易初檔案管理系統(tǒng)用戶操作手冊

青島市檔案局

易初檔案管理系統(tǒng)

用

戶

操

作

手

冊

版本2.1

青島市檔案局監(jiān)督指導(dǎo)一處

目錄

第一章系統(tǒng)基礎(chǔ)操作............................................3

第一節(jié)系統(tǒng)登錄.............................................3

第二節(jié)修改密碼.............................................3

第三節(jié)系統(tǒng)注銷.............................................5

第四節(jié)系統(tǒng)退出.............................................5

第二章基礎(chǔ)資料維護操作........................................5

第一節(jié)代碼維護.............................................5

第二節(jié)選項維護.............................................7

第三章各門類檔案庫維護操作....................錯誤!未定義書簽。

第一節(jié)概述.................................錯誤!未定義書簽。

第二節(jié)文書檔案..........................1錯誤!未定義書簽。

第三節(jié)照片檔案.............................錯誤!未定義書簽。

第四節(jié)其他門類檔案.........................錯誤!未定義書簽。

第五節(jié)數(shù)據(jù)備份.............................錯誤!未定義書簽。

第四章應(yīng)用工具................................錯誤!未定義書簽。

第一節(jié)自動建文獻夾.........................錯誤!未定義書簽。

第一章系統(tǒng)基礎(chǔ)操作

第一節(jié)系統(tǒng)登錄

用鼠標雙擊桌面上日勺快捷方式圖標，即可出現(xiàn)如下的登錄界面,

如圖ITT所示。

（圖1-1-1）

需要輸入字段：

顧客名：輸入自己的顧客代碼，例如：user。

口令：輸入自己顧客日勺密碼。

系統(tǒng)初始化默認的顧客名為user,口令為0000o

然后點擊國更I,即可進入系統(tǒng)，假如取消登錄，請點擊承消L

第二節(jié)修改密碼

第一次使用由管理員分派的初始密碼進入系統(tǒng)時，可對初始密碼

進行修改，是密碼不被其他任何人所知，乂增強操作權(quán)限的安全性。

用管理員分派的顧客名和密碼進入系統(tǒng)。進入“系統(tǒng)維護”主菜

單下的“修改密碼”，如圖1-2T所示。

（圖1-2-1）

輸入字段：

原密碼：輸入框中輸入此前的口令。

新密碼：輸入框中輸入新的密碼。

確認密碼：輸入框中在輸入一次新日勺密碼。

如以上的輸入對的無誤，便可按L■確認」按鈕,系統(tǒng)提醒密碼修改成功

的對話框如圖1-2-2所示，點擊I三頌祗口1保留密碼后退出,假如取

消修改，點擊出1

（圖1-2-2）

注意:密碼修改后,必須記牢,以免忘掉密碼無法登錄,假如密碼丟

失，請立即告知系統(tǒng)管理員。

第三節(jié)系統(tǒng)注銷

假如想退出目前顧客，以此外一種顧客登錄，請點擊“系統(tǒng)維護”

