做好項(xiàng)目溝通管理制度

做好項(xiàng)目溝通管理制度總則一、目的為了確保項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)之間、項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)與相關(guān)部門(mén)之間的有效溝通，提高項(xiàng)目管理的效率和質(zhì)量，保障項(xiàng)目目標(biāo)的順利實(shí)現(xiàn)，特制定本項(xiàng)目溝通管理制度。二、適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有項(xiàng)目的溝通管理，包括公司內(nèi)部自行發(fā)起的項(xiàng)目以及與外部合作單位共同開(kāi)展的項(xiàng)目。三、溝通原則1.及時(shí)性原則：及時(shí)傳遞項(xiàng)目相關(guān)信息，避免信息延誤導(dǎo)致項(xiàng)目進(jìn)度受阻。2.準(zhǔn)確性原則：確保溝通內(nèi)容的準(zhǔn)確性，避免因信息錯(cuò)誤而引發(fā)決策失誤。3.完整性原則：全面?zhèn)鬟f項(xiàng)目相關(guān)信息，避免信息缺失影響項(xiàng)目整體運(yùn)作。4.有效性原則：注重溝通的效果，確保信息能夠被接收方正確理解和應(yīng)用。四、溝通方式1.會(huì)議溝通：包括項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)、周例會(huì)、專(zhuān)題會(huì)議等，用于集中討論項(xiàng)目進(jìn)展、問(wèn)題及解決方案等。2.書(shū)面溝通：通過(guò)郵件、項(xiàng)目文檔等形式進(jìn)行信息傳遞，便于留存和追溯。3.即時(shí)通訊溝通：利用即時(shí)通訊工具（如微信、釘釘?shù)龋┻M(jìn)行日常溝通和緊急事項(xiàng)的傳達(dá)。4.面對(duì)面溝通：適用于重要問(wèn)題的溝通和協(xié)調(diào)，能夠更好地理解對(duì)方的意圖和情感。五、溝通職責(zé)1.項(xiàng)目經(jīng)理（1）負(fù)責(zé)組織和主持項(xiàng)目相關(guān)會(huì)議，確保會(huì)議的高效進(jìn)行。（2）及時(shí)向項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員及相關(guān)部門(mén)傳達(dá)項(xiàng)目信息，確保信息的暢通。（3）協(xié)調(diào)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)內(nèi)部及與外部單位之間的溝通，解決溝通中出現(xiàn)的問(wèn)題。2.項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員（1）積極參與項(xiàng)目會(huì)議，按時(shí)提交項(xiàng)目相關(guān)信息和報(bào)告。（2）及時(shí)回復(fù)項(xiàng)目相關(guān)的郵件和即時(shí)通訊消息，確保信息的及時(shí)反饋。（3）主動(dòng)與項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員及相關(guān)部門(mén)進(jìn)行溝通，共同推動(dòng)項(xiàng)目進(jìn)展。3.相關(guān)部門(mén)（1）配合項(xiàng)目經(jīng)理及項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員的工作，提供所需的信息和支持。（2）及時(shí)回復(fù)項(xiàng)目相關(guān)的請(qǐng)求和咨詢，確保項(xiàng)目溝通的順暢。4.人事部門(mén)（1）負(fù)責(zé)對(duì)項(xiàng)目溝通管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督和評(píng)估。（2）提供相關(guān)的培訓(xùn)和指導(dǎo)，提高項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員的溝通能力。溝通流程一、項(xiàng)目啟動(dòng)階段1.項(xiàng)目經(jīng)理組織召開(kāi)項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)，向項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員及相關(guān)部門(mén)介紹項(xiàng)目背景、目標(biāo)、范圍、進(jìn)度計(jì)劃等信息。2.項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員在啟動(dòng)會(huì)上明確各自的職責(zé)和分工，了解項(xiàng)目的整體情況。3.項(xiàng)目經(jīng)理制定項(xiàng)目溝通計(jì)劃，明確溝通方式、頻率、責(zé)任人等內(nèi)容，并提交給相關(guān)部門(mén)和人事部門(mén)備案。二、項(xiàng)目執(zhí)行階段1.周報(bào)溝通（1）項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員每周五下班前向項(xiàng)目經(jīng)理提交本周工作進(jìn)展報(bào)告，包括已完成的工作、未完成的工作及下周工作計(jì)劃等。（2）項(xiàng)目經(jīng)理在收到周報(bào)后，及時(shí)進(jìn)行審核和反饋，如有問(wèn)題及時(shí)與項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員溝通解決。