合同協(xié)議書采購流程模板

合同協(xié)議書采購流程模板

合同協(xié)議書采購流程一、采購申請1.需求提出：各部門根據(jù)工作需要，填寫《采購申請表》，詳細(xì)注明采購物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、預(yù)計金額、用途、需求時間等信息。2.部門審核：部門負(fù)責(zé)人對《采購申請表》進(jìn)行審核，確認(rèn)申請內(nèi)容的必要性和合理性，簽署審核意見后提交至采購部門。二、采購審批1.采購部門初審：采購部門收到《采購申請表》后，對申請內(nèi)容進(jìn)行初審。審查申請的采購項目是否符合公司采購政策和預(yù)算安排，核實相關(guān)信息的完整性。如發(fā)現(xiàn)問題，及時與申請部門溝通協(xié)調(diào)。2.預(yù)算審核：財務(wù)部門對采購申請涉及的預(yù)算進(jìn)行審核，確認(rèn)該采購項目是否在預(yù)算范圍內(nèi)。若超出預(yù)算，需按公司規(guī)定的預(yù)算調(diào)整流程辦理相關(guān)手續(xù)。3.領(lǐng)導(dǎo)審批：經(jīng)采購部門初審和財務(wù)部門預(yù)算審核通過的《采購申請表》，根據(jù)采購金額大小及公司規(guī)定的審批權(quán)限，提交相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行最終審批。領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，采購申請方可進(jìn)入采購流程。三、供應(yīng)商選擇與評估1.供應(yīng)商搜索：采購部門根據(jù)采購項目的需求，通過多種渠道收集潛在供應(yīng)商信息，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等，建立供應(yīng)商資源庫。2.初步篩選：采購部門依據(jù)采購需求和公司對供應(yīng)商的基本要求，對潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，剔除明顯不符合條件的供應(yīng)商。篩選標(biāo)準(zhǔn)可包括供應(yīng)商的經(jīng)營范圍、生產(chǎn)能力、質(zhì)量保證體系、價格水平、信譽(yù)狀況等。3.實地考察（如需）：對于重大采購項目或?qū)?yīng)商情況存在疑慮時，采購部門可組織相關(guān)人員對潛在供應(yīng)商進(jìn)行實地考察?？疾靸?nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)環(huán)境、設(shè)備設(shè)施、質(zhì)量管理體系、人員素質(zhì)等方面，以全面了解供應(yīng)商的實際情況。4.供應(yīng)商評估：采購部門組織相關(guān)部門（如技術(shù)部門、質(zhì)量部門等）對通過初步篩選的供應(yīng)商進(jìn)行綜合評估，評估內(nèi)容包括技術(shù)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、交貨期、售后服務(wù)等方面。根據(jù)評估結(jié)果，確定合格供應(yīng)商名單。四、采購談判1.談判準(zhǔn)備：采購部門根據(jù)采購項目的特點和需求，制定談判方案。明確談判目標(biāo)、談判策略、談判人員分工等內(nèi)容，并收集與談判相關(guān)的資料，如市場價格信息、供應(yīng)商報價等。2.談判實施：采購部門與選定的供應(yīng)商就采購物品或服務(wù)的價格、質(zhì)量、交貨期、付款方式、售后服務(wù)等條款進(jìn)行談判。談判過程中，雙方應(yīng)充分溝通，爭取達(dá)成雙方都能接受的合作條款。3.談判記錄：談判過程中，安排專人負(fù)責(zé)記錄談判內(nèi)容和達(dá)成的共識。談判記錄應(yīng)詳細(xì)、準(zhǔn)確，包括談判時間、地點、參與人員、談判議題、雙方觀點及最終達(dá)成的一致意見等信息。談判結(jié)束后，談判記錄需經(jīng)雙方參與人員簽字確認(rèn)。五、合同起草1.合同模板選用：采購部門根據(jù)采購項目的性質(zhì)和特點，選用公司制定的相應(yīng)合同模板。合同模板應(yīng)包含合同的基本條款，如當(dāng)事人信息、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價格、履行期限、地點和方式、違約責(zé)任、爭議解決方式等內(nèi)容。