會(huì)務(wù)管理制度及流程VIP

會(huì)務(wù)管理制度及流程?一、總則（一）目的為規(guī)范公司各類會(huì)議的組織與管理，提高會(huì)議效率，確保會(huì)議決策的有效執(zhí)行，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部召開的各類工作會(huì)議、部門會(huì)議、項(xiàng)目會(huì)議、臨時(shí)會(huì)議等。（三）會(huì)議原則1.高效務(wù)實(shí)原則：會(huì)議應(yīng)緊密圍繞公司目標(biāo)和工作重點(diǎn)，精簡會(huì)議內(nèi)容，提高會(huì)議效率，注重解決實(shí)際問題。2.充分準(zhǔn)備原則：會(huì)前需明確會(huì)議主題、議程、參會(huì)人員等，確保參會(huì)人員有充分時(shí)間準(zhǔn)備相關(guān)資料。3.規(guī)范有序原則：會(huì)議組織、流程、記錄等應(yīng)遵循統(tǒng)一規(guī)范，保證會(huì)議有序進(jìn)行。二、會(huì)議分類及職責(zé)分工（一）公司級(jí)會(huì)議1.總經(jīng)理辦公會(huì)會(huì)議職責(zé)：由總經(jīng)理主持，副總經(jīng)理及各部門負(fù)責(zé)人參加。負(fù)責(zé)討論公司重大決策、戰(zhàn)略規(guī)劃、年度經(jīng)營計(jì)劃、重要人事任免、重大項(xiàng)目投資等事項(xiàng)。組織部門：總經(jīng)理辦公室2.公司月度例會(huì)會(huì)議職責(zé)：由總經(jīng)理或其指定人員主持，各部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)人員參加。總結(jié)上月工作完成情況，分析存在問題，部署本月工作任務(wù)。組織部門：總經(jīng)理辦公室（二）部門級(jí)會(huì)議1.部門工作會(huì)會(huì)議職責(zé)：由部門負(fù)責(zé)人主持，部門全體員工參加。傳達(dá)公司相關(guān)會(huì)議精神，總結(jié)部門工作進(jìn)展，安排本部門具體工作。組織部門：各部門2.部門周例會(huì)會(huì)議職責(zé)：由部門負(fù)責(zé)人主持，部門相關(guān)人員參加。匯報(bào)本周工作完成情況，協(xié)調(diào)解決工作中遇到的問題，安排下周工作計(jì)劃。組織部門：各部門（三）項(xiàng)目會(huì)議1.項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)會(huì)議職責(zé)：由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人主持，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員及相關(guān)部門人員參加。宣布項(xiàng)目正式啟動(dòng)，明確項(xiàng)目目標(biāo)、任務(wù)分工、時(shí)間節(jié)點(diǎn)、溝通機(jī)制等。組織部門：項(xiàng)目發(fā)起部門2.項(xiàng)目進(jìn)度會(huì)會(huì)議職責(zé)：定期召開，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人主持，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員參加。匯報(bào)項(xiàng)目進(jìn)展情況，分析項(xiàng)目進(jìn)度偏差原因，制定解決措施，推進(jìn)項(xiàng)目順利進(jìn)行。組織部門：項(xiàng)目發(fā)起部門3.項(xiàng)目總結(jié)會(huì)會(huì)議職責(zé)：在項(xiàng)目結(jié)束后召開，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人主持，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員及相關(guān)部門人員參加?？偨Y(jié)項(xiàng)目成果、經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，對項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)進(jìn)行評(píng)價(jià)和表彰。