DB62T 2343-2020 農業(yè)科學技術研究檔案管理規(guī)范

農業(yè)科學技術研究檔案管理規(guī)范2020-09-28實施2020-09-28實施甘肅省市場監(jiān)督管理局發(fā)布I 12規(guī)范性引用文件 13術語和定義 1 35農業(yè)科研文件材料產生 46農業(yè)科研文件材料形成 47農業(yè)科研文件材料收集 58農業(yè)科研文件材料歸檔范圍 59農業(yè)科研文件材料整理 610農業(yè)科研文件材料的鑒定 711農業(yè)科研文件材料立卷 912農業(yè)科學技術研究檔案案卷(件)移交歸檔 13農業(yè)科學技術研究檔案案卷(件)的整理 14農業(yè)科學技術研究檔案檢索目錄的著錄 15案卷(件)入庫 16農業(yè)科學技術研究檔案的保管保護 17農業(yè)科學技術研究檔案的查閱利用 18農業(yè)科學技術研究檔案的鑒定與銷毀 19農業(yè)科學技術研究檔案資源的開發(fā)與保密 20農業(yè)科學技術研究檔案的統(tǒng)計 附錄A(規(guī)范性附錄)卷內目錄式樣 附錄B(規(guī)范性附錄)卷內備考表式樣 附錄C(規(guī)范性附錄)專題(項)簡介式樣 附錄D(規(guī)范性附錄)名單式樣 21附錄E(規(guī)范性附錄)立卷審查意見表式樣 附錄F(規(guī)范性附錄)案卷(件)移交表式樣 附錄G(規(guī)范性附錄)案卷封面式樣 附錄H(規(guī)范性附錄)檔號章式樣 附錄I(規(guī)范性附錄)檔案案卷目錄式樣 26附錄J(規(guī)范性附錄)登記簿式樣 27附錄K(規(guī)范性附錄)鑒定表式樣 28本標準依據(jù)GB/T1.1給出的規(guī)則進行起草。本標準替代DB62/T2343-2013《農業(yè)科學技術研究檔案管理規(guī)范》,與DB62/T2343-2013相比主要技術變化如下：——更新了引用文件·GB/T13667.3《鋼制書架第3部分：手動密集書架》替代GB/T13667.3《手動密集書架技術條件》;·GB/T13667.4《鋼制書架第4部分：電動密集書架》替代GB/T13667.4《電動密集書架技術條件》;·GB/T18894-2016《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》替代GB/T18894-2002《電子文件歸檔與管理規(guī)范》;·DA/T28-2018《建設項目檔案管理規(guī)范》替代DA/T28-2002《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》;·DA/T22-2015《歸檔文件整理規(guī)則》替代DA/T22-2000《歸檔文件整理規(guī)則》;DA/T70文書類電子檔案檢測一般要求DA/T85政務服務事項電子文件歸檔規(guī)范——擴充并完善了術語定義；——更新了總則；——改進了農業(yè)科研文件材料的鑒定、整理的規(guī)則、方法；——改進了農業(yè)科學技術研究檔案案卷著錄、檔號標引技術方法；——更新了農業(yè)科學技術研究檔案檢索目錄著錄技術方法；——更新改進了農業(yè)科學技術研究檔案開發(fā)、保密技術規(guī)則；——改進完善了附錄I。本標準由甘肅省檔案局提出、歸口并監(jiān)督實施。本標準起草單位：甘肅省農業(yè)科學院。本標準主要起草人：郭秀萍、馬忠明、汪建國、胡新元、樊廷錄、常濤、方蕊、張開乾、王潤琴、趙華、陳大鵬、周晶、張延梅、席春艷、李明澤。本標準于2013年首次發(fā)布，版本發(fā)布情況：DB62/T2343-2013本次是第一次修訂。DB62/T2343-2013的發(fā)布實施，從科學管理、規(guī)范流程與技術標準方面針對農業(yè)科學技術研究檔案管理工作建立了指導規(guī)范。經實踐應用，切實提升了農業(yè)科學技術研究檔案科學化、規(guī)范化管理的水平和能力，在豐富檔案資源建設、服務農業(yè)科研事業(yè)發(fā)展中發(fā)揮了積極作用。