菜單中的“重新登錄”選項，如圖1-4-1所示。

（圖1-3-1）

系統(tǒng)退出目前系統(tǒng)，并出現(xiàn)登錄的對話框，輸入想要登錄日勺顧客和密

碼，即可登錄。

第四節(jié)系統(tǒng)退出

工作完畢后，請退出系統(tǒng)，退出系統(tǒng)請點擊“文獻”菜單中日勺“退

出”選項，如圖1-4-1所示。

（圖1-4-1）

系統(tǒng)即退出目前顧客。

第二章基礎(chǔ)資料維護操作

第一節(jié)代碼維護

代碼維護功能可以對責任者、文獻代字、會計檔案類別、實物檔

案類別、磁性載體檔案類別、部門名稱等系統(tǒng)代碼進行添加、修改、

刪除操作。對系統(tǒng)代碼的有效維護可以最大程度的減少顧客在錄入過

程中的工作量。點擊“系統(tǒng)維護”主菜單下的“代碼維護”選項，如

圖2-1-1所示。____

單十?徐紫:可切切珀1不一樣附件碼

（圖2-1-1）

一、單擊窗口頂端的標簽，可以切換不一樣日勺錄入代碼。目前錄

入代碼的標簽頁名稱是突出顯示在上面。例如：圖2T7所示時錄入

代碼為“責任者二

二、添加代碼：單擊“增長”按鈕，窗口上會添加一條空白記錄,

您將需要添加的內(nèi)容輸入到空白條目上即可。

三、保留代碼：當您錄入完代碼后，應(yīng)當單擊“存盤”按鈕保留

數(shù)據(jù)。

四、刪除代碼：單擊“刪除”按鈕，可以刪除目前選定的代碼記

錄。

五、退出：單擊“退出”按鈕，可以退出代碼維護功能。

六、假如您在切換錄入代碼或退出代碼維護前沒有保留修改的數(shù)

據(jù)，系統(tǒng)將會提醒您保留數(shù)據(jù)，提醒窗口如圖2-1-2。

（圖2-1-2）

L單擊“是"按鈕，保留修改的數(shù)據(jù)，進行切換錄入代碼或退出

操作。

2.單擊“否”按鈕，不保留修改的數(shù)據(jù)，進行切換錄入代碼或退

出操作。

3.單擊“取消”按鈕，不保留修改日勺數(shù)據(jù)，不過不再進行切換錄

入代碼或退出操作C

第二節(jié)選項維護

選項重要為顧客提供默認全宗號/全宗名稱和地區(qū)、刪除數(shù)據(jù)和

退出系統(tǒng)時與否提醒、運行電子文獻的應(yīng)用程序所在位置等項目的設(shè)

置。進入“系統(tǒng)維護”主菜單下的“選項”，如圖2-2T：

（S2-2-1）

系統(tǒng)自動彈出“選項”維護對話框，如圖2-2-2所示。

（圖2-2-2）

一、修改默認地區(qū)代碼：為保證全市各區(qū)市檔案數(shù)據(jù)日勺唯一性，

每個單位都要設(shè)置本單位的地區(qū)代碼。您應(yīng)當將本單位日勺地區(qū)代

碼輸入到“默認地區(qū)”輸入框中。地區(qū)代碼設(shè)置如下：

地區(qū)代碼地區(qū)代碼地區(qū)代碼

青島市QD嶗山區(qū)LS膠南市JN

市南區(qū)SN城陽區(qū)CY平度市PD

市北區(qū)SB黃島區(qū)HD萊西市LX

四方區(qū)SF即墨市JM

李滄區(qū)LC膠州市JZ

二、設(shè)置默認全宗號/全宗名稱：您錄入檔案數(shù)據(jù)時，系統(tǒng)將自

動將默認日勺全宗號前全宗名稱引入您錄入的記錄中。您應(yīng)當向當?shù)貐^(qū)

綜合檔案館征詢您單位的全宗號和全宗名稱，填寫在“默認全宗號/

全宗名稱”輸入框中。注意：全宗號與全宗名稱之間用分隔。

例如:00066/青島市檔案局。

三、電子文獻掃描途徑：易初檔案管理系統(tǒng)對電子文獻的管理重

要有附加和鏈接兩種（這兩種方式的區(qū)別和使用措施見多種門類檔案

整頓措施）。系統(tǒng)在附加或鏈接電子文獻時，需要懂得附加或鏈接時

電子文獻日勺存儲位置，因此要在此設(shè)置電子文獻掃描途徑，計算機會

先到顧客設(shè)置的電子文獻掃描途徑，去找對應(yīng)的電子文獻，并將其附

加到數(shù)據(jù)庫中，或者將電子文獻的鏈接途徑寄存到數(shù)據(jù)庫中。如圖

2-2-3所不。

電子文件掃描路徑:

注意：1.電子文獻掃描途徑必須用半角輸入；2.兩個電子文獻掃

描途徑必須寫全，最佳第一種途徑填寫計算機硬盤的電子文獻寄存位

置，第二個途徑填寫電子文獻刻錄光盤后的位置。

四、關(guān)閉窗口前提醒：該項目假如選擇“提醒”，則關(guān)閉一種檔

案門類的窗口時系統(tǒng)會向您確認與否關(guān)閉窗口，假如選擇“不提醒”,

則關(guān)閉一種檔案門類日勺窗口時不會向您確認與否關(guān)閉窗口。

五、刪除數(shù)據(jù)前提醒：該項目假如選擇“提醒”，則每刪除一條

檔案記錄時系統(tǒng)會向您確認與否確定刪除。有時候顧客也許要一次刪

除諸多記錄，這樣每一條都確定很麻煩，這樣的話您可以選擇“不提

醒”，這時系統(tǒng)就不會向您確認與否真的刪除記錄。

第三章各門類檔案庫維護操作

第一節(jié)概述

系統(tǒng)為您提供文書、科技、會計、實物、照片、錄音錄像和其他

門類檔案的管理，您要打開某一種門類檔案的數(shù)據(jù)庫，需要進入“文

獻”主菜單下的“打開”，在“打開”菜單中包括了系統(tǒng)所有的檔案

門類，您只需單擊檔案門類就可以進入到對應(yīng)門類的數(shù)據(jù)庫中，如圖

3TT所不。

打開(Q)歸檔文件年度庫.

歸檔文件主庫⑹…

打印設(shè)置&).?.

頁面設(shè)置也)...科技檔案案卷庫(￡)..

科技檔案文件庫9)..

照片檔案案卷庫度)..

照片檔案文件庫(￡)..

新照片檔案庫豆).一

會計檔案庫6).?.

實物檔案庫QD...

錄音錄像案卷庫復(fù))..

錄音錄像文件庫1)

其他檔案案卷庫Q)..

其他檔案文件庫4)..

（圖3-1-1）

系統(tǒng)還設(shè)置了主工具欄，如圖3-1-2所示。主工具欄對應(yīng)了主菜

單時常用功能，鼠標在主工具欄按鈕上稍停就會出現(xiàn)該按鈕的功能提

醒。

打開某一種門類的檔案庫窗口后，系統(tǒng)菜單變成該門類檔案專用

的菜單（窗口菜單），同步在主工具欄下方又增長了一排新的工具欄

（窗口工具欄），窗口工具欄同樣對應(yīng)了窗口菜單的常用功能，鼠標

在工具欄按鈕上稍停就會出現(xiàn)該按鈕的功能提醒。窗口工具欄按鈕功

能從左至右分別是保留、插入、復(fù)制、刪除、導(dǎo)入、導(dǎo)出、檢索、排

序、批處理、歸檔、上移、下移、跳轉(zhuǎn)、附加電子文獻管理、鏈接電

子文獻管理、打印、打印預(yù)覽、關(guān)閉。例如：單擊主菜單“文獻”一

“打開”一“文書檔案年度庫”或單擊主工具欄星按鈕，系統(tǒng)打開文

書檔案年度庫窗口，如圖3-1-3所示。

注意：打開某一種門類日勺檔案庫后，此種門類的菜單項和工具欄

按鈕都變成灰色，不能再用。直到您關(guān)閉了該門類的檔案庫后，該門

類日勺菜單項和工具欄按鈕才可以再次使用。

第二節(jié)文書檔案

文書檔案分為文書檔案年度庫和文書檔案主庫。檔案整頓工作

一般按年度進行，顧客可以在文書檔案年度庫中完畢當年度的文書檔

案整頓的工作，待整頓完畢檢查查對無誤時，將當年度的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)到文

書檔案主庫中，文書檔案年度庫被清空，可以進行下一年度的文書檔

案整頓工作。

一、新建

新建一條記錄（這里指一件檔案日勺目錄），可以點擊菜單中日勺

“記錄”選項，選擇“插入”，或者直接點擊工具欄中的電按鈕，系

統(tǒng)會自動為顧客生成一條新的記錄，插入日勺新記錄只能是目前最終一

條記錄。

注意：

1、顧客可以在菜單“系統(tǒng)維護”中日勺“選項”窗口中將顧客

的默認地區(qū)、默認全宗號、全宗名稱預(yù)先設(shè)定好，顧客在新建一條記

錄時，會自動帶出默認日勺地區(qū)、全宗號內(nèi)容，防止了顧客日勺反復(fù)錄入，

節(jié)省了錄入時間，減輕了錄入的工作量。

2、每一條記錄均有一種記錄號，是系統(tǒng)自動生成的，用來標

識記錄的條數(shù)，顧客不能對其進行編輯操作。

3、系統(tǒng)會根據(jù)顧客的錄入狀況，自動生成“件號”，顧客也可

以自行編輯，錄入時“件號”自動補位。

4、假如一件檔案有兩份文獻，則采用“件內(nèi)序號”來辨別。

例如請示和批復(fù)可作為一件，錄入時，“件號”相似，批復(fù)的“件內(nèi)

