工程檔案存檔管理制度

工程檔案存檔管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司工程檔案的規(guī)范化管理，確保工程檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮工程檔案在公司生產(chǎn)、經(jīng)營、管理和工程建設(shè)中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有工程項(xiàng)目從項(xiàng)目立項(xiàng)、規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收等全過程形成的各類檔案資料的存檔管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：工程檔案由公司指定的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：工程檔案應(yīng)如實(shí)反映工程建設(shè)的實(shí)際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：涵蓋工程建設(shè)全過程的各種文件資料，包括前期文件、施工過程文件、竣工驗(yàn)收文件等。4.及時(shí)性原則：工程檔案應(yīng)隨工程進(jìn)度同步整理、歸檔，確保檔案資料的時(shí)效性。二、工程檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善工程檔案存檔管理制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查各工程項(xiàng)目部及相關(guān)部門的工程檔案收集、整理、歸檔工作。3.負(fù)責(zé)接收、整理、保管和提供利用公司的工程檔案。4.定期對工程檔案進(jìn)行鑒定、統(tǒng)計(jì)和銷毀。5.參與工程竣工驗(yàn)收，審核工程檔案的完整性和準(zhǔn)確性。（二）工程項(xiàng)目部職責(zé)1.負(fù)責(zé)本工程項(xiàng)目檔案資料的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案資料的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。2.明確專人負(fù)責(zé)工程檔案管理工作，按照檔案管理部門的要求及時(shí)移交檔案。3.在工程建設(shè)過程中，配合檔案管理部門做好檔案資料的形成、積累和保管工作。（三）相關(guān)部門職責(zé)1.工程技術(shù)部門：負(fù)責(zé)提供工程技術(shù)文件、圖紙、變更通知等資料，并對其準(zhǔn)確性和完整性負(fù)責(zé)。2.物資設(shè)備部門：負(fù)責(zé)提供物資采購合同、設(shè)備清單、質(zhì)量證明文件等資料。3.財(cái)務(wù)管理部門：負(fù)責(zé)提供工程費(fèi)用結(jié)算、支付憑證等財(cái)務(wù)資料。4.質(zhì)量安全部門：負(fù)責(zé)提供工程質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、安全檢查記錄等資料。三、工程檔案的分類與編號（一）分類工程檔案分為工程前期文件、施工文件、竣工圖、竣工驗(yàn)收文件四大類。1.工程前期文件：包括項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評價(jià)報(bào)告、規(guī)劃許可證、設(shè)計(jì)任務(wù)書等。2.施工文件：包括施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、技術(shù)交底、工程變更通知、施工日志、工程測量記錄、材料檢驗(yàn)報(bào)告、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、分項(xiàng)分部工程質(zhì)量檢驗(yàn)評定記錄等。3.竣工圖：包括建筑、結(jié)構(gòu)、電氣、給排水、暖通等專業(yè)竣工圖。4.竣工驗(yàn)收文件：包括工程竣工驗(yàn)收報(bào)告、工程質(zhì)量保修書、竣工結(jié)算報(bào)告等。（二）編號工程檔案編號采用“項(xiàng)目名稱分類代碼順序號”的方式，具體如下：1.項(xiàng)目名稱：填寫工程項(xiàng)目的全稱。2.分類代碼：按照上述分類，分別用字母表示，如“QP”表示工程前期文件，“SG”表示施工文件，“JG”表示竣工圖，“JY”表示竣工驗(yàn)收文件。3.順序號：按照檔案形成的先后順序依次編號。例如：[項(xiàng)目名稱]QP001，表示該項(xiàng)目的工程前期文件中的第一份文件。四、工程檔案的收集與整理（一）收集要求1.工程項(xiàng)目部及相關(guān)部門應(yīng)按照檔案管理的要求，及時(shí)收集各自工作中形成的工程檔案資料，并移交至檔案管理部門。2.收集的檔案資料應(yīng)齊全、完整、真實(shí)，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。3.對破損、褪色的檔案資料應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的可讀性。（二）整理要求1.檔案管理部門應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)對收集的工程檔案進(jìn)行整理，確保檔案資料的系統(tǒng)性和規(guī)范性。2.同一類檔案應(yīng)按照時(shí)間順序排列，不同類檔案之間應(yīng)保持相對獨(dú)立。3.每份檔案應(yīng)編制目錄，注明檔案名稱、編號、日期、來源等信息，便于查找和利用。4.