公益機(jī)構(gòu)公章管理制度

公益機(jī)構(gòu)公章管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公益機(jī)構(gòu)公章的管理，確保公章使用的合法性、嚴(yán)肅性和安全性，維護(hù)公益機(jī)構(gòu)的正常運(yùn)營(yíng)秩序，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公益機(jī)構(gòu)內(nèi)所有涉及公章使用的部門和人員。（三）基本原則1.嚴(yán)格審批原則：公章使用必須經(jīng)過嚴(yán)格的審批流程，確保使用事由合法合規(guī)。2.安全保管原則：公章應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)保管，存放于安全可靠的地方，防止丟失、被盜或損壞。3.規(guī)范使用原則：公章使用應(yīng)按照規(guī)定的用途、范圍和程序進(jìn)行，確保蓋章文件真實(shí)有效。二、公章的種類及用途（一）機(jī)構(gòu)公章1.用于公益機(jī)構(gòu)對(duì)外簽訂的合同、協(xié)議、文件等具有法律效力的文書。2.用于向政府部門、社會(huì)組織等提交的重要報(bào)告、申請(qǐng)、聲明等文件。3.其他經(jīng)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)需要加蓋公章的對(duì)外文件。（二）財(cái)務(wù)專用章1.用于公益機(jī)構(gòu)的財(cái)務(wù)收支、銀行結(jié)算等相關(guān)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)。2.如開具支票、匯票、收據(jù)等財(cái)務(wù)票據(jù)，辦理銀行賬戶開戶、銷戶、變更等手續(xù)。（三）法人章1.用于公益機(jī)構(gòu)法定代表人在特定文件上的簽字確認(rèn)，以代表機(jī)構(gòu)行使法人權(quán)利。2.在辦理涉及法人權(quán)益的重要事項(xiàng)時(shí)，如簽署合同補(bǔ)充協(xié)議、授權(quán)委托書等，與法定代表人簽字配合使用。（四）合同專用章1.專門用于公益機(jī)構(gòu)簽訂各類合同，明確合同雙方的權(quán)利和義務(wù)。2.確保合同的法律效力，防止合同糾紛時(shí)因印章使用不規(guī)范而導(dǎo)致權(quán)益受損。（五）其他專用章根據(jù)公益機(jī)構(gòu)實(shí)際業(yè)務(wù)需要，經(jīng)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)刻制的其他專用章，如項(xiàng)目專用章、捐贈(zèng)專用章等，用于特定業(yè)務(wù)或項(xiàng)目的相關(guān)文件蓋章。三、公章的刻制、啟用與廢止（一）刻制1.因工作需要刻制公章時(shí)，由相關(guān)部門填寫《公章刻制申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明刻制公章的名稱、用途、數(shù)量等信息，并提交機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人審批。2.經(jīng)批準(zhǔn)后，由行政部門負(fù)責(zé)統(tǒng)一到公安機(jī)關(guān)指定的具有資質(zhì)的印章刻制單位進(jìn)行刻制。3.刻制完成后，行政部門應(yīng)及時(shí)將新刻公章的印模留存?zhèn)浒福⒐乱平恢付ū９苋?。（二）啟?.新公章啟用前，行政部門應(yīng)填寫《公章啟用申請(qǐng)表》，注明啟用日期、公章名稱、保管人等信息，并報(bào)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.批準(zhǔn)后，行政部門應(yīng)發(fā)布公章啟用通知，告知各部門新公章正式啟用，并明確舊公章停止使用的日期。3.新公章啟用后，原公章同時(shí)廢止，保管人應(yīng)將廢止公章及時(shí)交回行政部門封存或按規(guī)定銷毀。（三）廢止1.公章因磨損、遺失、被盜、機(jī)構(gòu)變更等原因需要廢止時(shí)，保管人應(yīng)及時(shí)向行政部門報(bào)告，并填寫《公章廢止申請(qǐng)表》。2.行政部門核實(shí)情況后，報(bào)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人審批。經(jīng)批準(zhǔn)后，行政部門應(yīng)發(fā)布公章廢止通知，告知各部門該公章已停止使用。3.廢止公章應(yīng)及時(shí)交回行政部門，由行政部門統(tǒng)一封存或按規(guī)定銷毀，并做好相關(guān)記錄。四、公章的保管（一）保管人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)公章的日常保管，確保公章存放安全，防止丟失、被盜或損壞。2.嚴(yán)格按照本制度規(guī)定的審批流程使用公章，對(duì)蓋章文件進(jìn)行認(rèn)真審核，確保使用事由合法合規(guī)。3.建立公章使用登記臺(tái)賬，詳細(xì)記錄公章使用的日期、事由、申請(qǐng)人、批準(zhǔn)人等信息，定期將臺(tái)賬交行政部門核對(duì)。4.不得擅自將公章轉(zhuǎn)借他人使用，如因特殊情況需要委托他人蓋章，必須經(jīng)過機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理書面委托手續(xù)。5.公章保管人因工作變動(dòng)時(shí)，應(yīng)及時(shí)辦理公章交接手續(xù)，確保公章保管的連續(xù)性和安全性。（二）保管地點(diǎn)1.機(jī)構(gòu)公章應(yīng)存放于專門的保險(xiǎn)柜或保險(xiǎn)箱內(nèi)，保險(xiǎn)柜或保險(xiǎn)箱應(yīng)放置在安全可靠的辦公室，并配備必要的防盜、防火、防潮設(shè)施。2.財(cái)務(wù)專用章、法人章、合同專用章等重要印章應(yīng)與機(jī)構(gòu)公章分開存放，由專人分別保管。（三）保管要求1.公章保管人應(yīng)妥善保管公章，不得隨意放置或攜帶公章外出。如因工作需要攜帶公章外出，必須經(jīng)過機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并采取必要的安全措施，確保公章安全。2.公章保管人應(yīng)定期檢查公章的保管情況，如發(fā)現(xiàn)公章有損壞、遺失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告行政部門，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。