（3）項(xiàng)目經(jīng)理每周一上午向相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人發(fā)送上周項(xiàng)目進(jìn)展周報(bào)，以便相關(guān)部門(mén)了解項(xiàng)目情況。2.專(zhuān)題會(huì)議溝通（1）當(dāng)項(xiàng)目出現(xiàn)重大問(wèn)題或需要進(jìn)行專(zhuān)項(xiàng)討論時(shí)，項(xiàng)目經(jīng)理組織召開(kāi)專(zhuān)題會(huì)議。（2）專(zhuān)題會(huì)議的參會(huì)人員根據(jù)會(huì)議內(nèi)容確定，一般包括項(xiàng)目經(jīng)理、項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員、相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人等。（3）會(huì)議前，項(xiàng)目經(jīng)理提前通知參會(huì)人員會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)和議題，參會(huì)人員做好準(zhǔn)備工作。（4）會(huì)議中，項(xiàng)目經(jīng)理主持會(huì)議，引導(dǎo)參會(huì)人員充分討論問(wèn)題，提出解決方案，并確定責(zé)任人及完成時(shí)間。（5）會(huì)議結(jié)束后，項(xiàng)目經(jīng)理及時(shí)整理會(huì)議紀(jì)要，發(fā)送給參會(huì)人員及相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人，并跟蹤會(huì)議決議的執(zhí)行情況。3.即時(shí)通訊溝通（1）項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員在日常工作中，利用即時(shí)通訊工具及時(shí)溝通項(xiàng)目相關(guān)信息，如問(wèn)題、進(jìn)展等。（2）對(duì)于緊急事項(xiàng)，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員應(yīng)及時(shí)通過(guò)即時(shí)通訊工具向項(xiàng)目經(jīng)理或相關(guān)人員報(bào)告，并在第一時(shí)間采取措施解決。（3）項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)及時(shí)回復(fù)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員的即時(shí)通訊消息，確保信息的及時(shí)反饋。三、項(xiàng)目變更階段1.當(dāng)項(xiàng)目需要進(jìn)行變更時(shí)，項(xiàng)目經(jīng)理組織相關(guān)人員進(jìn)行變更評(píng)估，確定變更的必要性和影響范圍。2.項(xiàng)目經(jīng)理制定變更方案，包括變更內(nèi)容、變更時(shí)間、變更影響等，并提交給相關(guān)部門(mén)和人事部門(mén)備案。3.項(xiàng)目經(jīng)理組織召開(kāi)變更會(huì)議，向項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員及相關(guān)部門(mén)介紹變更方案，征求意見(jiàn)和建議。4.根據(jù)變更會(huì)議的意見(jiàn)和建議，項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)變更方案進(jìn)行調(diào)整和完善，并提交給相關(guān)部門(mén)和人事部門(mén)審批。5.變更審批通過(guò)后，項(xiàng)目經(jīng)理組織相關(guān)人員實(shí)施變更，并及時(shí)向項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員及相關(guān)部門(mén)通報(bào)變更進(jìn)展情況。四、項(xiàng)目收尾階段1.項(xiàng)目經(jīng)理組織召開(kāi)項(xiàng)目總結(jié)會(huì)，對(duì)項(xiàng)目的整體情況進(jìn)行總結(jié)，包括項(xiàng)目目標(biāo)的完成情況、項(xiàng)目成果、項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)等。2.項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員在總結(jié)會(huì)上分享自己在項(xiàng)目中的工作經(jīng)驗(yàn)和體會(huì)，為今后的項(xiàng)目提供參考。3.項(xiàng)目經(jīng)理整理項(xiàng)目總結(jié)會(huì)的會(huì)議紀(jì)要，發(fā)送給相關(guān)部門(mén)和人事部門(mén)備案，并作為項(xiàng)目績(jī)效考核的依據(jù)之一。溝通管理工具一、項(xiàng)目管理軟件公司使用專(zhuān)業(yè)的項(xiàng)目管理軟件，如[軟件名稱(chēng)]，對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行全面管理，包括項(xiàng)目計(jì)劃、進(jìn)度跟蹤、任務(wù)分配、溝通記錄等。項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員通過(guò)項(xiàng)目管理軟件實(shí)時(shí)了解項(xiàng)目進(jìn)展情況，進(jìn)行溝通和協(xié)作。