日期、交貨地點(diǎn)。質(zhì)量要求、包裝要求。付款方式、結(jié)算周期。對(duì)于口頭訂單，接收人員應(yīng)在接到訂單后立即記錄訂單內(nèi)容，并請(qǐng)顧客在[X]個(gè)工作日內(nèi)補(bǔ)簽書面訂單。銷售部門在收到訂單后，應(yīng)及時(shí)對(duì)訂單進(jìn)行初步審核，檢查訂單信息是否完整、準(zhǔn)確，如有疑問或不明確的地方，應(yīng)及時(shí)與顧客溝通確認(rèn)。三、訂單評(píng)審1.評(píng)審流程銷售部門在接到顧客采購訂單后，應(yīng)立即組織相關(guān)部門進(jìn)行訂單評(píng)審。評(píng)審內(nèi)容包括但不限于以下方面：訂單要求的產(chǎn)品是否為本公司的經(jīng)營范圍。公司是否具備滿足訂單要求的生產(chǎn)能力、技術(shù)能力和資源條件。原材料、零部件的采購是否有保障。訂單的交貨期是否能夠滿足顧客要求。訂單的價(jià)格是否合理，是否符合公司的定價(jià)政策。訂單的質(zhì)量要求是否明確，公司是否能夠達(dá)到。訂單的包裝要求是否能夠滿足運(yùn)輸和儲(chǔ)存要求。各相關(guān)部門應(yīng)在接到評(píng)審?fù)ㄖ蟮腫X]個(gè)工作日內(nèi)完成評(píng)審工作，并將評(píng)審意見反饋給銷售部門。銷售部門根據(jù)各部門的評(píng)審意見，綜合評(píng)估訂單的可行性和風(fēng)險(xiǎn)，如訂單存在問題或風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)及時(shí)與顧客溝通協(xié)商解決。2.評(píng)審結(jié)果處理若訂單評(píng)審?fù)ㄟ^，銷售部門應(yīng)在訂單評(píng)審表上簽字確認(rèn)，并將訂單下達(dá)給相關(guān)部門執(zhí)行。若訂單評(píng)審不通過，銷售部門應(yīng)及時(shí)與顧客溝通，說明原因，并提出解決方案。如顧客同意修改訂單要求，銷售部門應(yīng)重新組織訂單評(píng)審；如顧客不同意修改訂單要求，銷售部門應(yīng)及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，由公司領(lǐng)導(dǎo)決定是否接受訂單。四、訂單下達(dá)1.下達(dá)方式銷售部門根據(jù)訂單評(píng)審結(jié)果，將評(píng)審?fù)ㄟ^的訂單以書面形式或電子形式下達(dá)給相關(guān)部門。訂單下達(dá)應(yīng)明確訂單編號(hào)、產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、交貨日期、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量要求、包裝要求、價(jià)格、付款方式等信息。對(duì)于需要多部門協(xié)同執(zhí)行的訂單，銷售部門應(yīng)組織召開訂單協(xié)調(diào)會(huì)，明確各部門的職責(zé)和工作要求。2.下達(dá)時(shí)間銷售部門應(yīng)在訂單評(píng)審?fù)ㄟ^后的[X]個(gè)工作日內(nèi)將訂單下達(dá)給相關(guān)部門。對(duì)于緊急訂單，銷售部門應(yīng)優(yōu)先安排下達(dá)，并及時(shí)通知相關(guān)部門采取緊急措施，確保訂單按時(shí)交付。五、訂單執(zhí)行1.生產(chǎn)部門生產(chǎn)部門接到訂單后，應(yīng)根據(jù)訂單要求制定生產(chǎn)計(jì)劃，并組織生產(chǎn)。生產(chǎn)計(jì)劃應(yīng)包括生產(chǎn)進(jìn)度安排、人員安排、設(shè)備安排、原材料和零部件需求計(jì)劃等內(nèi)容。生產(chǎn)部門應(yīng)按照生產(chǎn)計(jì)劃組織生產(chǎn)，確保產(chǎn)品質(zhì)量和生產(chǎn)進(jìn)度。在生產(chǎn)過程中，如發(fā)現(xiàn)問題或異常情況，應(yīng)及時(shí)反饋給銷售部門和相關(guān)部門，并采取措施解決。生產(chǎn)部門應(yīng)做好生產(chǎn)記錄，包括生產(chǎn)數(shù)量、生產(chǎn)時(shí)間、質(zhì)量檢驗(yàn)情況等，以便追溯和查詢。