參戰(zhàn)人員檔案管理制度

參戰(zhàn)人員檔案管理制度一、總則（一）目的為了規(guī)范參戰(zhàn)人員檔案管理工作，確保參戰(zhàn)人員檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司所有參戰(zhàn)人員檔案的管理。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：參戰(zhàn)人員檔案由公司人力資源部門集中管理，確保檔案的完整性和一致性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確地反映參戰(zhàn)人員的經(jīng)歷和實(shí)際情況。3.安全保密原則：嚴(yán)格保密參戰(zhàn)人員檔案信息，防止檔案內(nèi)容泄露。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱和使用。二、檔案內(nèi)容（一）個(gè)人基本信息1.姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌。2.身份證號(hào)碼、聯(lián)系電話、家庭住址。（二）參戰(zhàn)經(jīng)歷1.參戰(zhàn)時(shí)間、地點(diǎn)、戰(zhàn)役名稱。2.在戰(zhàn)役中的職務(wù)、任務(wù)、表現(xiàn)。3.獲得的榮譽(yù)和獎(jiǎng)勵(lì)。（三）教育培訓(xùn)經(jīng)歷1.學(xué)歷教育經(jīng)歷，包括學(xué)校名稱、專業(yè)、入學(xué)時(shí)間、畢業(yè)時(shí)間。2.職業(yè)技能培訓(xùn)經(jīng)歷，包括培訓(xùn)機(jī)構(gòu)、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)時(shí)間。（四）工作經(jīng)歷1.工作單位名稱、工作崗位、工作時(shí)間。2.工作職責(zé)、工作業(yè)績(jī)。（五）考核評(píng)價(jià)1.年度考核結(jié)果。2.專項(xiàng)考核評(píng)價(jià)材料。（六）薪資福利信息1.工資待遇、獎(jiǎng)金發(fā)放情況。2.社會(huì)保險(xiǎn)、住房公積金繳納情況。（七）其他重要材料1.個(gè)人總結(jié)、述職報(bào)告。2.表彰決定、處分決定。3.勞動(dòng)合同、離職證明。三、檔案收集（一）收集渠道1.參戰(zhàn)人員本人提交：參戰(zhàn)人員應(yīng)按照公司要求，及時(shí)提交個(gè)人檔案材料。2.相關(guān)部門提供：人力資源部門、軍事部門等相關(guān)部門應(yīng)根據(jù)工作需要，及時(shí)向檔案管理部門提供參戰(zhàn)人員的相關(guān)材料。（二）收集要求1.材料應(yīng)真實(shí)、完整、有效，符合檔案管理的規(guī)范要求。2.材料應(yīng)按照規(guī)定的格式和順序進(jìn)行整理，確保檔案的整齊美觀。3.收集的材料應(yīng)及時(shí)歸檔，不得積壓。四、檔案整理（一）分類1.按照檔案內(nèi)容的性質(zhì)和類別，將參戰(zhàn)人員檔案分為個(gè)人基本信息、參戰(zhàn)經(jīng)歷、教育培訓(xùn)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、考核評(píng)價(jià)、薪資福利信息、其他重要材料等類別。2.每個(gè)類別下再根據(jù)具體內(nèi)容進(jìn)行細(xì)分，如參戰(zhàn)經(jīng)歷可分為戰(zhàn)役名稱、參戰(zhàn)時(shí)間等子類別。（二）編號(hào)1.為每份參戰(zhàn)人員檔案編制唯一的檔案編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性。2.編號(hào)規(guī)則可采用年份+序號(hào)的方式，如2023001表示2023年歸檔的第一份參戰(zhàn)人員檔案。（三）裝訂1.將整理好的檔案材料按照編號(hào)順序進(jìn)行裝訂，確保檔案的牢固和整齊。2.裝訂應(yīng)使用符合檔案管理要求的裝訂材料，如檔案盒、檔案袋、訂書釘?shù)?。（四）編?.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、檔案名稱、檔案內(nèi)容摘要、頁(yè)碼等信息。2.目錄應(yīng)打印或手寫在檔案盒或檔案袋的封面或封底，便于查閱和管理。五、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，確保檔案庫(kù)房安全、干燥、通風(fēng)良好。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防、防盜、防潮、防蟲(chóng)等設(shè)施設(shè)備。（二）保管方式1.采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的保管方式，確保檔案的安全性和完整性。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照檔案編號(hào)順序排列存放，便于查閱和管理。3.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，同時(shí)建立電子檔案索引，便于快速查找和使用。（三）保管期限1.參戰(zhàn)人員檔案的保管期限為永久。2.對(duì)于已離職或退休的參戰(zhàn)人員檔案，應(yīng)按照公司規(guī)定的期限進(jìn)行保管，期滿后按照規(guī)定進(jìn)行銷毀或移交。（四）檔案清查1.定期對(duì)參戰(zhàn)人員檔案進(jìn)行清查，確保檔案的完整和準(zhǔn)確。2.清查內(nèi)容包括檔案材料的完整性、檔案編號(hào)的準(zhǔn)確性、檔案存儲(chǔ)的安全性等。3.清查結(jié)果應(yīng)形成清查報(bào)告，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行整改。六、檔案查閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱參戰(zhàn)人員檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)人力資源部門負(fù)責(zé)人審批。2.