售房部門合同管理制度

售房部門合同管理制度總則目的為加強(qiáng)售房部門合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、解除等行為，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本制度。適用范圍本制度適用于售房部門涉及的各類房屋銷售合同、租賃合同及相關(guān)補(bǔ)充協(xié)議等?；驹瓌t1.依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行等應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)及政策的要求。2.平等自愿原則：合同雙方在平等、自愿的基礎(chǔ)上協(xié)商一致簽訂合同。3.誠(chéng)實(shí)守信原則：合同雙方應(yīng)誠(chéng)實(shí)守信，全面履行合同約定的義務(wù)。4.風(fēng)險(xiǎn)防范原則：注重對(duì)合同風(fēng)險(xiǎn)的識(shí)別、評(píng)估和控制，確保公司利益不受損失。合同簽訂管理合同起草1.對(duì)于常規(guī)的房屋銷售合同和租賃合同，由公司法務(wù)部門根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及公司業(yè)務(wù)需求制定標(biāo)準(zhǔn)合同模板。售房部門應(yīng)根據(jù)具體業(yè)務(wù)情況，在標(biāo)準(zhǔn)模板基礎(chǔ)上進(jìn)行必要的修改和補(bǔ)充，但不得違反法律法規(guī)及公司規(guī)定。2.對(duì)于特殊或復(fù)雜的合同，售房部門應(yīng)及時(shí)與法務(wù)部門溝通，由法務(wù)部門會(huì)同售房部門共同起草合同條款，確保合同內(nèi)容合法、準(zhǔn)確、完整。合同審核1.售房部門在合同起草完成后，應(yīng)首先進(jìn)行內(nèi)部審核。審核內(nèi)容包括合同條款是否符合公司業(yè)務(wù)要求、權(quán)利義務(wù)是否對(duì)等、文字表述是否清晰準(zhǔn)確等。2.將內(nèi)部審核通過的合同提交給法務(wù)部門進(jìn)行法律審核。法務(wù)部門重點(diǎn)審核合同的合法性、合規(guī)性，對(duì)可能存在的法律風(fēng)險(xiǎn)提出意見和建議。3.根據(jù)法務(wù)部門的審核意見，售房部門對(duì)合同進(jìn)行修改完善，確保合同不存在法律瑕疵。合同審批1.經(jīng)審核修改后的合同，按照公司審批流程進(jìn)行審批。審批流程一般包括售房部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)部門、總經(jīng)理等環(huán)節(jié)。2.售房部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)對(duì)合同的業(yè)務(wù)合理性進(jìn)行審核，確保合同符合售房業(yè)務(wù)的實(shí)際情況和公司銷售策略。3.分管領(lǐng)導(dǎo)從整體業(yè)務(wù)和管理角度對(duì)合同進(jìn)行審查，提出審批意見。4.財(cái)務(wù)部門審核合同的財(cái)務(wù)條款，包括付款方式、結(jié)算周期、稅務(wù)處理等，確保公司財(cái)務(wù)利益得到保障。5.總經(jīng)理對(duì)合同進(jìn)行最終審批，決定合同是否可以簽訂。合同簽訂1.合同經(jīng)審批通過后，由售房部門負(fù)責(zé)與對(duì)方當(dāng)事人簽訂合同。簽訂合同的人員應(yīng)具備相應(yīng)的授權(quán)，確保合同簽訂行為的有效性。2.簽訂合同時(shí)，應(yīng)仔細(xì)核對(duì)合同雙方當(dāng)事人的信息，確保名稱、地址、聯(lián)系方式等準(zhǔn)確無誤。3.合同文本應(yīng)一式多份，雙方當(dāng)事人各執(zhí)一份，公司內(nèi)部留存的合同副本應(yīng)根據(jù)需要分發(fā)給相關(guān)部門，如法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門、檔案管理部門等，確保各部門對(duì)合同情況有清晰了解。合同履行管理合同執(zhí)行計(jì)劃制定1.售房部門在合同簽訂后，應(yīng)根據(jù)合同約定制定詳細(xì)的合同履行計(jì)劃，明確各階段的工作任務(wù)、時(shí)間節(jié)點(diǎn)和責(zé)任人。2.合同履行計(jì)劃應(yīng)包括房屋交付時(shí)間、款項(xiàng)收取計(jì)劃、售后服務(wù)安排等內(nèi)容，確保合同各項(xiàng)義務(wù)能夠有序履行。房屋交付管理1.按照合同約定的交付時(shí)間和標(biāo)準(zhǔn)，做好房屋交付前的準(zhǔn)備工作，包括房屋驗(yàn)收、相關(guān)手續(xù)辦理等。