公司件快遞管理制度

公司件快遞管理制度?一、總則（一）目的為規(guī)范公司件快遞的收發(fā)、管理流程，確保快遞服務(wù)的高效、準(zhǔn)確、安全，保障公司各項(xiàng)工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門因工作需要收發(fā)的各類快遞，包括但不限于文件、資料、樣品、辦公用品等。（三）基本原則1.準(zhǔn)確及時(shí)原則：確?？爝f信息準(zhǔn)確無(wú)誤，按時(shí)收發(fā)，避免延誤。2.安全保密原則：保護(hù)公司文件和信息的安全，防止泄露。3.節(jié)約成本原則：合理選擇快遞服務(wù)，降低快遞費(fèi)用。二、寄件管理（一）寄件申請(qǐng)1.各部門因工作需要寄件時(shí)，應(yīng)填寫《寄件申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明寄件人姓名、部門、聯(lián)系方式、收件人姓名、地址、聯(lián)系電話、寄件內(nèi)容、預(yù)計(jì)重量、寄件緊急程度等信息。2.《寄件申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，交至行政部。（二）快遞選擇1.行政部收到《寄件申請(qǐng)表》后，根據(jù)寄件內(nèi)容、重量、收件地址、緊急程度等因素，綜合比較各快遞服務(wù)提供商的價(jià)格、時(shí)效、服務(wù)質(zhì)量等，選擇合適的快遞。2.對(duì)于重要文件或緊急寄件，優(yōu)先選擇能夠提供上門取件、保價(jià)、跟蹤查詢等服務(wù)的快遞。（三）寄件操作1.行政部負(fù)責(zé)將審核通過(guò)的《寄件申請(qǐng)表》及寄件物品交至選定的快遞服務(wù)提供商，并辦理相關(guān)寄件手續(xù)，如填寫快遞運(yùn)單、封裝包裹、繳納快遞費(fèi)用等。2.在寄件過(guò)程中，行政部應(yīng)確保寄件物品包裝完好，標(biāo)識(shí)清晰，避免因包裝不當(dāng)導(dǎo)致物品損壞或丟失。同時(shí)，應(yīng)妥善保管快遞運(yùn)單及相關(guān)憑證，以備查詢。（四）寄件跟蹤1.行政部負(fù)責(zé)對(duì)寄件情況進(jìn)行跟蹤查詢，及時(shí)掌握快遞的運(yùn)輸狀態(tài)，如已收件、運(yùn)輸中、派送中、已簽收等。2.如發(fā)現(xiàn)快遞出現(xiàn)延誤、丟失、損壞等異常情況，行政部應(yīng)及時(shí)與快遞服務(wù)提供商聯(lián)系，了解原因，并協(xié)助處理相關(guān)問(wèn)題，同時(shí)將情況反饋給寄件部門。三、收件管理（一）收件登記1.前臺(tái)負(fù)責(zé)接收所有寄至公司的快遞，并進(jìn)行詳細(xì)登記。登記內(nèi)容包括快遞單號(hào)、寄件人姓名、公司名稱、寄件地址、聯(lián)系電話、收件部門、收件人姓名、聯(lián)系電話、寄件內(nèi)容、預(yù)計(jì)重量、收件時(shí)間等。2.前臺(tái)應(yīng)在收到快遞后及時(shí)登記，并在快遞上標(biāo)注收件時(shí)間。（二）收件分發(fā)1.前臺(tái)根據(jù)收件登記信息，及時(shí)將快遞分發(fā)給相應(yīng)的部門或個(gè)人。對(duì)于收件部門明確的快遞，直接送至該部門；對(duì)于收件人不明確或涉及多個(gè)部門的快遞，由前臺(tái)通知行政部進(jìn)行協(xié)調(diào)分發(fā)。2.行政部在收到前臺(tái)通知后，應(yīng)根據(jù)快遞內(nèi)容及各部門工作職責(zé)，及時(shí)將快遞分發(fā)給相關(guān)部門或個(gè)人，并做好分發(fā)記錄。（三）收件確認(rèn)1.收件人收到快遞后，應(yīng)及時(shí)在前臺(tái)的《快遞簽收登記表》上簽字確認(rèn)。如收件人不在公司，可由他人代收，但代收人應(yīng)在《快遞簽收登記表》上注明代收原因及代收人姓名、聯(lián)系電話。2.對(duì)于重要文件或緊急快遞，行政部應(yīng)在收件后及時(shí)通知收件人查收，并跟蹤收件人是否已簽收。（四）異常處理1.如發(fā)現(xiàn)收件快遞存在破損、少件、錯(cuò)發(fā)等異常情況，收件人應(yīng)在收到快遞后及時(shí)與前臺(tái)或行政部聯(lián)系，并提供相關(guān)證據(jù)。2.前臺(tái)或行政部在接到收件人的反饋后，應(yīng)及時(shí)與快遞服務(wù)提供商聯(lián)系，核實(shí)情況，并協(xié)助收件人處理相關(guān)問(wèn)題，如要求快遞服務(wù)提供商賠償、補(bǔ)發(fā)等。四、快遞費(fèi)用管理（一）費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)1.