區(qū)工信局檔案管理制度

區(qū)工信局檔案管理制度總則一、目的為了加強(qiáng)區(qū)工信局檔案管理工作，有效地保護(hù)和利用檔案，為區(qū)工信局的各項(xiàng)工作提供準(zhǔn)確、可靠的依據(jù)，根據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和政策，結(jié)合區(qū)工信局的實(shí)際情況，制定本制度。二、適用范圍本制度適用于區(qū)工信局各科室、下屬單位及全體工作人員。三、檔案管理的基本原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理：區(qū)工信局檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，局辦公室負(fù)責(zé)全局檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)，各科室、下屬單位負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理、保管和利用。2.完整準(zhǔn)確、安全保密：檔案管理工作應(yīng)確保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和保密，防止檔案的損毀、丟失和泄密。3.便于利用、規(guī)范管理：檔案管理工作應(yīng)注重檔案的利用價(jià)值，便于檔案的查詢(xún)、借閱和利用，同時(shí)應(yīng)規(guī)范檔案管理的流程和標(biāo)準(zhǔn)，提高檔案管理的效率和質(zhì)量。四、檔案管理的組織與職責(zé)1.局辦公室（1）負(fù)責(zé)制定局檔案管理的規(guī)章制度和工作計(jì)劃，并組織實(shí)施。（2）負(fù)責(zé)全局檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)，對(duì)各科室、下屬單位的檔案管理工作進(jìn)行檢查和考核。（3）負(fù)責(zé)全局檔案的收集、整理、保管和利用，建立健全檔案管理的基礎(chǔ)工作，確保檔案的安全和完整。（4）負(fù)責(zé)組織開(kāi)展檔案管理的培訓(xùn)和宣傳工作，提高全體工作人員的檔案意識(shí)和檔案管理水平。2.各科室、下屬單位（1）負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理、保管和利用，建立健全本部門(mén)檔案管理的規(guī)章制度和工作流程。（2）按照局辦公室的要求，及時(shí)將本部門(mén)形成的檔案移交局辦公室統(tǒng)一管理。（3）負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的利用和查詢(xún)工作，為局內(nèi)各部門(mén)和工作人員提供準(zhǔn)確、可靠的檔案信息服務(wù)。（4）配合局辦公室開(kāi)展檔案管理的培訓(xùn)和宣傳工作，提高本部門(mén)工作人員的檔案意識(shí)和檔案管理水平。檔案的分類(lèi)與編號(hào)一、檔案的分類(lèi)區(qū)工信局檔案分為文書(shū)檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案等五類(lèi)。1.文書(shū)檔案：包括局機(jī)關(guān)及各科室在工作活動(dòng)中形成的各種文件、報(bào)告、通知、紀(jì)要、函件等。2.科技檔案：包括局機(jī)關(guān)及各科室在科技項(xiàng)目、技術(shù)改造、設(shè)備管理等工作活動(dòng)中形成的各種圖紙、方案、報(bào)告、驗(yàn)收材料等。3.會(huì)計(jì)檔案：包括局機(jī)關(guān)及各科室在財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作中形成的各種會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。4.聲像檔案：包括局機(jī)關(guān)及各科室在工作活動(dòng)中形成的各種照片、錄像、錄音等。5.實(shí)物檔案：包括局機(jī)關(guān)及各科室在工作活動(dòng)中形成的各種獎(jiǎng)?wù)?、證書(shū)、牌匾、紀(jì)念品等。二、檔案的編號(hào)1.文書(shū)檔案的編號(hào)：文書(shū)檔案的編號(hào)采用“年度機(jī)構(gòu)保管期限件號(hào)”的方式進(jìn)行編制，如“2023JG永久001”。其中，“年度”表示檔案形成的年份，“機(jī)構(gòu)”表示檔案所屬的科室或部門(mén)，“保管期限”表示檔案的保管期限，“件號(hào)”表示檔案在該保管期限內(nèi)的順序號(hào)。2.科技檔案的編號(hào)：科技檔案的編號(hào)采用“年度項(xiàng)目名稱(chēng)保管期限件號(hào)”的方式進(jìn)行編制，如“2023項(xiàng)目A永久001”。其中，“年度”表示檔案形成的年份，“項(xiàng)目名稱(chēng)”表示科技項(xiàng)目的名稱(chēng)，“保管期限”表示檔案的保管期限，“件號(hào)”表示檔案在該保管期限內(nèi)的順序號(hào)。3.會(huì)計(jì)檔案的編號(hào)：會(huì)計(jì)檔案的編號(hào)采用“年度類(lèi)別保管期限冊(cè)號(hào)”的方式進(jìn)行編制，如“2023KJ永久001”。其中，“年度”表示檔案形成的年份，“類(lèi)別”表示會(huì)計(jì)檔案的類(lèi)別，如憑證、賬簿、報(bào)表等，“保管期限”表示檔案的保管期限，“冊(cè)號(hào)”表示檔案在該保管期限內(nèi)的冊(cè)數(shù)。4.聲像檔案的編號(hào)：聲像檔案的編號(hào)采用“年度類(lèi)別保管期限件號(hào)”的方式進(jìn)行編制，如“2023SX永久001”。其中，“年度”表示檔案形成的年份，“類(lèi)別”表示聲像檔案的類(lèi)別，如照片、錄像、錄音等，“保管期限”表示檔案的保管期限，“件號(hào)”表示檔案在該保管期限內(nèi)的順序號(hào)。5.實(shí)物檔案的編號(hào)：實(shí)物檔案的編號(hào)采用“年度類(lèi)別保管期限件號(hào)”的方式進(jìn)行編制，如“2023SW永久001”。其中，“年度”表示檔案形成的年份，“類(lèi)別”表示實(shí)物檔案的類(lèi)別，如獎(jiǎng)?wù)隆⒆C書(shū)、牌匾等，“保管期限”表示檔案的保管期限，“件號(hào)”表示檔案在該保管期限內(nèi)的順序號(hào)。