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文檔簡介
工程檔案存檔管理制度一、總則(一)目的為加強(qiáng)公司工程檔案的規(guī)范化管理,確保工程檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全,充分發(fā)揮工程檔案在公司生產(chǎn)、經(jīng)營、管理和工程建設(shè)中的作用,特制定本制度。(二)適用范圍本制度適用于公司所有工程項(xiàng)目從項(xiàng)目立項(xiàng)、規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收等全過程形成的各類檔案資料的存檔管理。(三)基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則:工程檔案由公司指定的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理,確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則:工程檔案應(yīng)如實(shí)反映工程建設(shè)的實(shí)際情況,不得偽造、篡改。3.完整性原則:涵蓋工程建設(shè)全過程的各種文件資料,包括前期文件、施工過程文件、竣工驗(yàn)收文件等。4.及時(shí)性原則:工程檔案應(yīng)隨工程進(jìn)度同步整理、歸檔,確保檔案資料的時(shí)效性。二、工程檔案管理職責(zé)(一)檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善工程檔案存檔管理制度,并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查各工程項(xiàng)目部及相關(guān)部門的工程檔案收集、整理、歸檔工作。3.負(fù)責(zé)接收、整理、保管和提供利用公司的工程檔案。4.定期對工程檔案進(jìn)行鑒定、統(tǒng)計(jì)和銷毀。5.參與工程竣工驗(yàn)收,審核工程檔案的完整性和準(zhǔn)確性。(二)工程項(xiàng)目部職責(zé)1.負(fù)責(zé)本工程項(xiàng)目檔案資料的收集、整理、立卷和歸檔工作,確保檔案資料的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。2.明確專人負(fù)責(zé)工程檔案管理工作,按照檔案管理部門的要求及時(shí)移交檔案。3.在工程建設(shè)過程中,配合檔案管理部門做好檔案資料的形成、積累和保管工作。(三)相關(guān)部門職責(zé)1.工程技術(shù)部門:負(fù)責(zé)提供工程技術(shù)文件、圖紙、變更通知等資料,并對其準(zhǔn)確性和完整性負(fù)責(zé)。2.物資設(shè)備部門:負(fù)責(zé)提供物資采購合同、設(shè)備清單、質(zhì)量證明文件等資料。3.財(cái)務(wù)管理部門:負(fù)責(zé)提供工程費(fèi)用結(jié)算、支付憑證等財(cái)務(wù)資料。4.質(zhì)量安全部門:負(fù)責(zé)提供工程質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、安全檢查記錄等資料。三、工程檔案的分類與編號(一)分類工程檔案分為工程前期文件、施工文件、竣工圖、竣工驗(yàn)收文件四大類。1.工程前期文件:包括項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評價(jià)報(bào)告、規(guī)劃許可證、設(shè)計(jì)任務(wù)書等。2.施工文件:包括施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、技術(shù)交底、工程變更通知、施工日志、工程測量記錄、材料檢驗(yàn)報(bào)告、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、分項(xiàng)分部工程質(zhì)量檢驗(yàn)評定記錄等。3.竣工圖:包括建筑、結(jié)構(gòu)、電氣、給排水、暖通等專業(yè)竣工圖。4.竣工驗(yàn)收文件:包括工程竣工驗(yàn)收報(bào)告、工程質(zhì)量保修書、竣工結(jié)算報(bào)告等。(二)編號工程檔案編號采用“項(xiàng)目名稱分類代碼順序號”的方式,具體如下:1.項(xiàng)目名稱:填寫工程項(xiàng)目的全稱。2.分類代碼:按照上述分類,分別用字母表示,如“QP”表示工程前期文件,“SG”表示施工文件,“JG”表示竣工圖,“JY”表示竣工驗(yàn)收文件。3.順序號:按照檔案形成的先后順序依次編號。例如:[項(xiàng)目名稱]QP001,表示該項(xiàng)目的工程前期文件中的第一份文件。四、工程檔案的收集與整理(一)收集要求1.工程項(xiàng)目部及相關(guān)部門應(yīng)按照檔案管理的要求,及時(shí)收集各自工作中形成的工程檔案資料,并移交至檔案管理部門。2.收集的檔案資料應(yīng)齊全、完整、真實(shí),字跡清晰,簽字蓋章手續(xù)完備。3.對破損、褪色的檔案資料應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制,確保檔案的可讀性。(二)整理要求1.檔案管理部門應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)對收集的工程檔案進(jìn)行整理,確保檔案資料的系統(tǒng)性和規(guī)范性。2.同一類檔案應(yīng)按照時(shí)間順序排列,不同類檔案之間應(yīng)保持相對獨(dú)立。3.每份檔案應(yīng)編制目錄,注明檔案名稱、編號、日期、來源等信息,便于查找和利用。4.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行分類存儲,并建立相應(yīng)的索引目錄。五、工程檔案的歸檔(一)歸檔時(shí)間1.工程前期文件應(yīng)在項(xiàng)目立項(xiàng)后及時(shí)歸檔。2.施工文件應(yīng)隨工程進(jìn)度同步歸檔,每月底前將當(dāng)月形成的檔案資料移交檔案管理部門。3.