信息科采購(gòu)管理制度

信息科采購(gòu)管理制度?總則目的為規(guī)范信息科采購(gòu)行為，確保采購(gòu)工作的公開、公平、公正，提高采購(gòu)效率，保證采購(gòu)質(zhì)量，降低采購(gòu)成本，滿足公司信息科業(yè)務(wù)發(fā)展需求，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司信息科所有采購(gòu)活動(dòng)，包括但不限于硬件設(shè)備（如服務(wù)器、電腦、打印機(jī)等）、軟件產(chǎn)品（如操作系統(tǒng)、辦公軟件、數(shù)據(jù)庫(kù)等）、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備（如路由器、交換機(jī)等）、信息安全產(chǎn)品（如防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)等）以及相關(guān)服務(wù)的采購(gòu)。原則1.合法性原則：采購(gòu)活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定。2.效益原則：在保證采購(gòu)質(zhì)量的前提下，追求采購(gòu)成本的最小化，實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的統(tǒng)一。3.公開透明原則：采購(gòu)過程應(yīng)公開透明，接受公司內(nèi)部監(jiān)督和相關(guān)部門的檢查。4.公平競(jìng)爭(zhēng)原則：通過公平競(jìng)爭(zhēng)，選擇優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商和產(chǎn)品，確保采購(gòu)質(zhì)量。5.誠(chéng)實(shí)守信原則：采購(gòu)活動(dòng)中各方應(yīng)誠(chéng)實(shí)守信，履行各自的義務(wù)。采購(gòu)組織與職責(zé)采購(gòu)決策機(jī)構(gòu)成立信息科采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)小組，由信息科負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，成員包括相關(guān)技術(shù)骨干和財(cái)務(wù)人員。采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)審議采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)預(yù)算、采購(gòu)方式、供應(yīng)商選擇等重大采購(gòu)事項(xiàng)，做出決策。采購(gòu)執(zhí)行部門信息科指定專人負(fù)責(zé)采購(gòu)的具體執(zhí)行工作，稱為采購(gòu)專員。采購(gòu)專員負(fù)責(zé)采購(gòu)項(xiàng)目的實(shí)施，包括編制采購(gòu)文件、發(fā)布采購(gòu)信息、組織采購(gòu)評(píng)審、簽訂采購(gòu)合同、跟蹤采購(gòu)進(jìn)度、驗(yàn)收采購(gòu)貨物或服務(wù)等。相關(guān)部門職責(zé)1.信息科：提出采購(gòu)需求，參與采購(gòu)文件編制、供應(yīng)商評(píng)審等工作，負(fù)責(zé)采購(gòu)貨物或服務(wù)的使用和驗(yàn)收。2.財(cái)務(wù)部門：審核采購(gòu)預(yù)算、采購(gòu)合同，負(fù)責(zé)采購(gòu)資金的支付和核算。3.審計(jì)部門：對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，確保采購(gòu)過程合法合規(guī)。采購(gòu)流程采購(gòu)需求提出1.信息科各崗位根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展和工作需要，定期或不定期提出采購(gòu)需求，填寫《信息科采購(gòu)需求申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明采購(gòu)項(xiàng)目名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、技術(shù)要求、預(yù)算金額、預(yù)計(jì)采購(gòu)時(shí)間等內(nèi)容。2.采購(gòu)需求申請(qǐng)表經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人審核后提交給采購(gòu)專員。采購(gòu)預(yù)算編制1.采購(gòu)專員根據(jù)采購(gòu)需求申請(qǐng)表，結(jié)合市場(chǎng)價(jià)格情況，編制采購(gòu)預(yù)算草案，提交給財(cái)務(wù)部門審核。2.財(cái)務(wù)部門根據(jù)公司財(cái)務(wù)制度和預(yù)算安排，對(duì)采購(gòu)預(yù)算草案進(jìn)行審核，提出調(diào)整意見。采購(gòu)專員根據(jù)審核意見對(duì)采購(gòu)預(yù)算進(jìn)行調(diào)整，形成最終的采購(gòu)預(yù)算。采購(gòu)方式選擇1.根據(jù)采購(gòu)項(xiàng)目的性質(zhì)、金額、市場(chǎng)供應(yīng)情況等因素，選擇合適的采購(gòu)方式。采購(gòu)方式主要包括公開招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判、單一來源采購(gòu)、詢價(jià)等。2.