市場工程采購管理制度

市場工程采購管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司市場工程采購管理工作，確保采購活動的公開、公平、公正，提高采購效率，降低采購成本，保證工程質(zhì)量和進度，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有市場工程采購活動，包括但不限于原材料、設(shè)備、構(gòu)配件、服務(wù)等的采購。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定。2.效益原則：在保證質(zhì)量的前提下，努力降低采購成本，提高采購效益。3.誠信原則：采購人員應(yīng)誠實守信，與供應(yīng)商建立良好的合作關(guān)系。4.公開透明原則：采購過程應(yīng)公開透明，接受公司內(nèi)部監(jiān)督和相關(guān)部門的檢查。二、采購組織與職責(zé)（一）采購決策機構(gòu)公司成立采購決策委員會，由公司高層管理人員、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人等組成。采購決策委員會負(fù)責(zé)審議和批準(zhǔn)重大采購項目的采購計劃、采購方式、供應(yīng)商選擇等事項。（二）采購執(zhí)行部門公司設(shè)立采購部門，負(fù)責(zé)具體的采購業(yè)務(wù)操作。采購部門應(yīng)配備專業(yè)的采購人員，明確采購人員的職責(zé)分工，確保采購工作的順利進行。采購人員的主要職責(zé)包括：1.收集市場信息，分析采購需求，編制采購計劃。2.尋找、篩選、評估供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案。3.組織采購談判，簽訂采購合同。4.跟蹤采購合同執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題。5.負(fù)責(zé)采購文件的整理、歸檔和保管。（三）其他相關(guān)部門職責(zé)1.工程部門：負(fù)責(zé)提出工程采購需求，參與采購技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的制定，協(xié)助采購部門進行供應(yīng)商技術(shù)能力評估，跟蹤采購物資的使用情況，反饋質(zhì)量問題。2.質(zhì)量部門：負(fù)責(zé)對采購物資的質(zhì)量進行檢驗和監(jiān)督，參與供應(yīng)商質(zhì)量體系評估，對不合格物資提出處理意見。3.財務(wù)部門：負(fù)責(zé)審核采購預(yù)算，監(jiān)督采購資金的支付，參與采購合同的審核。三、采購流程（一）采購計劃編制1.工程部門根據(jù)工程進度和需求，提前向采購部門提交采購需求清單，包括物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時間等。2.采購部門對采購需求清單進行匯總和分析，結(jié)合庫存情況，編制采購計劃。采購計劃應(yīng)明確采購項目、采購數(shù)量、采購時間、采購預(yù)算等內(nèi)容。3.采購計劃報采購決策委員會審議批準(zhǔn)后執(zhí)行。（二）供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商尋找采購人員通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。建立供應(yīng)商信息庫，收集供應(yīng)商的基本信息、資質(zhì)證書、業(yè)績情況、產(chǎn)品質(zhì)量等資料。2.供應(yīng)商篩選與評估根據(jù)采購需求和供應(yīng)商信息庫，對潛在供應(yīng)商進行篩選，確定入圍供應(yīng)商名單。采購部門會同工程部門、質(zhì)量部門等相關(guān)部門對入圍供應(yīng)商進行實地考察和評估，評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、技術(shù)水平、質(zhì)量管理、價格水平、售后服務(wù)等方面。對供應(yīng)商進行打分評價，根據(jù)評價結(jié)果確定合格供應(yīng)商名單。3.供應(yīng)商管理與合格供應(yīng)商簽訂合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。定期對供應(yīng)商進行考核評價，考核內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務(wù)等方面。根據(jù)考核評價結(jié)果，對供應(yīng)商進行分類管理，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎勵，對于不符合要求的供應(yīng)商進行淘汰。（三）采購實施1.采購方式選擇根據(jù)采購項目的特點和金額大小，選擇合適的采購方式，如公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、競爭性談判、單一來源采購、詢價采購等。采購方式的選擇應(yīng)符合國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，并報采購決策委員會批準(zhǔn)。2.采購文件編制根據(jù)采購方式和采購需求，編制采購文件，采購文件應(yīng)包括采購公告、招標(biāo)文件、談判文件、詢價文件等。采購文件應(yīng)明確采購項目的技術(shù)要求、商務(wù)條款、評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)、合同條款等內(nèi)容。