券商外包日常管理制度

券商外包日常管理制度總則一、目的為規(guī)范券商外包業(yè)務的日常管理，明確各方職責，保障外包工作的順利進行，提高工作效率和服務質(zhì)量，根據(jù)國家相關法律法規(guī)和公司內(nèi)部管理制度，結合券商外包業(yè)務的特點，制定本制度。二、適用范圍本制度適用于公司所有外包業(yè)務，包括但不限于信息技術外包、人力資源外包、財務外包等。本制度所稱外包業(yè)務，是指公司將部分或全部非核心業(yè)務委托給外部專業(yè)機構或個人進行處理的行為。三、管理原則1.合法合規(guī)原則：外包業(yè)務的開展必須符合國家法律法規(guī)和公司內(nèi)部管理制度的要求，不得違反相關規(guī)定。2.風險可控原則：在外包業(yè)務的過程中，要充分評估風險，采取有效的風險控制措施，確保公司的利益不受損失。3.服務質(zhì)量優(yōu)先原則：外包業(yè)務的目的是為了提高公司的服務質(zhì)量和工作效率，因此要選擇具有良好服務質(zhì)量和專業(yè)水平的外包服務提供商，并對其進行嚴格的監(jiān)督和管理。4.保密原則：在外包業(yè)務的過程中，涉及到公司的商業(yè)秘密和客戶信息等敏感信息，要采取嚴格的保密措施，確保信息的安全。四、管理機構及職責1.公司成立外包管理領導小組，負責對外包業(yè)務的整體管理和決策，領導小組組長由公司總經(jīng)理擔任，成員包括公司各部門負責人。2.外包管理辦公室負責對外包業(yè)務的日常管理和協(xié)調(diào)，辦公室主任由公司人力資源總監(jiān)擔任，成員包括公司各部門相關人員。3.各部門負責本部門外包業(yè)務的具體實施和管理，部門負責人為第一責任人，要指定專人負責外包業(yè)務的日常管理和協(xié)調(diào)工作。外包服務商的選擇與評估一、選擇標準1.具備合法的經(jīng)營資質(zhì)和良好的信譽記錄，無違法違規(guī)行為。2.具有豐富的行業(yè)經(jīng)驗和專業(yè)的技術能力，能夠滿足公司外包業(yè)務的需求。3.擁有完善的質(zhì)量管理體系和服務保障措施，能夠保證外包服務的質(zhì)量和穩(wěn)定性。4.具備良好的溝通協(xié)調(diào)能力和團隊合作精神，能夠與公司保持良好的合作關系。二、評估流程1.發(fā)布招標公告：公司對外包服務提供商進行公開招標，發(fā)布招標公告，明確招標要求和評選標準。2.資格審查：對外包服務提供商的資質(zhì)進行審查，包括營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、組織機構代碼證等相關證件的真實性和有效性。3.技術方案評審：對外包服務提供商提交的技術方案進行評審，評估其技術能力和方案的可行性。4.商務談判：與符合條件的外包服務提供商進行商務談判，確定服務價格、服務期限、服務內(nèi)容等相關事宜。5.合同簽訂：與確定的外包服務提供商簽訂外包服務合同，明確雙方的權利和義務。三、評估內(nèi)容1.資質(zhì)與信譽：審查外包服務提供商的營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、組織機構代碼證等相關證件，了解其注冊地址、法定代表人、經(jīng)營范圍等基本信息；查詢工商行政管理部門、稅務部門等相關機構的信用記錄，了解其信譽狀況。2.技術能力：評估外包服務提供商的技術團隊規(guī)模、技術水平、技術創(chuàng)新能力等，了解其在相關領域的技術實力；考察外包服務提供商的技術設備、技術平臺等，了解其技術設施的先進性和穩(wěn)定性。3.服務質(zhì)量：了解外包服務提供商的質(zhì)量管理體系和服務保障措施，評估其服務質(zhì)量控制能力；查詢外包服務提供商的客戶評價和服務案例，了解其服務質(zhì)量的穩(wěn)定性和可靠性。4.價格與成本：對外包服務提供商的報價進行評估，了解其價格水平和成本構成；與外包服務提供商進行談判，爭取獲得更優(yōu)惠的價格和服務條件。5.合作意愿：考察外包服務提供商的合作意愿和團隊合作精神，了解其與公司的合作態(tài)度和合作能力。四、定期評估與調(diào)整1.公司對外包服務提供商每年進行一次定期評估，評估內(nèi)容包括服務質(zhì)量、服務效率、合同履行情況等方面。2.根據(jù)定期評估結果，公司對外包服務提供商進行調(diào)整，包括續(xù)簽合同、終止合同、更換服務提供商等。3.在外包業(yè)務開展過程中，如發(fā)現(xiàn)外包服務提供商存在嚴重違約行為或服務質(zhì)量問題，公司有權隨時終止合同，并更換服務提供商。外包合同的簽訂與管理一、合同簽訂1.外包合同應包括以下內(nèi)容：（1）雙方的基本信息，包括名稱、地址、法定代表人等；（2）外包業(yè)務的范圍、內(nèi)容、期限、價格等；（3）雙方的權利和義務，包括服務質(zhì)量、保密義務、知識產(chǎn)權等；（4）合同的變更、解除和終止條件；（5）違約責任和爭議解決方式；（6）其他需要約定的事項。2.