外協(xié)物料發(fā)放管理制度_第1頁(yè)
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外協(xié)物料發(fā)放管理制度一、總則(一)目的為加強(qiáng)公司外協(xié)物料發(fā)放管理,規(guī)范物料發(fā)放流程,確保物料準(zhǔn)確、及時(shí)供應(yīng),滿足生產(chǎn)需求,特制定本制度。(二)適用范圍本制度適用于公司所有外協(xié)物料的發(fā)放管理,包括但不限于原材料、零部件、包裝材料等。(三)基本原則1.按需發(fā)放原則:根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃和實(shí)際需求,準(zhǔn)確發(fā)放物料,避免浪費(fèi)和積壓。2.先進(jìn)先出原則:按照物料入庫(kù)時(shí)間先后順序發(fā)放,確保物料質(zhì)量。3.手續(xù)完備原則:發(fā)放物料必須有完整的審批手續(xù),確保發(fā)放過程合規(guī)。4.賬物相符原則:物料發(fā)放后,要及時(shí)更新賬目,保證賬物一致。二、職責(zé)分工(一)生產(chǎn)部門1.根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃,提前向采購(gòu)部門提交外協(xié)物料需求計(jì)劃。2.負(fù)責(zé)對(duì)外協(xié)物料的使用情況進(jìn)行跟蹤和反饋,及時(shí)提出調(diào)整需求。(二)采購(gòu)部門1.根據(jù)生產(chǎn)部門需求計(jì)劃,負(fù)責(zé)外協(xié)物料的采購(gòu)工作。2.與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào),確保物料按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)。3.負(fù)責(zé)辦理外協(xié)物料的入庫(kù)手續(xù),并及時(shí)通知倉(cāng)庫(kù)。(三)倉(cāng)庫(kù)管理部門1.負(fù)責(zé)外協(xié)物料的驗(yàn)收、存儲(chǔ)和保管工作。2.根據(jù)審批后的物料發(fā)放申請(qǐng),準(zhǔn)確發(fā)放物料,并做好發(fā)放記錄。3.定期盤點(diǎn)庫(kù)存,確保賬物相符,及時(shí)反饋庫(kù)存異常情況。(四)質(zhì)量檢驗(yàn)部門1.對(duì)外協(xié)物料進(jìn)行檢驗(yàn),確保物料質(zhì)量符合要求。2.對(duì)檢驗(yàn)不合格的物料,及時(shí)通知采購(gòu)部門處理。(五)財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核物料采購(gòu)發(fā)票,辦理付款手續(xù)。2.對(duì)物料發(fā)放情況進(jìn)行財(cái)務(wù)核算和監(jiān)督。三、外協(xié)物料需求計(jì)劃(一)計(jì)劃編制1.生產(chǎn)部門應(yīng)根據(jù)月度生產(chǎn)計(jì)劃,提前[X]個(gè)工作日編制外協(xié)物料需求計(jì)劃。需求計(jì)劃應(yīng)明確物料名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、需求日期等詳細(xì)信息。2.需求計(jì)劃如有變更,生產(chǎn)部門應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)部門,并說明變更原因和變更內(nèi)容。(二)計(jì)劃審核1.采購(gòu)部門收到生產(chǎn)部門提交的外協(xié)物料需求計(jì)劃后,應(yīng)進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括需求的合理性、庫(kù)存情況等。2.如發(fā)現(xiàn)需求計(jì)劃不合理或庫(kù)存能夠滿足需求,采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)與生產(chǎn)部門溝通協(xié)商,提出調(diào)整建議。(三)計(jì)劃執(zhí)行1.采購(gòu)部門根據(jù)審核后的需求計(jì)劃,及時(shí)開展外協(xié)物料的采購(gòu)工作。2.采購(gòu)部門應(yīng)定期跟蹤采購(gòu)進(jìn)度,確保物料按時(shí)供應(yīng)。如因供應(yīng)商原因?qū)е挛锪喜荒馨磿r(shí)到貨,采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)向生產(chǎn)部門反饋,并采取相應(yīng)的解決措施。四、外協(xié)物料采購(gòu)(一)供應(yīng)商選擇1.采購(gòu)部門應(yīng)建立合格供應(yīng)商名錄,選擇具有良好信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價(jià)格合理、交貨及時(shí)的供應(yīng)商。