公司檔案歸檔協(xié)議書VIP

公司檔案歸檔協(xié)議書?甲方（委托方）：名稱：______________________法定代表人：________________地址：____________________聯(lián)系方式：________________乙方（受托方）：名稱：______________________法定代表人：________________地址：____________________聯(lián)系方式：________________鑒于甲方有公司檔案歸檔的需求，乙方具備提供相關專業(yè)服務的能力，雙方經友好協(xié)商，依據(jù)《中華人民共和國民法典》及相關法律法規(guī)的規(guī)定，就甲方委托乙方進行公司檔案歸檔事宜達成如下協(xié)議：一、標的物或服務具體描述（一）檔案范圍甲方委托乙方歸檔的公司檔案包括但不限于以下各類：1.行政管理檔案：涵蓋公司設立、變更、注銷等相關文件，公司章程、股東會決議、董事會決議、監(jiān)事會決議等各類會議文件，公司內部管理制度、工作流程、通知、通報等文件，人事檔案（包括員工入職、離職、晉升、調動等相關材料），行政公文往來文件等。2.財務檔案：會計憑證、會計賬簿、財務報表、審計報告、稅務申報資料、財務預算與決算文件等。3.業(yè)務檔案：銷售合同、采購合同、租賃合同、服務合同等各類業(yè)務合同，項目立項文件、可行性研究報告、項目進度報告、項目驗收文件等項目相關檔案，客戶資料、市場調研資料、業(yè)務報表等業(yè)務運營相關檔案。4.其他檔案：公司榮譽證書、資質證書、知識產權相關文件（如商標注冊文件、專利申請文件等），以及其他對公司具有保存價值的各類文件資料。（二）歸檔要求1.整理分類：乙方應按照科學合理的分類方法，對甲方提供的檔案進行細致整理分類，確保同一類別的檔案集中存放，并建立清晰的檔案目錄索引。2.編號標注：為每份檔案或每組檔案賦予唯一的編號，并在檔案封面、目錄及相關存儲介質上進行明確標注，以便于查詢和管理。3.數(shù)字化處理：乙方應對重要檔案進行數(shù)字化掃描處理，形成電子檔案，并確保電子檔案與紙質檔案內容一致、格式規(guī)范，便于長期存儲和檢索利用。數(shù)字化掃描分辨率應不低于[X]dpi，圖像格式應為[具體格式，如PDF]，同時建立電子檔案的存儲索引和備份機制。4.存儲介質選擇：乙方應選用質量可靠、耐久性強的存儲介質進行檔案存儲，如符合國家標準的紙質檔案盒、光盤、硬盤等，并根據(jù)檔案的重要性和保存期限合理確定存儲方式和備份策略。對于長期保存的檔案，應采用多種存儲介質進行異地備份，以防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。（三）服務內容1.檔案接收：乙方應安排專人與甲方對接，按照雙方約定的時間和方式接收甲方交付的各類檔案，并對檔案的數(shù)量、完整性進行初步核對，填寫檔案接收清單，雙方簽字確認。2.檔案整理與歸檔：乙方依據(jù)本協(xié)議約定的歸檔要求，對接收的檔案進行全面整理、分類、編號、標注及數(shù)字化處理等工作，并將整理好的檔案按照規(guī)范的檔案管理流程進行歸檔存儲。3.檔案管理系統(tǒng)錄入：乙方應將檔案的基本信息（如檔案編號、名稱、日期、來源等）錄入專業(yè)的檔案管理系統(tǒng)，建立完善的電子檔案數(shù)據(jù)庫，以便甲方通過系統(tǒng)進行檔案查詢、借閱等操作。同時，乙方應定期對檔案管理系統(tǒng)進行維護和更新，確保系統(tǒng)的正常運行和數(shù)據(jù)安全。4.檔案保管：乙方應提供專門的檔案保管場所，確保檔案存儲環(huán)境安全、整潔、通風良好，具備防火、防潮、防蟲、防盜、防磁等防護措施。