客戶購房合同管理制度

客戶購房合同管理制度一、總則1.目的為加強公司客戶購房合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、解除等流程，維護(hù)公司合法權(quán)益，保障交易安全，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司與客戶簽訂的各類購房合同，包括但不限于商品房買賣合同、團(tuán)購合同等。3.基本原則合同管理應(yīng)遵循依法合規(guī)、公平公正、誠實守信、風(fēng)險防控的原則。確保合同條款明確、權(quán)利義務(wù)對等，避免合同糾紛，維護(hù)公司良好的市場形象和經(jīng)濟利益。二、合同簽訂管理1.合同洽談銷售人員在與客戶洽談購房事宜時，應(yīng)全面了解客戶需求，向客戶詳細(xì)介紹房屋基本情況、價格、付款方式、交房時間等關(guān)鍵信息。對于客戶提出的疑問和特殊要求，銷售人員應(yīng)及時記錄，并向相關(guān)部門咨詢后給予準(zhǔn)確答復(fù)。2.合同起草合同由公司法務(wù)部門根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及公司業(yè)務(wù)實際情況統(tǒng)一起草。合同內(nèi)容應(yīng)包括當(dāng)事人的基本信息、房屋基本情況、價款及付款方式、交房條件及時間、違約責(zé)任等主要條款，確保條款完整、準(zhǔn)確、清晰。3.合同審核銷售人員將初步擬定的購房意向書提交給銷售主管審核，銷售主管重點審核銷售條款的合理性、與客戶溝通情況等。意向書審核通過后，交至法務(wù)部門進(jìn)行法律審核。法務(wù)人員應(yīng)從法律角度對合同條款進(jìn)行審查，確保合同合法合規(guī)，不存在法律風(fēng)險。涉及財務(wù)條款的，需財務(wù)部門審核，確保付款方式、金額計算等符合公司財務(wù)規(guī)定。審核部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)完成審核，并出具審核意見。對于審核中發(fā)現(xiàn)的問題，及時與相關(guān)部門溝通修改。4.合同簽訂經(jīng)審核通過的合同，由銷售人員與客戶進(jìn)行簽訂。簽訂前，銷售人員應(yīng)再次向客戶詳細(xì)解釋合同條款，確保客戶充分理解并同意合同內(nèi)容。合同簽訂應(yīng)使用黑色或藍(lán)黑色鋼筆、簽字筆，確保字跡清晰、工整。雙方當(dāng)事人應(yīng)在合同指定位置簽字（或蓋章），并注明日期。合同一式多份，分別由公司、客戶、銀行（如有貸款情況）等留存。公司留存的合同應(yīng)妥善保管，建立合同臺賬，記錄合同編號、簽訂時間、客戶信息、房屋信息、合同金額等內(nèi)容。三、合同履行管理1.客戶付款管理銷售人員應(yīng)按照合同約定及時跟進(jìn)客戶付款情況，提醒客戶按時足額支付購房款項。客戶采用一次性付款方式的，應(yīng)在合同約定的時間內(nèi)將全部購房款支付至公司指定賬戶。財務(wù)部門收到款項后，應(yīng)及時開具收款憑證，并通知銷售部門確認(rèn)?？蛻舨捎梅制诟犊罘绞降?，銷售部門應(yīng)制定詳細(xì)的分期付款計劃，明確各期付款時間和金額。財務(wù)部門按照計劃及時核對收款情況，對于逾期未付款的客戶，銷售部門應(yīng)協(xié)助財務(wù)部門進(jìn)行催款?？蛻舨捎勉y行貸款方式付款的，銷售部門應(yīng)協(xié)助客戶辦理貸款手續(xù)，提供必要的資料和指導(dǎo)。在貸款審批通過后，督促銀行及時發(fā)放貸款至公司賬戶。同時，關(guān)注客戶還款情況，如有逾期，及時與銀行溝通并采取相應(yīng)措施。2.房屋交付管理在房屋交付前，工程部門應(yīng)確保房屋達(dá)到合同約定的交付條件。包括房屋質(zhì)量驗收合格、配套設(shè)施完善等。銷售部門應(yīng)提前通知客戶交付時間、地點及所需資料。交付時，安排專人負(fù)責(zé)接待客戶，協(xié)助客戶辦理交付手續(xù)，向客戶交付房屋鑰匙、《住宅質(zhì)量保證書》《住宅使用說明書》等相關(guān)資料。客戶在驗收房屋過程中發(fā)現(xiàn)問題的，銷售部門應(yīng)及時協(xié)調(diào)工程部門進(jìn)行整改。整改完成后，再次組織客戶驗收，直至客戶滿意為止。3.合同變更管理在合同履行過程中，如因特殊原因需要變更合同條款的，應(yīng)由合同當(dāng)事人協(xié)商一致，并簽訂書面變更協(xié)議。變更協(xié)議應(yīng)明確變更的內(nèi)容、原因、生效時間等條款。變更協(xié)議簽訂后，按照合同審核流程進(jìn)行審核，審核通過后存檔備案。涉及房屋面積、價格、付款方式等重要條款變更的，應(yīng)及時通知相關(guān)部門，如財務(wù)部門調(diào)整收款計劃，法務(wù)部門評估變更后的法律風(fēng)險等。4.合同解除管理在合同履行過程中，如出現(xiàn)法定或約定的解除情形，合同當(dāng)事人可協(xié)商解除合同。解除合同應(yīng)簽訂書面解除協(xié)議，明確解除的原因、時間、雙方權(quán)利義務(wù)等內(nèi)容。解除協(xié)議簽訂后，按照合同審核流程進(jìn)行審核，審核通過后存檔備案。同時，財務(wù)部門按照合同約定辦理退款手續(xù)，銷售部門協(xié)助客戶辦理相關(guān)手續(xù)。如因客戶原因解除合同，公司有權(quán)按照合同約定扣除相應(yīng)的違約金。違約金的扣除應(yīng)符合法律法規(guī)規(guī)定，并在解除協(xié)議中明確約定。四、合同檔案管理1.