為進一步促進農業(yè)科學技術研究檔案工作的科學化、規(guī)范化、標準化發(fā)展，確保農業(yè)科學技術研究檔案的真實、齊全、完整、準確、系統(tǒng)，更好地發(fā)揮檔案利用服務的作用價值，修訂本規(guī)范。由于DB62/T2343-2013所應用文件有了更新，同時，隨著時間推移與社會發(fā)展，農業(yè)科學技術研究領域不斷拓展延伸，農業(yè)科學技術研究檔案來源、背景及其利用服務需求等隨之演進。因此，非常有必要對DB62/T2343-2013進行創(chuàng)新完善，與時俱進。1及卷內目錄、立卷說明書、檔號等術語定義。針對農業(yè)科研文件材2規(guī)范性引用文件凡是不注日期的引用文件，其最新版本(包括所有的修改單)適用于本文件。GB/T10609.3技術制圖復制圖的折疊方法GB/T13667.3鋼制書架第3部分：手動密集書架GB/T13667.4鋼制書架第4部分：電動密集書架GB/T18894電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范DA/T1檔案工作基本術語DA/T15磁性載體檔案管理與保護規(guī)范DA/T22歸檔文件整理規(guī)則DA/T25檔案修裱技術規(guī)范DA/T28建設項目檔案管理規(guī)范DA/T50數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范DA/T52檔案數(shù)字化光盤標識規(guī)范DA/T78錄音錄像檔案管理規(guī)范2從農業(yè)科學技術研究活動過程開始，以書寫、繪制、標記、圖示、樣品、拍照、錄音(像)、多媒對具有保存價值的農業(yè)科研文件材料，按照形成周期與重要程度，結合內在聯(lián)系，進遵循形成規(guī)律與內在聯(lián)系有序排列，附加立卷說明書、卷內目錄、卷內備考表進行組卷(件)的過程。著錄案卷內農業(yè)科研文件材料題名、責任者(作者)、形成日期、保管期限、密級等元素特征并固3針對農業(yè)科學技術研究專題(項)起始過程的綜合情況說明。包括農業(yè)科研專題簡介、研究人員名將互有聯(lián)系的反映同一研究專題(項)的若干農業(yè)科研文件材料組合的檔案保管單元。將農業(yè)科學技術研究檔案案卷(件)加以固定的特定形式。將農業(yè)科學技術研究檔案案卷(件)向檔案部門移交的過程。歸檔將農業(yè)科學技術研究檔案案卷(件),遵循農業(yè)科學技術研究檔案分類與形成規(guī)律，標引檔號、保管期限、密級使之有序化的過程。是農業(yè)科研文件材料轉化以字符形式賦予農業(yè)科學技術研究檔案案卷(件)以固定其形成者、背景信息及其排列順序的一組代碼。以表達檔案館(室)著錄和管理本卷農業(yè)科學技術研究檔案的從屬類別與存放序列，呈現(xiàn)其唯一指具有保存價值的若干農業(yè)科學技術研究檔案案卷(件)的組合體系。對完成檔號、案卷(件)標引并登錄檢索目錄等著錄工作后的農業(yè)科學技術研究檔案案卷(件),放置于檔案庫房特定裝具中使之有序排列，實行安全管護并查檢、調取案卷(件)的管理工作。4.1農業(yè)科學技術研究檔案，是在農業(yè)科學技術研究活動過程中產生形成的，具有保存價值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、照片、錄音(像)、音(視)頻等各種不同形式載體的歷史真實記錄。它是農業(yè)科學知識、4.2農業(yè)科學技術研究檔案管理，是農業(yè)科研工作的重要組成部分。應納入44.3農業(yè)科研管理部門，應將農業(yè)科學技術研究檔案管理與農業(yè)科研計劃、研究試驗(實驗)、檢查文件材料移交歸檔證明同步。成果登記、獎勵過程中遺漏、缺失的應歸檔文件材料，應4.4農業(yè)科研部門、單位，應當遵循國家檔案法律和相關法規(guī)，建立農業(yè)科研文件材料產生、形成、4.5凡移交歸檔的農業(yè)科研文件材料，應是制成載體優(yōu)良，格式通用，內容完整、詳實，易于識讀、理解的正式文稿。