學校檔案閉關管理制度

學校檔案閉關管理制度一、總則（一）目的為了加強學校檔案管理，確保檔案的安全與完整，提高檔案利用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學校各部門及全體教職員工在檔案管理工作中的行為。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：學校檔案實行集中統(tǒng)一管理，由學校檔案管理部門負責檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。2.真實性原則：檔案內容必須真實、準確地反映學校各項工作的實際情況。3.完整性原則：檔案應全面、系統(tǒng)地記錄學校的歷史和現(xiàn)狀，保證檔案的完整性。4.保密性原則：嚴格遵守國家有關保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。二、檔案管理機構及職責（一）檔案管理部門學校設立專門的檔案管理部門，配備專職檔案管理人員，負責學校檔案的日常管理工作。（二）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定學校檔案管理制度并組織實施。2.負責學校各類檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。3.指導學校各部門的檔案工作，對兼職檔案員進行業(yè)務培訓。4.參與學校重大活動和重要工作的文件材料收集、整理和歸檔工作。5.定期對檔案進行清查、核對，確保檔案的安全與完整。6.開展檔案信息化建設，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。（三）各部門職責1.各部門應指定一名兼職檔案員，負責本部門檔案的收集、整理和移交工作。2.兼職檔案員應按照檔案管理部門的要求，及時將本部門形成的文件材料進行分類整理，定期移交學校檔案管理部門。3.各部門在工作中應注意保護檔案的安全與完整，不得擅自銷毀、涂改或丟失檔案。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍學校檔案的收集范圍包括以下幾類：1.黨群工作類：學校黨組織、工會、共青團等組織形成的文件材料。2.行政管理類：學校行政機構形成的文件材料，包括學校規(guī)劃、計劃、總結、規(guī)章制度、會議記錄、人事檔案等。3.教學工作類：學校教學管理、教學研究、教學實踐等方面形成的文件材料，如教學計劃、教學大綱、教案、試卷、學生成績等。4.科學研究類：學?？蒲许椖可陥?、研究過程、成果鑒定等方面形成的文件材料。5.學生工作類：學生招生、學籍管理、獎懲、就業(yè)等方面形成的文件材料。6.財務管理類：學校財務預算、決算、會計憑證、賬簿、報表等文件材料。7.后勤管理類：學校后勤保障、物資采購、校園建設等方面形成的文件材料。8.外事工作類：學校對外交流與合作、外事活動等方面形成的文件材料。（二）收集要求1.各部門應按照檔案收集范圍的要求，及時將本部門形成的文件材料收集齊全，不得遺漏。2.收集的文件材料應字跡清晰、紙張完好、格式規(guī)范，嚴禁使用圓珠筆、鉛筆等不耐久書寫工具書寫。3.對于電子文件，應按照相關標準進行收集和整理，確保電子文件的真實性、完整性和可讀性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.便于保密和安全管理。（四）整理方法1.分類：按照檔案的類別和保管期限，對收集到的文件材料進行分類。2.編號：為每一份檔案編制唯一的編號，以便于管理和查找。3.裝訂：對紙質檔案進行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息。四、檔案的保管（一）保管場所學校應設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設施，確保檔案的安全保管。（二）保管要求1.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合國家有關標準。2.檔案應分類存放，排列有序，便于查找和利用。3.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。4.對破損、褪色的檔案應及時進行修復或復制。5.嚴格遵守檔案庫房的管理制度，非檔案管理人員未經許可不得進入庫房。（三）電子檔案保管1.建立電子檔案存儲系統(tǒng)，對電子檔案進行集中存儲和管理。2.定期對電子檔案進行備份，備份數據應異地存放，確保數據的安全性。3.對電子檔案的存儲介質應定期進行檢查和維護，防止數據丟失或損壞。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國家有關法律法規(guī)和學校檔案管理制度為依據，對檔案進行科學鑒定。2.堅持全面、歷史、發(fā)展的觀點，準確判定檔案的價值。3.確保檔案鑒定工作的公正性和客觀性。（二）鑒定組織學校成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門人員和檔案專家組成，負責對檔案進行鑒定。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對檔案逐件進行審查，確定其價值。2.分析檔案內容與形成背景，綜合考慮檔案的現(xiàn)實利用價值和歷史保存價值。（四）保管期限劃分檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映學校主要職能活動和歷史面貌的，對學校、國家和社會具有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。2.長期保管的檔案：凡是反映學校一般工作活動，在較長時間內對學校工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管，保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案：凡是反映學校一般性工作活動，在較短時間內對學校工作有查考利用價值的檔案，列為短期保管，保管期限為5年至15年。（五）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進行鑒定，提出銷毀意見，編制銷毀清冊。2.銷毀清冊經學校主管領導審批后，由檔案管理部門負責組織銷毀。3.銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保銷毀工作的徹底性和安全性。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應在銷毀清冊上簽字，并將銷毀情況報告學校主管領導。六、檔案的統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計工作1.檔案管理部門應建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。2.定期編制檔案統(tǒng)計報表，向上級主管部門和學校領導報告檔案工作情況。3.對檔案統(tǒng)計數據進行分析研究，為檔案管理決策提供依據。（二）移交工作1.學校檔案管理部門應按照國家有關規(guī)定，定期向同級國家綜合檔案館移交檔案。2.移交檔案時，應編制檔案移交清冊，辦理交接手續(xù)。3.對移交的檔案，應確保其質量符合國家有關標準和要求。七、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則：檔案利用應遵守國家有關法律法規(guī)和學校檔案管理制度。2.服務學校中心工作原則：檔案利用應圍繞學校的教學、科研、管理等中心工作，為學校發(fā)展提供支持。3.方便利用原則：簡化檔案利用手續(xù)，提高檔案利用效率，方便師生員工查閱利用檔案。（二）利用方式1.查閱：師生員工因工作需要，可以到檔案管理部門查閱檔案。查閱檔案時，應填寫查閱登記表，經檔案管理部門負責人批準后，在指定地點查閱。2.借閱：因特殊情況需要借閱檔案的，應填寫借閱申請表，注明借閱目的、借閱期限等，經檔案管理部門負責人批準后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過兩周，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。3.復制：根據利用者的需求，檔案管理部門可以提供檔案復制服務。復制檔案時，應經檔案管理部門負責人批準，并注明復制用途。（三）利用限制1.涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，應嚴格按照國家有關保密規(guī)定進行管理，未經批準不得查閱、借閱和復制。2.重要檔案的利用應經學校主管領導批準。3.檔案利用者應愛護檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損或抽取、撤換檔案材料。八、檔案信息化建設（一）建設目標建立完善的學校檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案管理的數字化、網絡化和智能化，提高檔案管理效率和服務水平。（二）建設內容1.檔案數字化：對學校現(xiàn)有檔案進行數字化處理，建立電子檔案數據庫。2.檔案管理系統(tǒng)建設：開發(fā)或選用適合學校檔案管理的信息化系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等業(yè)務流程的信息化管理。3.網絡建設：建立檔案管理網絡平臺，實現(xiàn)檔案信息的遠程查詢和利用。4.安全保障體系建設：建立檔案信息化安全保障體系，確保檔案信息的安全。（三）實施步驟1.規(guī)劃階段：制定學校檔案信息化建設規(guī)劃，明確建設目標、任務和步驟。2.實施階段：按照規(guī)劃要求，組織開展檔案數字化、系統(tǒng)建設、網絡建設和安全保障體系建設等工作。3.驗收階段：對檔案信息化建設項目進行驗收，確保建設成果符合要求。（四）管理與維護1.建立檔案信息化管理制