園本培訓(xùn)檔案管理制度

園本培訓(xùn)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)園本培訓(xùn)檔案管理，規(guī)范培訓(xùn)檔案的收集、整理、保管和利用，提高培訓(xùn)工作的科學(xué)性和有效性，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本園所有園本培訓(xùn)活動(dòng)中形成的各類檔案資料的管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映園本培訓(xùn)的實(shí)際情況。2.完整性原則：全面收集培訓(xùn)過程中的各類資料，確保檔案的完整性。3.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行檔案的整理、分類和保管。4.保密性原則：對(duì)涉及個(gè)人隱私、敏感信息等的檔案資料嚴(yán)格保密。二、檔案管理職責(zé)（一）培訓(xùn)管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定園本培訓(xùn)檔案管理的工作計(jì)劃和實(shí)施方案。2.組織、指導(dǎo)培訓(xùn)檔案的收集、整理、歸檔工作。3.定期對(duì)培訓(xùn)檔案進(jìn)行檢查、評(píng)估和總結(jié)，提出改進(jìn)意見。4.負(fù)責(zé)培訓(xùn)檔案的保管、查閱、借閱等日常管理工作。（二）培訓(xùn)教師職責(zé)1.按照檔案管理要求，及時(shí)、準(zhǔn)確地收集和整理本人在培訓(xùn)過程中形成的各類資料。2.對(duì)所提供檔案資料的真實(shí)性、完整性負(fù)責(zé)。3.協(xié)助培訓(xùn)管理部門做好培訓(xùn)檔案的整理和歸檔工作。（三）其他相關(guān)人員職責(zé)1.參與培訓(xùn)活動(dòng)的其他人員，應(yīng)積極配合培訓(xùn)管理部門和培訓(xùn)教師，提供與培訓(xùn)相關(guān)的資料。2.遵守檔案管理制度，不得擅自涂改、銷毀檔案資料。三、檔案收集（一）培訓(xùn)計(jì)劃類1.園本培訓(xùn)年度計(jì)劃、學(xué)期計(jì)劃、月計(jì)劃等。2.培訓(xùn)課程教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱等。（二）培訓(xùn)實(shí)施類1.培訓(xùn)通知、培訓(xùn)簽到表、培訓(xùn)日程安排表等。2.培訓(xùn)課件、教案、講義、教材等。3.培訓(xùn)現(xiàn)場(chǎng)照片、視頻、音頻等記錄資料。4.培訓(xùn)學(xué)員的課堂筆記、作業(yè)、考試試卷等。5.培訓(xùn)過程中的學(xué)員反饋意見、調(diào)查問卷等。（三）培訓(xùn)師資類1.培訓(xùn)教師的個(gè)人簡(jiǎn)歷、資質(zhì)證書、培訓(xùn)經(jīng)歷等。2.培訓(xùn)教師的培訓(xùn)教案、教學(xué)反思、教學(xué)評(píng)價(jià)等。（四）培訓(xùn)考核類1.培訓(xùn)學(xué)員的考核成績(jī)、考核報(bào)告、考核證書等。2.培訓(xùn)效果評(píng)估報(bào)告、總結(jié)報(bào)告等。（五）其他相關(guān)類1.培訓(xùn)活動(dòng)的經(jīng)費(fèi)預(yù)算、經(jīng)費(fèi)報(bào)銷憑證等。2.與培訓(xùn)相關(guān)的會(huì)議紀(jì)要、文件、協(xié)議等。四、檔案整理（一）分類原則按照培訓(xùn)檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，分為培訓(xùn)計(jì)劃類、培訓(xùn)實(shí)施類、培訓(xùn)師資類、培訓(xùn)考核類和其他相關(guān)類等五大類。（二）編號(hào)規(guī)則1.每一類檔案按照時(shí)間順序進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)格式為：類別代碼+年份+月份+流水號(hào)。2.類別代碼：培訓(xùn)計(jì)劃類（PJ）、培訓(xùn)實(shí)施類（SS）、培訓(xùn)師資類（SZ）、培訓(xùn)考核類（KH）、其他相關(guān)類（QT）。（三）裝訂要求1.對(duì)紙質(zhì)檔案資料進(jìn)行分類整理后，按照順序依次裝訂。2.裝訂應(yīng)牢固、整齊，不得有缺頁、漏頁等現(xiàn)象。3.在每?jī)?cè)檔案的封面注明檔案類別、編號(hào)、年度、月份等信息。（四）電子檔案整理1.對(duì)電子檔案資料進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立相應(yīng)的文件夾結(jié)構(gòu)。2.電子檔案的文件名應(yīng)與紙質(zhì)檔案的編號(hào)一致，并注明檔案類別。3.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，確保檔案數(shù)據(jù)的安全。五、檔案保管（一）保管期限1.培訓(xùn)計(jì)劃類、培訓(xùn)師資類、培訓(xùn)考核類檔案保管期限為長(zhǎng)期。2.培訓(xùn)實(shí)施類檔案保管期限為短期，其中培訓(xùn)現(xiàn)場(chǎng)照片、視頻、音頻等記錄資料保管期限為長(zhǎng)期。3.其他相關(guān)類檔案保管期限根據(jù)實(shí)際情況確定。（二）保管地點(diǎn)1.設(shè)立專門的檔案庫房，用于存放園本培訓(xùn)檔案。2.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施。（三）檔案上架1.將整理好的檔案按照類別和編號(hào)順序上架存放。2.