乙方應安排專人負責檔案保管工作，定期對檔案進行檢查和清點，及時發(fā)現(xiàn)并處理檔案保管過程中出現(xiàn)的問題，確保檔案的完整性和安全性。5.檔案檢索與利用服務：乙方應根據(jù)甲方的需求，提供便捷的檔案檢索服務。甲方有權通過檔案管理系統(tǒng)或向乙方提出書面申請等方式查詢所需檔案，乙方應在收到申請后的[X]個工作日內提供相關檔案資料。對于甲方借閱檔案的申請，乙方應按照規(guī)定的借閱流程進行審核和登記，確保檔案借閱的安全性和規(guī)范性。借閱期限屆滿后，甲方應及時歸還檔案，乙方應對歸還的檔案進行檢查，如有損壞或缺失，應要求甲方予以賠償或補充。6.檔案銷毀：對于已過保存期限或無保存價值的檔案，乙方應按照國家有關檔案管理規(guī)定和甲方的要求，制定檔案銷毀計劃，并報甲方審核批準。在甲方監(jiān)督下，乙方采用安全、環(huán)保的方式對檔案進行銷毀，并保留銷毀記錄，以備甲方查閱。二、雙方權利義務（一）甲方權利義務1.權利有權對乙方的檔案歸檔工作進行監(jiān)督和檢查，提出合理的意見和建議。有權按照本協(xié)議約定的方式和流程查詢、借閱已歸檔的檔案。對乙方違反本協(xié)議約定的行為，有權要求乙方采取補救措施或承擔相應的違約責任。2.義務按照本協(xié)議約定的時間和方式向乙方交付各類檔案，并確保檔案的真實性、完整性和準確性。向乙方提供必要的協(xié)助和支持，包括但不限于提供檔案整理所需的辦公場地、設備等條件，配合乙方進行檔案資料的核實與確認工作等。按照本協(xié)議約定的標準和方式支付服務費用。對乙方在檔案歸檔過程中涉及的商業(yè)秘密、個人隱私等信息予以保密，不得向任何第三方披露。（二）乙方權利義務1.權利有權要求甲方按照本協(xié)議約定及時交付檔案資料，并對檔案的真實性、完整性和準確性進行確認。按照本協(xié)議約定收取服務費用。在檔案歸檔過程中，對于甲方提供的不完整、不準確或不符合歸檔要求的檔案資料，有權要求甲方補充或更正。2.義務按照國家有關檔案管理規(guī)定和本協(xié)議約定的標準、要求及流程，認真履行檔案歸檔、整理、保管、檢索與利用等各項服務職責，確保檔案管理工作的質量和效率。配備專業(yè)的檔案管理人員，為檔案管理工作提供必要的人員和技術支持，并確保相關人員具備相應的專業(yè)知識和技能。對甲方交付的檔案資料予以妥善保管，不得擅自篡改、損毀、丟失或泄露檔案內容。如因乙方原因導致檔案丟失、損壞或泄露，乙方應承擔相應的賠償責任。定期向甲方匯報檔案管理工作情況，及時反饋檔案管理過程中出現(xiàn)的問題及解決方案，并根據(jù)甲方的要求提供相關檔案統(tǒng)計報表和分析報告。遵守國家有關檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范，以及甲方制定的內部檔案管理制度，接受甲方的監(jiān)督和檢查。對在檔案管理工作中知悉的甲方商業(yè)秘密、個人隱私等信息予以保密，不得向任何第三方披露。未經甲方書面同意，不得將甲方檔案用于本協(xié)議約定以外的其他目的。三、服務費用及支付方式（一）服務費用甲方應向乙方支付的服務費用總計為人民幣[X]元（大寫：[大寫金額]）。此費用為固定總價，涵蓋乙方完成本協(xié)議約定的檔案歸檔服務所需的全部費用，包括但不限于檔案整理、數(shù)字化處理、存儲介質購置、人員薪酬、檔案管理系統(tǒng)使用費用、檔案保管場地租賃費用、檔案銷毀費用以及乙方應繳納的各項稅費等。（二）支付方式1.預付款：本協(xié)議簽訂后[X]個工作日內，甲方應向乙方支付服務費用的[X]%作為預付款，即人民幣[X]元（大寫：[大寫金額]）。2.