檔案收集合同簽訂后，銷售人員應(yīng)及時將合同原件及相關(guān)附件整理齊全，移交至公司檔案管理部門。檔案管理部門應(yīng)核對合同資料的完整性，包括合同文本、補充協(xié)議、客戶身份證明、付款憑證等。對于資料不齊全的，及時通知相關(guān)部門補齊。2.檔案整理檔案管理部門按照合同類別、簽訂時間等進(jìn)行分類整理，編制檔案目錄，便于查詢和管理。每份合同應(yīng)建立獨立的檔案卷，將合同文本及附件按照順序裝訂成冊，并在檔案卷封面注明合同編號、客戶姓名、房屋地址、簽訂時間等信息。3.檔案保管合同檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，確保存放環(huán)境安全、干燥、通風(fēng)。檔案管理部門應(yīng)定期對合同檔案進(jìn)行檢查，防止檔案損壞、丟失等情況發(fā)生。對于電子檔案，應(yīng)做好數(shù)據(jù)備份，確保數(shù)據(jù)安全。合同檔案的保管期限按照國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，商品房買賣合同檔案保管期限為自合同履行完畢或終止之日起[X]年。4.檔案查閱因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請表》，注明查閱原因、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息?！逗贤瑱n案查閱申請表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，交至檔案管理部門。檔案管理部門根據(jù)申請表內(nèi)容提供相應(yīng)的合同檔案，并做好查閱登記。查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點查閱合同檔案，不得擅自將檔案帶出或轉(zhuǎn)借他人。查閱完畢后，應(yīng)及時歸還檔案，并在查閱登記上簽字確認(rèn)。5.檔案借閱因特殊原因需要借閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱原因、借閱期限、借閱用途等?！逗贤瑱n案借閱申請表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，交至檔案管理部門。檔案管理部門根據(jù)審批意見辦理借閱手續(xù)，收取一定的借閱押金（如有需要），并開具借閱憑證。借閱人員應(yīng)按照借閱憑證上注明的期限及時歸還檔案。如因特殊情況需要延長借閱期限的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱期間，借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自涂改、損壞、丟失檔案。如造成檔案損壞或丟失的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。五、合同風(fēng)險防控1.風(fēng)險識別定期組織合同風(fēng)險排查工作，由法務(wù)部門牽頭，銷售、財務(wù)、工程等相關(guān)部門參與。重點排查合同簽訂、履行過程中可能存在的法律風(fēng)險、財務(wù)風(fēng)險、經(jīng)營風(fēng)險等。如合同條款是否存在歧義、客戶付款能力是否存在問題、房屋交付是否可能出現(xiàn)糾紛等。2.風(fēng)險評估對于排查出的風(fēng)險點，進(jìn)行風(fēng)險評估，確定風(fēng)險等級。風(fēng)險等級可分為高、中、低三個等級。評估風(fēng)險發(fā)生的可能性及可能造成的損失程度。例如，合同條款存在重大法律漏洞，可能導(dǎo)致公司面臨重大法律糾紛，風(fēng)險等級為高；客戶付款出現(xiàn)一定延遲，但對公司影響較小，風(fēng)險等級為低。3.風(fēng)險應(yīng)對根據(jù)風(fēng)險評估結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施。對于高風(fēng)險事項，應(yīng)及時調(diào)整合同條款、加強監(jiān)控、尋求專業(yè)法律意見等。對于中風(fēng)險事項，應(yīng)密切關(guān)注，采取適當(dāng)?shù)姆婪洞胧缂訌娕c客戶溝通、完善內(nèi)部管理流程等。對于低風(fēng)險事項，可進(jìn)行定期跟蹤，確保風(fēng)險處于可控狀態(tài)。4.案例分析與經(jīng)驗總結(jié)定期收集、整理合同糾紛案例，組織相關(guān)部門進(jìn)行分析討論。從案例中吸取經(jīng)驗教訓(xùn)，總結(jié)合同管理中的薄弱環(huán)節(jié)，不斷完善合同管理制度和流程。例如，通過分析某起因合同條款約定不明導(dǎo)致的糾紛案例，完善合同條款的表述，避免類似問題再次發(fā)生。六、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督機制公司設(shè)立合同管理監(jiān)督小組，由法務(wù)部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，成員包括銷售、財務(wù)、工程等部門的相關(guān)人員。監(jiān)督小組定期對合同簽訂、履行、檔案管理等情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。對于重大合同或存在風(fēng)險的合同，監(jiān)督小組應(yīng)進(jìn)行重點跟蹤監(jiān)督，確保合同順利履行。2.考核制度將合同管理工作納入部門及員工績效考核體系?？己酥笜?biāo)包括合同簽訂的準(zhǔn)確性、履行的及