建立檔案存放索引，便于快速查找和利用檔案。（四）檔案清查1.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。2.對(duì)清查中發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)進(jìn)行處理，并做好記錄。六、檔案查閱（一）查閱權(quán)限1.本園教職工因工作需要查閱培訓(xùn)檔案的，需填寫《培訓(xùn)檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到培訓(xùn)管理部門查閱。2.外單位人員因工作需要查閱培訓(xùn)檔案的，需持有單位介紹信，并填寫《培訓(xùn)檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)園領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由培訓(xùn)管理部門安排專人陪同查閱。（二）查閱流程1.查閱人填寫《培訓(xùn)檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的類別、編號(hào)、查閱目的等信息。2.所在部門負(fù)責(zé)人或園領(lǐng)導(dǎo)對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審批。3.培訓(xùn)管理部門根據(jù)審批意見，為查閱人提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱記錄。4.查閱人查閱檔案時(shí)，應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。5.查閱人不得在檔案資料上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞等。（三）查閱記錄1.對(duì)每次檔案查閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括查閱時(shí)間、查閱人姓名、查閱檔案類別和編號(hào)、查閱目的、審批意見等信息。2.查閱記錄應(yīng)妥善保管，以備查詢。七、檔案借閱（一）借閱權(quán)限1.本園教職工因工作需要借閱培訓(xùn)檔案的，需填寫《培訓(xùn)檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到培訓(xùn)管理部門辦理借閱手續(xù)。2.外單位人員原則上不得借閱培訓(xùn)檔案，如有特殊情況需要借閱的，需持有單位介紹信，并填寫《培訓(xùn)檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)園領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由培訓(xùn)管理部門安排專人陪同借閱。（二）借閱流程1.借閱人填寫《培訓(xùn)檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的類別、編號(hào)、借閱期限等信息。2.所在部門負(fù)責(zé)人或園領(lǐng)導(dǎo)對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審批。3.培訓(xùn)管理部門根據(jù)審批意見，為借閱人辦理借閱手續(xù)，填寫《培訓(xùn)檔案借閱登記表》，注明借閱時(shí)間、借閱人姓名、借閱檔案類別和編號(hào)、借閱期限、審批意見等信息。4.借閱人憑《培訓(xùn)檔案借閱登記表》到檔案庫房領(lǐng)取檔案資料。5.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案資料，如需延期歸還的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（三）借閱歸還1.借閱人歸還檔案資料時(shí)，應(yīng)確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性，如有損壞或丟失的，應(yīng)照價(jià)賠償。2.培訓(xùn)管理部門對(duì)歸還的檔案資料進(jìn)行檢查，確認(rèn)無誤后，在《培訓(xùn)檔案借閱登記表》上注明歸還時(shí)間，并將檔案資料歸還原位。八、檔案保密（一）保密措施1.對(duì)涉及個(gè)人隱私、敏感信息等的培訓(xùn)檔案資料，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。3.在檔案查閱、借閱過程中，對(duì)查閱人、借閱人的行為進(jìn)行監(jiān)督，防止檔案資料的泄露。（二）保密責(zé)任1.對(duì)違反檔案保密制度的行為，將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。2.因檔案管理人員失職導(dǎo)致檔案資料泄露的，將追究其相應(yīng)的責(zé)任。九、檔案銷毀（一）銷毀條件1.超過保管期限的培訓(xùn)檔案，經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的，可以進(jìn)行銷毀。2.因保管不善導(dǎo)致檔案資料損壞、變質(zhì)，無法繼續(xù)保存的，可以進(jìn)行銷毀。（二）銷毀流程1.培訓(xùn)管理部門定期對(duì)超過保管期限的檔案進(jìn)行清理，提出銷毀意見，并填寫《培訓(xùn)檔案銷毀申請(qǐng)表》。2.組織相關(guān)人員對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行鑒定，確認(rèn)是否符合銷毀條件。3.經(jīng)園領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由培訓(xùn)管理部