紙張一般應采用國家標準A4型(210mm×297mm),字跡牢固耐久，字體工整，圖樣術質量，按GB/T18894、DA/T70、DA/T85的規(guī)定執(zhí)行。4.6凡形成的農業(yè)科研文件材料，有紙質版本、電子介質、照片、磁(光)盤等不同形式載體的，應5.1自農業(yè)科學技術研究準備工作開始，應以正式文本、拍照、錄音(像)、多媒體音視頻等形式，將研究流程、技術、工藝、數(shù)據(jù)、結論等記錄下來。主要有農業(yè)科研專題(項)研究計劃、研究人員名5.2農業(yè)科研文件材料應當有標題，內容真實、準確、完整，圖樣清晰，表達方式、記載形式通用、先進，責任者(作者)、形成日期、簽章等記錄要素完備、有效。5.3農業(yè)科學技術研究過程中產生的照片、錄音、錄像、音頻、視頻等，其運行載體的性6.1農業(yè)科研部門、單位，在制定農業(yè)科研計劃(含橫向委托協(xié)作)時，同時向承擔農業(yè)科學技術研6.2農業(yè)科研專題(項)負責人，對農業(yè)科研文件材料的產生、形成工作負責，建立農業(yè)科研文件材6.4農業(yè)科研文件材料版本要完整。應是經過草稿、定稿、正本、副56.5農業(yè)科研文件材料形成的時間要明確，應準確反映形成者開展研究活動、研究創(chuàng)作的具體階段，以年月日的形式明示。6.6農業(yè)科研文件材料制作載體、文種、表達方式及其標記、標識等，應當揭示或呈現(xiàn)該份農業(yè)科研文件材料的現(xiàn)實用途或特定作用。6.7農業(yè)科研專題(項)負責人、資料管理員、研究人員，在調動工作或離開研究崗位時，應做好上述文件材料的清理移交工作，辦理移交手續(xù)。移交手續(xù)1式3份，雙方各持1份，歸檔1份。7農業(yè)科研文件材料收集7.1農業(yè)科研單位應建立農業(yè)科研文件材料的收集制度，設立專(兼)職檔案管理員，負責對本單位各項農業(yè)科研活動中產生、形成的文件材料的收集管理，確保農業(yè)科研文件材料的真實、齊全、完整、準確、有效和安全。同時，為各項農業(yè)科研活動的后續(xù)研究提供利用服務。7.2專(兼)職檔案管理員，負責審查農業(yè)科研文件材料的真實性、完整性、準確性、有效性及其制成載體的性能質量，對于內容不完整、要素不全、載體質量不符合檔案利用、保護要求的文件材料，應退回源頭補充完善，再收集歸檔。7.3收集時應向文件材料的責任者，提出該份文件材料的保管期限與保密意見。對于不確定密級而有保密要求的文件材料，應標注“內部資料，注意保密”字樣。對于有保密要求的文件材料，按照保密級別收存保管，加強管理并依法提供查閱利用。與本標準10.5.3相一致。7.4本單位檔案館(室)負責指導、監(jiān)督農業(yè)科研文件材料的產生、形成、收集工作，督促、檢查農業(yè)科研文件材料產生、形成、收集制度的制定與落實。8農業(yè)科研文件材料歸檔范圍8.1凡是具有長遠存史作用意義和在一定時期內具有咨詢、參考、查證和利用價值的農業(yè)科研文件材料，都應列入收集歸檔范圍。8.2凡是在農業(yè)科學技術研究活動中產生的電子文件材料、照片、音頻、視頻等不同形式載體的記錄，亦應列入收集歸檔范圍。8.3農業(yè)科研管理工作中應歸檔文件材料主要包括：a)農業(yè)科研計劃管理工作中，形成的專題(項)申報書、任務書、合同書、結題驗收申請書及驗收證書等；b)農業(yè)科研成果管理工作中，形成的成果登記表、成果報告表、檢驗報告、查新報告、經濟效益c)農作物品種登記、審(認)工作中，形成的申報書、生產效益證明、測產報告、專家意見、公告、證書等；d)植物新品種保護工作中，形成的品種權保護申請書、生產效益證明、檢測報告、公告、證書等；e)畜牧草業(yè)研究管理中，形成的鑒定驗收報告、評價報告、成果登記，以及畜禽品種志、圖譜、種質檢測報告、數(shù)據(jù)、樣本和相關證書，飼料營養(yǎng)分析報告、檢測報告、評價報告和相關證書f)專利保護工作中，形成的專利申請書、設計文稿、應用證明、專利證書等；g)農業(yè)科研成果鑒定、評價工作中，形成的鑒定(評價)申請書、鑒定(評價)意見、報告、證h)農業(yè)科研成果獎勵工作中，形成的獎勵申報書、檢測報告、應用證明、經濟效益分析報告、獲獎證書等；6i)農業(yè)科研成果推廣(轉化應用)工作中，形成的推廣計劃、方案、應用效益證明、經濟效益報j)農業(yè)科研管理工作中，形成的照片、錄音錄像、音頻視頻、電子文件材料、函件等。