長沙市合同管理制度

長沙市合同管理制度總則1.目的為加強公司合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、解除等行為，維護(hù)公司合法權(quán)益，提高經(jīng)濟(jì)效益，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及公司實際情況，制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門在長沙市范圍內(nèi)簽訂的各類合同，包括但不限于買賣合同、租賃合同、服務(wù)合同、技術(shù)合同等。3.基本原則依法簽訂原則：合同的簽訂、履行必須遵守國家法律法規(guī)的規(guī)定，不得損害國家利益、社會公共利益和他人合法權(quán)益。平等自愿原則：合同雙方當(dāng)事人在平等、自愿的基礎(chǔ)上簽訂合同，任何一方不得將自己的意志強加給對方。公平公正原則：合同的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)公平合理，不得顯失公平，確保雙方權(quán)利義務(wù)對等。誠實守信原則：合同雙方當(dāng)事人應(yīng)當(dāng)誠實守信，全面履行合同約定的義務(wù)，不得擅自變更或解除合同。合同管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)1.合同管理委員會成立合同管理委員會，由公司總經(jīng)理擔(dān)任主任，副總經(jīng)理擔(dān)任副主任，各部門負(fù)責(zé)人為成員。合同管理委員會負(fù)責(zé)審議重大合同事項，協(xié)調(diào)解決合同管理中的重大問題，對合同管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.合同管理部門公司設(shè)立合同管理部門，負(fù)責(zé)合同的統(tǒng)一歸口管理工作。合同管理部門應(yīng)配備專業(yè)的合同管理人員，負(fù)責(zé)合同的起草、審核、簽訂、履行、變更、解除等具體工作。合同管理部門的主要職責(zé)包括：制定和完善合同管理制度，并組織實施；參與重大合同的談判、起草、審核工作；負(fù)責(zé)合同的編號、登記、歸檔、保管等工作；監(jiān)督檢查合同的履行情況，協(xié)調(diào)解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題；對合同糾紛進(jìn)行調(diào)查、分析，并提出處理建議；定期統(tǒng)計、分析合同簽訂、履行情況，為公司決策提供依據(jù)。3.合同承辦部門各部門為合同承辦部門，負(fù)責(zé)本部門合同的起草、談判、簽訂、履行等工作，并指定專人作為合同承辦人。合同承辦部門的主要職責(zé)包括：根據(jù)業(yè)務(wù)需要，及時起草合同文本，并提交合同管理部門審核；負(fù)責(zé)與合同對方當(dāng)事人進(jìn)行談判，協(xié)商合同條款；按照合同管理部門的審核意見，修改完善合同文本，并負(fù)責(zé)合同的簽訂工作；組織實施合同的履行，及時解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題；向合同管理部門報送合同履行情況及相關(guān)資料。合同的簽訂1.合同簽訂流程合同立項：合同承辦部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫《合同立項申請表》，詳細(xì)說明合同的名稱、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價款、履行期限、履行地點、違約責(zé)任等主要條款，并提交部門負(fù)責(zé)人審核。合同起草：合同承辦人根據(jù)合同立項申請表的內(nèi)容，起草合同文本。合同文本應(yīng)使用規(guī)范的語言文字，明確雙方的權(quán)利義務(wù)，避免模糊不清或歧義條款。合同審核：合同承辦部門將起草好的合同文本提交合同管理部門進(jìn)行審核。合同管理部門應(yīng)從法律、經(jīng)濟(jì)、技術(shù)等方面對合同文本進(jìn)行全面審核，提出審核意見。審核意見應(yīng)明確指出合同文本中存在的問題，并提出修改建議。合同審批：合同承辦部門根據(jù)合同管理部門的審核意見，對合同文本進(jìn)行修改完善后，提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。公司領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)合同的性質(zhì)、金額、風(fēng)險等因素，對合同進(jìn)行審批。重大合同應(yīng)提交合同管理委員會審議。合同簽訂：經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，合同承辦人代表公司與合同對方當(dāng)事人簽訂合同。簽訂合同前，應(yīng)仔細(xì)核對雙方當(dāng)事人的身份信息、授權(quán)委托書等相關(guān)文件，確保合同簽訂的主體合法、有效。合同簽訂后，應(yīng)及時將合同文本原件交合同管理部門進(jìn)行編號、登記、歸檔、保管。2.合同簽訂注意事項合同簽訂前，應(yīng)充分了解合同對方當(dāng)事人的主體資格、經(jīng)營范圍、資信狀況等情況，確保合同對方當(dāng)事人具有簽訂合同的能力和信譽。合同條款應(yīng)明確、具體、完整，避免使用模糊不清或歧義的語言文字。合同中應(yīng)明確約定雙方的權(quán)利義務(wù)、違約責(zé)任、爭議解決方式等條款，確保合同的可操作性和可執(zhí)行性。