印章使用借用管理制度

印章使用借用管理制度一、總則1.目的為規(guī)范公司印章的使用和借用管理，保障公司印章的安全與正確使用，維護公司的合法權(quán)益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司總部及各下屬分支機構(gòu)、子公司。公司所有印章的刻制、使用、保管、借用等相關(guān)事宜均需遵循本制度。3.印章定義本制度所指印章包括公司公章、合同專用章、財務(wù)專用章、法人章、部門章以及其他具有法律效力或代表公司權(quán)威的專用章。二、印章的刻制與啟用1.印章刻制公司各類印章的刻制由行政部門統(tǒng)一負責，根據(jù)工作需要填寫《印章刻制申請表》，詳細注明印章名稱、規(guī)格、用途等信息，經(jīng)公司法定代表人或其授權(quán)人批準后，交由指定的具有資質(zhì)的印章制作單位刻制。印章刻制完成后，行政部門應(yīng)及時組織驗收，檢查印章的規(guī)格、字體、圖案、材質(zhì)等是否符合要求，確認無誤后填寫《印章驗收單》。2.印章啟用新印章啟用前，行政部門應(yīng)在公司內(nèi)部發(fā)布啟用通知，明確印章的名稱、啟用日期、使用范圍等信息。同時，行政部門應(yīng)將印章的印模留存?zhèn)浒?，分別交公司檔案室、財務(wù)部等相關(guān)部門存檔，以備查驗。三、印章的保管1.保管原則公司印章應(yīng)遵循“專人保管、明確責任、嚴格審批、規(guī)范使用”的原則進行保管。各類印章必須指定專人負責保管，保管人員應(yīng)具備高度的責任心和保密意識，不得擅自將印章交予他人保管或使用。2.保管職責公章保管：由公司行政部門負責人指定專人保管，保管人員應(yīng)確保公章存放安全，使用時嚴格按照審批程序進行操作。合同專用章保管：由公司法務(wù)部門指定專人保管，保管人員負責審核合同文件，確保合同條款合法合規(guī)，并在合同蓋章過程中嚴格把關(guān)。財務(wù)專用章保管：由公司財務(wù)部負責人指定專人保管，保管人員應(yīng)按照財務(wù)制度規(guī)定使用財務(wù)專用章，負責辦理各類款項收付、票據(jù)開具等財務(wù)相關(guān)業(yè)務(wù)。法人章保管：由公司法定代表人或其授權(quán)人指定專人保管，保管人員應(yīng)在法定代表人或授權(quán)人的授權(quán)范圍內(nèi)使用法人章。部門章保管：由各部門負責人指定專人保管，保管人員應(yīng)嚴格按照本部門的工作流程和規(guī)定使用部門章，僅限于本部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的文件、資料等蓋章使用。3.保管要求印章保管人員應(yīng)設(shè)立專門的印章保管臺賬，詳細記錄印章的使用情況，包括使用日期、使用事由、使用人、批準人等信息。印章應(yīng)存放在安全可靠的地方，如保險柜、文件柜等，并配備必要的防盜、防火、防潮等設(shè)施。嚴禁將印章攜帶外出使用，如因特殊情況確需攜帶外出的，必須經(jīng)公司法定代表人或其授權(quán)人批準，并采取必要的安全措施，確保印章安全。四、印章的使用1.使用流程申請：使用印章的部門或個人應(yīng)填寫《印章使用申請表》，詳細注明用印事由、用印文件名稱、份數(shù)、用印日期等信息，并經(jīng)部門負責人審核簽字。審批：根據(jù)用印事項的性質(zhì)和金額大小，按照以下審批權(quán)限進行審批：涉及公司重大決策、重要合同、協(xié)議等事項的用印，需經(jīng)公司法定代表人批準。涉及公司日常經(jīng)營管理、一般性文件、資料等事項的用印，由公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準。涉及部門內(nèi)部業(yè)務(wù)的用印，由部門負責人批準。用?。河≌卤９苋藛T在收到經(jīng)審批后的《印章使用申請表》后，應(yīng)認真核對申請表內(nèi)容與用印文件是否一致，確認無誤后，方可在用印文件上加蓋印章。加蓋印章時應(yīng)確保印章清晰、端正，不得模糊、歪斜或遺漏。登記：印章使用完畢后，保管人員應(yīng)及時在印章保管臺賬上進行登記，并將《印章使用申請表》存檔保管，以備查閱。2.使用范圍公章：用于公司對外發(fā)布的重要文件、報告、通知、函件等；公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書等；公司出具的各類證明、介紹信等；公司法定代表人授權(quán)委托他人辦理相關(guān)事項的授權(quán)委托書等。合同專用章：專門用于公司對外簽訂各類經(jīng)濟合同、業(yè)務(wù)協(xié)議等。