檔案的收集與整理一、檔案的收集1.各科室、下屬單位應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集工作，及時(shí)將本部門(mén)形成的檔案移交局辦公室統(tǒng)一管理。2.檔案的收集范圍包括本部門(mén)在工作活動(dòng)中形成的各種文件、報(bào)告、通知、紀(jì)要、函件、圖紙、方案、報(bào)告、驗(yàn)收材料、會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、照片、錄像、錄音、獎(jiǎng)?wù)隆⒆C書(shū)、牌匾、紀(jì)念品等。3.檔案的收集時(shí)間應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和局辦公室的要求進(jìn)行，一般應(yīng)在文件形成后的一個(gè)月內(nèi)完成收集工作。二、檔案的整理1.局辦公室應(yīng)按照檔案的分類(lèi)和編號(hào)規(guī)則，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行整理和分類(lèi)，建立檔案目錄和索引，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.文書(shū)檔案的整理應(yīng)按照文件的形成時(shí)間、內(nèi)容、性質(zhì)等因素進(jìn)行分類(lèi)整理，裝訂成冊(cè)，并編制檔案目錄和索引。3.科技檔案的整理應(yīng)按照科技項(xiàng)目的名稱(chēng)、階段、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類(lèi)整理，裝訂成冊(cè)，并編制檔案目錄和索引。4.會(huì)計(jì)檔案的整理應(yīng)按照會(huì)計(jì)憑證的種類(lèi)、日期、編號(hào)等因素進(jìn)行分類(lèi)整理，裝訂成冊(cè)，并編制檔案目錄和索引。5.聲像檔案的整理應(yīng)按照照片、錄像、錄音的內(nèi)容、時(shí)間、地點(diǎn)等因素進(jìn)行分類(lèi)整理，制作光盤(pán)或磁帶，并編制檔案目錄和索引。6.實(shí)物檔案的整理應(yīng)按照獎(jiǎng)?wù)?、證書(shū)、牌匾、紀(jì)念品的名稱(chēng)、頒發(fā)單位、頒發(fā)時(shí)間等因素進(jìn)行分類(lèi)整理，制作標(biāo)簽，并編制檔案目錄和索引。檔案的保管與利用一、檔案的保管1.局辦公室應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)施和設(shè)備，如檔案柜、空調(diào)、除濕機(jī)、滅火器等，確保檔案的安全和完整。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、清潔，避免陽(yáng)光直射和潮濕，防止檔案的損毀和變質(zhì)。3.檔案的保管期限應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和局辦公室的要求進(jìn)行確定，一般分為永久、長(zhǎng)期、短期三種。4.檔案的借閱應(yīng)按照局辦公室的規(guī)定進(jìn)行辦理，借閱人員應(yīng)填寫(xiě)借閱登記表，注明借閱檔案的名稱(chēng)、借閱時(shí)間、借閱用途等，并在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還檔案。5.檔案的銷(xiāo)毀應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和局辦公室的要求進(jìn)行辦理，銷(xiāo)毀檔案應(yīng)經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并由專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，確保檔案的安全和保密。二、檔案的利用1.局辦公室應(yīng)建立檔案利用制度，明確檔案利用的范圍、程序和要求，為局內(nèi)各部門(mén)和工作人員提供準(zhǔn)確、可靠的檔案信息服務(wù)。2.檔案的利用應(yīng)按照局領(lǐng)導(dǎo)的批示或有關(guān)部門(mén)的申請(qǐng)進(jìn)行辦理，利用人員應(yīng)填寫(xiě)利用登記表，注明利用檔案的名稱(chēng)、利用時(shí)間、利用用途等，并在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還檔案。3.檔案的利用方式可以采取查閱、復(fù)印、摘錄等形式，利用人員應(yīng)遵守檔案利用的規(guī)定，不得擅自涂改、損毀檔案。4.對(duì)于涉及國(guó)家秘密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，利用人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。檔案的鑒定與銷(xiāo)毀一、檔案的鑒定1.局辦公室應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保存價(jià)值和保管期限，對(duì)于失去保存價(jià)值的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行銷(xiāo)毀。2.檔案的鑒定工作應(yīng)由局領(lǐng)導(dǎo)主持，檔案管理人員和有關(guān)業(yè)務(wù)人員參加，按照檔案的價(jià)值和保管期限標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行鑒定。3.檔案的鑒定結(jié)果應(yīng)經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后執(zhí)行，并將鑒定結(jié)果記錄在檔案鑒定表中。二、檔案的銷(xiāo)毀1.對(duì)于經(jīng)鑒定確已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和局辦公室的要求進(jìn)行銷(xiāo)毀。2.檔案的銷(xiāo)毀工作應(yīng)由局領(lǐng)導(dǎo)主持，檔案管理人員和有關(guān)業(yè)務(wù)人員參加，在指定的地點(diǎn)進(jìn)行