合同簽訂時，應(yīng)嚴(yán)格按照公司規(guī)定的審批流程進(jìn)行審批，確保合同簽訂的合法性、合規(guī)性。未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意，任何人不得擅自簽訂合同。合同簽訂后，應(yīng)及時將合同文本原件交合同管理部門進(jìn)行編號、登記、歸檔、保管。合同管理部門應(yīng)建立合同臺賬，詳細(xì)記錄合同的簽訂時間、合同名稱、合同編號、合同對方當(dāng)事人、合同標(biāo)的、合同金額、履行期限等信息，以便于查詢和管理。合同的履行1.合同履行原則全面履行原則：合同雙方當(dāng)事人應(yīng)當(dāng)按照合同約定的標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價款、履行期限、履行地點、履行方式等全面履行自己的義務(wù)。協(xié)作履行原則：合同雙方當(dāng)事人應(yīng)當(dāng)相互協(xié)作，共同完成合同約定的義務(wù)。在合同履行過程中，一方當(dāng)事人履行義務(wù)時，對方當(dāng)事人應(yīng)給予必要的協(xié)助和配合。經(jīng)濟(jì)合理原則：合同雙方當(dāng)事人應(yīng)當(dāng)在履行合同過程中，遵循經(jīng)濟(jì)合理的原則，選擇合理的履行方式和履行期限，降低履行成本，提高經(jīng)濟(jì)效益。2.合同履行跟蹤與監(jiān)督合同承辦部門應(yīng)建立合同履行臺賬，詳細(xì)記錄合同的履行情況，包括合同的執(zhí)行進(jìn)度、款項收付情況、質(zhì)量驗收情況等。合同管理部門應(yīng)定期對合同的履行情況進(jìn)行跟蹤檢查，及時發(fā)現(xiàn)合同履行過程中存在的問題，并督促合同承辦部門采取有效措施加以解決。合同履行過程中如出現(xiàn)重大問題或風(fēng)險，合同承辦部門應(yīng)及時向合同管理部門和公司領(lǐng)導(dǎo)報告，并提出相應(yīng)的解決方案。3.合同款項收付管理合同款項的收付應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定執(zhí)行。合同承辦部門應(yīng)根據(jù)合同履行情況，及時向合同對方當(dāng)事人發(fā)出付款通知或收款通知，并辦理相關(guān)手續(xù)。財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同承辦部門提交的付款通知或收款通知，審核相關(guān)憑證后辦理款項收付業(yè)務(wù)。財務(wù)部門應(yīng)建立合同款項收付臺賬，詳細(xì)記錄合同款項的收付時間、金額、付款方式、收款方式等信息，確?？铐検崭兜臏?zhǔn)確性和及時性。合同款項收付過程中如出現(xiàn)爭議或糾紛，合同承辦部門應(yīng)及時與合同對方當(dāng)事人協(xié)商解決，并將相關(guān)情況報告合同管理部門和公司領(lǐng)導(dǎo)。合同的變更與解除1.合同變更合同履行過程中，如因客觀情況發(fā)生變化或雙方當(dāng)事人協(xié)商一致，需要變更合同內(nèi)容的，合同承辦部門應(yīng)填寫《合同變更申請表》，詳細(xì)說明合同變更的原因、內(nèi)容、條款等，并提交合同管理部門審核。合同管理部門應(yīng)從法律、經(jīng)濟(jì)、技術(shù)等方面對合同變更申請進(jìn)行審核，提出審核意見。審核意見應(yīng)明確指出合同變更的必要性、可行性以及可能存在的風(fēng)險，并提出修改建議。合同承辦部門根據(jù)合同管理部門的審核意見，對合同變更申請進(jìn)行修改完善后，提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。公司領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)合同變更的性質(zhì)、金額、風(fēng)險等因素，對合同變更申請進(jìn)行審批。重大合同變更應(yīng)提交合同管理委員會審議。經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，合同承辦人代表公司與合同對方當(dāng)事人簽訂合同變更協(xié)議。簽訂合同變更協(xié)議前，應(yīng)仔細(xì)核對雙方當(dāng)事人的身份信息、授權(quán)委托書等相關(guān)文件，確保合同變更協(xié)議簽訂的主體合法、有效。合同變更協(xié)議簽訂后，應(yīng)及時將合同變更協(xié)議原件交合同管理部門進(jìn)行編號、登記、歸檔、保管。2.合同解除合同履行過程中，如因不可抗力、一方當(dāng)事人違約或雙方當(dāng)事人協(xié)商一致等原因，需要解除合同的，合同承辦部門應(yīng)填寫《合同解除申請表》，詳細(xì)說明合同解除的原因、時間、方式等，并提交合同管理部門審核。合同管理部門應(yīng)從法律、經(jīng)濟(jì)、技術(shù)等方面對合同解除申請進(jìn)行審核，提出審核意見。審核意見應(yīng)明確指出合同解除的必要性、可行性以及可能存在的風(fēng)險，并提出處理建議。合同承辦部門根據(jù)合同管理部門的審核意見，對合同解除申請進(jìn)行修改完善后，提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。公司領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)合同解除的性質(zhì)、金額、風(fēng)險等因素，對合同解除申請進(jìn)行審批。重大合同解除應(yīng)提交合同管理委員會審議。