藥店財務管理制度

藥店財務管理制度一、財務預算管理1.藥店應于每年末由財務部門牽頭，聯(lián)合各部門制定下一年度財務預算。預算內(nèi)容涵蓋藥品采購、銷售、費用支出等方面。各部門需根據(jù)歷史數(shù)據(jù)和業(yè)務發(fā)展計劃，提供詳細的預算建議。例如，采購部門需根據(jù)過往銷售數(shù)據(jù)和市場趨勢，預估各類藥品的采購量和采購成本。2.財務部門對各部門提交的預算建議進行匯總和審核，結(jié)合藥店的整體戰(zhàn)略目標，調(diào)整和完善預算草案。草案需明確各項收入和支出的具體金額、時間節(jié)點和責任人。3.預算草案經(jīng)藥店管理層審議通過后，正式下達執(zhí)行。各部門需嚴格按照預算安排各項業(yè)務活動，如遇特殊情況需要調(diào)整預算，需提出書面申請，說明調(diào)整原因和金額，經(jīng)管理層審批后方可執(zhí)行。4.財務部門定期對預算執(zhí)行情況進行監(jiān)控和分析，每月編制預算執(zhí)行報告，對比實際執(zhí)行情況與預算目標的差異，分析原因并提出改進措施。對于預算執(zhí)行偏差較大的項目，及時向管理層匯報并采取相應的糾正措施。二、資金管理1.現(xiàn)金管理-藥店設(shè)置專門的現(xiàn)金出納崗位，負責現(xiàn)金的收付和保管。現(xiàn)金出納必須嚴格遵守現(xiàn)金管理制度，確?，F(xiàn)金安全。-藥店庫存現(xiàn)金限額根據(jù)日常經(jīng)營需要由管理層確定，一般不超過3-5天的日常零星開支所需金額。超過限額的現(xiàn)金應及時存入銀行。-現(xiàn)金收付必須有合法的原始憑證，如發(fā)票、收據(jù)等。出納人員在收付現(xiàn)金時，要認真審核憑證的真實性、合法性和完整性，無誤后辦理收付手續(xù)，并在憑證上加蓋“現(xiàn)金收訖”或“現(xiàn)金付訖”章。-每日下班前，出納人員要對庫存現(xiàn)金進行盤點，做到賬實相符。如發(fā)現(xiàn)現(xiàn)金短缺或溢余，要及時查明原因，報財務負責人處理。2.銀行存款管理-藥店應在銀行開設(shè)基本賬戶和一般賬戶，用于資金的收付和結(jié)算。銀行賬戶的開設(shè)、變更和注銷需經(jīng)管理層審批。-銀行存款收付業(yè)務必須通過銀行結(jié)算憑證進行，如支票、匯票、電匯等。出納人員要及時登記銀行存款日記賬，定期與銀行對賬單進行核對，編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表，確保賬賬相符。-嚴格控制銀行預留印鑒的使用，財務專用章由財務負責人保管，個人名章由出納人員保管。使用印鑒時，必須經(jīng)財務負責人審核批準，并進行登記。-不得出租、出借銀行賬戶，不得利用銀行賬戶為其他單位或個人套取現(xiàn)金。三、采購與付款管理1.采購管理-采購部門根據(jù)藥店的銷售情況和庫存狀況，制定藥品采購計劃。采購計劃需經(jīng)采購負責人和財務負責人審核，報管理層批準后執(zhí)行。-采購人員在選擇供應商時，要對供應商的資質(zhì)、信譽、產(chǎn)品質(zhì)量和價格進行綜合評估，選擇優(yōu)質(zhì)的供應商。與供應商簽訂采購合同，明確采購藥品的品種、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、質(zhì)量標準等條款。-采購人員收到供應商發(fā)來的藥品后，要及時組織驗收。驗收人員要按照合同要求和質(zhì)量標準對藥品的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等進行檢查，驗收合格后出具驗收報告。2.付款管理-財務部門根據(jù)采購合同和驗收報告，審核采購發(fā)票的真實性、合法性和完整性。審核無誤后，按照合同約定的付款方式和時間辦理付款手續(xù)。