8.4農業(yè)發(fā)展研究(軟科學)中應歸檔文件材料包括：及農業(yè)經濟計量方法在農業(yè)經濟分析與管理應用等研究中形成的文件材料及相關照片、音像、8.5農業(yè)標準化研制中，主要有農業(yè)基礎標準、農業(yè)種子標準、農產品質量分級標準、農業(yè)生產和管資源統(tǒng)計(調查)數(shù)據(jù)、報表、圖表、音頻、視頻及相關圖像、數(shù)據(jù)信息。8.7幾個單位協(xié)作(合作)承擔的農業(yè)科學技術研究專題(項),其形成的文件材料應當以主持單位收集歸檔全部原始記錄，協(xié)作(合作)單位除收集與自己承擔研究任務有關的原始記錄外，應制作備份8.8研究中斷或取得負研究結果的研究專題(項)所形成的文件材料及相關照片、音像、視頻等亦應8.9各類農業(yè)科研專題(項)驗收結題前應通知本單位檔案館(室),對收集歸檔的文件材料進行前期檢查驗收。對于專題(項)研究中形成的文件材料不履行移交歸檔的，不得進行驗收結題；未經檢查批的農業(yè)科研專題(項)成果，如檢查發(fā)現(xiàn)其檔案不符合質量要求或沒有移交歸檔的，主管部門應督促申報人將其文件材料歸檔，拒不歸檔的應撤銷(終止)對該項成果的獎勵。9.1農業(yè)科研文件材料的整理，由其形成者或立卷單位的檔案管理員負責。整理的時間，一般按年度7a)整理應當保持農業(yè)科研文件材料在來源、內容、時間及其形式、結構、背景等方面的有機聯(lián)系：1)農業(yè)科研文件材料在來源上不能脫離其產生、形成單位或部門，與本研究專題(項)無任何關系的文件材料不能混淆在一起；2)農業(yè)科研文件材料內容應當具體準確地反映形成者從事農業(yè)科研專題(項)研究的目標任務、起始過程、試驗(實驗)實況等事實。所涉及的同一個研究專題、同一項試驗(實驗)、同一個問題所形成的文件材料，應當以各自形成的時間順序結合重要程度分項整理。b)整理要充分掌握農業(yè)科研文件材料的重要性、演進性和系統(tǒng)性。整理人員應正確分析、理解文件材料在該項農業(yè)科研專題(項)活動中的重要程度、內容要素、使用目的及形成特點，科學合理排序。應當尊重原始整理秩序，有利于查找利用；c)反映同一農業(yè)科研活動所形成的不同形式載體的農業(yè)科研文件材料，應分類整理，便于保管和提供利用。9.4紙質農業(yè)科研文件材料的整理，按GB/T11822、DA/T22的規(guī)定執(zhí)行。9.5電子農業(yè)科研文件材料、音頻視頻的整理，按DA/T85的規(guī)定執(zhí)行。錄音錄像的整理，按DA/T78的規(guī)定執(zhí)行。各類電子文件材料遷移刻錄的磁(光)盤的整理，按DA/T52的規(guī)定執(zhí)行。9.6農業(yè)科學技術研究過程中形成的紙質照片，按GB/T11821的規(guī)定執(zhí)行；數(shù)碼照片，按DA/T50的規(guī)定執(zhí)行。9.7與農業(yè)科學技術研究專題(項)相關的建設工程文件、圖紙的整理，按DA/T28、GB/T10609.3的規(guī)定執(zhí)行。9.8在農業(yè)科學技術研究過程中形成的各類證書、圖冊，以“件”整理，按DA/T28、DA/T22的規(guī)定執(zhí)行。10農業(yè)科研文件材料的鑒定10.1鑒定原則10.1.1從國家和社會的整體利益出發(fā)，充分估計和預測農業(yè)科研文件材料在當今和未來農業(yè)科研事業(yè)發(fā)展中的作用意義，衡量其保存價值。避免只從單位的局部利益或個人主觀意愿評判其價值。10.1.2以全面的觀點，分析農業(yè)科研文件材料的形成因素，綜合判定其在今后工作中的利用和農業(yè)科學技術儲備價值，把握該份文件材料在農業(yè)科研活動中的縱橫聯(lián)系，預測社會各方面對該份文件材料的利用需要。