3.非工作時(shí)間，公章應(yīng)存放在保險(xiǎn)柜或保險(xiǎn)箱內(nèi)，并妥善保管鑰匙。如遇緊急情況需要使用公章，必須經(jīng)過機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人同意，并在行政部門人員的監(jiān)督下使用。五、公章的使用（一）使用流程1.申請(qǐng)人填寫《公章使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明蓋章文件的名稱、用途、內(nèi)容、蓋章位置等信息，并簽字確認(rèn)。2.將《公章使用申請(qǐng)表》提交所在部門負(fù)責(zé)人審核，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)工作職責(zé)和業(yè)務(wù)實(shí)際情況，對(duì)申請(qǐng)事項(xiàng)進(jìn)行認(rèn)真審核，確保蓋章文件合法合規(guī)，并簽字批準(zhǔn)。3.經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)后，將《公章使用申請(qǐng)表》提交機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人審批。機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人應(yīng)對(duì)申請(qǐng)事項(xiàng)進(jìn)行全面審查，重點(diǎn)關(guān)注蓋章文件的合法性、真實(shí)性、必要性以及對(duì)公益機(jī)構(gòu)的影響，批準(zhǔn)后方可蓋章。4.公章保管人根據(jù)批準(zhǔn)后的《公章使用申請(qǐng)表》，對(duì)蓋章文件進(jìn)行再次審核，確認(rèn)無誤后，在規(guī)定的位置加蓋公章，并在《公章使用登記臺(tái)賬》上詳細(xì)記錄蓋章信息。5.蓋章完成后，公章保管人應(yīng)將蓋章文件及《公章使用申請(qǐng)表》一并返還申請(qǐng)人，并提醒申請(qǐng)人妥善保管蓋章文件。（二）使用范圍1.公章必須嚴(yán)格按照規(guī)定的用途和范圍使用，不得超出規(guī)定范圍擅自使用公章。2.涉及公益機(jī)構(gòu)重大決策、對(duì)外投資、資產(chǎn)處置、合同簽訂等重要事項(xiàng)的文件，必須經(jīng)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可加蓋公章。3.一般性的文件、通知、報(bào)告等，如確需加蓋公章，應(yīng)按照內(nèi)部審批流程辦理，經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審核同意后，由機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人或其授權(quán)人批準(zhǔn)蓋章。（三）特殊情況處理1.如遇緊急情況需要立即加蓋公章，但無法按照正常審批流程辦理時(shí)，申請(qǐng)人應(yīng)電話請(qǐng)示機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人同意，并在事后及時(shí)補(bǔ)辦審批手續(xù)。2.對(duì)于異地蓋章或因其他特殊原因無法當(dāng)面蓋章的情況，申請(qǐng)人應(yīng)通過傳真、掃描等方式將蓋章文件發(fā)送給公章保管人，并在文件上注明“與原件一致”字樣，經(jīng)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，公章保管人可在審核無誤的情況下，通過郵寄、專人送達(dá)等方式將蓋章后的文件返回申請(qǐng)人。六、公章使用的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.行政部門負(fù)責(zé)對(duì)公章使用情況進(jìn)行定期檢查，檢查內(nèi)容包括公章使用登記臺(tái)賬的記錄是否完整、準(zhǔn)確，審批流程是否合規(guī)，蓋章文件是否真實(shí)有效等。2.審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)公章使用情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，重點(diǎn)審查公章使用的合法性、合規(guī)性以及對(duì)公益機(jī)構(gòu)財(cái)務(wù)狀況和業(yè)務(wù)活動(dòng)的影響，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見。3.各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)加強(qiáng)對(duì)本部門公章使用情況的日常監(jiān)督，確保本部門人員嚴(yán)格按照規(guī)定使用公章，發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為應(yīng)及時(shí)制止并報(bào)告。（二）外部監(jiān)督1.接受社會(huì)公眾和捐贈(zèng)人的監(jiān)督，對(duì)涉及公益機(jī)構(gòu)重大事項(xiàng)的蓋章文件，如捐贈(zèng)協(xié)議、項(xiàng)目合作協(xié)議等，應(yīng)主動(dòng)向社會(huì)公開，接受社會(huì)監(jiān)督。2.配合政府部門、社會(huì)組織等的監(jiān)督檢查，如實(shí)提供公章使用情況的相關(guān)資料和信息，積極配合調(diào)查處理工作。七、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)批準(zhǔn)擅自使用公章。2.超越規(guī)定范圍使用公章。3.在空白紙張或文件上加蓋公章。4.偽造、變?cè)旃率褂糜涗洝?.因保管不善導(dǎo)致公章丟失、被盜或損壞。6.其他違反本制度規(guī)定的公章使用行為。（二）處理措施1.對(duì)于首次違規(guī)使用公章的人員，給予警告處分，并責(zé)令其立即改正違規(guī)行為，同時(shí)對(duì)違規(guī)使用公章造成的后果進(jìn)行評(píng)估，采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。2.對(duì)于多次違規(guī)使用公章或違規(guī)行為情節(jié)嚴(yán)重的人員，視情節(jié)輕重給予記過、記大過、降職、撤職等處分，并依法追究其法律責(zé)