3.采購活動組織按照采購文件的要求，組織采購活動，如發(fā)布采購公告、發(fā)售招標(biāo)文件、組織開標(biāo)、評標(biāo)、談判、詢價等。采購人員應(yīng)嚴(yán)格遵守采購活動的程序和紀(jì)律，確保采購活動的公平、公正、公開。4.采購合同簽訂根據(jù)評標(biāo)結(jié)果或談判、詢價結(jié)果，確定中標(biāo)供應(yīng)商或成交供應(yīng)商。與中標(biāo)供應(yīng)商或成交供應(yīng)商簽訂采購合同，采購合同應(yīng)明確采購物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等內(nèi)容。采購合同報財務(wù)部門審核后蓋章生效。（四）采購驗收1.采購物資到貨前，采購部門應(yīng)通知工程部門、質(zhì)量部門等相關(guān)部門做好驗收準(zhǔn)備工作。2.采購物資到貨后，采購部門組織工程部門、質(zhì)量部門等相關(guān)部門按照采購合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進行驗收。驗收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、規(guī)格型號、質(zhì)量、外觀等方面。3.驗收合格的物資，由驗收人員簽字確認(rèn)，并辦理入庫手續(xù)。驗收不合格的物資，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商聯(lián)系，要求供應(yīng)商更換或處理。如供應(yīng)商拒絕處理，采購部門應(yīng)根據(jù)合同約定追究供應(yīng)商的違約責(zé)任。（五）采購付款1.采購部門根據(jù)采購合同和驗收情況，填寫付款申請單，報財務(wù)部門審核。2.財務(wù)部門審核付款申請單，確認(rèn)無誤后，按照合同約定的付款方式和時間支付貨款。3.采購部門應(yīng)跟蹤采購付款情況，及時與財務(wù)部門溝通協(xié)調(diào)，確保采購資金的安全和及時支付。四、采購風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別1.市場風(fēng)險：市場價格波動、供應(yīng)商壟斷等可能導(dǎo)致采購成本增加。2.質(zhì)量風(fēng)險：供應(yīng)商提供的物資質(zhì)量不符合要求，可能影響工程質(zhì)量和進度。3.交貨風(fēng)險：供應(yīng)商交貨延遲或無法交貨，可能影響工程進度。4.合同風(fēng)險：采購合同條款不明確、不合理，可能導(dǎo)致合同糾紛和經(jīng)濟損失。5.人員風(fēng)險：采購人員違規(guī)操作、受賄等可能給公司帶來經(jīng)濟損失和聲譽損害。（二）風(fēng)險評估1.對識別出的采購風(fēng)險進行評估，分析風(fēng)險發(fā)生的可能性和影響程度。2.根據(jù)風(fēng)險評估結(jié)果，對采購風(fēng)險進行分類，確定風(fēng)險等級。（三）風(fēng)險應(yīng)對措施1.市場風(fēng)險應(yīng)對措施建立市場價格監(jiān)測機制，及時掌握市場價格動態(tài)，合理安排采購時間和數(shù)量。與多家供應(yīng)商建立合作關(guān)系，避免供應(yīng)商壟斷，降低采購成本。2.質(zhì)量風(fēng)險應(yīng)對措施加強對供應(yīng)商的質(zhì)量管理，要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證文件，定期對供應(yīng)商進行質(zhì)量考核。嚴(yán)格按照采購合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進行驗收，對不合格物資堅決不予接收。3.交貨風(fēng)險應(yīng)對措施在采購合同中明確交貨時間、交貨地點、違約責(zé)任等條款，要求供應(yīng)商嚴(yán)格按照合同約定交貨。建立供應(yīng)商交貨跟蹤機制，及時掌握供應(yīng)商交貨情況，如發(fā)現(xiàn)交貨延遲，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，采取相應(yīng)的措施。4.合同風(fēng)險應(yīng)對措施加強采購合同管理，合同條款應(yīng)明確、合理、嚴(yán)謹(jǐn)，避免合同糾紛。采購合同簽訂前，應(yīng)報法律部門審核，確保合同的合法性和有效性。5.人員風(fēng)險應(yīng)對措施加強對采購人員的培訓(xùn)和教育，提高采購人員的業(yè)務(wù)水平和職業(yè)道德素質(zhì)。建立采購人員考核評價機制，對采購人員的工作業(yè)績和廉潔自律情況進行考核評價。加強對采購活動的監(jiān)督和審計，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，嚴(yán)肅追究相關(guān)人員的責(zé)任。五、采購監(jiān)督與審計（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對采購活動進行審計，檢查采購程序是否合規(guī)、采購合同是否履行、采購資金使用是否合理等。2.采購部門應(yīng)定期向公司管理層匯報采購工作情況，接受公司內(nèi)部監(jiān)督。3.公司設(shè)立舉報信箱和舉報電話，接受員工對采購活動中違規(guī)行為的舉報。（二）外部監(jiān)督1.接受政府相關(guān)部門的監(jiān)督檢查，如財政部門、審計部門、監(jiān)察部門等。2.主動接受社會公眾的