序號”為01,請示日勺“件內(nèi)序號”為02。

5、其他固定字段（如責任者、文號代字、經(jīng)辦部門）可以通

過代碼維護操作進行設(shè)置，顧客錄入時采用下拉框選擇即可，不必反

復(fù)錄入。

二、復(fù)制

假如兩條記錄日勺內(nèi)容相差不大，可以采用復(fù)制一條記錄日勺措

施。點擊菜單中的“記錄”選項，選擇“復(fù)制”，或者直接點擊工具

欄中的岫按鈕，系統(tǒng)會自動復(fù)制目前最終一條記錄。

三、刪除

刪除一條記錄，點擊菜單中的“記錄”選項，選擇“刪除”，

或者直接點擊工具欄中的土按鈕，系統(tǒng)會自動為顧客生成一條新時

記錄，刪除日勺記錄只能是目前最終一條記錄。

四、檢索

檢索顧客需要查詢的記錄，點擊菜型中的“工具”選項，選擇

“檢索”，或者直接點擊工具欄中的總按鈕，系統(tǒng)會彈出“文書檔

案年度庫檢索”窗口，如圖3-2-1所示，顧客在有下拉框的欄位中

選擇查詢條件的字段，在其右側(cè)填寫查詢條件的詳細內(nèi)容。本檢索

支持多條件查詢和模糊查詢，多種條件之間的邏輯關(guān)系可選擇“并

且”或“或者”，系統(tǒng)默認為模糊查詢，若需要精確查詢，顧客只

需將模糊檢索前日勺對勾點掉。

圖文書檔案年度庫檢索

保管期限3|永久（1）d加入還原

"并且「或者「模糊檢索檢索出記錄數(shù):20

gdnd=2003L.andbgqx=1'

（圖3-2-1）

編輯好查詢條件后，點擊圖」按鈕，條件加入到條件編輯框中，

顧客也可以在此編輯框中直接修改查詢條件，點擊III室］按鈕，系統(tǒng)

根據(jù)檢索條件自動查詢符合條件的記錄，點擊—還原」按鈕，系統(tǒng)檢索

出所有記錄。

五、排序

顧客可以通過關(guān)鍵字段對所有日勺記錄進行排序，點擊菜單中日勺

“工具”選項，選擇“排序”，或者直接點擊工具欄中的哈按鈕，系

統(tǒng)會彈出“文書檔案年度庫排序”窗口，如圖3-2-2所示。

團文書檔案年度庫排序區(qū)

雙擊增加排序字段雙擊改變排序順序

瞿

區(qū)

全

(號

奚

門

士號排序

門

年

堂

度

塞

年

后

歸

度

期

堂

限

節(jié)

期

保

目

限

序

號

內(nèi)

律|

序

P號

C

盒D

|

題P

名

責

任

者

（圖3-2-2）

在左邊日勺方框內(nèi)選擇排序日勺字段，雙擊字段名稱，系統(tǒng)自動將

選擇的字段添加到右邊日勺排序方框內(nèi)，或者選中排序字段，點擊力按

鈕，添加到右邊的方框中。在右邊的方框中雙擊字段名稱可以進行升

序()或降序()的轉(zhuǎn)換，選中排序字段，點擊4按鈕，移除所選

的排序字段。顧客選擇好排序日勺關(guān)鍵字段后，點擊］排序一按鈕,系統(tǒng)