中期款：乙方完成檔案整理、分類、編號、標注及數(shù)字化處理工作，并經甲方驗收合格后的[X]個工作日內，甲方應向乙方支付服務費用的[X]%，即人民幣[X]元（大寫：[大寫金額]）。3.尾款：乙方完成全部檔案歸檔工作，并經甲方驗收合格后的[X]個工作日內，甲方應向乙方支付剩余服務費用，即人民幣[X]元（大寫：[大寫金額]）。乙方應在每次申請付款前向甲方提供合法有效的發(fā)票，否則甲方有權拒絕付款且不承擔任何違約責任。甲方付款至乙方指定的以下銀行賬戶：開戶銀行：____________________賬戶名稱：____________________銀行賬號：____________________四、違約責任（一）甲方違約責任1.若甲方未按照本協(xié)議約定的時間和方式向乙方交付檔案資料，每逾期一日，應按照未交付檔案資料對應服務費用的[X]%向乙方支付違約金。逾期超過[X]日的，乙方有權解除本協(xié)議，并要求甲方支付已完成服務部分對應的費用及違約金，同時甲方應賠償乙方因此遭受的全部損失。2.若甲方未按照本協(xié)議約定支付服務費用，每逾期一日，應按照未支付金額的[X]%向乙方支付違約金。逾期超過[X]日的，乙方有權暫停檔案歸檔服務，并要求甲方支付已完成服務部分對應的費用及違約金，同時甲方應支付暫停服務期間乙方為維持檔案管理工作而產生的額外費用。若逾期超過[X]日仍未支付，乙方有權解除本協(xié)議，并要求甲方支付全部服務費用及違約金，同時甲方應賠償乙方因此遭受的全部損失。3.若甲方違反本協(xié)議約定擅自更改、撤回或終止檔案歸檔服務要求，導致乙方已投入的工作無法繼續(xù)進行或造成乙方損失的，甲方應按照乙方已完成工作對應的服務費用的[X]%向乙方支付違約金，并賠償乙方因此遭受的全部損失。（二）乙方違約責任1.若乙方未按照本協(xié)議約定的時間和標準完成檔案歸檔工作，每逾期一日，應按照服務費用的[X]%向甲方支付違約金。逾期超過[X]日的，甲方有權解除本協(xié)議，并要求乙方返還已收取的服務費用及利息（按照同期銀行貸款利率計算），同時乙方應賠償甲方因此遭受的全部損失。2.若乙方提供的檔案管理服務不符合國家有關檔案管理規(guī)定或本協(xié)議約定的要求，乙方應負責及時整改直至達到標準。如因乙方原因給甲方造成損失的，乙方應承擔全部賠償責任。3.若乙方擅自篡改、損毀、丟失或泄露甲方檔案資料，乙方應按照檔案資料的重要程度和造成的損失大小，向甲方支付違約金人民幣[X]元至[X]元不等，并賠償甲方因此遭受的全部損失。如乙方的行為構成犯罪的，乙方應依法承擔刑事責任。4.若乙方違反本協(xié)議約定的保密義務，向任何第三方披露甲方商業(yè)秘密、個人隱私等信息，乙方應向甲方支付違約金人民幣[X]元，并賠償甲方因此遭受的全部損失。如乙方的行為給甲方造成重大損失或惡劣影響的，甲方有權追究乙方的法律責任。五、爭議解決本協(xié)議的簽訂、履行、解釋及爭議解決均適用中華人民共和國法律。雙方在履行本協(xié)議過程中如發(fā)生爭議，應首先通過友好協(xié)商解決；協(xié)商不成的，任何一方均有權向有管轄權的人民法院提起訴訟。六、其他條款（一）協(xié)議變更與解除1.本協(xié)議的任何變更或補充需經雙方書面協(xié)商一致，并簽訂書面協(xié)議。變更或補充協(xié)議作為本協(xié)議的組成部分，與本協(xié)議具有同等法律效力。2.在履行本協(xié)議過程中，若一方提出解除本協(xié)議，需提前[X]日書面通知對方，并經對方書面同意。因解除協(xié)議給對方造成損失的，提出解除方應承擔相應的賠償責任。如因不可抗力或其他不可預見、不可避免的原因導致本協(xié)議無法繼續(xù)履行的，雙方應協(xié)商解決善后事宜，互不承擔違約責任。（二）協(xié)議生效與終止1.本協(xié)議自雙方簽字（或蓋章）