外協(xié)物料發(fā)放管理制度

外協(xié)物料發(fā)放管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司外協(xié)物料發(fā)放管理，規(guī)范物料發(fā)放流程，確保物料準(zhǔn)確、及時(shí)供應(yīng)，滿足生產(chǎn)需求，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有外協(xié)物料的發(fā)放管理，包括但不限于原材料、零部件、包裝材料等。（三）基本原則1.按需發(fā)放原則：根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃和實(shí)際需求，準(zhǔn)確發(fā)放物料，避免浪費(fèi)和積壓。2.先進(jìn)先出原則：按照物料入庫時(shí)間先后順序發(fā)放，確保物料質(zhì)量。3.手續(xù)完備原則：發(fā)放物料必須有完整的審批手續(xù)，確保發(fā)放過程合規(guī)。4.賬物相符原則：物料發(fā)放后，要及時(shí)更新賬目，保證賬物一致。二、職責(zé)分工（一）生產(chǎn)部門1.根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃，提前向采購部門提交外協(xié)物料需求計(jì)劃。2.負(fù)責(zé)對(duì)外協(xié)物料的使用情況進(jìn)行跟蹤和反饋，及時(shí)提出調(diào)整需求。（二）采購部門1.根據(jù)生產(chǎn)部門需求計(jì)劃，負(fù)責(zé)外協(xié)物料的采購工作。2.與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保物料按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)。3.負(fù)責(zé)辦理外協(xié)物料的入庫手續(xù)，并及時(shí)通知倉庫。（三）倉庫管理部門1.負(fù)責(zé)外協(xié)物料的驗(yàn)收、存儲(chǔ)和保管工作。2.根據(jù)審批后的物料發(fā)放申請(qǐng)，準(zhǔn)確發(fā)放物料，并做好發(fā)放記錄。3.定期盤點(diǎn)庫存，確保賬物相符，及時(shí)反饋庫存異常情況。（四）質(zhì)量檢驗(yàn)部門1.對(duì)外協(xié)物料進(jìn)行檢驗(yàn)，確保物料質(zhì)量符合要求。2.對(duì)檢驗(yàn)不合格的物料，及時(shí)通知采購部門處理。（五）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核物料采購發(fā)票，辦理付款手續(xù)。2.對(duì)物料發(fā)放情況進(jìn)行財(cái)務(wù)核算和監(jiān)督。三、外協(xié)物料需求計(jì)劃（一）計(jì)劃編制1.生產(chǎn)部門應(yīng)根據(jù)月度生產(chǎn)計(jì)劃，提前[X]個(gè)工作日編制外協(xié)物料需求計(jì)劃。需求計(jì)劃應(yīng)明確物料名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、需求日期等詳細(xì)信息。2.需求計(jì)劃如有變更，生產(chǎn)部門應(yīng)及時(shí)通知采購部門，并說明變更原因和變更內(nèi)容。（二）計(jì)劃審核1.采購部門收到生產(chǎn)部門提交的外協(xié)物料需求計(jì)劃后，應(yīng)進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括需求的合理性、庫存情況等。2.如發(fā)現(xiàn)需求計(jì)劃不合理或庫存能夠滿足需求，采購部門應(yīng)及時(shí)與生產(chǎn)部門溝通協(xié)商，提出調(diào)整建議。（三）計(jì)劃執(zhí)行1.采購部門根據(jù)審核后的需求計(jì)劃，及時(shí)開展外協(xié)物料的采購工作。2.采購部門應(yīng)定期跟蹤采購進(jìn)度，確保物料按時(shí)供應(yīng)。如因供應(yīng)商原因?qū)е挛锪喜荒馨磿r(shí)到貨，采購部門應(yīng)及時(shí)向生產(chǎn)部門反饋，并采取相應(yīng)的解決措施。四、外協(xié)物料采購（一）供應(yīng)商選擇1.采購部門應(yīng)建立合格供應(yīng)商名錄，選擇具有良好信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價(jià)格合理、交貨及時(shí)的供應(yīng)商。