2.新供應(yīng)商的開發(fā)應(yīng)按照公司供應(yīng)商開發(fā)流程進(jìn)行,經(jīng)過資質(zhì)審核、樣品檢驗(yàn)、小批量試用等環(huán)節(jié),合格后方可納入合格供應(yīng)商名錄。(二)采購(gòu)合同簽訂1.采購(gòu)部門與選定的供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同,明確物料名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款。2.采購(gòu)合同簽訂后,應(yīng)及時(shí)將合同副本提交給相關(guān)部門,如生產(chǎn)部門、財(cái)務(wù)部門等。(三)采購(gòu)跟蹤1.采購(gòu)部門應(yīng)定期跟蹤采購(gòu)合同執(zhí)行情況,及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào),確保物料按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)。2.如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在交貨延遲、質(zhì)量問題等情況,采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)采取措施,如催貨、換貨、扣款等,并向供應(yīng)商提出整改要求。五、外協(xié)物料驗(yàn)收(一)驗(yàn)收準(zhǔn)備1.倉(cāng)庫(kù)管理部門在收到采購(gòu)部門通知的外協(xié)物料到貨信息后,應(yīng)做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作,包括安排驗(yàn)收人員、準(zhǔn)備驗(yàn)收工具等。2.質(zhì)量檢驗(yàn)部門應(yīng)根據(jù)物料的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn),制定相應(yīng)的檢驗(yàn)方案。(二)驗(yàn)收流程1.物料到貨后,倉(cāng)庫(kù)管理部門應(yīng)首先核對(duì)送貨單與采購(gòu)合同的一致性,包括物料名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量等。2.驗(yàn)收人員按照檢驗(yàn)方案對(duì)物料進(jìn)行外觀、數(shù)量、尺寸等方面的檢驗(yàn),質(zhì)量檢驗(yàn)部門對(duì)物料進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)。3.如驗(yàn)收合格,倉(cāng)庫(kù)管理部門應(yīng)辦理入庫(kù)手續(xù),填寫入庫(kù)單,并將入庫(kù)信息及時(shí)通知采購(gòu)部門和財(cái)務(wù)部門。如驗(yàn)收不合格,倉(cāng)庫(kù)管理部門應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)部門,采購(gòu)部門負(fù)責(zé)與供應(yīng)商協(xié)商處理。(三)驗(yàn)收記錄1.驗(yàn)收人員應(yīng)做好驗(yàn)收記錄,記錄內(nèi)容包括物料名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、供應(yīng)商、到貨日期、驗(yàn)收情況等。2.驗(yàn)收記錄應(yīng)妥善保存,以備查詢和追溯。六、外協(xié)物料存儲(chǔ)(一)存儲(chǔ)環(huán)境1.倉(cāng)庫(kù)管理部門應(yīng)根據(jù)物料的特性,提供適宜的存儲(chǔ)環(huán)境,如溫度、濕度、通風(fēng)等條件。2.對(duì)有特殊存儲(chǔ)要求的物料,如易燃易爆、有毒有害等物料,應(yīng)設(shè)置專門的存儲(chǔ)區(qū)域,并采取相應(yīng)的安全防護(hù)措施。(二)存儲(chǔ)方式1.物料應(yīng)按照類別、規(guī)格型號(hào)、批次等進(jìn)行分類存放,標(biāo)識(shí)清晰,便于查找和管理。2.對(duì)易受潮、易生銹的物料,應(yīng)采取防潮、防銹措施,如密封包裝、放置干燥劑等。(三)庫(kù)存盤點(diǎn)1.倉(cāng)庫(kù)管理部門應(yīng)定期對(duì)庫(kù)存物料進(jìn)行盤點(diǎn),盤點(diǎn)周期為[X]月/季/年。2.盤點(diǎn)結(jié)束后,應(yīng)編制盤點(diǎn)報(bào)告,對(duì)盤點(diǎn)結(jié)果進(jìn)行分析,如發(fā)現(xiàn)賬物不符等情況,應(yīng)及時(shí)查明原因,并進(jìn)行調(diào)整。七、外協(xié)物料發(fā)放(一)發(fā)放申請(qǐng)1.