公司文書(shū)傳閱管理制度

公司文書(shū)傳閱管理制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司文書(shū)傳閱流程，確保公司各類文件能夠及時(shí)、準(zhǔn)確地傳達(dá)給相關(guān)人員，提高工作效率，避免文件丟失或延誤，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有文書(shū)的傳閱管理，包括但不限于公司紅頭文件、通知、報(bào)告、合同、協(xié)議等各類正式文件以及重要電子郵件。（三）基本原則1.及時(shí)準(zhǔn)確原則：文書(shū)傳閱應(yīng)確保文件能夠迅速傳遞到相關(guān)人員手中，且傳遞過(guò)程中信息準(zhǔn)確無(wú)誤，不發(fā)生遺漏、誤傳等情況。2.責(zé)任明確原則：明確各環(huán)節(jié)傳閱人員的職責(zé)，確保每個(gè)環(huán)節(jié)都有專人負(fù)責(zé)，避免出現(xiàn)推諉扯皮現(xiàn)象。3.保密原則：涉及公司機(jī)密的文書(shū)，在傳閱過(guò)程中要嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止信息泄露。二、文書(shū)的分類與編號(hào)（一）文書(shū)分類1.行政類文書(shū)：包括公司紅頭文件、行政通知、會(huì)議紀(jì)要等，主要用于傳達(dá)公司行政決策、工作安排等。2.業(yè)務(wù)類文書(shū)：如合同、協(xié)議、業(yè)務(wù)報(bào)告、項(xiàng)目方案等，與公司具體業(yè)務(wù)相關(guān)。3.財(cái)務(wù)類文書(shū)：涵蓋財(cái)務(wù)報(bào)表、預(yù)算報(bào)告、費(fèi)用報(bào)銷文件等。4.人事類文書(shū)：例如招聘計(jì)劃、員工檔案、績(jī)效考核文件等。（二）編號(hào)規(guī)則為便于文書(shū)的管理和查詢，對(duì)各類文書(shū)進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)。編號(hào)格式為：[年份][部門(mén)代碼][流水號(hào)]。其中，年份為文書(shū)產(chǎn)生的年份，采用公元紀(jì)年，取后兩位數(shù)字；部門(mén)代碼按照公司各部門(mén)的簡(jiǎn)稱設(shè)定，具體如下：|部門(mén)|部門(mén)代碼|||||總經(jīng)理辦公室|GB||人力資源部|HR||財(cái)務(wù)部|FW||市場(chǎng)部|SC||銷售部|XS||技術(shù)部|JS||生產(chǎn)部|SC||采購(gòu)部|CG||行政部|XZ|流水號(hào)為該部門(mén)當(dāng)年產(chǎn)生的文書(shū)順序號(hào)，從001開(kāi)始依次遞增。例如，人力資源部2023年產(chǎn)生的第5份文件編號(hào)為：23HR005。三、文書(shū)傳閱流程（一）收文登記1.公司設(shè)立專門(mén)的文書(shū)收發(fā)崗位，負(fù)責(zé)各類文書(shū)的接收與登記工作。2.收文人員收到文書(shū)后，應(yīng)仔細(xì)核對(duì)文件的名稱、份數(shù)、來(lái)源等信息，并在《文書(shū)收文登記表》上詳細(xì)記錄，包括文件編號(hào)、收文日期、發(fā)文單位、文件標(biāo)題、份數(shù)、密級(jí)等內(nèi)容。3.對(duì)于緊急文件，收文人員應(yīng)立即在登記表上注明“緊急”字樣，并及時(shí)通知相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或部門(mén)。（二）文件初審1.收文人員對(duì)收到的文書(shū)進(jìn)行初步審核，判斷文件的性質(zhì)、涉及部門(mén)及傳閱范圍。2.根據(jù)文件內(nèi)容，確定是否需要呈送總經(jīng)理批閱，對(duì)于一般性文件，可直接進(jìn)入傳閱環(huán)節(jié)。3.對(duì)于需要呈送總經(jīng)理批閱的文件，收文人員應(yīng)在文件首頁(yè)附上《文件呈批表》，注明文件來(lái)源、標(biāo)題、擬辦意見(jiàn)等內(nèi)容，一并呈送總經(jīng)理?？偨?jīng)理批閱后，根據(jù)批示意見(jiàn)進(jìn)行下一步處理。（三）傳閱安排1.根據(jù)文件內(nèi)容和傳閱范圍，確定傳閱人員名單。傳閱人員名單應(yīng)包括直接相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人及需要知曉文件內(nèi)容的其他人員。2.將需要傳閱的文件放入專門(mén)的文書(shū)傳閱夾，并在傳閱夾上標(biāo)明文件編號(hào)、標(biāo)題、傳閱范圍等信息。3.按照確定的傳閱順序，依次將文件傳遞給傳閱人員。傳閱順序一般按照文件涉及事項(xiàng)的重要程度、相關(guān)人員的職責(zé)范圍以及工作流程進(jìn)行安排。（四）傳閱過(guò)程1.傳閱人員收到文件后，應(yīng)在《文書(shū)傳閱登記表》上簽字確認(rèn)收到時(shí)間，并盡快閱讀文件。2.傳閱人員閱讀文件后，如有意見(jiàn)或建議，可在文件空白處或?qū)ｉT(mén)的批注欄內(nèi)注明，并及時(shí)將文件傳遞給下一位傳閱人員。3.對(duì)于需要緊急處理的文件，傳閱人員應(yīng)優(yōu)先處理，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成傳閱和反饋。（五）傳閱跟蹤1.設(shè)立專門(mén)的文書(shū)傳閱跟蹤人員，負(fù)責(zé)對(duì)文件傳閱情況進(jìn)行實(shí)時(shí)跟蹤。2.跟蹤人員應(yīng)定期檢查《文書(shū)傳閱登記表》，了解文件的傳閱進(jìn)度，對(duì)于超過(guò)規(guī)定傳閱時(shí)間仍未完成傳閱的文件，及時(shí)提醒傳閱人員。3.