2.新供應(yīng)商的開發(fā)應(yīng)按照公司供應(yīng)商開發(fā)流程進(jìn)行，經(jīng)過資質(zhì)審核、樣品檢驗(yàn)、小批量試用等環(huán)節(jié)，合格后方可納入合格供應(yīng)商名錄。（二）采購合同簽訂1.采購部門與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確物料名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款。2.采購合同簽訂后，應(yīng)及時(shí)將合同副本提交給相關(guān)部門，如生產(chǎn)部門、財(cái)務(wù)部門等。（三）采購跟蹤1.采購部門應(yīng)定期跟蹤采購合同執(zhí)行情況，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保物料按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)。2.如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在交貨延遲、質(zhì)量問題等情況，采購部門應(yīng)及時(shí)采取措施，如催貨、換貨、扣款等，并向供應(yīng)商提出整改要求。五、外協(xié)物料驗(yàn)收（一）驗(yàn)收準(zhǔn)備1.倉庫管理部門在收到采購部門通知的外協(xié)物料到貨信息后，應(yīng)做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作，包括安排驗(yàn)收人員、準(zhǔn)備驗(yàn)收工具等。2.質(zhì)量檢驗(yàn)部門應(yīng)根據(jù)物料的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，制定相應(yīng)的檢驗(yàn)方案。（二）驗(yàn)收流程1.物料到貨后，倉庫管理部門應(yīng)首先核對(duì)送貨單與采購合同的一致性，包括物料名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量等。2.驗(yàn)收人員按照檢驗(yàn)方案對(duì)物料進(jìn)行外觀、數(shù)量、尺寸等方面的檢驗(yàn)，質(zhì)量檢驗(yàn)部門對(duì)物料進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)。3.如驗(yàn)收合格，倉庫管理部門應(yīng)辦理入庫手續(xù)，填寫入庫單，并將入庫信息及時(shí)通知采購部門和財(cái)務(wù)部門。如驗(yàn)收不合格，倉庫管理部門應(yīng)及時(shí)通知采購部門，采購部門負(fù)責(zé)與供應(yīng)商協(xié)商處理。（三）驗(yàn)收記錄1.驗(yàn)收人員應(yīng)做好驗(yàn)收記錄，記錄內(nèi)容包括物料名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、供應(yīng)商、到貨日期、驗(yàn)收情況等。2.驗(yàn)收記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢和追溯。六、外協(xié)物料存儲(chǔ)（一）存儲(chǔ)環(huán)境1.倉庫管理部門應(yīng)根據(jù)物料的特性，提供適宜的存儲(chǔ)環(huán)境，如溫度、濕度、通風(fēng)等條件。2.對(duì)有特殊存儲(chǔ)要求的物料，如易燃易爆、有毒有害等物料，應(yīng)設(shè)置專門的存儲(chǔ)區(qū)域，并采取相應(yīng)的安全防護(hù)措施。（二）存儲(chǔ)方式1.物料應(yīng)按照類別、規(guī)格型號(hào)、批次等進(jìn)行分類存放，標(biāo)識(shí)清晰，便于查找和管理。2.對(duì)易受潮、易生銹的物料，應(yīng)采取防潮、防銹措施，如密封包裝、放置干燥劑等。（三）庫存盤點(diǎn)1.倉庫管理部門應(yīng)定期對(duì)庫存物料進(jìn)行盤點(diǎn)，盤點(diǎn)周期為[X]月/季/年。2.盤點(diǎn)結(jié)束后，應(yīng)編制盤點(diǎn)報(bào)告，對(duì)盤點(diǎn)結(jié)果進(jìn)行分析，如發(fā)現(xiàn)賬物不符等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并進(jìn)行調(diào)整。七、外協(xié)物料發(fā)放（一）發(fā)放申請(qǐng)1.