員工檔案信息管理制度

員工檔案信息管理制度一、總則（一）目的為加強公司員工檔案信息管理，確保員工檔案信息的真實性、完整性和保密性，充分發(fā)揮員工檔案在公司人力資源管理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工檔案信息的管理。（三）基本原則1.真實性原則：員工檔案信息應如實反映員工的個人基本情況、工作經(jīng)歷、培訓情況、考核結果等。2.完整性原則：全面收集員工相關信息，確保檔案資料齊全，不遺漏重要信息。3.保密性原則：嚴格遵守保密規(guī)定，妥善保管員工檔案，防止信息泄露。4.動態(tài)管理原則：隨著員工工作變動、個人情況變化等，及時更新檔案信息。二、員工檔案信息內容（一）個人基本信息1.姓名、性別、出生日期、民族、籍貫2.身份證號碼、婚姻狀況、聯(lián)系方式3.家庭住址、緊急聯(lián)系人姓名及聯(lián)系方式（二）教育背景1.最高學歷、畢業(yè)院校、專業(yè)2.入學時間、畢業(yè)時間3.學歷證書編號（三）工作經(jīng)歷1.入職公司名稱、入職時間、離職時間2.擔任職位、工作職責及成果3.離職原因（四）培訓經(jīng)歷1.培訓課程名稱、培訓機構2.培訓時間、培訓證書編號（五）考核情況1.年度考核結果2.專項考核結果（六）薪酬福利信息1.基本工資、績效工資、獎金等2.社保、公積金繳納情況3.福利待遇享受情況（七）獎懲記錄1.獲得的獎勵名稱、頒發(fā)部門、時間2.受到的處罰原因、處罰方式、時間（八）職業(yè)發(fā)展規(guī)劃1.個人職業(yè)目標2.發(fā)展計劃及實施情況（九）其他重要信息如員工的職業(yè)資格證書、專業(yè)技術職稱證書、獲獎作品等相關資料。三、員工檔案信息的收集（一）新員工入職時1.新員工應在入職報到時提交個人基本信息表，包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、身份證號碼、婚姻狀況、聯(lián)系方式、家庭住址、緊急聯(lián)系人姓名及聯(lián)系方式等。2.同時提交學歷證書、學位證書、身份證等相關證件的原件及復印件，人力資源部門審核后留存復印件。3.填寫《員工入職登記表》，詳細說明教育背景、工作經(jīng)歷、培訓經(jīng)歷等情況。（二）在職期間1.員工工作經(jīng)歷發(fā)生變動時，應及時填寫《工作經(jīng)歷變動申請表》，提供新的工作單位名稱、入職時間、離職時間、擔任職位、工作職責及成果、離職原因等信息，并附上相關證明材料。2.參加培訓后，員工應將培訓證書原件及復印件交至人力資源部門，填寫《培訓信息登記表》，注明培訓課程名稱、培訓機構、培訓時間、培訓證書編號等。3.每年度考核結束后，人力資源部門負責收集員工的考核結果，并將其歸入員工檔案。4.員工獲得獎勵或受到處罰時，相關部門應及時將獎勵或處罰決定文件及相關證明材料交至人力資源部門，人力資源部門進行登記后歸入檔案。（三）其他情況1.員工個人信息發(fā)生變更，如姓名、聯(lián)系方式、家庭住址等，應及時填寫《個人信息變更申請表》，并提交相關證明材料，人力資源部門審核后進行更新。2.員工取得新的職業(yè)資格證書、專業(yè)技術職稱證書等，應在取得證書后一個月內將證書原件及復印件交至人力資源部門，人力資源部門進行登記并歸入檔案。四、員工檔案信息的整理（一）分類整理人力資源部門按照檔案信息內容的分類，將員工檔案資料進行分類整理，每類資料單獨成冊或裝盒，并在封面上注明類別名稱。（二）編號管理為便于檔案的查找和管理，對每一份員工檔案進行編號。編號規(guī)則為：公司名稱首字母縮寫+部門代碼+員工工號+檔案類別代碼。例如：ABC0100101，其中ABC為公司名稱首字母縮寫，01為部門代碼，001為員工工號，01為檔案類別代碼（如01表示個人基本信息，02表示教育背景等）。（三）裝訂歸檔將整理好的檔案資料按照編號順序依次裝訂成冊，對于紙張較大或較多的資料，可采用折疊、粘貼等方式進行整理，確保裝訂整齊、牢固，便于長期保存。（四）電子檔案建立除紙質檔案外，人力資源部門應建立員工電子檔案，將員工檔案信息錄入電子系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的電子化管理。電子檔案應定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。五、員工檔案信息的保管（一）保管部門公司員工檔案由人力資源部門負責統(tǒng)一保管。（二）保管環(huán)境檔案保管場所應保持清潔、干燥、通風良好，具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設施。（三）保管期限1.員工檔案的保管期限為員工離職后[X]年。2.對于重要崗位員工或涉及公司重大機密的員工檔案，保管期限可適當延長。（四）檔案查閱1.公司內部人員因工作需要查閱員工檔案時，需填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱原因、查閱內容、查閱時間等，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，報人力資源部門負責人審批。2.人力資源部門負責安排專人陪同查閱，并對查閱過程進行監(jiān)督。查閱人員不得擅自涂改、抽取、復制檔案資料。3.因工作需要復印檔案資料的，需經(jīng)人力資源部門負責人批準，并在復印件上注明用途。（五）檔案借閱1.外單位因工作需要借閱員工檔案時，需持有單位介紹信，并填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱原因、借閱內容、借閱時間等，經(jīng)公司分管領導簽字同意后，報人力資源部門負責人審批。2.人力資源部門負責辦理檔案借閱手續(xù)，借閱期限一般不超過[X]個工作日。借閱人員應妥善保管檔案，不得轉借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損等。3.借閱期滿后，借閱人員應及時歸還檔案，人力資源部門負責核對檔案資料是否完整、有無損壞等情況。（六）檔案保密1.人力資源部門工作人員應嚴格遵守保密制度，不得泄露員工檔案信息。2.未經(jīng)員工本人同意，不得向任何單位或個人提供員工檔案信息。3.在檔案管理過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案信息有泄露風險，應及時采取措施進行處理，并報告公司領導。六、員工檔案信息的更新（一）定期更新人力資源部門應定期對員工檔案信息進行更新，一般每半年進行一次全面梳理，確保檔案信息的準確性和及時性。（二）動態(tài)更新員工個人信息、工作經(jīng)歷、培訓情況、考核結果等發(fā)生變化時，應及時進行更新。人力資源部門在收到相關信息后，應在[X]個工作日內完成檔案信息的更新工作。（三）更新審核員工檔案信息更新后，人力資源部門應進行審核，確保更新內容真實、準確、完整。審核通過后，在檔案資料上加蓋“更新日期”章，并注明更新內容。七、員工檔案信息的銷毀（一）銷毀條件員工檔案保管期限屆滿或因其他原因需要銷毀時，由人力資源部門提出銷毀申請。（二）銷毀審批銷毀申請經(jīng)人力資源部門負責人審核后，報公司分管領導審批。（三）銷毀方式檔案銷毀應采用安全、環(huán)保的方式進行，如粉碎、焚燒等。銷毀過程應進行記錄，包括銷毀時間、銷毀地點、銷毀檔