2.條款確定：根據(jù)采購談判達(dá)成的共識，對合同模板中的條款進(jìn)行具體細(xì)化和確定。確保合同條款準(zhǔn)確反映雙方的權(quán)利和義務(wù)，避免出現(xiàn)模糊不清或容易引起歧義的表述。3.審核修改：合同起草完成后，采購部門將合同草案提交給相關(guān)部門（如法務(wù)部門、財務(wù)部門等）進(jìn)行審核。相關(guān)部門從各自專業(yè)角度對合同條款進(jìn)行審查，提出修改意見。采購部門根據(jù)審核意見對合同草案進(jìn)行修改完善，形成合同初稿。六、合同審批與簽訂1.內(nèi)部審批：合同初稿完成后，采購部門按照公司規(guī)定的合同審批流程，將合同提交給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門進(jìn)行審批。審批內(nèi)容包括合同條款的合法性、合規(guī)性、完整性以及對公司利益的保障等方面。各級審批人員應(yīng)認(rèn)真審核合同內(nèi)容，簽署審批意見。如存在不同意見，需及時與采購部門溝通協(xié)調(diào)，直至達(dá)成一致。2.合同簽訂：經(jīng)內(nèi)部審批通過的合同，由采購部門負(fù)責(zé)與供應(yīng)商簽訂。簽訂合同前，仔細(xì)核對雙方的名稱、法定代表人、地址、聯(lián)系方式等信息是否準(zhǔn)確無誤，確保合同簽字蓋章的真實性和有效性。合同簽訂后，采購部門將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門存檔，作為后續(xù)執(zhí)行和監(jiān)督的依據(jù)。七、采購執(zhí)行1.訂單下達(dá)：合同簽訂后，采購部門根據(jù)合同約定，向供應(yīng)商下達(dá)采購訂單。采購訂單應(yīng)明確采購物品或服務(wù)的詳細(xì)信息、交貨時間、交貨地點、運(yùn)輸方式等要求，并及時發(fā)送給供應(yīng)商確認(rèn)。2.進(jìn)度跟蹤：采購部門負(fù)責(zé)對采購訂單的執(zhí)行進(jìn)度進(jìn)行跟蹤，及時了解供應(yīng)商的生產(chǎn)、備貨情況。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商可能無法按時交貨或出現(xiàn)其他問題，應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，采取相應(yīng)措施確保采購任務(wù)的順利完成。3.到貨驗收：貨物到達(dá)指定地點后，采購部門組織相關(guān)部門（如使用部門、質(zhì)量檢驗部門等）按照合同要求和驗收標(biāo)準(zhǔn)對貨物進(jìn)行驗收。驗收內(nèi)容包括貨物的數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量等方面。如驗收合格，驗收人員應(yīng)簽署驗收報告；如發(fā)現(xiàn)貨物存在問題，應(yīng)及時與供應(yīng)商聯(lián)系，要求其采取補(bǔ)貨、換貨、退貨等措施。對于服務(wù)采購項目，按照合同約定的服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和驗收方式進(jìn)行驗收。八、付款結(jié)算1.付款申請：貨物驗收合格或服務(wù)完成后，供應(yīng)商按照合同約定提交付款申請及相關(guān)發(fā)票、驗收報告等資料。采購部門對供應(yīng)商提交的付款申請進(jìn)行審核，確認(rèn)資料的完整性和合規(guī)性后，填寫《付款申請表》，提交至財務(wù)部門。2.財務(wù)審核：財務(wù)部門對《付款申請表》及相關(guān)資料進(jìn)行審核，重點審核發(fā)票的真實性、合法性、有效性，以及付款金額是否符合合同約定等內(nèi)容。審核通過后，按照公司財務(wù)審批流程提交領(lǐng)導(dǎo)審批。3.付款處理：經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，財務(wù)部門根據(jù)公司資金安排和付款流程，辦理付款手續(xù)。付款完成后，財務(wù)部門將付款憑證反饋給采購部門，采購部門負(fù)責(zé)與供應(yīng)商確認(rèn)款項到賬情況。九、合同歸檔與總結(jié)1.合同歸檔：采購項目完成后，采購部門負(fù)責(zé)將采購過程中形成的所有文件資料（包括采購申請、供應(yīng)商評估資料、談判記錄、合同文本、驗收報告、付款憑證等）進(jìn)行整理、歸檔。建立完善的合