外包合同應由公司法定代表人或其授權代表與外包服務提供商法定代表人或其授權代表簽訂，并加蓋雙方公章。3.外包合同簽訂后，公司應將合同副本分別發(fā)送給相關部門和人員，以便于合同的執(zhí)行和管理。二、合同執(zhí)行1.公司各部門應按照外包合同的約定，及時向外包服務提供商提供相關業(yè)務資料和信息，并配合外包服務提供商的工作。2.外包服務提供商應按照外包合同的約定，按時、按質(zhì)、按量完成外包業(yè)務，并定期向公司匯報工作進展情況。3.公司外包管理辦公室應定期對外包合同的執(zhí)行情況進行監(jiān)督和檢查，如發(fā)現(xiàn)問題應及時與外包服務提供商溝通協(xié)調(diào)，督促其整改。三、合同變更與解除1.如因客觀原因需要變更外包合同的，雙方應協(xié)商一致，并簽訂書面變更協(xié)議。2.如因一方違約或不可抗力等原因需要解除外包合同的，應按照合同約定的解除條件和程序辦理，并及時通知對方。3.合同解除后，雙方應按照合同約定辦理相關手續(xù)，如清理賬目、歸還資料等。四、合同檔案管理1.公司應建立外包合同檔案管理制度，對外包合同的簽訂、執(zhí)行、變更、解除等相關資料進行歸檔管理。2.外包合同檔案應包括合同文本、相關審批文件、變更協(xié)議、解除通知等資料，檔案保管期限為合同履行完畢后五年。外包業(yè)務的實施與管理一、業(yè)務流程管理1.公司應制定外包業(yè)務流程規(guī)范，明確外包業(yè)務的各個環(huán)節(jié)和操作流程，確保外包業(yè)務的有序進行。2.外包服務提供商應按照公司制定的業(yè)務流程規(guī)范開展工作，不得擅自更改業(yè)務流程或操作方式。3.公司外包管理辦公室應定期對外包業(yè)務流程的執(zhí)行情況進行監(jiān)督和檢查，如發(fā)現(xiàn)問題應及時與外包服務提供商溝通協(xié)調(diào)，督促其整改。二、人員管理1.公司應對外包服務提供商的人員進行管理，包括人員招聘、培訓、考核等方面。2.外包服務提供商應按照公司的要求，配備符合崗位要求的人員，并對其進行培訓和考核，確保其具備相應的業(yè)務能力和素質(zhì)。3.公司外包管理辦公室應定期對外包服務提供商的人員情況進行監(jiān)督和檢查，如發(fā)現(xiàn)人員不符合要求或存在違規(guī)行為，應及時要求外包服務提供商進行整改。三、質(zhì)量管理1.公司應建立外包業(yè)務質(zhì)量管理體系，制定質(zhì)量標準和考核指標，對外包服務的質(zhì)量進行監(jiān)督和考核。2.外包服務提供商應按照公司的質(zhì)量標準和考核指標，開展工作，并定期向公司匯報質(zhì)量情況。3.公司外包管理辦公室應定期對外包業(yè)務的質(zhì)量情況進行監(jiān)督和檢查，如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題應及時與外包服務提供商溝通協(xié)調(diào)，督促其整改。四、信息安全管理1.公司應建立外包業(yè)務信息安全管理制度，對外包業(yè)務涉及的信息進行分類、分級管理，采取相應的安全防護措施，確保信息的安全。2.外包服務提供商應按照公司的信息安全管理制度，開展工作，并對其員工進行信息安全培訓，確保其具備相應的信息安全意識和能力。3.公司外包管理辦公室應定期對外包業(yè)務的信息安全情況進行監(jiān)督和檢查，如發(fā)現(xiàn)信息安全問題應及時與外包服務提供商溝通協(xié)調(diào)，督促其整改。外包費用的核算與支付一、費用核算1.公司應根據(jù)外包合同的約定，對外包服務的費用進行核算，包括服務費用、人員費用、設備費用等。2.外包服務費用的核算應按照國家相關法律法規(guī)和公司內(nèi)部財務管理制度的要求進行，確保費用的合理性和準確性。3.公司應建立外包費用核算臺賬，對外包費用的發(fā)生情況進行記錄和核算，便于費用的管理和控制。二、費用支付1.公司應按照外包合同的約定，及時向外包服務提供商支付服務費用。2.費用支付應按照公司內(nèi)部財務管理制度的要求進行，經(jīng)過相關部門的審批和審核后，方可支付。3.公司應對外包服務提供商的費用支付情況進行記錄和管理，便于費用的核算和審計。外包業(yè)務的監(jiān)督與評估一、監(jiān)督機制1.公司成立外包業(yè)務監(jiān)督小組，負責對外包業(yè)務的監(jiān)督和檢查，監(jiān)督小組組長由公司審計總監(jiān)擔任，成員包括公司審計部、財務部、法務部等相關人員。2.外包業(yè)務監(jiān)督小組應定期對外包業(yè)務的各個環(huán)節(jié)進行監(jiān)督和檢查，如發(fā)現(xiàn)問題應及時提出整改意見，并督促相關部門和人員進行整改。3.公司各部門應積極配合外包業(yè)務監(jiān)督小組的工作，如實提供相關資料和信息，不得隱瞞或提供虛假信息。二、評估機制1.公司建立外包業(yè)務評估指標體系，對外包業(yè)務的績效進行評估，評估指標包括服務質(zhì)量、服務效率、成本控制、風險控制等方面。2.公司每年對