公司外部單位或個(gè)人因特殊原因需要查閱參戰(zhàn)人員檔案的，應(yīng)提供有效證明材料，并填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，報(bào)人力資源部門負(fù)責(zé)人審批。（二）查閱程序1.查閱申請(qǐng)人按照審批后的《檔案查閱申請(qǐng)表》到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理部門工作人員根據(jù)查閱申請(qǐng)表，提供相應(yīng)的檔案材料，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。3.查閱人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還檔案材料，不得擅自復(fù)印、拍照、涂改檔案內(nèi)容。（三）查閱記錄1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案查閱記錄，記錄查閱申請(qǐng)人的姓名、單位、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容等信息。2.查閱記錄應(yīng)妥善保管，以備查詢。七、檔案借閱（一）借閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱參戰(zhàn)人員檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)人力資源部門負(fù)責(zé)人審批。2.公司外部單位或個(gè)人因特殊原因需要借閱參戰(zhàn)人員檔案的，應(yīng)提供有效證明材料，并填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，報(bào)人力資源部門負(fù)責(zé)人審批。（二）借閱程序1.借閱申請(qǐng)人按照審批后的《檔案借閱申請(qǐng)表》到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理部門工作人員根據(jù)借閱申請(qǐng)表，提供相應(yīng)的檔案材料，并與借閱申請(qǐng)人簽訂《檔案借閱承諾書》，明確借閱期限、歸還時(shí)間、保密責(zé)任等事項(xiàng)。3.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還檔案材料，如因特殊原因需要延長(zhǎng)借閱期限的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（三）借閱記錄1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案借閱記錄，記錄借閱申請(qǐng)人的姓名、單位、借閱時(shí)間、借閱內(nèi)容、歸還時(shí)間等信息。2.借閱記錄應(yīng)妥善保管，以備查詢。八、檔案保密（一）保密責(zé)任1.檔案管理部門工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。2.查閱和借閱檔案的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自傳播、擴(kuò)散檔案信息。（二）保密措施1.檔案庫(kù)房應(yīng)設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入。2.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，確保檔案的安全。3.對(duì)于涉及國(guó)家機(jī)密或個(gè)人隱私的檔案內(nèi)容，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、專人保管等措施。（三）違規(guī)處理1.對(duì)于違反檔案保密制度的人員，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分。2.對(duì)于因違反檔案保密制度給公司或個(gè)人造成損失的，應(yīng)依法承擔(dān)賠償責(zé)任。九、檔案轉(zhuǎn)遞（一）轉(zhuǎn)遞原因1.參戰(zhàn)人員離職、退休、調(diào)動(dòng)工作等原因需要轉(zhuǎn)遞檔案的。2.檔案管理部門根據(jù)工作需要，對(duì)檔案進(jìn)行調(diào)整、合并等原因需要轉(zhuǎn)遞檔案的。（二）轉(zhuǎn)遞程序1.檔案管理部門根據(jù)轉(zhuǎn)遞原因，填寫《檔案轉(zhuǎn)遞通知單》，并與接收單位或部門進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)。2.接收單位或部門確認(rèn)接收檔案后，檔案管理部門按照規(guī)定的方式和時(shí)間將檔案轉(zhuǎn)遞給接收單位或部門。3.檔案轉(zhuǎn)遞過(guò)程中，應(yīng)確保檔案的安全和完整，避免檔案丟失或損壞。（三）轉(zhuǎn)遞記錄1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案轉(zhuǎn)遞記錄，記錄檔案轉(zhuǎn)遞的原因、時(shí)間、接收單位或部門、轉(zhuǎn)遞方式等信息。2.轉(zhuǎn)遞記錄應(yīng)妥善保管，以備查詢。十、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)1.建立參戰(zhàn)人員檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化存儲(chǔ)、查詢、統(tǒng)計(jì)等功能。2.加強(qiáng)檔案信息化安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲(chǔ)、訪問(wèn)控制等措施，確保檔案信息的安全。（二）數(shù)據(jù)錄入1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案管理的規(guī)范要求，將紙質(zhì)檔案內(nèi)容準(zhǔn)確錄入檔案信息化管理系統(tǒng)。2.數(shù)據(jù)錄入應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的審核，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。（三）系統(tǒng)維護(hù)