10.1.3以歷史的、發(fā)展的、效益的觀點，考察、分析農業(yè)科研文件材料的整體價值。一方面具有可供人們咨詢、參考、查證作用和農業(yè)科學技術儲備的需要，另一方面能客觀反映農業(yè)科研事業(yè)發(fā)展的真實面貌與歷史背景，具有資政和存史的價值。10.1.4單位檔案管理員負責農業(yè)科研文件材料的鑒定工作。遵照檔案鑒定原則、標準，結合農業(yè)科研文件材料形成者提出的保管期限和密級意見，綜合分析每份文件材料的重要性和使用價值，衡量判斷劃定其保管期限和密級，并準確標注。10.2鑒定的內容10.2.1對農業(yè)科研文件材料內容、形式、結構的真實性、完整性、準確性、有效性及其保存價值進行鑒定。10.2.2對農業(yè)科研文件材料的保管期限、密級進行判斷確定。保管期限分為永久和定期，定期分為30年和10年。密級分為絕密、機密、秘密。8務、學術意義、技術水平、社會及經濟效益等方面，分為重大、重要和一般的農業(yè)科學10.4.3農業(yè)科研專題(項)的普查材料、調研報告、試驗(實驗)記載、觀測記錄、研究數(shù)據(jù)、研究10.5.1.2國家農業(yè)部門和地方農業(yè)部門設或是國外雖有但系保密的先進農業(yè)科研專題(項)研究所形成的文件材料。10.5.1.5屬于保密的農業(yè)科研專題(項)研究活動中形成的文件材料。9對影響我國、地方農業(yè)發(fā)展、農業(yè)科學技術水平、農牧(副)產品的國際貿易等，關系到國家和地方重大利益的農業(yè)科研文件材料實行保密管理。10.5.3農業(yè)科研文件材料密級確定10.5.3.1根據(jù)《中華人民共和國保守國家秘密法》《科學技術保密規(guī)定》,以及《農業(yè)工作國家秘密范圍的規(guī)定》《農業(yè)工作國家秘密目錄》等有關規(guī)定，結合安全和利益的關聯(lián)程度、泄露后可能造成的損害程度為標準確定密級。10.5.3.2絕密，最重要的農業(yè)科學技術研究的秘密，泄露會使農業(yè)科研、農牧業(yè)發(fā)展、生物資源、農牧產品貿易以及國家、地區(qū)的農業(yè)經濟利益遭受特別嚴重的損害。10.5.3.3機密，重要的農業(yè)科學技術研究的秘密，泄露會使農業(yè)科研、農牧業(yè)發(fā)展、生物資源、農牧產品貿易及國家、地區(qū)的農業(yè)經濟利益遭受嚴重損害。10.5.3.4秘密，一般的農業(yè)科學技術研究秘密，泄露會使農業(yè)科研、農牧業(yè)發(fā)展、生物資源、農牧產品貿易、農牧產品質量安全、動植物疫病及國家、地區(qū)的經濟利益遭受損害。對達到國內先進水平，并在農牧業(yè)發(fā)展、農業(yè)資源保護中起主要作用的農業(yè)科學技術和優(yōu)良品種自交系及雜交種的親本，以及有特殊性狀的地方品種資源種質及其研究活動中形成的文件材料，確定為秘密。10.5.3.5對不列入保密范圍而又在一定時間內不宜對外公開的農業(yè)科研文件材料不確定密級，但應標明“內部資料、注意保密”字樣，規(guī)定合理的利用范圍和限制時限。10.5.3.6具有密切聯(lián)系的一組農業(yè)科研文件材料中，如果個別文件材料屬于保密的，而其他文件材料不屬于保密范圍，可合并立卷，按保密管理。10.6鑒定的方法檔案管理員根據(jù)農業(yè)科研文件材料的鑒定原則、內容、標準、范圍和形成者意見，審查每一份農業(yè)科研文件材料，從其來源、內容、文種、責任者(作者)、可靠程度、完整程度、利用價值、載體質量等各方面進行檢查考證，綜合分析判斷，確定保管期限、密級，并準確標注。11農業(yè)科研文件材料立卷農業(yè)科研專題(項)負責人主持立卷，指定資料管理員完成立卷工作。接受本單位檔案管理部門的監(jiān)督、指導。農業(yè)科研專題(項)研究中形成的應當收集歸檔的文件材料，都應立卷(包括中斷或取得負結果的)。11.3立卷的方法11.3.1按照農業(yè)科研文件材料的整理、鑒定結果，結合重要程度、形成時間合理組卷。收集的文件材料較多，可組多卷，但每卷厚度不超過2cm。