2.采購部門采購部門接到訂單后，應(yīng)根據(jù)訂單需求進(jìn)行采購評(píng)審，確定原材料和零部件的采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)包括采購數(shù)量、采購時(shí)間、供應(yīng)商選擇等內(nèi)容。采購部門應(yīng)選擇合格的供應(yīng)商，進(jìn)行采購談判和合同簽訂。在采購過程中，如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商無法按時(shí)供應(yīng)原材料或零部件，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商解決，并通知生產(chǎn)部門調(diào)整生產(chǎn)計(jì)劃。采購部門應(yīng)跟蹤采購進(jìn)度，確保原材料和零部件按時(shí)供應(yīng)。對(duì)于采購過程中出現(xiàn)的問題和異常情況，應(yīng)及時(shí)反饋給銷售部門和相關(guān)部門，并采取措施解決。采購部門應(yīng)做好采購記錄，包括采購訂單、采購合同、采購發(fā)票、到貨記錄等，以便追溯和查詢。3.質(zhì)量部門質(zhì)量部門應(yīng)參與訂單評(píng)審，提出質(zhì)量要求和控制措施。在原材料、零部件到貨后，質(zhì)量部門應(yīng)按照檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢驗(yàn)和試驗(yàn)，確保原材料和零部件的質(zhì)量符合要求。在生產(chǎn)過程中，質(zhì)量部門應(yīng)加強(qiáng)質(zhì)量控制，對(duì)產(chǎn)品進(jìn)行抽檢和巡檢，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決質(zhì)量問題。對(duì)于成品，質(zhì)量部門應(yīng)按照檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行最終檢驗(yàn)和試驗(yàn)，確保產(chǎn)品質(zhì)量符合訂單要求和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。質(zhì)量部門應(yīng)做好質(zhì)量記錄，包括檢驗(yàn)報(bào)告、試驗(yàn)報(bào)告、不合格品記錄等，以便追溯和查詢。4.物流部門物流部門應(yīng)根據(jù)訂單安排產(chǎn)品的包裝、運(yùn)輸和交付。包裝應(yīng)符合訂單要求和運(yùn)輸要求，確保產(chǎn)品在運(yùn)輸過程中不受損壞。物流部門應(yīng)選擇合適的運(yùn)輸方式和運(yùn)輸公司，確保產(chǎn)品安全、及時(shí)送達(dá)顧客手中。在運(yùn)輸過程中，物流部門應(yīng)跟蹤物流進(jìn)度，及時(shí)反饋物流信息。如發(fā)現(xiàn)物流問題或異常情況，應(yīng)及時(shí)與銷售部門和相關(guān)部門溝通協(xié)商解決。物流部門應(yīng)做好物流記錄，包括發(fā)貨清單、運(yùn)輸合同、物流跟蹤記錄等，以便追溯和查詢。六、訂單變更1.變更提出顧客或公司內(nèi)部各部門均可提出訂單變更申請(qǐng)。變更申請(qǐng)應(yīng)包括變更原因、變更內(nèi)容、變更時(shí)間等信息。變更申請(qǐng)應(yīng)以書面形式或電子形式提交給銷售部門。2.變更評(píng)審銷售部門接到訂單變更申請(qǐng)后，應(yīng)立即組織相關(guān)部門進(jìn)行變更評(píng)審。評(píng)審內(nèi)容包括但不限于以下方面：變更對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量、生產(chǎn)進(jìn)度、交貨期、成本等方面的影響。公司是否具備滿足變更要求的生產(chǎn)能力、技術(shù)能力和資源條件。原材料、零部件的采購是否需要調(diào)整。訂單價(jià)格是否需要調(diào)整。各相關(guān)部門應(yīng)在接到評(píng)審?fù)ㄖ蟮腫X]個(gè)工作日內(nèi)完成評(píng)審工作，并將評(píng)審意見反饋給銷售部門。