財務(wù)專用章：用于公司辦理各類款項收付、票據(jù)開具、財務(wù)報表蓋章等財務(wù)相關(guān)業(yè)務(wù)。法人章：用于公司法定代表人在相關(guān)文件、合同、票據(jù)等上的簽字蓋章，或在法定代表人授權(quán)范圍內(nèi)代表公司行使職權(quán)。部門章：僅限于本部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的文件、資料、報表、報告等蓋章使用，不得用于對外簽訂合同、協(xié)議等具有法律效力的文件。3.禁止使用情況未經(jīng)公司法定代表人或其授權(quán)人批準，任何人不得擅自使用公司印章。嚴禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信等上加蓋公司印章。不得將公司印章用于任何違法違規(guī)或損害公司利益的行為。五、印章的借用1.借用原則印章借用應(yīng)遵循“一事一借、嚴格審批、限期歸還、確保安全”的原則。嚴格控制印章借用范圍，非特殊情況不得借用印章。2.借用流程申請：因工作需要借用印章的部門或個人應(yīng)填寫《印章借用申請表》，詳細注明借用事由、借用期限、借用印章名稱等信息，并經(jīng)部門負責人審核簽字。審批：根據(jù)借用事項的性質(zhì)和重要程度，按照以下審批權(quán)限進行審批：借用公司公章、合同專用章等重要印章，需經(jīng)公司法定代表人批準。借用其他印章，由公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準。借用：印章保管人員在收到經(jīng)審批后的《印章借用申請表》后，應(yīng)向借用人員當面交接印章，并要求借用人員在《印章借用登記表》上簽字確認。交接時應(yīng)確保印章完好無損，同時告知借用人員印章的使用規(guī)定和注意事項。歸還：借用人員應(yīng)在借用期限屆滿后及時歸還印章，歸還時應(yīng)確保印章完好無損，如有損壞或遺失，應(yīng)立即向印章保管人員報告，并承擔相應(yīng)的責任。印章保管人員在收回印章后，應(yīng)在《印章借用登記表》上注明歸還日期，并檢查印章使用情況是否符合規(guī)定。3.借用期限印章借用期限一般不得超過[X]個工作日，如因特殊情況需要延長借用期限的，借用人員應(yīng)提前向印章保管人員提出申請，并經(jīng)原審批領(lǐng)導(dǎo)批準。六、印章的監(jiān)督與檢查1.監(jiān)督職責公司行政部門負責對印章的使用和借用情況進行定期監(jiān)督檢查，確保印章使用和借用符合本制度規(guī)定。公司審計部門負責對印章的使用和管理情況進行不定期審計，檢查印章使用的合規(guī)性、安全性以及印章保管臺賬的記錄情況等。公司法務(wù)部門負責對涉及印章使用的法律文件、合同等進行審核，確保公司印章的使用符合法律法規(guī)要求，防范法律風險。2.檢查內(nèi)容印章保管情況：檢查印章是否存放在安全可靠的地方，保管人員是否嚴格履行保管職責，印章保管臺賬記錄是否完整、準確。印章使用情況：檢查印章使用是否按照規(guī)定的流程和審批權(quán)限進行，用印文件是否真實、合法、有效，是否存在違規(guī)使用印章的情況。印章借用情況：檢查印章借用是否經(jīng)過審批，借用期限是否符合規(guī)定，借用人員是否按時歸還印章，印章歸還時是否完好無損。3.問題處理對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，檢查人員應(yīng)及時填寫《印章使用借用問題檢查表》，詳細記錄問題情況，并提出整改建議。印章保管人員或使用人員應(yīng)根據(jù)整改建議及時進行整改，整改完成后將整改情況書面報告公司行政部門。對于違反本制度規(guī)定使用或借用印章的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括但不限于警告、罰款、解除勞動合同等；構(gòu)成犯罪的，將依法追究刑事責任。七、印章的掛失與補辦1.掛失如發(fā)現(xiàn)公司印章遺失或被盜，印章保管人員應(yīng)立即向公司行政部門報告，并在[X]個工作日內(nèi)登報聲明作廢。同時，印章保管人員應(yīng)填寫《印章掛失申請表》，詳細說明印章遺失或被盜的情況，經(jīng)公司法定代表人或其授權(quán)人批準后，啟動印章掛失程序。2.補辦印章掛失后，行政部門應(yīng)按照本制度規(guī)定的印章刻制流程重新刻制印章，并辦理相關(guān)啟用手續(xù)。重新刻制印章的規(guī)格、字體、圖案等應(yīng)與原印章一致，同時應(yīng)在公司內(nèi)部發(fā)布印章補辦