組織部門：項(xiàng)目發(fā)起部門（四）臨時(shí)會(huì)議因工作需要臨時(shí)召開的會(huì)議，由相關(guān)部門或人員提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后組織召開。會(huì)議主題、參會(huì)人員、時(shí)間、地點(diǎn)等根據(jù)具體情況確定。三、會(huì)議組織流程（一）會(huì)議申請1.會(huì)議發(fā)起部門或個(gè)人填寫《會(huì)議申請表》，詳細(xì)說明會(huì)議主題、內(nèi)容、參會(huì)人員、時(shí)間、地點(diǎn)、預(yù)計(jì)時(shí)長等信息。2.將《會(huì)議申請表》提交至?xí)h審批負(fù)責(zé)人，一般公司級(jí)會(huì)議由總經(jīng)理審批，部門級(jí)會(huì)議由部門負(fù)責(zé)人審批，臨時(shí)會(huì)議根據(jù)審批權(quán)限由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）會(huì)議籌備1.確定會(huì)議議程：會(huì)議組織者根據(jù)會(huì)議主題和目的，與相關(guān)人員溝通確定會(huì)議議程，明確各項(xiàng)議題的討論順序和時(shí)間安排。2.通知參會(huì)人員：根據(jù)審批后的《會(huì)議申請表》，及時(shí)通過郵件、短信、即時(shí)通訊工具等方式向參會(huì)人員發(fā)送會(huì)議通知，告知會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程、需準(zhǔn)備的資料等信息。3.準(zhǔn)備會(huì)議資料：根據(jù)會(huì)議議程，準(zhǔn)備相關(guān)會(huì)議資料，如匯報(bào)材料、文件、數(shù)據(jù)報(bào)表等，并提前發(fā)放給參會(huì)人員，以便其提前了解會(huì)議內(nèi)容，做好發(fā)言準(zhǔn)備。4.安排會(huì)議場地：根據(jù)參會(huì)人數(shù)和會(huì)議類型，選擇合適的會(huì)議場地，并提前進(jìn)行布置，確保會(huì)議設(shè)備（如投影儀、音響、麥克風(fēng)等）正常運(yùn)行。5.會(huì)議簽到：在會(huì)議開始前，安排專人負(fù)責(zé)會(huì)議簽到，記錄參會(huì)人員姓名、部門、簽到時(shí)間等信息。（三）會(huì)議召開1.主持人開場：會(huì)議主持人介紹會(huì)議目的、議程、參會(huì)人員等基本情況，宣布會(huì)議開始。2.議題討論：按照會(huì)議議程，依次進(jìn)行各項(xiàng)議題的討論。參會(huì)人員應(yīng)積極發(fā)言，充分發(fā)表意見和建議，圍繞議題展開深入討論，尋求解決方案。主持人應(yīng)把控會(huì)議節(jié)奏，引導(dǎo)討論方向，確保會(huì)議按計(jì)劃進(jìn)行。3.會(huì)議記錄：安排專人負(fù)責(zé)會(huì)議記錄，詳細(xì)記錄會(huì)議討論內(nèi)容、達(dá)成的共識(shí)、提出的問題及解決方案、下一步工作安排等。會(huì)議記錄應(yīng)準(zhǔn)確、完整、清晰，會(huì)后及時(shí)整理形成會(huì)議紀(jì)要。4.會(huì)議決策：對于會(huì)議討論的事項(xiàng)，如需做出決策，應(yīng)按照公司決策程序進(jìn)行。主持人應(yīng)綜合各方意見，形成明確的決策意見，并記錄在案。（四）會(huì)議結(jié)束1.主持人總結(jié)：會(huì)議結(jié)束前，主持人對會(huì)議進(jìn)行總結(jié)，強(qiáng)調(diào)會(huì)議重點(diǎn)內(nèi)容和決策事項(xiàng)，明確下一步工作要求和責(zé)任人。2.參會(huì)人員離場：參會(huì)人員有序離場，會(huì)議組織者清理會(huì)議場地，關(guān)閉會(huì)議設(shè)備。四、會(huì)議紀(jì)要（一）會(huì)議紀(jì)要的撰寫1.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議記錄人員應(yīng)及時(shí)整理會(huì)議記錄，撰寫會(huì)議紀(jì)要。會(huì)議紀(jì)要應(yīng)客觀、準(zhǔn)確地反映會(huì)議內(nèi)容和決策結(jié)果，突出重點(diǎn)，簡潔明了。2.會(huì)議紀(jì)要一般包括會(huì)議基本信息（如會(huì)議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、參會(huì)人員等）、會(huì)議議程、會(huì)議討論內(nèi)容及結(jié)果、下一步工作安排等部分。