經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，合同承辦人代表公司與合同對方當(dāng)事人簽訂合同解除協(xié)議。簽訂合同解除協(xié)議前，應(yīng)仔細(xì)核對雙方當(dāng)事人的身份信息、授權(quán)委托書等相關(guān)文件，確保合同解除協(xié)議簽訂的主體合法、有效。合同解除協(xié)議簽訂后，應(yīng)及時將合同解除協(xié)議原件交合同管理部門進(jìn)行編號、登記、歸檔、保管。3.合同變更與解除的注意事項合同變更與解除必須符合國家法律法規(guī)的規(guī)定和合同約定的條件，不得擅自變更或解除合同。合同變更與解除應(yīng)及時通知合同對方當(dāng)事人，并辦理相關(guān)手續(xù)。合同變更與解除后，雙方當(dāng)事人應(yīng)按照變更或解除后的合同約定履行各自的義務(wù)。合同變更與解除過程中如出現(xiàn)爭議或糾紛，合同承辦部門應(yīng)及時與合同對方當(dāng)事人協(xié)商解決，并將相關(guān)情況報告合同管理部門和公司領(lǐng)導(dǎo)。合同糾紛處理1.合同糾紛預(yù)防合同管理部門應(yīng)加強對合同簽訂、履行過程的管理，定期組織合同管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高合同管理人員的業(yè)務(wù)水平和風(fēng)險防范意識。合同承辦部門應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定履行義務(wù)，及時解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題，避免糾紛的發(fā)生。在合同簽訂前，合同承辦部門應(yīng)充分了解合同對方當(dāng)事人的資信狀況、經(jīng)營情況等信息，對合同對方當(dāng)事人進(jìn)行必要的盡職調(diào)查，降低合同風(fēng)險。2.合同糾紛處理流程合同履行過程中如發(fā)生糾紛，合同承辦部門應(yīng)及時與合同對方當(dāng)事人進(jìn)行溝通協(xié)商，了解糾紛的原因和對方的訴求，并將相關(guān)情況報告合同管理部門。合同管理部門應(yīng)組織相關(guān)人員對合同糾紛進(jìn)行調(diào)查分析，收集相關(guān)證據(jù)材料，提出處理建議。處理建議應(yīng)根據(jù)糾紛的性質(zhì)、原因、后果等因素，綜合考慮公司的利益和實際情況，提出合理的解決方案。合同承辦部門根據(jù)合同管理部門的處理建議，與合同對方當(dāng)事人進(jìn)行協(xié)商談判，爭取達(dá)成和解協(xié)議。如協(xié)商談判不成，合同承辦部門應(yīng)及時向公司領(lǐng)導(dǎo)報告，并根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)的指示，采取訴訟或仲裁等法律手段解決合同糾紛。在合同糾紛處理過程中，合同承辦部門應(yīng)及時向合同管理部門和公司領(lǐng)導(dǎo)報告糾紛處理的進(jìn)展情況，確保公司領(lǐng)導(dǎo)及時了解糾紛處理的動態(tài)，做出正確的決策。3.合同糾紛處理的注意事項合同糾紛處理應(yīng)遵循合法、公正、公平的原則，維護(hù)公司的合法權(quán)益。合同糾紛處理過程中，應(yīng)及時收集、整理相關(guān)證據(jù)材料，確保證據(jù)的真實性、合法性和關(guān)聯(lián)性。合同糾紛處理應(yīng)嚴(yán)格按照國家法律法規(guī)的規(guī)定和公司的授權(quán)進(jìn)行，不得擅自采取未經(jīng)授權(quán)的行動。合同糾紛處理結(jié)束后，合同承辦部門應(yīng)及時將糾紛處理的結(jié)果報告合同管理部門和公司領(lǐng)導(dǎo)，并將相關(guān)資料歸檔保存。合同檔案管理1.合同檔案的收集與整理合同簽訂后，合同承辦人應(yīng)及時將合同文本原件、合同審批表、合同變更協(xié)議、合同解除協(xié)議、往來函件、會議紀(jì)要、相關(guān)證據(jù)材料等合同檔案資料交合同管理部門進(jìn)行編號、登記、歸檔。合同管理部門應(yīng)按照合同類別、簽訂時間、合同編號等順序?qū)贤瑱n案資料進(jìn)行分類整理，建立合同檔案目錄，便于查詢和管理。2.合同檔案的保管與借閱合同管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)合同檔案的保管工作，確保合同檔案的安全、完整。合同檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，并按照防火、防潮、防蟲、防盜等要求進(jìn)行保管。因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案借閱申請表》，注明借閱的合同名稱、編號、借閱時間、借閱用途等信息，并提交部門負(fù)責(zé)人審核。經(jīng)合同管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱合同檔案。借閱人應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)歸還合同檔案，并辦理借閱登記手續(xù)。合同檔案一般不得外借。如因特殊情況需要外借的，應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。外借期限一般不得超過[X]個工作日。外借期間，借閱人應(yīng)妥善保管合同檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自復(fù)印、摘錄合同檔案內(nèi)容。3.合同檔案的銷毀合同檔案保管期限屆滿后，合