銷售部門根據(jù)各部門的評(píng)審意見，綜合評(píng)估訂單變更的可行性和風(fēng)險(xiǎn)，如變更存在問題或風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)及時(shí)與顧客溝通協(xié)商解決。3.變更處理若訂單變更評(píng)審?fù)ㄟ^，銷售部門應(yīng)在訂單變更評(píng)審表上簽字確認(rèn)，并將變更通知下達(dá)給相關(guān)部門執(zhí)行。相關(guān)部門應(yīng)按照變更通知的要求，及時(shí)調(diào)整生產(chǎn)計(jì)劃、采購計(jì)劃、質(zhì)量控制措施等，并做好記錄。若訂單變更評(píng)審不通過，銷售部門應(yīng)及時(shí)與顧客溝通，說明原因，并提出解決方案。如顧客同意修改變更要求，銷售部門應(yīng)重新組織訂單變更評(píng)審；如顧客不同意修改變更要求，銷售部門應(yīng)及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，由公司領(lǐng)導(dǎo)決定是否接受變更。七、訂單跟蹤1.跟蹤方式銷售部門負(fù)責(zé)對(duì)訂單執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤，及時(shí)了解訂單的生產(chǎn)進(jìn)度、質(zhì)量情況、物流進(jìn)度等信息。銷售部門可通過以下方式進(jìn)行訂單跟蹤：定期召開訂單協(xié)調(diào)會(huì)，各部門匯報(bào)訂單執(zhí)行情況。建立訂單跟蹤臺(tái)賬，記錄訂單執(zhí)行過程中的各項(xiàng)信息。與生產(chǎn)部門、采購部門、質(zhì)量部門、物流部門等相關(guān)部門保持密切溝通，及時(shí)了解訂單執(zhí)行情況。定期向顧客反饋訂單執(zhí)行情況，解答顧客疑問，處理顧客投訴。2.異常處理在訂單跟蹤過程中，如發(fā)現(xiàn)訂單執(zhí)行出現(xiàn)異常情況，銷售部門應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)部門進(jìn)行處理。異常情況包括但不限于以下方面：生產(chǎn)進(jìn)度延遲。產(chǎn)品質(zhì)量問題。原材料、零部件供應(yīng)不足。物流運(yùn)輸延誤。顧客變更訂單要求。相關(guān)部門接到異常通知后，應(yīng)立即采取措施進(jìn)行處理，并及時(shí)向銷售部門反饋處理結(jié)果。銷售部門應(yīng)根據(jù)異常處理情況，及時(shí)調(diào)整訂單跟蹤計(jì)劃，確保訂單按時(shí)交付。八、訂單關(guān)閉1.關(guān)閉條件訂單產(chǎn)品全部交付給顧客，且顧客對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量、數(shù)量、交貨期等方面無異議，訂單即為關(guān)閉。對(duì)于有售后服務(wù)要求的訂單，在售后服務(wù)期結(jié)束后，訂單方可關(guān)閉。2.關(guān)閉流程銷售部門在確認(rèn)訂單產(chǎn)品全部交付且顧客無異議后，應(yīng)填寫訂單關(guān)閉申請(qǐng)表，并提交給相關(guān)部門審核。相關(guān)部門審核通過后，銷售部門應(yīng)在訂單管理系統(tǒng)中關(guān)閉訂單，并將訂單關(guān)閉情況通知相關(guān)部門。訂單關(guān)閉后，各相關(guān)部門應(yīng)做好訂單資料的整理和歸檔工作，以便日后查詢和追溯。九、訂單檔案管理1.檔案內(nèi)容訂單檔案應(yīng)包括以下內(nèi)容：顧客采購訂單原件（書面訂單或電子訂單）。訂單評(píng)審表及評(píng)審意見。訂單下達(dá)通知。生產(chǎn)計(jì)劃、采購計(jì)劃、質(zhì)量控制措施等相關(guān)文件。訂單執(zhí)行過程中的各項(xiàng)記錄，如生產(chǎn)記錄、采購記錄、質(zhì)量檢驗(yàn)記錄、物流記錄等。訂單變更申請(qǐng)及變更評(píng)審表、變更通知。訂單跟蹤記錄及異常處理記錄。訂單關(guān)閉申請(qǐng)表及相關(guān)審核文件。與訂單相關(guān)的其他文件和資料。2.檔案保存訂單檔案由銷售部