竣工圖應(yīng)在工程竣工驗(yàn)收合格后三個(gè)月內(nèi)歸檔。4.竣工驗(yàn)收文件應(yīng)在工程竣工驗(yàn)收后一個(gè)月內(nèi)歸檔。(二)歸檔手續(xù)1.工程項(xiàng)目部向檔案管理部門移交檔案時(shí),應(yīng)填寫《工程檔案移交清單》,雙方簽字確認(rèn)。2.檔案管理部門應(yīng)對移交的檔案進(jìn)行核對,如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)與移交部門溝通解決。六、工程檔案的保管(一)保管期限工程檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保存的檔案:包括項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評價(jià)報(bào)告、規(guī)劃許可證、設(shè)計(jì)任務(wù)書、工程竣工驗(yàn)收報(bào)告、工程質(zhì)量保修書等。2.長期保存的檔案:包括施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、技術(shù)交底、工程變更通知、施工日志、工程測量記錄、材料檢驗(yàn)報(bào)告、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、分項(xiàng)分部工程質(zhì)量檢驗(yàn)評定記錄等,保管期限為[X]年。3.短期保存的檔案:包括竣工結(jié)算報(bào)告等,保管期限為[X]年。(二)保管條件1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房,配備必要的檔案保管設(shè)備,如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好,溫度控制在[X]℃[X]℃之間,相對濕度控制在[X]%[X]%之間。3.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份,并存儲在安全可靠的介質(zhì)上,定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。(三)檔案保管人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的日常保管工作,確保檔案的安全和完整。2.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn),發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并處理。3.做好檔案庫房的清潔、通風(fēng)、防潮、防蟲等工作。4.嚴(yán)格遵守檔案借閱制度,做好檔案借閱登記和歸還工作。七、工程檔案的利用(一)利用范圍公司內(nèi)部各部門因工作需要可查閱、借閱工程檔案。外單位查閱、借閱工程檔案需經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。(二)利用手續(xù)1.內(nèi)部查閱、借閱工程檔案,應(yīng)填寫《工程檔案查閱申請表》,經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后,到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。2.外單位查閱、借閱工程檔案,應(yīng)提交單位介紹信和查閱、借閱申請,經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,由檔案管理部門提供查閱、借閱服務(wù)。3.查閱、借閱檔案時(shí),檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定提供檔案,不得擅自擴(kuò)大查閱、借閱范圍,不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞。4.查閱、借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案,如需延期使用,應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。(三)利用登記檔案管理部門應(yīng)建立工程檔案利用登記制度,對查閱、借閱檔案的時(shí)間、內(nèi)容、利用目的、查閱人等信息進(jìn)行詳細(xì)記錄。八、工程檔案的鑒定與銷毀(一)鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對保管期滿的工程檔案進(jìn)行鑒定,由檔案管理部門會同相關(guān)部門組成鑒定小組,對檔案的保存價(jià)值進(jìn)行評估。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容、重要性等因素,提出鑒定意見,確定檔案的存毀。(二)銷毀1.對經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案,應(yīng)填寫《工程檔案銷毀申請表》,經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。2.銷毀檔案時(shí),應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷,確保檔案徹底銷毀,防止檔案信息泄露。3.銷毀完畢后,監(jiān)銷人員應(yīng)在《工程檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)。九、監(jiān)督與檢查(一)監(jiān)督檢查部門公司行政部門負(fù)責(zé)對工程檔案存檔管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。(二)檢查內(nèi)容1.工程檔案的收集、整理、歸檔情況。2.檔案的保管條件和保管人員職責(zé)履行情況。3.檔案的利用登記和借閱手續(xù)執(zhí)行情況。4.檔案鑒定與銷毀制度的執(zhí)行情況。(三)檢查方式1.定期檢查:每季度對工程檔案管理工作進(jìn)行一次全面檢查。2.不
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