3.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)使用公司統(tǒng)一的格式模板，經(jīng)會(huì)議主持人審核后發(fā)布。（二）會(huì)議紀(jì)要的發(fā)放1.根據(jù)會(huì)議性質(zhì)和參會(huì)人員范圍，確定會(huì)議紀(jì)要的發(fā)放對象。一般公司級(jí)會(huì)議紀(jì)要發(fā)放至公司領(lǐng)導(dǎo)、各部門負(fù)責(zé)人；部門級(jí)會(huì)議紀(jì)要發(fā)放至部門全體員工；項(xiàng)目會(huì)議紀(jì)要發(fā)放至項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員及相關(guān)部門人員。2.會(huì)議紀(jì)要通過郵件、內(nèi)部辦公系統(tǒng)等方式及時(shí)發(fā)放給相關(guān)人員，確保其能夠及時(shí)了解會(huì)議內(nèi)容和工作要求。（三）會(huì)議紀(jì)要的存檔會(huì)議紀(jì)要作為公司重要的文件資料，應(yīng)進(jìn)行妥善存檔。會(huì)議組織者將會(huì)議紀(jì)要電子版和紙質(zhì)版整理后，交公司檔案室或部門文件管理責(zé)任人存檔，以備查閱。五、會(huì)議跟進(jìn)與反饋（一）工作任務(wù)跟進(jìn)1.根據(jù)會(huì)議決策和工作安排，明確各項(xiàng)工作任務(wù)的責(zé)任人、時(shí)間節(jié)點(diǎn)和工作要求。2.建立會(huì)議工作任務(wù)跟蹤臺(tái)賬，對工作任務(wù)的進(jìn)展情況進(jìn)行實(shí)時(shí)跟蹤。責(zé)任人定期向會(huì)議組織者匯報(bào)工作進(jìn)展，對于工作中遇到的問題及時(shí)反饋，以便協(xié)調(diào)解決。（二）決策執(zhí)行反饋1.對于會(huì)議做出的決策，相關(guān)部門和人員應(yīng)認(rèn)真組織實(shí)施，并及時(shí)將執(zhí)行情況反饋給會(huì)議組織者。2.會(huì)議組織者定期對決策執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和評(píng)估，對于執(zhí)行不力的情況，及時(shí)督促相關(guān)部門和人員整改，確保會(huì)議決策得到有效落實(shí)。六、會(huì)議紀(jì)律與要求（一）參會(huì)人員紀(jì)律1.按時(shí)參加會(huì)議，不得遲到、早退或缺席。如有特殊情況不能參會(huì)，需提前向會(huì)議組織者請假，并安排合適人員代會(huì)。2.遵守會(huì)議秩序，將手機(jī)調(diào)至靜音或關(guān)機(jī)狀態(tài)，不得在會(huì)議期間接聽電話、玩手機(jī)、隨意走動(dòng)或交頭接耳。3.積極參與會(huì)議討論，充分發(fā)表意見和建議，但不得打斷他人發(fā)言，不得進(jìn)行人身攻擊或惡意爭吵。4.認(rèn)真記錄會(huì)議內(nèi)容，領(lǐng)會(huì)會(huì)議精神，按照會(huì)議要求做好各項(xiàng)工作。（二）會(huì)議組織者職責(zé)1.提前做好會(huì)議籌備工作，確保會(huì)議各項(xiàng)準(zhǔn)備工作充分、到位。2.合理安排會(huì)議議程和時(shí)間，把控會(huì)議節(jié)奏，保證會(huì)議高效有序進(jìn)行。3.負(fù)責(zé)會(huì)議記錄和會(huì)議紀(jì)要的撰寫、審核與發(fā)放工作。4.及時(shí)跟進(jìn)會(huì)議決策和工作任務(wù)的執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決工作中出現(xiàn)的問題。七、會(huì)議費(fèi)用管理（一）費(fèi)用預(yù)算會(huì)議組織者在申請會(huì)議時(shí)，應(yīng)根據(jù)會(huì)議規(guī)模、時(shí)長、場地租賃、資料印刷、餐飲等實(shí)際需求，編制會(huì)議費(fèi)用預(yù)算，經(jīng)審批后執(zhí)行。（二）費(fèi)用報(bào)銷1.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議組織者按照公司財(cái)務(wù)報(bào)銷制度，整理會(huì)議費(fèi)用發(fā)票及相關(guān)憑證，填寫費(fèi)用報(bào)銷單，經(jīng)審批后