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行分類存儲，并建立相應(yīng)的索引目錄。五、工程檔案的歸檔（一）歸檔時(shí)間1.工程前期文件應(yīng)在項(xiàng)目立項(xiàng)后及時(shí)歸檔。2.施工文件應(yīng)隨工程進(jìn)度同步歸檔，每月底前將當(dāng)月形成的檔案資料移交檔案管理部門。3.竣工圖應(yīng)在工程竣工驗(yàn)收合格后三個(gè)月內(nèi)歸檔。4.竣工驗(yàn)收文件應(yīng)在工程竣工驗(yàn)收后一個(gè)月內(nèi)歸檔。（二）歸檔手續(xù)1.工程項(xiàng)目部向檔案管理部門移交檔案時(shí)，應(yīng)填寫《工程檔案移交清單》，雙方簽字確認(rèn)。2.檔案管理部門應(yīng)對移交的檔案進(jìn)行核對，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)與移交部門溝通解決。六、工程檔案的保管（一）保管期限工程檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保存的檔案：包括項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評價(jià)報(bào)告、規(guī)劃許可證、設(shè)計(jì)任務(wù)書、工程竣工驗(yàn)收報(bào)告、工程質(zhì)量保修書等。2.長期保存的檔案：包括施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、技術(shù)交底、工程變更通知、施工日志、工程測量記錄、材料檢驗(yàn)報(bào)告、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、分項(xiàng)分部工程質(zhì)量檢驗(yàn)評定記錄等，保管期限為[X]年。3.短期保存的檔案：包括竣工結(jié)算報(bào)告等，保管期限為[X]年。（二）保管條件1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對濕度控制在[X]%[X]%之間。3.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲在安全可靠的介質(zhì)上，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。（三）檔案保管人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的日常保管工作，確保檔案的安全和完整。2.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并處理。3.做好檔案庫房的清潔、通風(fēng)、防潮、防蟲等工作。4.嚴(yán)格遵守檔案借閱制度，做好檔案借閱登記和歸還工作。七、工程檔案的利用（一）利用范圍公司內(nèi)部各部門因工作需要可查閱、借閱工程檔案。外單位查閱、借閱工程檔案需經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）利用手續(xù)1.內(nèi)部查閱、借閱工程檔案，應(yīng)填寫《工程檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。2.外單位查閱、借閱工程檔案，應(yīng)提交單位介紹信和查閱、借閱申請，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門提供查閱、借閱服務(wù)。3.查閱、借閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定提供檔案，不得擅自擴(kuò)大查閱、借閱范圍，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞。4.查閱、借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案，如需延期使用，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立工程檔案利用登記制度，對查閱、借閱檔案的時(shí)間、內(nèi)容、利用目的、查閱人等信息進(jìn)行詳細(xì)記錄。八、工程檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對保管期滿的工程檔案進(jìn)行鑒定，由檔案管理部門會同相關(guān)部門組成鑒定小組，對檔案的保存價(jià)值進(jìn)行評估。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容、重要性等因素，提出鑒定意見，確定檔案的存毀。（二）銷毀1.對經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫《工程檔案銷毀申請表》，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。2.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案徹底銷毀，防止檔案信息泄露。3.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《工程檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查部門公司行政部門負(fù)責(zé)對工程檔案存檔管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.工程檔案的收集、整理、歸檔情況。2.檔案的保管條件和保管人員職責(zé)履行情況。3.檔案的利用登記和借閱手續(xù)執(zhí)行情況。4.檔案鑒定與銷毀制度的執(zhí)行情況。（三）檢查方式1.定期檢查：每季度對工程檔案管理工作進(jìn)行一次全面檢查。2.不