如發(fā)現(xiàn)文件在傳閱過(guò)程中出現(xiàn)延誤、丟失等異常情況，跟蹤人員應(yīng)立即采取措施進(jìn)行查找，并向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。（六）文件回收1.文件傳閱完畢后，最后一位傳閱人員應(yīng)將文件交回文書(shū)收發(fā)崗位。2.收文人員在收到文件后，應(yīng)檢查文件是否完整，有無(wú)缺頁(yè)、損壞等情況，并在《文書(shū)傳閱登記表》上記錄文件回收時(shí)間。3.對(duì)于需要存檔的文件，收文人員應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行整理歸檔；對(duì)于不需要存檔的文件，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，可進(jìn)行銷毀處理。四、文書(shū)傳閱的時(shí)間規(guī)定（一）一般文件傳閱時(shí)間一般性文件的傳閱時(shí)間原則上不超過(guò)[X]個(gè)工作日，具體時(shí)間根據(jù)文件內(nèi)容的復(fù)雜程度和涉及范圍由傳閱跟蹤人員確定。（二）緊急文件傳閱時(shí)間緊急文件應(yīng)立即進(jìn)行傳閱，傳閱人員收到文件后應(yīng)在[X]小時(shí)內(nèi)完成閱讀，并及時(shí)傳遞給下一位傳閱人員。整個(gè)傳閱過(guò)程應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)完成。（三）特殊情況處理如遇特殊情況，導(dǎo)致文件無(wú)法在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成傳閱，傳閱人員應(yīng)及時(shí)向傳閱跟蹤人員說(shuō)明原因，并申請(qǐng)延長(zhǎng)傳閱時(shí)間。經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，可適當(dāng)延長(zhǎng)傳閱期限。五、文書(shū)傳閱的保密要求（一）保密范圍涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、客戶信息等敏感內(nèi)容的文書(shū)均屬于保密范圍。（二）傳閱要求1.保密文件應(yīng)在專門(mén)的保密環(huán)境下進(jìn)行傳閱，傳閱人員不得將文件帶出規(guī)定的傳閱區(qū)域。2.傳閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得私自復(fù)印、摘抄、傳播保密文件內(nèi)容。3.如因工作需要必須復(fù)印保密文件，應(yīng)經(jīng)文件管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在復(fù)印件上注明“保密”字樣，嚴(yán)格控制復(fù)印件的發(fā)放范圍。（三）監(jiān)督與處罰1.公司設(shè)立保密監(jiān)督崗位，定期對(duì)文書(shū)傳閱過(guò)程中的保密情況進(jìn)行檢查。2.對(duì)于違反保密規(guī)定的傳閱人員，公司將視情節(jié)輕重給予警告、罰款、降職、辭退等處罰；如因泄密給公司造成損失的，將依法追究相關(guān)人員的法律責(zé)任。六、文書(shū)傳閱的權(quán)限規(guī)定（一）不同層級(jí)人員的傳閱權(quán)限1.總經(jīng)理有權(quán)傳閱公司所有文件，包括機(jī)密文件。2.副總經(jīng)理及以上級(jí)別管理人員有權(quán)傳閱涉及公司重大決策、重要業(yè)務(wù)等相關(guān)文件。3.部門(mén)負(fù)責(zé)人有權(quán)傳閱本部門(mén)業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的文件以及與其他部門(mén)協(xié)調(diào)工作所需的文件。4.普通員工根據(jù)工作需要，在部門(mén)負(fù)責(zé)人的安排下傳閱相關(guān)文件。（二）特殊文件的傳閱權(quán)限對(duì)于涉及公司核心機(jī)密、重大利益的文件，傳閱權(quán)限將根據(jù)文件的具體內(nèi)容和重要程度另行規(guī)定，必要時(shí)需經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)集體研究決定傳閱范圍。七、文書(shū)傳閱的存檔與查閱（一）存檔要求1.文書(shū)收發(fā)崗位應(yīng)定期將傳閱完畢的文件進(jìn)行整理歸檔，按照公司檔案管理分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類存放。2.歸檔文件應(yīng)保持完整、整潔，如有破損或缺失應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或補(bǔ)充。3.建立文書(shū)傳閱檔案目錄，詳細(xì)記錄每份文件的編號(hào)、標(biāo)題、歸檔日期、保管期限等信息，便于查詢和檢索。（二）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱存檔文書(shū)時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《文書(shū)查閱申請(qǐng)表》，注明查閱文件的編號(hào)、標(biāo)題、查閱原因等內(nèi)容，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到文書(shū)檔案管理部門(mén)查閱。2.文書(shū)檔案管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)表提供相應(yīng)文件，并對(duì)查閱過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督，確保文件的安全和完整。查閱人員不得在文件上涂改、標(biāo)記或損壞文件。3.涉及公司機(jī)密的