生產(chǎn)部門根據(jù)生產(chǎn)進(jìn)度，提前[X]個(gè)工作日填寫外協(xié)物料發(fā)放申請(qǐng)單，注明物料名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、用途等信息。2.發(fā)放申請(qǐng)單應(yīng)經(jīng)生產(chǎn)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交給倉庫管理部門。（二）發(fā)放審批1.倉庫管理部門收到發(fā)放申請(qǐng)單后，應(yīng)進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括申請(qǐng)數(shù)量是否合理、庫存是否充足等。2.如審核通過，發(fā)放申請(qǐng)單應(yīng)依次提交給采購部門、質(zhì)量檢驗(yàn)部門、財(cái)務(wù)部門進(jìn)行審批。采購部門審批重點(diǎn)關(guān)注采購合同執(zhí)行情況，質(zhì)量檢驗(yàn)部門審批重點(diǎn)關(guān)注物料質(zhì)量，財(cái)務(wù)部門審批重點(diǎn)關(guān)注資金情況。3.各部門審批通過后，倉庫管理部門方可發(fā)放物料。（三）發(fā)放操作1.倉庫管理部門根據(jù)審批后的發(fā)放申請(qǐng)單，按照先進(jìn)先出原則，準(zhǔn)確發(fā)放物料。2.發(fā)放過程中，應(yīng)核對(duì)物料的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量等信息，確保發(fā)放準(zhǔn)確無誤。3.物料發(fā)放后，倉庫管理部門應(yīng)及時(shí)更新庫存臺(tái)賬，并在發(fā)放申請(qǐng)單上簽字確認(rèn)。（四）發(fā)放記錄1.倉庫管理部門應(yīng)做好物料發(fā)放記錄，記錄內(nèi)容包括發(fā)放日期、物料名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用人員等。2.發(fā)放記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢和追溯。八、特殊情況處理（一）緊急物料需求1.如因生產(chǎn)急需，生產(chǎn)部門提出緊急外協(xié)物料需求時(shí)，應(yīng)填寫緊急物料需求申請(qǐng)表，并說明緊急原因。2.緊急物料需求申請(qǐng)表經(jīng)生產(chǎn)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，可先提交給倉庫管理部門。倉庫管理部門在庫存允許的情況下，可先發(fā)放物料，但應(yīng)在事后及時(shí)補(bǔ)辦審批手續(xù)。（二）物料質(zhì)量問題1.在物料發(fā)放過程中，如發(fā)現(xiàn)物料存在質(zhì)量問題，倉庫管理部門應(yīng)立即停止發(fā)放，并及時(shí)通知采購部門和質(zhì)量檢驗(yàn)部門。2.采購部門負(fù)責(zé)與供應(yīng)商協(xié)商處理質(zhì)量問題，如換貨、退貨等。質(zhì)量檢驗(yàn)部門對(duì)處理后的物料進(jìn)行重新檢驗(yàn)，合格后方可繼續(xù)發(fā)放。（三）庫存短缺1.如因供應(yīng)商交貨延遲等原因?qū)е聨齑娑倘保绊懮a(chǎn)進(jìn)度時(shí)，采購部門應(yīng)及時(shí)采取措施，如催貨、調(diào)整采購計(jì)劃等。2.倉庫管理部門應(yīng)根據(jù)實(shí)際庫存情況，合理安排物料發(fā)放，優(yōu)先保證關(guān)鍵生產(chǎn)環(huán)節(jié)的需求。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司定期對(duì)外協(xié)物料發(fā)放管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括需求計(jì)劃編制、采購、驗(yàn)收、存儲(chǔ)、發(fā)放等環(huán)節(jié)。2.監(jiān)督檢查可采用現(xiàn)場檢查、資料查閱、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析等方式進(jìn)行。（二）考核評(píng)價(jià)1.根據(jù)監(jiān)督檢查結(jié)果，對(duì)相關(guān)部門和人員進(jìn)行考核評(píng)價(jià)?？己酥笜?biāo)包括物料供