自動對記錄進行排序。點擊關(guān)閉拉鈕，退出排序操作。

六、批處理

進行批處理操作此前，首先要選中需要進行處理日勺數(shù)據(jù)行。單擊

一條記錄行首日勺記錄號部分，整個一行數(shù)據(jù)變成藍色即是選中，再次

單擊則取消目前記錄日勺選擇。假如要取消所有選擇日勺記錄行，一種措

施是運行菜單“記錄”中的“取消選擇”選項，另一種措施是在目前

數(shù)據(jù)庫界面中單擊鼠標右鍵。

對記錄某一字段進行批量修改，點擊菜單中的“工具”選項，

選擇“批處理”，或者直接點擊工具欄中的手按鈕，系統(tǒng)會彈出“批

處理”窗口，如圖3-2-3所示。

（圖3-2-3）

對話框左邊是目前數(shù)據(jù)庫界面日勺字段名稱，右邊的輸入框輸入

替代后的值。假如選擇“處理選中記錄”，則批處理操作時只對選中

的記錄進行替代；假如選擇“處理所有記錄”，則批處理操作時對目

前數(shù)據(jù)庫界面顯示的所有記錄進行替代。

單擊I批處理」按鈕,開始替代操作，單擊.關(guān)用」按鈕,關(guān)閉批

處理對話框。

七、文書檔案年度庫與文書檔案主庫之間的數(shù)據(jù)移轉(zhuǎn)

在一種年度的文書檔案整頓完畢后，需要將該年度的文書檔案

轉(zhuǎn)到主庫中，點擊菜單中的“工具”選項，選擇“轉(zhuǎn)主庫'回年度庫”,

或者直接點擊工具欄中日勺?按鈕，系統(tǒng)會彈出“年度庫轉(zhuǎn)主庫'主庫

回年度庫”窗口，如圖3-2-4,圖3-2-5所示。

（圖3-2-4）

團主庫回年度庫

（圖3-2-5）

輸入字段:

全總號：移轉(zhuǎn)日勺記錄的全宗號，若顧客在“選項”中預(yù)先設(shè)置好默認

全總號，則系統(tǒng)會自動帶出此默認全總號。

門類：移轉(zhuǎn)的記錄的門類，系統(tǒng)默認的歸檔門類為“文書檔案”，顧

客也可以自行編輯此欄位。

歸檔年度：移轉(zhuǎn)的記錄的年度。

保管期限：移轉(zhuǎn)時記錄的保管期限，顧客需要在下拉框中選擇，一次

只能歸檔一種保管期限的文獻。

單擊］開始」按鈕開始移轉(zhuǎn)操作,單擊—關(guān)閉■按鈕關(guān)閉對話框。

注意：

1、轉(zhuǎn)到主庫中的文獻將不能再進行件號的調(diào)整，在一種年度的

歸檔文獻沒有完全整頓完畢此前，不要進行年度庫轉(zhuǎn)主庫操作。

2、一般狀況下，一年的文書檔案進行了歸檔操作后來不要再將

數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)回到年度庫中。在進行了歸檔操作后假如又出現(xiàn)零碎文獻，將

零碎文獻直接在主庫中輸入，排列在該年度最終即可。假如確實在該

年度歸檔文獻整頓中出現(xiàn)重大問題，需要做大的調(diào)整才進行“回年度

庫”操作。

3、正常移轉(zhuǎn)的文獻在操作后會被從文書檔案年度庫/文書檔案主

庫中刪除，移轉(zhuǎn)時產(chǎn)生錯誤的文獻仍然保留在年度庫/主庫中。

八、電子文獻管理

系統(tǒng)提供了電子文獻的兩種歸檔方式：附加和鏈接。點擊菜單

中的“電子文獻”選項，選擇“管理”，或者直接點擊工具欄中4連

按鈕，系統(tǒng)會彈出“電子文獻管理器”窗口和電子文獻管理工具欄，

分別如圖3-2-6、圖3-2-7所示。

（圖3-2-6）

附加的電子文獻名稱，鏈接的電子文獻的途

雙擊此欄位即可打開此?.徑，雙擊此欄位即可打

------------------------J&，夏?"弟曲1--------------

（圖3-2-7）

1、附加

將歸檔電子文獻進行附加（只合用于單獨一條記錄日勺附加操作）,

首先點選需要附加電子文獻的一條記錄，然后點擊工具欄中日勺回按

鈕，系統(tǒng)彈出“打開文獻”對話框如圖3-2-8所示。

（圖3-2-8）

在此對話框中選擇要附加日勺電子文獻，單擊L打開?1按鈕,系統(tǒng)