生產(chǎn)部門根據(jù)生產(chǎn)進(jìn)度,提前[X]個(gè)工作日填寫外協(xié)物料發(fā)放申請(qǐng)單,注明物料名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、用途等信息。2.發(fā)放申請(qǐng)單應(yīng)經(jīng)生產(chǎn)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后,提交給倉(cāng)庫(kù)管理部門。(二)發(fā)放審批1.倉(cāng)庫(kù)管理部門收到發(fā)放申請(qǐng)單后,應(yīng)進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括申請(qǐng)數(shù)量是否合理、庫(kù)存是否充足等。2.如審核通過,發(fā)放申請(qǐng)單應(yīng)依次提交給采購(gòu)部門、質(zhì)量檢驗(yàn)部門、財(cái)務(wù)部門進(jìn)行審批。采購(gòu)部門審批重點(diǎn)關(guān)注采購(gòu)合同執(zhí)行情況,質(zhì)量檢驗(yàn)部門審批重點(diǎn)關(guān)注物料質(zhì)量,財(cái)務(wù)部門審批重點(diǎn)關(guān)注資金情況。3.各部門審批通過后,倉(cāng)庫(kù)管理部門方可發(fā)放物料。(三)發(fā)放操作1.倉(cāng)庫(kù)管理部門根據(jù)審批后的發(fā)放申請(qǐng)單,按照先進(jìn)先出原則,準(zhǔn)確發(fā)放物料。2.發(fā)放過程中,應(yīng)核對(duì)物料的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量等信息,確保發(fā)放準(zhǔn)確無誤。3.物料發(fā)放后,倉(cāng)庫(kù)管理部門應(yīng)及時(shí)更新庫(kù)存臺(tái)賬,并在發(fā)放申請(qǐng)單上簽字確認(rèn)。(四)發(fā)放記錄1.倉(cāng)庫(kù)管理部門應(yīng)做好物料發(fā)放記錄,記錄內(nèi)容包括發(fā)放日期、物料名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用人員等。2.發(fā)放記錄應(yīng)妥善保存,以備查詢和追溯。八、特殊情況處理(一)緊急物料需求1.如因生產(chǎn)急需,生產(chǎn)部門提出緊急外協(xié)物料需求時(shí),應(yīng)填寫緊急物料需求申請(qǐng)表,并說明緊急原因。2.緊急物料需求申請(qǐng)表經(jīng)生產(chǎn)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后,可先提交給倉(cāng)庫(kù)管理部門。倉(cāng)庫(kù)管理部門在庫(kù)存允許的情況下,可先發(fā)放物料,但應(yīng)在事后及時(shí)補(bǔ)辦審批手續(xù)。(二)物料質(zhì)量問題1.在物料發(fā)放過程中,如發(fā)現(xiàn)物料存在質(zhì)量問題,倉(cāng)庫(kù)管理部門應(yīng)立即停止發(fā)放,并及時(shí)通知采購(gòu)部門和質(zhì)量檢驗(yàn)部門。2.采購(gòu)部門負(fù)責(zé)與供應(yīng)商協(xié)商處理質(zhì)量問題,如換貨、退貨等。質(zhì)量檢驗(yàn)部門對(duì)處理后的物料進(jìn)行重新檢驗(yàn),合格后方可繼續(xù)發(fā)放。(三)庫(kù)存短缺1.如因供應(yīng)商交貨延遲等原因?qū)е聨?kù)存短缺,影響生產(chǎn)進(jìn)度時(shí),采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)采取措施,如催貨、調(diào)整采購(gòu)計(jì)劃等。2.倉(cāng)庫(kù)管理部門應(yīng)根據(jù)實(shí)際庫(kù)存情況,合理安排物料發(fā)放,優(yōu)先保證關(guān)鍵生產(chǎn)環(huán)節(jié)的需求。九、監(jiān)督與考核(一)監(jiān)督檢查1.公司定期對(duì)外協(xié)物料發(fā)放管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查,檢查內(nèi)容包括需求計(jì)劃編制、采購(gòu)、驗(yàn)收、存儲(chǔ)、發(fā)放等環(huán)節(jié)。2.監(jiān)督檢查可采用現(xiàn)場(chǎng)檢查、資料查閱、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析等方式進(jìn)行。(二)考核評(píng)價(jià)1.根據(jù)監(jiān)督檢查結(jié)果,對(duì)相關(guān)部門和人員進(jìn)行考核評(píng)價(jià)??己酥笜?biāo)包括物料供

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