每一案卷獨立編寫頁碼、卷內目錄、卷內備考表，保持檔11.3.2卷內文件材料的排列，研究任務書、協(xié)議等正式文件在前，研究計劃、記載、總結等文字材料在后。研究中形成的外文材料，譯文在前，原文在后。設計圖紙、圖表、圖冊單獨組卷，以“件”的形式管理，并在卷內備考表中標注互見號。按DA/T28的規(guī)定執(zhí)行。11.3.3編寫頁碼，按照卷內文件材料的排列順序，從第1份文件的首頁開始，以有書寫內容的頁面逐頁編寫頁號。頁號，從1起依次以有文字的頁面逐一標注數(shù)字流水號11.4.1卷內目錄式樣，見附錄A。11.4.2序號，用阿拉伯數(shù)字，從1起依次標注卷內農業(yè)科研文件材料件數(shù)的順序流水號。11.4.4責任者，填寫對農業(yè)科研文20191231,或者上行2019、下行1231;2020年1月1日，填寫格式應是20200101,或上行2019、下行0101。11.5.1卷內備考表式樣，見附錄B。11.5.4負責人，指農業(yè)科學技術研究專題(項)的負責人(主持人),對案卷內文件材料的真實、完11.6.2農業(yè)科研專題簡介式樣，見附錄C。11.6.3參加研究工作人員名單式樣，見附錄D。11.6.4農業(yè)科研文件材料立卷審查意見式樣，見附錄E。11.6.5農業(yè)科研文件材料案卷(件)移交表式樣，見附錄F。11.6.6本專題(項)所形成的農業(yè)科研文件材料較多需要組成多卷的，其“農業(yè)科研文件材料立卷說明書”應當作為一份重要文件，單獨成卷；形成的農業(yè)科研文件材料少，只有1卷的，“農業(yè)科研文件材料立卷說明書”與卷內文件材料一并組卷，作為卷內文件材料的首11.7.1案卷封面，在本案卷或卷盒的正表面，也可采用內封面形式。案卷封面式樣，見附錄G。11.7.2檔號，由本單位檔案館(室)編制。與本標準13.4相一致。11.7.3立卷單位，填寫承擔農業(yè)科研專題(項)法人單位名稱的全稱。11.7.5保管期限，填寫本卷內農業(yè)科研文件材料標注的保管期限?？梢圆扇〔谎b訂形式，以“件”的形式管理。按DA/T28、DA/T22的規(guī)定執(zhí)行。單位檔案館(室)編制或加蓋。檔號章式樣，見附錄H。個相距8cm的孔，穿上線繩打結扎緊即可。11.8.4裝訂或不裝訂前，應檢查剔除文件材料的金屬裝訂物，如訂書針等。歸檔的案卷(件)不允許有金屬裝訂物。破損的頁面應當先行修復后再裝訂，按DA/T25的規(guī)定執(zhí)幅面一般為國際標準A4型(297mm×210mm),按GB/T10609.3的規(guī)定執(zhí)行。12農業(yè)科學技術研究檔案案卷(件)移交歸檔農業(yè)科學技術研究檔案的移交由立卷單位負責，建立移a)研究周期長的，按年度于次年2月底前移交歸檔；研究周期短(2年內)的，應于驗收結題后3個月內移交歸檔。b)農業(yè)科研條件建設中形成的工程建設工驗收后3個月內移交歸檔。文件材料及相關組件的管理權限向檔案館(室)移交。物理歸檔，一般是將電子農業(yè)科研文件材料集中下載，遷移到可脫機保存的磁(光)介質載體上，與紙質農業(yè)科研文件材料同步移交歸檔。d)反映農業(yè)科學技術研究活動的照片、錄音錄像、音頻視頻，應由主要責任人、承擔者篩選、整理后，與紙質文件材料同步移交歸檔。12.2.2農業(yè)科研管理工作中，形成的結題驗收、成果登記、成果獎勵、成果推廣，以及品種審(認)定、品種權保護、專利保護的文件材料、證書等，按年度于次年3月底前移交歸檔。12.2.3有關農業(yè)科學技術研究的論文、專著、期刊等紙質載體，一般應于正式出版后1個月內移交歸檔，相關電子介質、磁(光)盤等應同步移交歸檔。12.2.4購買、配置的農業(yè)科研儀器設備、農業(yè)機械工具的安裝圖紙、說明書等，經調試驗收后1個月內移交歸檔。12.2.5應用信息技術、數(shù)字技術、大數(shù)據(jù)技術等，制作或開發(fā)的有關反映農業(yè)科學技術研究活動的展覽、宣傳、報道以及應用新媒體鏈接技術編輯的電子文件、音頻、視頻等，與其非通用格式的壓縮算法、相關軟件及其元數(shù)據(jù)信息，以數(shù)據(jù)信息包形式，按年度分階段移交歸檔，按DA/T85的規(guī)定執(zhí)行。