-對于貨到付款的采購業(yè)務，采購人員在取得發(fā)票和驗收報告后，填寫付款申請單，經(jīng)采購負責人、財務負責人和管理層審批后，到財務部門辦理付款手續(xù)。-對于賒購業(yè)務，財務部門要定期與供應商進行對賬，確保應付賬款的準確性。在付款期限到期前，及時安排資金付款。四、銷售與收款管理1.銷售管理-銷售人員要嚴格按照藥店的銷售政策和價格體系銷售藥品，不得擅自提高或降低銷售價格。銷售藥品時，要開具合法的銷售發(fā)票，確保發(fā)票內(nèi)容與銷售業(yè)務相符。-建立銷售臺賬，記錄藥品的銷售日期、品種、規(guī)格、數(shù)量、單價、金額等信息。銷售臺賬要定期與財務部門進行核對，確保賬賬相符。-加強對銷售退回和折讓的管理?？蛻籼岢鲣N售退回或折讓申請時，銷售人員要及時查明原因，經(jīng)銷售負責人和財務負責人審批后辦理相關(guān)手續(xù)。2.收款管理-財務部門負責銷售款項的催收工作。對于現(xiàn)金銷售業(yè)務，出納人員要及時收取現(xiàn)金，并開具收款收據(jù)。對于賒銷業(yè)務，要按照合同約定的收款期限及時催收貨款。-建立應收賬款臺賬，記錄客戶的基本信息、賒銷金額、收款期限、收款情況等信息。定期對應收賬款進行賬齡分析，對于逾期未收回的賬款，要及時采取措施催收，如發(fā)送催款函、電話催收、上門催收等。-對于確實無法收回的應收賬款，要按照規(guī)定的程序進行核銷。核銷前要查明原因，取得相關(guān)證明材料，經(jīng)管理層審批后進行賬務處理。五、存貨管理1.存貨采購入庫管理-采購的藥品到貨后，倉庫管理人員要根據(jù)采購合同和驗收報告，對藥品的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等進行核對和驗收。驗收合格的藥品要及時辦理入庫手續(xù)，填寫入庫單。-入庫單要注明藥品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價、金額、供應商等信息，并由倉庫管理人員、驗收人員和采購人員簽字確認。-財務部門根據(jù)入庫單和采購發(fā)票進行賬務處理，登記存貨明細賬。2.存貨儲存管理-倉庫要合理規(guī)劃存儲空間，分類存放藥品，確保藥品的儲存安全。要定期對藥品進行盤點，每月至少進行一次小盤點，每季度進行一次中盤點，每年進行一次全面盤點。-盤點過程中，要認真核對存貨的數(shù)量、質(zhì)量和規(guī)格，發(fā)現(xiàn)存貨盤盈、盤虧或毀損的情況，要及時查明原因，報財務負責人處理。-加強對存貨的保管，采取必要的防潮、防火、防蟲、防盜等措施，確保存貨的質(zhì)量和安全。3.存貨出庫管理-銷售人員根據(jù)客戶的訂單開具銷售出庫單，經(jīng)銷售負責人審批后，到倉庫辦理出庫手續(xù)。倉庫管理人員要根據(jù)銷售出庫單發(fā)貨，并在出庫單上簽字確認。-對于內(nèi)部領(lǐng)用的藥品，領(lǐng)用部門要填寫領(lǐng)用申請單，經(jīng)部門負責人和財務負責人審批后，到倉庫辦理出庫手續(xù)。-財務部門根據(jù)出庫單進行賬務處理，結(jié)轉(zhuǎn)銷售成本或相關(guān)費用。六、固定資產(chǎn)管理1.固定資產(chǎn)購置管理-各部門根據(jù)業(yè)務需要提出固定資產(chǎn)購置申請，填寫購置申請表，說明購置固定資產(chǎn)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途、預算金額等信息。-購置申請表經(jīng)部門負責人、財務負責人和管理層審批后，由采購部門負責購置。購置固定資產(chǎn)時，要進行市場調(diào)研，選擇性價比高的產(chǎn)品，并簽訂采購合同。-固定資產(chǎn)到貨后，要及時組織驗收。驗收人員要按照合同要求和質(zhì)量標準對固定資產(chǎn)的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等進行檢查，驗收合格后出具驗收報告。2.