路橋公司資料管理制度

路橋公司資料管理制度?一、總則（一）目的為加強公司資料管理，確保公司資料的完整性、準確性、系統(tǒng)性和安全性，提高資料利用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及所屬各項目，包括但不限于工程技術(shù)資料、經(jīng)營管理資料、人力資源資料、財務資料、行政辦公資料等各類與公司生產(chǎn)經(jīng)營活動相關的資料。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司資料實行集中統(tǒng)一管理，由綜合管理部門負責歸口管理，各部門負責本部門資料的收集、整理、歸檔和保管，并接受綜合管理部門的指導和監(jiān)督。2.分類分級管理原則：按照資料的類別和重要程度進行分類分級管理，明確不同類別和級別的資料管理要求和流程。3.真實性原則：資料應如實反映公司生產(chǎn)經(jīng)營活動的實際情況，確保資料的真實性和可靠性。4.保密性原則：對涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密和敏感信息的資料，應嚴格按照保密制度進行管理，防止資料泄露。5.時效性原則：及時收集、整理、歸檔和更新資料，確保資料的時效性和有效性。二、資料管理職責（一）綜合管理部門職責1.制定和完善公司資料管理制度，并組織實施。2.負責公司各類資料的集中統(tǒng)一管理，建立資料管理臺賬，定期對資料進行清查和盤點。3.指導和監(jiān)督各部門資料管理工作，組織開展資料管理培訓和考核。4.負責公司資料的收集、整理、歸檔、保管和借閱服務，確保資料的安全和完整。5.負責公司資料的信息化管理，建立資料管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)資料的電子化存儲和檢索。6.定期對公司資料進行分析和總結(jié)，為公司決策提供數(shù)據(jù)支持和信息服務。（二）各部門職責1.負責本部門資料的收集、整理、歸檔和保管工作，確保資料的真實性、完整性和時效性。2.按照公司資料管理制度的要求，定期向綜合管理部門移交本部門的資料。3.配合綜合管理部門做好資料的清查、盤點和信息化管理工作。4.嚴格遵守公司資料保密制度，對涉及本部門的保密資料進行妥善保管，防止資料泄露。（三）項目負責人職責1.負責項目資料的全面管理工作，確保項目資料的及時收集、整理、歸檔和保管。2.組織項目人員學習和執(zhí)行公司資料管理制度，對項目資料管理工作進行指導和監(jiān)督。3.負責項目資料的審核和把關，確保項目資料的質(zhì)量和準確性。4.及時向公司綜合管理部門匯報項目資料管理情況，配合公司做好資料的移交和歸檔工作。三、資料分類與編號（一）資料分類1.工程技術(shù)資料：包括項目前期文件、施工組織設計、施工圖紙、技術(shù)交底、工程變更、施工日志、工程檢驗批、分項分部工程驗收記錄、竣工圖等。2.經(jīng)營管理資料：包括項目投標文件、合同文件、預算文件、成本核算資料、結(jié)算資料、統(tǒng)計報表等。3.人力資源資料：包括員工檔案、考勤記錄、培訓記錄、績效考核資料、薪酬福利資料等。4.財務資料：包括會計憑證、賬簿、報表、財務審計報告、稅務資料等。5.行政辦公資料：包括公司文件、會議紀要、工作計劃、工作總結(jié)、辦公用品采購記錄、車輛使用記錄等。（二）資料編號1.資料編號應遵循唯一性、系統(tǒng)性、實用性和擴展性原則。2.資料編號由類別代碼、年份代碼、順序號組成，中間用""隔開。3.類別代碼：根據(jù)資料分類，采用兩位數(shù)字表示，如"01"表示工程技術(shù)資料，"02"表示經(jīng)營管理資料等。4.年份代碼：采用四位數(shù)字表示資料形成的年份，如"2023"表示2023年形成的資料。5.順序號：根據(jù)資料形成的先后順序，采用四位數(shù)字表示，從"0001"開始編號。6.示例："0120230001"表示2023年形成的第1份工程技術(shù)資料。四、資料收集與整理（一）資料收集1.各部門應明確資料收集責任人，負責本部門資料的收集工作。2.資料收集責任人應按照資料管理要求，及時收集本部門在生產(chǎn)經(jīng)營活動中形成的各類資料，確保資料的齊全和完整。3.對于外部單位提供的資料，如設計文件、監(jiān)理文件、供應商資料等，應及時簽收并進行登記，確保資料的來源可靠和真實有效。4.項目資料收集應與項目施工進度同步進行，確保項目資料的及時性和準確性。（二）資料整理1.資料收集后，應及時進行整理，確保資料的規(guī)范性和完整性。2.資料整理應按照資料分類和編號要求，對資料進行分類、排序、編目和裝訂。3.對于工程技術(shù)資料，應按照施工過程的先后順序進行整理，確保資料的邏輯性和連貫性。4.對于經(jīng)營管理資料，應按照文件類型和時間順序進行整理，確保資料的清晰和便于查閱。5.對于電子資料，應按照資料分類和編號要求，建立電子文件夾，對資料進行命名和存儲，確保電子資料的規(guī)范性和安全性。五、資料歸檔與保管（一）資料歸檔1.資料整理完成后，應及時進行歸檔，確保資料的及時入庫和妥善保管。2.資料歸檔應按照資料分類和編號要求，將資料移交至綜合管理部門指定的檔案柜或存儲設備中，并辦理交接手續(xù)。3.綜合管理部門應定期對歸檔資料進行檢查和核對，確保資料的完整性和準確性。（二）資料保管1.綜合管理部門應建立資料保管制度，明確資料保管要求和流程，確保資料的安全和完整。2.資料保管應按照資料類別和重要程度進行分類存放，設置專門的檔案柜或存儲設備，并做好標識和防護措施。3.對于紙質(zhì)資料，應定期進行整理和盤點，防止資料受潮、霉變、蟲蛀等損壞。4.對于電子資料，應定期進行備份，存儲在不同的存儲介質(zhì)中，并做好數(shù)據(jù)安全防護措施，防止數(shù)據(jù)丟失和泄露。5.嚴格限制資料的查閱和借閱范圍，確需查閱和借閱資料的，應按照規(guī)定辦理審批手續(xù)，并在指定地點查閱和借閱，不得擅自復印、拍照、帶出或轉(zhuǎn)借他人。