2.提前通知客戶交付時(shí)間和所需資料，協(xié)助客戶辦理房屋交接手續(xù)，確保交付過程順利進(jìn)行。3.交付過程中，應(yīng)向客戶提供詳細(xì)的房屋使用說明和相關(guān)資料，解答客戶疑問，處理客戶提出的問題?？铐?xiàng)收取管理1.嚴(yán)格按照合同約定的付款方式和時(shí)間節(jié)點(diǎn)收取款項(xiàng)，確保公司資金及時(shí)、足額回籠。2.建立款項(xiàng)收取臺(tái)賬，詳細(xì)記錄每筆款項(xiàng)的收取情況，包括付款人、金額、付款時(shí)間、收款方式等信息。3.對(duì)于逾期未付款項(xiàng)，應(yīng)及時(shí)與客戶溝通，了解原因，采取相應(yīng)的催款措施，如發(fā)送催款函、電話催收等。如客戶仍未按時(shí)付款，應(yīng)按照合同約定追究其違約責(zé)任。售后服務(wù)管理1.建立完善的售后服務(wù)體系，及時(shí)處理客戶在房屋使用過程中提出的問題和投訴。2.對(duì)于客戶反饋的房屋質(zhì)量問題，應(yīng)及時(shí)安排維修人員進(jìn)行維修，確保維修質(zhì)量和進(jìn)度，直至客戶滿意。3.定期回訪客戶，了解客戶對(duì)房屋及售后服務(wù)的滿意度，收集客戶意見和建議，不斷改進(jìn)服務(wù)質(zhì)量。合同變更管理變更情形1.在合同履行過程中，如因市場(chǎng)情況變化、客戶需求調(diào)整、法律法規(guī)變更等原因，需要對(duì)合同內(nèi)容進(jìn)行變更的，應(yīng)按照本制度規(guī)定的程序進(jìn)行操作。2.常見的合同變更情形包括房屋價(jià)格調(diào)整、交付時(shí)間變更、房屋面積變更、付款方式變更等。變更申請(qǐng)1.合同變更事項(xiàng)發(fā)生后，由售房部門相關(guān)人員填寫《合同變更申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明變更的原因、內(nèi)容、對(duì)合同履行的影響等情況。2.將《合同變更申請(qǐng)表》提交給售房部門負(fù)責(zé)人審核，審核通過后報(bào)法務(wù)部門進(jìn)行法律審核。變更審核與審批1.法務(wù)部門對(duì)合同變更的合法性、合規(guī)性進(jìn)行審核，評(píng)估變更可能帶來的法律風(fēng)險(xiǎn)，并提出審核意見。2.根據(jù)法務(wù)部門的審核意見，售房部門對(duì)《合同變更申請(qǐng)表》進(jìn)行修改完善后，按照公司合同審批流程進(jìn)行審批。審批通過后，方可進(jìn)行合同變更。變更合同簽訂1.經(jīng)審批同意的合同變更事項(xiàng)，由售房部門與對(duì)方當(dāng)事人重新簽訂補(bǔ)充協(xié)議或變更后的合同文本。2.簽訂變更合同的程序與簽訂原合同的程序相同，應(yīng)確保變更合同的有效性和合法性。合同解除管理解除情形1.在合同履行過程中，如出現(xiàn)以下情形之一的，可解除合同：雙方協(xié)商一致同意解除合同；因不可抗力致使合同無法履行；一方嚴(yán)重違反合同約定，致使合同目的無法實(shí)現(xiàn)；法律法規(guī)規(guī)定的其他可解除合同的情形。2.售房部門應(yīng)密切關(guān)注合同履行情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)可能導(dǎo)致合同解除的情形，并采取相應(yīng)措施。解除申請(qǐng)1.當(dāng)出現(xiàn)合同解除情形時(shí)，由售房部門相關(guān)人員填寫《合同解除申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明解除合同的原因、依據(jù)及對(duì)公司利益的影響等情況。2.將《合同解除申請(qǐng)表》提交給售房部門負(fù)責(zé)人審核，審核通過后報(bào)法務(wù)部門進(jìn)行法律審核。解除審核與審批1.法務(wù)部門對(duì)合同解除的合法性、合規(guī)性進(jìn)行審核，評(píng)估解除合同可能帶來的法律風(fēng)險(xiǎn)，并提出審核意見。2.根據(jù)法務(wù)部門的審核意見，售房部門對(duì)《合同解除申請(qǐng)表》進(jìn)行修改完善后，按照公司合同審批流程進(jìn)行審批。審批通過后，方可解除合同。解除合同后續(xù)處理1.合同解除后，售房部門應(yīng)及時(shí)與對(duì)方當(dāng)事人辦理相關(guān)手續(xù)，如退還已收取的款項(xiàng)、交接相關(guān)資料等。2.對(duì)解除合同涉及的財(cái)務(wù)事項(xiàng)進(jìn)行清理結(jié)算，確保公司財(cái)務(wù)賬目清晰。3.