公開招標(biāo)適用于采購(gòu)金額較大、技術(shù)復(fù)雜、市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)充分的采購(gòu)項(xiàng)目；邀請(qǐng)招標(biāo)適用于具有特定資格要求、供應(yīng)商數(shù)量有限的采購(gòu)項(xiàng)目；競(jìng)爭(zhēng)性談判適用于招標(biāo)后沒有供應(yīng)商投標(biāo)或者沒有合格標(biāo)的或者重新招標(biāo)未能成立的、技術(shù)復(fù)雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細(xì)規(guī)格或者具體要求的、采用招標(biāo)所需時(shí)間不能滿足用戶緊急需要的、不能事先計(jì)算出價(jià)格總額的采購(gòu)項(xiàng)目；單一來源采購(gòu)適用于只能從唯一供應(yīng)商處采購(gòu)的、發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購(gòu)的、必須保證原有采購(gòu)項(xiàng)目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購(gòu)，且添購(gòu)資金總額不超過原合同采購(gòu)金額百分之十的采購(gòu)項(xiàng)目；詢價(jià)適用于采購(gòu)的貨物規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價(jià)格變化幅度小的采購(gòu)項(xiàng)目。3.采購(gòu)方式的選擇需經(jīng)采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)。采購(gòu)文件編制1.根據(jù)選定的采購(gòu)方式，采購(gòu)專員編制采購(gòu)文件。采購(gòu)文件應(yīng)包括采購(gòu)公告（招標(biāo)邀請(qǐng)書）、采購(gòu)需求、技術(shù)規(guī)格、評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)、合同條款等內(nèi)容。2.采購(gòu)文件應(yīng)明確采購(gòu)項(xiàng)目的各項(xiàng)要求，確保供應(yīng)商能夠準(zhǔn)確理解采購(gòu)需求，編制合理的投標(biāo)文件或響應(yīng)文件。采購(gòu)信息發(fā)布1.對(duì)于公開招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)等采購(gòu)方式，采購(gòu)專員應(yīng)在公司內(nèi)部網(wǎng)站、相關(guān)行業(yè)網(wǎng)站等平臺(tái)發(fā)布采購(gòu)公告（招標(biāo)邀請(qǐng)書），公開采購(gòu)項(xiàng)目信息，吸引潛在供應(yīng)商參與投標(biāo)。2.采購(gòu)公告（招標(biāo)邀請(qǐng)書）應(yīng)包括采購(gòu)項(xiàng)目名稱、采購(gòu)內(nèi)容、采購(gòu)方式、供應(yīng)商資格要求、報(bào)名時(shí)間、投標(biāo)截止時(shí)間、開標(biāo)時(shí)間及地點(diǎn)等內(nèi)容。供應(yīng)商選擇與評(píng)審1.采購(gòu)專員對(duì)報(bào)名參與采購(gòu)項(xiàng)目的供應(yīng)商進(jìn)行資格審查，確定符合資格要求的供應(yīng)商名單。2.組織成立評(píng)審小組，評(píng)審小組由信息科技術(shù)人員、財(cái)務(wù)人員、審計(jì)人員等組成。評(píng)審小組按照采購(gòu)文件規(guī)定的評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)供應(yīng)商的投標(biāo)文件或響應(yīng)文件進(jìn)行評(píng)審，推薦中標(biāo)候選人或成交供應(yīng)商。3.評(píng)審過程應(yīng)客觀、公正、公平，記錄評(píng)審過程和結(jié)果。評(píng)審結(jié)果經(jīng)采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)后生效。采購(gòu)合同簽訂1.采購(gòu)專員根據(jù)評(píng)審結(jié)果，與中標(biāo)供應(yīng)商或成交供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。采購(gòu)合同應(yīng)明確采購(gòu)項(xiàng)目名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、售后服務(wù)等內(nèi)容。2.采購(gòu)合同簽訂前，應(yīng)提交財(cái)務(wù)部門和審計(jì)部門審核，確保合同條款符合法律法規(guī)和公司規(guī)定。審核通過后，由采購(gòu)專員與供應(yīng)商簽訂合同。采購(gòu)項(xiàng)目實(shí)施與跟蹤1.采購(gòu)專員按照采購(gòu)合同要求，跟蹤供應(yīng)商的供貨進(jìn)度，確保供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量提供貨物或服務(wù)。2.如遇供應(yīng)商無法按時(shí)交貨或貨物質(zhì)量不符合要求等情況，采購(gòu)專員應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，要求供應(yīng)商采取補(bǔ)救措施，并向采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)小組報(bào)告。采購(gòu)驗(yàn)收1.采購(gòu)貨物或服務(wù)到貨后，采購(gòu)專員應(yīng)及時(shí)通知信息科相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收人員應(yīng)根據(jù)采購(gòu)合同和采購(gòu)文件的要求，對(duì)貨物的數(shù)量、規(guī)格型號(hào)、質(zhì)量、性能等進(jìn)行驗(yàn)收。2.驗(yàn)收合格后，驗(yàn)收人員填寫《信息科采購(gòu)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》，經(jīng)信息科負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后提交給采購(gòu)專員。如驗(yàn)收不合格，采購(gòu)專員應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決，要求供應(yīng)商更換貨物或采取其他補(bǔ)救措施，直至驗(yàn)收合格。采購(gòu)付款1.采購(gòu)專員根據(jù)采購(gòu)合同和采購(gòu)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，填寫《信息科采購(gòu)付款申請(qǐng)表》，提交給財(cái)務(wù)部門審核。2.