六、資料查閱與借閱（一）資料查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱資料的，應填寫《資料查閱申請表》，注明查閱資料的名稱、編號、查閱目的等信息，經(jīng)部門負責人審批后，到綜合管理部門查閱。2.綜合管理部門應按照審批要求，為查閱人員提供必要的協(xié)助和服務，確保查閱工作的順利進行。3.查閱人員應在指定地點查閱資料，不得擅自將資料帶出或轉(zhuǎn)借他人，不得在資料上涂改、標記或損壞資料。4.查閱完成后，查閱人員應及時將資料歸還綜合管理部門，并辦理歸還手續(xù)。（二）資料借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱資料的，應填寫《資料借閱申請表》，注明借閱資料的名稱、編號、借閱期限、借閱目的等信息，經(jīng)部門負責人審批后，報綜合管理部門負責人審批。2.綜合管理部門負責人審批同意后，借閱人員應與綜合管理部門簽訂《資料借閱協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務，并按照協(xié)議要求借閱資料。3.借閱人員應在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還資料，如需延長借閱期限的，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應妥善保管借閱的資料，不得擅自復印、拍照、帶出或轉(zhuǎn)借他人，不得在資料上涂改、標記或損壞資料。如因保管不善造成資料丟失、損壞的，借閱人員應承擔相應的賠償責任。七、資料保密管理（一）保密范圍1.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密和敏感信息的資料，包括但不限于項目投標文件、合同文件、技術(shù)方案、財務數(shù)據(jù)、客戶信息等。2.公司內(nèi)部規(guī)定需要保密的其他資料。（二）保密措施1.對涉及保密的資料，應嚴格按照保密制度進行管理，明確保密責任人，采取必要的保密措施，防止資料泄露。2.對保密資料應進行分類管理，設置專門的保密柜或存儲設備，并做好標識和防護措施。3.嚴格限制保密資料的查閱和借閱范圍，確需查閱和借閱保密資料的，應按照規(guī)定辦理審批手續(xù)，并在指定地點查閱和借閱，不得擅自復印、拍照、帶出或轉(zhuǎn)借他人。4.對涉及保密資料的計算機、存儲設備等，應設置密碼保護，并定期進行病毒查殺和數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失和泄露。5.加強對員工的保密教育和培訓，提高員工的保密意識和責任感，簽訂保密協(xié)議，明確員工的保密義務和責任。八、資料銷毀（一）銷毀范圍1.已超過保管期限且無保存價值的資料。2.因工作失誤或其他原因形成的重復、無效或錯誤的資料。3.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密和敏感信息的資料，在經(jīng)過審批后需要銷毀的。（二）銷毀程序1.資料銷毀前，應由資料保管部門或使用部門提出銷毀申請，填寫《資料銷毀申請表》，注明銷毀資料的名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息，經(jīng)部門負責人審批后，報綜合管理部門審核。2.綜合管理部門審核同意后，組織相關人員對擬銷毀的資料進行清點和核對，確保銷毀資料的準確性和完整性。3.對涉及保密的資料，應按照保密制度的要求進行銷毀，可采用粉碎、焚燒、電子數(shù)據(jù)擦除等方式進行銷毀，并做好銷毀記錄。4.資料銷毀記錄應包括銷毀時間、銷毀地點、銷毀方式、銷毀人員等信息，由綜合管理部門負責保存，保存期限不少于[X]年。九、資料信息化管理（一）信息化建設1.建立公司資料管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)資料的電子化存儲、檢索、借閱和審批等功能，提高資料管理效率和信息化水平。2.按照資料分類和編號要求，對資料進行電子化錄入和存儲，確保電子資料與紙質(zhì)資料的一致性和完整性。3.定期對資料管理信息系統(tǒng)進行維護和升級，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性。（二）數(shù)據(jù)安全1.加強對資料管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全防護，設置用戶權(quán)限管理，確保不同人員只能訪問其權(quán)限范圍內(nèi)的資料。2.定期對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行備份，存儲在不同的存儲介質(zhì)中，并做好數(shù)據(jù)備份的管理和維護工作，防止數(shù)據(jù)丟失。3.加強對網(wǎng)絡安全的管理，設置防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等安全設備，防止外部網(wǎng)絡攻擊和數(shù)據(jù)泄露。十、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.綜合管理部門應定期對各部門資料管理工作進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括資料收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱、保密等方面的情況。2.監(jiān)督檢查可采用定期檢查、不定期抽查、專項檢查等方式進行，對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題應及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）考核評價1.建立資料管理考核評價制度，對各部門資料管理工作進行考核評價，考核評價結(jié)果納入部門績效考核體系。2.考核評價指標包括資料管理工作的規(guī)范性、完整性、時效性、安全性等方面的內(nèi)容，具體考核標準由綜合管理