自動將電子文獻附加到選中日勺記錄上，若附加成功，此條記錄的底色

變?yōu)榉奂t色，如圖3-2-9所示。

2青島00131區(qū)書檔案2002尿大0000201

同書檔案

3青島001312002尿大0000301

4青島30131區(qū)書檔案2002永久0000401

法書檔案

001312002樂女0000402

（圖3-2-9）

2、查看

要查看某一份檔案文獻附加的電子文獻，首先打開電子文獻管理

器，選擇想要查看的檔案文獻所在的行，然后單擊工具欄中的卜按

鈕，或者直接雙擊“附加文獻”或者“連接文獻”欄位中的電子文獻

名或電子文獻連接途徑即可打開此電子文獻。

3、拆離

附加的電子文獻不容許在數(shù)據(jù)庫中進行修改，假如顧客要使用該

電子文獻，就要將該電子文獻拆離出一份拷貝。“拆離”操作不會刪

除數(shù)據(jù)庫中日勺電子文獻。單擊或按鈕后，系統(tǒng)顯示保留文獻對話框,

顧客輸入要保留的文獻名和位置，單擊“保留”即可將目前電子文獻

拆離出來。

4、刪除

單擊?按鈕后，刪除目前電子文獻或者電子文獻連接途徑。

5、自動附加

將大批量的歸檔電子文獻進行附加到多條記錄中，首先要將自動

附加的電子文獻存儲途徑在“選項”中日勺“電子文獻掃描途徑”中設(shè)

置好，例如顧客將芻動附加的電子文獻統(tǒng)一寄存在D盤根目錄下的

Data文獻夾里，則需要在電子文獻掃描途徑欄位中填寫“D：\data”

然后點擊懣按鈕，系統(tǒng)彈出提醒與否繼續(xù)對話框，如圖3-2-10所示。

提示

您將要將預(yù)定目錄下的電子文件附加到數(shù)據(jù)庫中，

如果您的電子文件數(shù)量較多，需要的時間會比較長。

△您繼續(xù)嗎？

是①二二』否如|

（圖3-2-10）

點擊“是”按鈕，彈出“自動附加”對話框，如圖3-2T1所示。

自動附加

自動附加方式-------------------------

3通過匹配文號附加;文件擴展名:瓦丁|開始

「通過匹配題名附加,文件擴展名：市―、、

「通過匹配檔號文件夾附加

（圖3-2-11）

顧客可根據(jù)文獻的不一樣整頓方式，選擇自動附加的匹配方式。

附加完畢，系統(tǒng)會提醒掃描完畢，附加了電子文獻日勺記錄，底色會變

成粉紅色，電子文獻管理器中附加文獻欄位里會有對應(yīng)日勺電子文獻

名。

①通過匹配文號附加：顧客將電子文獻用其對應(yīng)的文號來命名。

例如：要附加青檔字2023年度1號文獻，格式為“青檔字

[2023]0001.doc"。如圖3-2-12所示。

文件電）編輯幽）工具（X）幫助國）

電子文獻的

Q后退▼；I

按照文號起好名

地址山）百京七矛^

名稱

....................

文件和文件夾任務(wù)香檔字[200210001.