12.3檔案案卷(件)的檢查12.3.1本單位檔案館(室)負責對農業(yè)科研文件材料的立卷進行檢查驗收。12.3.2案卷內的農業(yè)科研文件材料應真實、齊全、完整、準確、有效，立卷形式、排列秩序、裝訂質量符合檔案質量要求。12.3.3案卷內文件材料如有破損、缺頁、字跡模糊或字跡易褪變的，應予以技術補救、更正完善后再移交歸檔。按DA/T25的規(guī)定執(zhí)行。12.3.4移交歸檔的電子農業(yè)科研文件材料，應對其運行硬件和軟件環(huán)境的有效性、可靠性及其信息數(shù)據(jù)記錄形式、存儲格式、有無病毒感染等進行檢測檢驗，按DA/T70的規(guī)定執(zhí)行。12.3.5移交歸檔的數(shù)碼照片、視頻、音頻等磁(光)介質載體，應當逐一檢測、檢查、播放、閱覽。如不能正常識別、讀取、性能質量不佳的，應予以補救或重新遷移刻錄后再移交歸檔。12.3.6存儲電子農業(yè)科研文件材料、數(shù)碼照片、視頻、音頻等磁(光)介質載體，移交歸檔1式3套，1套封存保管，1套供查閱使用，1套異地備份。按GB/T18894的規(guī)定執(zhí)行。12.3.7移交歸檔的農業(yè)科學技術研究檔案案卷(件),不符合檔案保護質量要求的，應退回源頭補救、完善后再移交歸檔。12.3.8檔案館(室)工作人員驗收合格后，辦理交接清點手續(xù)。農業(yè)科研文件材料案卷(件)移交手續(xù)應歸檔，其保管期限為永久。農業(yè)科研文件材料案卷(件)移交表式樣，參見附錄F。13農業(yè)科學技術研究檔案案卷(件)的整理13.1整理原則農業(yè)科學技術研究檔案案卷(件)的整理，由檔案館(室)負責。整理要遵循其形成規(guī)律，尊重立卷者的整理成果，保持案卷(件)的系統(tǒng)聯(lián)系。包括分類，排序，編制檔號及檢索目錄，裝盒、入庫排放等。依據(jù)農業(yè)學科、研究專題，結合農業(yè)科學技術研究檔案分類方案，及其保管期限、密級進行分類。13.3排序在分類的最低一級類目內，按研究專題(項)內容，結合時間、重要程度依次排列。13.4編制檔號13.4.1檔號形式農業(yè)科學技術研究檔案案卷的檔號，包括全宗號、分類號、案卷號、保管期限、頁數(shù)、互見號。并著錄于本案卷(件)封面左上角，距離裝訂線1CM處?？芍谱鳈n案號章。檔號章式樣，見附錄圖H。檔案館(室)根據(jù)立卷單位法人名稱及背景信息設立固定的數(shù)字序號或代字加數(shù)字序號，并登錄于檔號項目內。全宗號應保持長期一致穩(wěn)定性。根據(jù)農業(yè)科學技術研究檔案分類標準，結合本案卷(件)所表達的農業(yè)科學技術研究主題內容，給定的類別及層級序列號碼，并登錄于檔號項目內。依據(jù)農業(yè)科學技術研究檔案案卷(件)的分類號，結合其案卷(件)的排列順序，給定本案卷(件)的流水號，并登錄于檔號項目內。14農業(yè)科學技術研究檔案檢索目錄的著錄14.1農業(yè)科學技術研究檔案檢索目錄，是遵循農業(yè)科學技術研究檔案分類，依次編排而成的農業(yè)科學技術研究檔案案卷(件)的條目匯集。它是農業(yè)科學技術研究檔案管理、檢索、報道與查找實體的工具。按DA/T18的規(guī)定執(zhí)行。14.2檔案館(室)應持續(xù)建立健全農業(yè)科學技術研究檔案檢索目錄，方便理解、管理和查找利用。檢索目錄，主要包括全宗號、分類號、案卷號、移交單位、移交時間、案卷題名、頁數(shù)、起止時間、保管期限、密級、責任者(作者)等。農業(yè)科學技術研究檔案案卷目錄式樣，見附錄I。14.3著錄農業(yè)科學技術研究檔案案卷(件)類目，保證準確、完整：a)全宗號，與本標準13.4.2相一致。c)案卷號，與本標準13.4.4相一致。d)移交單位，應是移交案卷(件)單位名稱的全稱。e)移交時間，應是雙方清點交接案卷(件)實體的日期。j)密級，與本標準13.4.6相一致。k)責任者(作者),與本標準11.4.4相一致。