公司根據(jù)不同快遞服務(wù)提供商的價(jià)格及服務(wù)質(zhì)量，制定相應(yīng)的快遞費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)。具體費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)可根據(jù)市場(chǎng)行情及公司實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整。2.各部門應(yīng)嚴(yán)格按照公司制定的快遞費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)選擇快遞服務(wù)，如有特殊情況需要超出標(biāo)準(zhǔn)的，應(yīng)提前向行政部申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可執(zhí)行。（二）費(fèi)用結(jié)算1.快遞費(fèi)用由行政部統(tǒng)一結(jié)算。行政部每月定期與快遞服務(wù)提供商核對(duì)當(dāng)月快遞費(fèi)用明細(xì)，并根據(jù)公司財(cái)務(wù)制度辦理費(fèi)用報(bào)銷手續(xù)。2.在結(jié)算快遞費(fèi)用時(shí)，行政部應(yīng)確保費(fèi)用明細(xì)準(zhǔn)確無(wú)誤，如有疑問(wèn)應(yīng)及時(shí)與快遞服務(wù)提供商溝通核實(shí)。同時(shí)，應(yīng)妥善保管快遞費(fèi)用發(fā)票及相關(guān)憑證，以備財(cái)務(wù)審計(jì)。（三）費(fèi)用控制1.行政部應(yīng)定期對(duì)公司快遞費(fèi)用進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，了解各部門快遞使用情況及費(fèi)用支出情況，發(fā)現(xiàn)異常情況及時(shí)與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，采取措施控制快遞費(fèi)用。2.各部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)快遞費(fèi)用的管理，合理安排寄件工作，避免不必要的快遞支出。對(duì)于可通過(guò)電子郵件、內(nèi)部文件傳輸?shù)确绞絺鬟f的信息，應(yīng)優(yōu)先采用電子方式，減少紙質(zhì)文件的寄遞。五、快遞安全與保密管理（一）安全管理1.公司員工在收發(fā)快遞過(guò)程中，應(yīng)注意保護(hù)快遞物品的安全，避免因不當(dāng)操作導(dǎo)致物品損壞或丟失。2.對(duì)于易燃、易爆、易碎、易腐蝕等特殊物品，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行包裝和運(yùn)輸，并確保運(yùn)輸過(guò)程中的安全。（二）保密管理1.公司員工應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、客戶信息等重要文件和資料，在寄遞過(guò)程中應(yīng)采取必要的保密措施，如加密包裝、選擇有保密保障的快遞服務(wù)提供商等。2.嚴(yán)禁將公司重要文件和資料通過(guò)普通快遞寄遞，如需寄遞涉及公司機(jī)密信息的文件，應(yīng)選擇具有保密資質(zhì)的快遞服務(wù)提供商，并按照公司保密規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。六、快遞服務(wù)質(zhì)量監(jiān)督與考核（一）服務(wù)質(zhì)量監(jiān)督1.行政部負(fù)責(zé)對(duì)公司快遞服務(wù)提供商的服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督，定期收集員工對(duì)快遞服務(wù)的反饋意見(jiàn)，如快遞延誤、服務(wù)態(tài)度差、丟失損壞等問(wèn)題。2.對(duì)于員工反饋的快遞服務(wù)質(zhì)量問(wèn)題，行政部應(yīng)及時(shí)與快遞服務(wù)提供商溝通協(xié)調(diào)，要求其限期整改，并跟蹤整改情況。（二）考核機(jī)制1.行政部根據(jù)快遞服務(wù)提供商的服務(wù)質(zhì)量、費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)、響應(yīng)速度等因素，建立快遞服務(wù)提供商考核機(jī)制，定期對(duì)快遞服務(wù)提供商進(jìn)行考核評(píng)分。2.考核評(píng)分結(jié)果將作為公司選擇快遞服務(wù)提供商及續(xù)簽合作協(xié)議的重要依據(jù)。對(duì)于服務(wù)質(zhì)量差、考核評(píng)分較低的快遞服務(wù)提供商，公司將視情況減少其業(yè)務(wù)量或終止合作。七、附則