[200210002.doc

創(chuàng)建一個新文件夾

音檔手[2002]0003.doc

。將這個文件夾發(fā)布到

吉檔子[2002]0004.doc

R共享此文件夾春檔字[2002]0005.doc

杳檔字[2002]0006.doc

音檔字[2002]0007.doc

苴侖ftr各音檔手[200210008.doc

（圖3-2-12）

②通過匹配題名附加：顧客將電子文獻日勺用其對應(yīng)日勺文獻題名來

命名，且名字必須與對應(yīng)日勺記錄中的題名一致。

例如：記錄中文獻題名為“有關(guān)召開會議日勺告知”，則對應(yīng)的電

子文獻也命名為“有關(guān)召開會議的告知.doc”。

③通過匹配檔號文獻夾附加：顧客需要建立與每條記錄相對應(yīng)日勺

文獻夾，文獻夾的名字為該條記錄的檔號。格式為：全總號（5位）

+門類（文書檔案）+歸檔年度（4位）+保管期限（永久1,長期2,

短期3）十件號（5位）+件內(nèi)序號（2位）。

例如：00066文書檔案

"T"I

全總號門類歸檔年息件號件內(nèi)序號

保管期限

建立好的文獻夾如圖3-2-13所示。

fitD:\data

文件9編輯CE）查看9收藏㈤工具d）幫助國）

e后退▼。夕,搜索文件夾區(qū)＞

名稱▲

_100066文書檔案20021OOOO101；

亡）茄而g支書稻宏566流映延］?--------------------

121cl0066文書檔案2002…

600066文書檔案20。21。00044^按照檔號起好名

亡）00066文書檔案200210000501

■00066文書檔案200210000601|字曰勺寄存電子文

，□）00066文書檔案200210000701

㈡00066文書檔奏200210000801

O00066文書檔案200210000901獻日勺文獻夾，顧客

百00066文書檔案200210001001

亡）00066文書檔童200210001101

Q00066文書檔窠200210001201

（圖3-2-13）

6、自動連接

將大批量的歸檔電子文獻進行連接到多條記錄中，首先要建立對

應(yīng)于每條記錄的文獻夾（建立文獻夾同自動附加中日勺檔號文獻夾），

且文獻夾的名稱要用記錄的檔號來命名，籽對應(yīng)的電子文獻保留到此

文獻夾中，然后要將文獻夾的存儲途徑在“選項”中日勺“電子文獻掃

描途徑”中設(shè)置好，例如顧客將自動連接的文獻夾統(tǒng)一寄存在D盤根

目錄下的Data文獻夾里，則需要在電子文獻掃描途徑欄位中填寫“D：

\data",然后點擊）?按鈕，系統(tǒng)進行自動連接。連接完畢，系統(tǒng)會

提醒掃描完畢，連接上電子文獻的記錄，底色會變成粉紅色，電子文

獻管理器中連接文獻欄位里會有對應(yīng)的途徑。

注意：

1、電子文獻管理器顯示目前檔案文獻中附加的電子文獻名

稱和鏈接的電子文獻的途徑，假如“附加文獻”或者“連接文獻”欄

目為空，表達該檔案文獻中還沒有附加或連接的電子文獻。

2、電子文獻管理不管是采用附加還是連接，都需要將電子

文獻掃描的途徑設(shè)置對的，否則系統(tǒng)無法自動找到要附加或連接的電

子文獻。

第三節(jié)照片檔案

新照片檔案庫的錄入操作基本上與文書檔案相似。這里

只簡介一下照片答案的連接措施。

將大批量的歸檔數(shù)碼照片進行連接到多條記錄中，首先要將每張

數(shù)碼照片的名稱用記錄的檔號來命名，然后要將文獻夾的存儲途徑在

“選項”中的“電子文獻掃描途徑”中設(shè)置好，例如顧客將自動連接

日勺數(shù)碼找片統(tǒng)一寄存在D盤根目錄下的Data文獻夾里，如圖2-3-1

所示，則需要在電子文獻掃描途徑欄位中填寫“D：\data”。

D:\data

文件g編輯圾）查制t具任）幫助世）

。后退▼。y電子文獻的1文件夾回,

地址@）心D:\dat

需要連接的數(shù)碼

文件和文件夾任務(wù)③T2002100001.jp

|SP2002100002.jpg

創(chuàng)建一個新文件夾

|SP2nn?mnan^jPS

。將這個文件夾發(fā)布到

SP2002100004.jpg

。共享此文件夾EQSP2002100005.jpg

[gSP2002100006.jpg

ESsP2002100007.jpg

其它位置|SP2002100008.jpg

SP2002100009.jpg