財(cái)務(wù)部門審核采購(gòu)付款申請(qǐng)表后，按照公司財(cái)務(wù)制度和采購(gòu)合同約定，辦理采購(gòu)付款手續(xù)。采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別1.市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)：市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)、供應(yīng)商壟斷等可能導(dǎo)致采購(gòu)成本增加。2.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)：供應(yīng)商提供的貨物或服務(wù)質(zhì)量不符合要求，可能影響公司信息系統(tǒng)的正常運(yùn)行。3.合同風(fēng)險(xiǎn)：采購(gòu)合同條款不明確、合同履行過程中出現(xiàn)糾紛等可能給公司帶來?yè)p失。4.法律風(fēng)險(xiǎn)：采購(gòu)活動(dòng)違反法律法規(guī)，可能導(dǎo)致公司面臨法律責(zé)任。風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估1.對(duì)識(shí)別出的采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，分析風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度。2.根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果，確定風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)，為風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)提供依據(jù)。風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)1.市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：建立市場(chǎng)價(jià)格監(jiān)測(cè)機(jī)制，定期收集市場(chǎng)價(jià)格信息，分析價(jià)格走勢(shì)，合理安排采購(gòu)時(shí)間和數(shù)量；對(duì)于供應(yīng)商壟斷情況，積極尋找替代供應(yīng)商，拓寬采購(gòu)渠道。2.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的質(zhì)量管理，在采購(gòu)合同中明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收條款；增加驗(yàn)收環(huán)節(jié)的嚴(yán)格性，對(duì)采購(gòu)貨物或服務(wù)進(jìn)行全面檢驗(yàn)。3.合同風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：加強(qiáng)采購(gòu)合同管理，嚴(yán)格審查合同條款，確保合同內(nèi)容明確、合法、有效；在合同履行過程中，及時(shí)跟蹤合同執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)協(xié)商解決。4.法律風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)人員的法律法規(guī)培訓(xùn)，提高法律意識(shí)；在采購(gòu)活動(dòng)中，嚴(yán)格遵守法律法規(guī)，確保采購(gòu)行為合法合規(guī)。采購(gòu)監(jiān)督與審計(jì)內(nèi)部監(jiān)督1.信息科定期對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行自查，檢查采購(gòu)流程是否規(guī)范、采購(gòu)文件是否齊全、采購(gòu)合同是否履行等情況。2.財(cái)務(wù)部門對(duì)采購(gòu)資金的使用情況進(jìn)行監(jiān)督，確保采購(gòu)資金?？顚Ｓ茫侠碇С?。3.審計(jì)部門定期對(duì)采購(gòu)項(xiàng)目進(jìn)行審計(jì)，重點(diǎn)審查采購(gòu)過程的合法性、合規(guī)性、效益性，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見。外部監(jiān)督接受公司內(nèi)部其他部門、上級(jí)主管部門以及相關(guān)政府部門的監(jiān)督檢查，積極配合監(jiān)督檢查工作，如實(shí)提供采購(gòu)活動(dòng)的相關(guān)資料和信息。供應(yīng)商管理供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)1.具有良好的商業(yè)信譽(yù)和健全的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)制度。2.具有履行合同所必需的設(shè)備和專業(yè)技術(shù)能力。3.有依法繳納稅收和社會(huì)保障資金的良好記錄。4.參加采購(gòu)活動(dòng)前三年內(nèi)，在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中沒有重大違法記錄。5.具有與采購(gòu)項(xiàng)目相匹配的生產(chǎn)能力、供應(yīng)能力和售后服務(wù)能力。供應(yīng)商評(píng)價(jià)與考核1.建立供應(yīng)商評(píng)價(jià)體系，定期對(duì)供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)、價(jià)格等方面進(jìn)行評(píng)價(jià)。2.根據(jù)供應(yīng)商評(píng)價(jià)結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予優(yōu)先合作機(jī)會(huì)，對(duì)于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商進(jìn)行警告、限期整改或淘汰。供應(yīng)商關(guān)系維護(hù)1.加強(qiáng)與供應(yīng)商的溝通與合作，定