將合同解除的相關(guān)情況及時(shí)通知公司內(nèi)部相關(guān)部門，如法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門、檔案管理部門等，做好檔案管理和信息溝通工作。合同檔案管理檔案收集1.售房部門負(fù)責(zé)收集合同簽訂、履行、變更、解除過程中形成的各類文件資料，包括合同文本、審批文件、往來函件、交付憑證、款項(xiàng)收取記錄等。2.應(yīng)確保收集的檔案資料完整、準(zhǔn)確、真實(shí)，能夠全面反映合同的履行情況。檔案整理1.對(duì)收集到的合同檔案資料進(jìn)行分類整理，按照合同類別、時(shí)間順序等進(jìn)行編號(hào)和歸檔。2.每份合同檔案應(yīng)建立詳細(xì)的目錄清單，注明文件名稱、日期、頁碼等信息，便于查閱和管理。檔案保管1.設(shè)立專門的合同檔案保管場(chǎng)所，配備必要的保管設(shè)備，確保檔案資料的安全存放。2.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)合同檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止檔案資料損壞、丟失或泄密。檔案查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱原因、查閱內(nèi)容等信息。2.經(jīng)售房部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可到檔案保管場(chǎng)所查閱合同檔案。查閱過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自涂改、復(fù)印、抽取檔案資料。3.涉及公司商業(yè)秘密或重要信息的合同檔案，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格保密，不得向無關(guān)人員透露。合同風(fēng)險(xiǎn)管理風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估1.售房部門應(yīng)定期對(duì)合同履行過程中的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別和評(píng)估，重點(diǎn)關(guān)注市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)、信用風(fēng)險(xiǎn)、法律風(fēng)險(xiǎn)等。2.通過對(duì)合同條款、交易對(duì)手情況、市場(chǎng)動(dòng)態(tài)等因素的分析，評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度。風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施1.根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。對(duì)于市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)，可通過調(diào)整銷售策略、加強(qiáng)市場(chǎng)調(diào)研等方式進(jìn)行應(yīng)對(duì)；對(duì)于信用風(fēng)險(xiǎn)，可加強(qiáng)對(duì)交易對(duì)手的信用調(diào)查和評(píng)估，采取必要的擔(dān)保措施等；對(duì)于法律風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)嚴(yán)格遵守法律法規(guī)，加強(qiáng)合同審核和管理。2.定期對(duì)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和評(píng)估，及時(shí)調(diào)整和完善風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略，確保風(fēng)險(xiǎn)得到有效控制。監(jiān)督與考核監(jiān)督檢查1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)售房部門合同管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，重點(diǎn)檢查合同簽訂、履行、變更、解除等環(huán)節(jié)是否符合本制度規(guī)定。2.檢查內(nèi)容包括合同審批流程的執(zhí)行情況、合同檔案管理情況、款項(xiàng)收取情況、售后服務(wù)情況等。對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見，要求售房部門限期整改。考核評(píng)價(jià)1.建立售房部門合同管理考核評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)售房部門