y本地磁盤（D：）SP2002100010.jpg

Q我的文檔SP2002100011.jpg

0共享文檔SP2002100012.jpg

（圖2-3-1）

然后點擊弓按鈕，系統(tǒng)進行自動連接。連接完畢，系統(tǒng)會提醒

掃描完畢，連接上數(shù)碼照片日勺記錄，底色會變成粉紅色，電子文獻管

理器中連接文獻欄位里會有對應(yīng)的途徑。

新數(shù)碼照片口勺命名格式為：門類（SP,2位）十歸檔年度（4位）

+保管期限（統(tǒng)一設(shè)置為長期，1）+張?zhí)枺?位）。與新照片檔案庫中

日勺檔號相對應(yīng)，如圖2-3-2所示。

例如：SP___

"TJ

門類年度張?zhí)?/p>

V

保管期限

歸檔保管

門類年度期限張?zhí)?/p>

SP2005]而001

SP20051^0002

SP2005100003

（圖2-3-2）

舊的數(shù)碼照片連接的措施與新日勺基本一致，只是連接時，數(shù)碼照

片的命名格式不一樣。舊數(shù)碼照片的命名格式為：盤冊號（5位）+張

號（4位）。與舊照片檔案文獻庫中的檔號相對應(yīng)，如圖2-3-3所示。

例如：$

盤冊號張?zhí)?/p>

盤冊號照片號

|00001|0001

1000010002

（圖2-3-3）

第四節(jié)其他門類檔案

其他門類檔案庫的基本操作與文書檔案庫基本相似。

第五節(jié)數(shù)據(jù)備份

導(dǎo)入和導(dǎo)出為顧客提供了數(shù)據(jù)日勺備份和匯入日勺功能。

一、導(dǎo)出：將顧客在目前打開的數(shù)據(jù)庫界面上顯示日勺數(shù)據(jù)備份到

磁盤上，點擊菜單“記錄”中日勺“導(dǎo)出”選項或直接點擊窗口工具欄

日勺面按鈕，運行導(dǎo)出功能后，打開選擇導(dǎo)出文獻名對話框，如圖3-5-1

所示。

（圖3-5-1）

假如您想要備份部分數(shù)據(jù)，先要運用檢索功能檢索出想要備份日勺

數(shù)據(jù)，然后再用導(dǎo)H功能將數(shù)據(jù)導(dǎo)出到磁盤上。系統(tǒng)提供兩種導(dǎo)出文

獻各式dbf文獻和xml文獻。假如您想要導(dǎo)出dbf文獻，在選擇文獻

對話框中的保留類型下拉列表框選擇“數(shù)據(jù)庫文獻（*.dbf）”；假如

您想要導(dǎo)出xml文獻，在選擇文獻對話框中的保留類型下拉列表框選

擇“數(shù)據(jù)庫文獻（*.xml）"o導(dǎo)出dbf文獻操作僅僅能導(dǎo)出目前數(shù)據(jù)

界面的數(shù)據(jù)，不能將電子文獻信息一并導(dǎo)出，因此僅僅合用于小批量

日勺檔案數(shù)據(jù)；導(dǎo)出xml格式文獻可以將檔案信息、電子文獻內(nèi)容和電

子文獻的背景信息一并導(dǎo)出，合用于導(dǎo)出大量數(shù)據(jù)和電子文獻進館上

報光盤的制作。

選擇導(dǎo)出文獻的位置和名稱之后，單擊“保留”按鈕開始導(dǎo)出數(shù)

據(jù)，單擊“取消”按鈕退出導(dǎo)出操作。

二、導(dǎo)入：將保留在磁盤上的檔案數(shù)據(jù)匯入到目前打開日勺數(shù)據(jù)

庫界面上點擊菜單“記錄”中的“導(dǎo)入”選項或直接點擊窗口工具欄

日勺4按鈕，運行導(dǎo)入功能后，打開選擇導(dǎo)入文獻名對話框，如圖3-5-2

所示。

（圖3-5_2）

在導(dǎo)入文獻名對話框中選擇要導(dǎo)入的文獻名稱，單擊“打開”按

鈕開始導(dǎo)入數(shù)據(jù)，單擊“取消”按鈕退出導(dǎo)入操作。

注意：一種門類導(dǎo)出的檔案數(shù)據(jù)，不能導(dǎo)入到其他門類的數(shù)據(jù)庫

中，否則，系統(tǒng)會出現(xiàn)錯誤提醒（見圖3-5-3）,并拒絕導(dǎo)入數(shù)據(jù)。

（圖3-5-3）

第四章應(yīng)用工具

為以便顧客操作，減少顧客工作量，易初檔案管理系統(tǒng)增長了某

些日勺小工具，目前簡樸簡介一下其使用措施。

第一節(jié)自動生成文獻夾

用來生成檔號文獻夾，便于顧客進行自動附加或連接。點擊“開始”

菜單中的“程序”，找到“易初應(yīng)用程序”中的“自動建文獻夾”選

項，系統(tǒng)會彈出“自動命名文獻夾”對話框。如圖4TT所示。

自動命名文件夾-1□!x|

|?歸檔文件年度庫zJ輸入建