15案卷(件)入庫15.1建立農業(yè)科學技術研究檔案案卷(件)移交入庫工作制度，確保完成標引、著錄的案卷(件)全15.2履行案卷(件)移交工作制度，嚴格移交清點程序，辦理交接手續(xù)。交接手續(xù)1式3份，雙方各持1份，歸檔1份。交接手續(xù)的保管期限為永久。庫房建設，按JGJ25的規(guī)定執(zhí)行。16.2庫房內應當保持適當?shù)臏囟?14℃~24℃。采暖期≥14℃,夏季≤24℃)和濕度(45%～60%。采暖期≥45%,夏季≤60%)。配備溫度、濕度檢測儀器，做好溫濕度調控及檢測數(shù)據(jù)記錄。16.3紙質載體農業(yè)科學技術研究檔案的保管環(huán)境，按JGJ25的規(guī)定執(zhí)行。電子農業(yè)科學技術研究檔還要方便緊急搬運、搬遷需要。農業(yè)科學技術研究檔案密集柜(架)的建設，按GB/T13667.3、GB/T16.5農業(yè)科學技術研究檔案磁(光)盤等離線電子載體的存放，應增加電磁屏蔽等安全防范措施。小16.6庫房內應建立農業(yè)科學技術研究研究檔案存放示意圖，指引各類農業(yè)科學技術研究檔案實體的c)檔案館(室)對補充、更改的農業(yè)科學技術研究檔案，及時完成案卷(件)標引、目錄著錄及16.8農業(yè)科學技術研究檔案管理人員，定期或不定期檢查案卷(件)的存放狀況，發(fā)現(xiàn)侵害案卷(件) (件)的技術修復。按DA/T25的規(guī)定執(zhí)行。17.1檔案館(室),負責農業(yè)科學技術研究檔案的查閱利用。應建立農業(yè)科學技術研究檔案查閱利用錄J。17.2農業(yè)科學技術研究檔案的形成者、立卷人及其相關責任者，可直接查閱利用本專題(項)研究范圍內的案卷(件)。查閱利用標有密級的案卷(件),應辦理審批手續(xù)。17.3檔案館(室),應建立健全計算機等現(xiàn)代化、智能化查檢、閱讀、利用17.4農業(yè)科學技術研究檔案的查閱利用，不得損害國家、社會和集體利益17.5檔案館(室)工作人員，不得以任何理由拒絕未設定密級案卷(件)的查閱利用。農業(yè)科學技術研究檔案的鑒定，由檔案館(室)組織，設立由農業(yè)科研管理部門、農業(yè)科學技術研究檔案形成者、檔案管理人員和保密人員組成鑒定小組或鑒定委員會對已到保管期限的農業(yè)科學技術研究檔案決定存毀；對需要調整密級的農業(yè)科學技術研究檔案重18.3.1鑒定小組或鑒定委員會，依據(jù)檔案館(室)提供的鑒定意見，分析需要鑒定的每份文件材料的重要性和使用價值，對其是否存毀或對其保管期限、密級的調整等提出審查意見，經本案卷(件)形成18.3.2對決定銷毀的農業(yè)科學技術研究檔案案卷(件),辦理銷毀手續(xù)后完成銷毀；對重新確定保管期限、密級的案卷(件),重新標引檔號后完成歸檔工作。農業(yè)科學技術研究檔案的鑒定，一般在保管期限到式樣，見附錄K。18.5.3鑒定小組或鑒定委員會編制農業(yè)科學技術研究檔案銷毀清冊1式3份，報送本單位主管領導檔案館(室),應面向農業(yè)科研管理部門、農業(yè)科研人員以及社會各界，提供開放農業(yè)科學技術研究檔案案卷目錄，方便咨詢、查閱和利用。檔案館(室),應建立農業(yè)科學技術研究檔案開發(fā)工作制19.4.2尚在保密期限內的農業(yè)科學技術研究檔案案卷(件),經審查有下列情形之一時，應當提前解a)已經擴散且無法采取補救措施的；b)農業(yè)科學技術研究檔案秘密范圍調整后，不再屬于秘密的；c)公開后不會損害國家、社會安全和利益，及其形成者19.4.3農業(yè)科研部門、單位確定、變更或提前解除農業(yè)科學技并在做出決定后20個工作日內書面通知知悉范圍內的單位、人員。書面記錄和技術性、政策性材料以(規(guī)范性附錄)卷內目錄式樣文件材料題名日期頁號說明：紙張采用國際標準A4型(210mm×297mm),表格尺寸根據(jù)內容調整。圖A.1卷內目錄式樣(規(guī)范性附錄)卷內備考表式樣(簽名)(簽名)(簽名)圖B.1卷內備考表式樣(規(guī)范性附錄)專題(項)簡介式樣農業(yè)科學技術研究專題(項)簡介研究課