二、郵件系統(tǒng)公司使用內(nèi)部郵件系統(tǒng)，如[郵件系統(tǒng)名稱(chēng)]，進(jìn)行項(xiàng)目相關(guān)信息的傳遞。項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員應(yīng)及時(shí)查看郵件，回復(fù)重要郵件，并將重要郵件轉(zhuǎn)發(fā)給相關(guān)人員。三、即時(shí)通訊工具公司使用即時(shí)通訊工具，如微信、釘釘?shù)?，進(jìn)行日常溝通和緊急事項(xiàng)的傳達(dá)。項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員應(yīng)保持即時(shí)通訊工具的在線狀態(tài)，及時(shí)回復(fù)消息，避免信息延誤。四、文檔管理系統(tǒng)公司使用文檔管理系統(tǒng)，如[文檔管理系統(tǒng)名稱(chēng)]，對(duì)項(xiàng)目相關(guān)文檔進(jìn)行管理，包括項(xiàng)目計(jì)劃、需求文檔、設(shè)計(jì)文檔、測(cè)試報(bào)告等。項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員應(yīng)將項(xiàng)目相關(guān)文檔上傳到文檔管理系統(tǒng)，確保文檔的安全和可追溯性。溝通管理團(tuán)隊(duì)一、項(xiàng)目溝通管理小組成立項(xiàng)目溝通管理小組，由項(xiàng)目經(jīng)理?yè)?dān)任組長(zhǎng)，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員及相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人為小組成員。項(xiàng)目溝通管理小組負(fù)責(zé)項(xiàng)目溝通管理制度的制定、執(zhí)行和監(jiān)督，協(xié)調(diào)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)內(nèi)部及與外部單位之間的溝通，解決溝通中出現(xiàn)的問(wèn)題。二、溝通協(xié)調(diào)員每個(gè)項(xiàng)目配備一名溝通協(xié)調(diào)員，由項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員擔(dān)任。溝通協(xié)調(diào)員負(fù)責(zé)具體的溝通協(xié)調(diào)工作，包括組織會(huì)議、發(fā)送郵件、記錄會(huì)議紀(jì)要等。溝通協(xié)調(diào)員應(yīng)具備良好的溝通能力和組織協(xié)調(diào)能力，能夠及時(shí)有效地處理項(xiàng)目溝通中的問(wèn)題。溝通管理考核一、考核內(nèi)容1.溝通及時(shí)性：考核項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員是否及時(shí)回復(fù)項(xiàng)目相關(guān)的郵件和即時(shí)通訊消息，是否按時(shí)提交項(xiàng)目周報(bào)等。2.溝通準(zhǔn)確性：考核項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員是否準(zhǔn)確傳遞項(xiàng)目相關(guān)信息，是否避免因信息錯(cuò)誤而引發(fā)決策失誤。3.溝通完整性：考核項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員是否全面?zhèn)鬟f項(xiàng)目相關(guān)信息，是否避免信息缺失影響項(xiàng)目整體運(yùn)作。4.溝通有效性：考核項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員的溝通效果，是否能夠被接收方正確理解和應(yīng)用。5.溝通協(xié)作性：考核項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員之間的溝通協(xié)作情況，是否能夠共同推動(dòng)項(xiàng)目進(jìn)展。二、考核方式1.日?？己耍河身?xiàng)目經(jīng)理對(duì)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員的日常溝通情況進(jìn)行考核，記錄在項(xiàng)目溝通記錄表中。2.定期考核：人事部門(mén)定期對(duì)項(xiàng)目溝通管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行考核，收集項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員的考核意見(jiàn)和建議，對(duì)考核結(jié)果進(jìn)行分析和總結(jié)。3.專(zhuān)項(xiàng)考核：針對(duì)項(xiàng)目中出現(xiàn)的溝通問(wèn)題或重大事件，進(jìn)行專(zhuān)項(xiàng)考核，查明原因，提出改進(jìn)措施。三、考核結(jié)果應(yīng)用1.考核結(jié)果作為項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員績(jī)效考核的重要依據(jù)之一，與項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員的績(jī)效獎(jiǎng)金掛鉤。2.對(duì)于溝通表現(xiàn)優(yōu)秀的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員，給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，激勵(lì)其繼續(xù)保持良好的溝通習(xí)