2025合同審批及合同登記備案流程圖

2025合同審批及合同登記備案流程圖正文第一章總則第一條為規(guī)范合同審批及登記備案流程，確保合同的合法性、合規(guī)性及有效性，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及公司章程，特制定本流程。第二條本流程適用于公司及其分支機(jī)構(gòu)在日常經(jīng)營活動中所簽訂的所有合同、協(xié)議及其他具有法律效力的文件（以下簡稱“合同”）。第三條合同審批及登記備案工作應(yīng)遵循依法合規(guī)、流程規(guī)范、權(quán)責(zé)分明、風(fēng)險可控的原則。第二章合同審批流程第四條合同審批是指對擬簽訂合同的合法性、合規(guī)性、風(fēng)險性及經(jīng)濟(jì)性進(jìn)行審查的過程，確保合同內(nèi)容符合國家法律法規(guī)及公司內(nèi)部規(guī)章制度。第五條合同審批流程分為發(fā)起、初審、復(fù)審及終審四個階段，具體流程如下：合同發(fā)起：合同發(fā)起部門（以下簡稱“發(fā)起部門”）根據(jù)業(yè)務(wù)需求，擬訂合同初稿，確保合同內(nèi)容完整、條款明確，并符合相關(guān)法律法規(guī)及公司規(guī)章制度。發(fā)起部門應(yīng)對合同相對方的資質(zhì)、信用狀況、履約能力等進(jìn)行盡職調(diào)查，并形成書面報告作為合同附件提交。發(fā)起部門填寫《合同審批表》，明確合同名稱、金額、期限、相對方信息等核心內(nèi)容，并附上合同初稿及相關(guān)支持性文件，提交至合同歸口管理部門（以下簡稱“歸口部門”）進(jìn)行初審。合同初審：歸口部門對合同的合法性、合規(guī)性、經(jīng)濟(jì)性及風(fēng)險性進(jìn)行初步審查，重點審查合同條款是否完整、雙方權(quán)利義務(wù)是否對等、違約責(zé)任是否明確等。歸口部門對合同相對方的資質(zhì)及信用狀況進(jìn)行復(fù)核，并提出初審意見。初審意見應(yīng)包括合同的可簽性、風(fēng)險提示及需要補(bǔ)充或修改的事項。初審?fù)ㄟ^后，歸口部門將合同提交至法律合規(guī)部門（以下簡稱“法審部門”）進(jìn)行合法性審查。合同復(fù)審：法審部門對合同的合法性、合規(guī)性進(jìn)行專業(yè)審查，重點審查合同內(nèi)容是否符合相關(guān)法律法規(guī)，是否存在法律風(fēng)險或漏洞。法審部門應(yīng)在五個工作日內(nèi)完成審查并出具書面意見。如合同內(nèi)容存在法律風(fēng)險或需修改完善的，法審部門應(yīng)明確指出并提出建議。復(fù)審?fù)ㄟ^后，法審部門將合同提交至公司審批小組（以下簡稱“審批小組”）進(jìn)行最終審批。合同終審：審批小組由公司總經(jīng)理、分管領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)負(fù)責(zé)人組成，負(fù)責(zé)對合同的最終審批。審批小組應(yīng)對合同的合法性、合規(guī)性、經(jīng)濟(jì)性及風(fēng)險性進(jìn)行全面評估，并形成最終審批意見。審批通過后，審批小組簽署《合同審批意見書》，并將合同退回發(fā)起部門。第六條合同審批過程中，如遇重大或復(fù)雜事項，審批小組可召開專題會議進(jìn)行研究，必要時可邀請外部法律顧問參與論證。第三章合同登記與備案流程第七條合同登記是指對已簽訂的合同進(jìn)行編號、歸檔及信息錄入的過程，確保合同的可追溯性及管理的規(guī)范性。第八條合同備案是指將已簽訂的合同按照相關(guān)法律法規(guī)及公司規(guī)章制度的要求，向政府相關(guān)部門或行業(yè)協(xié)會進(jìn)行備案登記，以確保合同的法律效力。第九條合同登記與備案流程包括登記編號、信息錄入、歸檔保存及備案登記四個環(huán)節(jié)，具體如下：合同登記編號：合同簽訂后，歸口部門對合同進(jìn)行統(tǒng)一編號，編號規(guī)則應(yīng)遵循公司統(tǒng)一規(guī)范，確保合同編號唯一性和可追溯性。編號完成后，歸口部門將合同文本及相關(guān)資料整理歸檔，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。合同信息錄入：歸口部門負(fù)責(zé)將合同信息錄入公司合同管理系統(tǒng)，包括合同名稱、編號、簽訂日期、金額、期限、相對方信息等核心內(nèi)容。合同信息錄入應(yīng)確保真實、準(zhǔn)確、完整，并定期進(jìn)行更新維護(hù)。系統(tǒng)管理員應(yīng)對合同信息的錄入、修改及查詢權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格管理，確保信息安全。合同歸檔保存：合同文本及相關(guān)資料應(yīng)按照公司檔案管理制度進(jìn)行歸檔保存，紙質(zhì)合同應(yīng)存檔一份，電子合同應(yīng)備份保存。歸檔資料應(yīng)包括合同文本、審批記錄、盡職調(diào)查報告、法律意見書等，確保檔案的完整性和可查閱性。合同歸檔后，任何人查閱或調(diào)用合同檔案應(yīng)按規(guī)定辦理審批手續(xù)，確保檔案的安全性和保密性。合同備案登記：根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及公司規(guī)章制度要求，需備案的合同，歸口部門應(yīng)負(fù)責(zé)向政府相關(guān)部門或行業(yè)協(xié)會進(jìn)行備案登記。備案登記過程中，歸口部門應(yīng)準(zhǔn)備完整的備案資料，包括合同文本、審批文件、資質(zhì)證明等，并按照相關(guān)部門要求提交。備案完成后，歸口部門應(yīng)留存?zhèn)浒缸C明文件，并將備案信息錄入合同管理系統(tǒng)，確保合同的可查詢性和法律效力。第十條合同登記與備案過程中，如遇特殊情況需延遲備案或無法備案的，歸口部門應(yīng)立即向上級主管部門報告，并采取相應(yīng)措施減少風(fēng)險。第四章法律責(zé)任第十一條凡違反本流程規(guī)定，未履行合同審批及登記備案程序的，公司將依法依規(guī)追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。第十二條在合同審批及登記備案過程中，因玩忽職守、徇私舞弊或重大失職導(dǎo)致公司遭受經(jīng)濟(jì)損失或法律糾紛的，公司將依法依規(guī)追究相關(guān)責(zé)任人的法律責(zé)任。第五章附則第十三條本流程自發(fā)布之日起實施，解釋權(quán)歸公司合同管理委員會所有。第十四條本流程未盡事宜，按照國家法律法規(guī)及公司章程執(zhí)行。2025合同審批及合同登記備案流程圖說明：本流程圖旨在為公司合同審批及登記備案工作提供規(guī)范性指導(dǎo)，確