固定資產(chǎn)核算管理-財務部門要按照固定資產(chǎn)的類別、名稱、規(guī)格、購置時間、使用部門等信息建立固定資產(chǎn)明細賬和卡片，記錄固定資產(chǎn)的原值、折舊、凈值等信息。-按照規(guī)定的折舊方法和折舊年限計提固定資產(chǎn)折舊，折舊費用計入相關(guān)成本或費用。-定期對固定資產(chǎn)進行清查盤點，每年至少進行一次全面盤點。盤點過程中，要核對固定資產(chǎn)的數(shù)量、使用狀況和存放地點，發(fā)現(xiàn)固定資產(chǎn)盤盈、盤虧或毀損的情況，要及時查明原因，報財務負責人處理。3.固定資產(chǎn)處置管理-對于閑置、報廢或毀損的固定資產(chǎn)，使用部門要提出處置申請，填寫處置申請表，說明處置原因、處置方式和預計處置收入等信息。-處置申請表經(jīng)部門負責人、財務負責人和管理層審批后，由相關(guān)部門負責處置。處置固定資產(chǎn)時，要按照規(guī)定的程序進行，確保處置收入及時入賬。七、成本費用管理1.成本管理-建立成本核算制度，準確核算藥品的采購成本、銷售成本和庫存成本。采購成本包括藥品的買價、運雜費、裝卸費等。銷售成本按照先進先出法、加權(quán)平均法等方法進行計算。-加強對成本的控制，降低采購成本和運營成本。采購部門要通過與供應商談判、批量采購等方式降低采購價格。各部門要合理安排人員和設(shè)備，提高工作效率，降低運營成本。-定期對成本進行分析，比較實際成本與預算成本的差異，分析原因并提出改進措施。2.費用管理-明確費用的開支范圍和標準，制定費用報銷制度。費用報銷必須有合法的原始憑證，經(jīng)部門負責人、財務負責人和管理層審批后，到財務部門辦理報銷手續(xù)。-嚴格控制費用支出，對于超預算的費用支出，要進行專項審批。加強對差旅費、業(yè)務招待費、辦公費等費用的管理，杜絕不合理的開支。-定期對費用進行分析，了解費用的構(gòu)成和變化趨勢，為費用控制提供依據(jù)。八、財務報表與財務分析1.財務報表編制-財務部門按照國家統(tǒng)一的會計制度和相關(guān)會計準則的要求，定期編制財務報表，包括資產(chǎn)負債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等。-財務報表要做到數(shù)字真實、內(nèi)容完整、編制及時。編制完成后，要經(jīng)財務負責人審核，報管理層審批。-對外提供的財務報表要按照規(guī)定進行審計，確保財務信息的真實性和可靠性。2.財務分析-定期進行財務分析，包括償債能力分析、盈利能力分析、營運能力分析等。通過分析財務指標，了解藥店的財務狀況和經(jīng)營成果，發(fā)現(xiàn)存在的問題和潛在的風險。-撰寫財務分析報告，分析報告要包括分析目的、分析方法、分析結(jié)果和建議等內(nèi)容。財務分析報告要及時報送管理層，為管理層的決策提供依據(jù)。九、財務監(jiān)督與內(nèi)部審計1.財務監(jiān)督-財務部門要加強對各項財務活動的監(jiān)督，確保財務制度的執(zhí)行。定期對各部門的財務收支情況進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。-加強對財務人員的監(jiān)督，要求財務人員嚴格遵守職業(yè)道德和財務紀律，不得利用職務之便謀取私利。2.內(nèi)部審計-建立內(nèi)部審計制度，定期對藥店的財務收支、內(nèi)部控制等情況進行審計。內(nèi)部審計人員要獨立、客觀、公正地開展審計工作，發(fā)現(xiàn)問題及時提出審計意見和建議。-對于內(nèi)部審計發(fā)現(xiàn)的問題，相關(guān)部門要及時進行整改，并將整改情況反饋給內(nèi)部審計部門。十、財務檔案管理1.財務檔案的范圍-財務檔案包括會計憑證、會計賬簿、財務報表、財務分析報告、合同協(xié)議、發(fā)票等與財務活動相關(guān)的文件和資料。2.財務檔案的整理與裝訂-財務人員要定期對財務檔案進行整理和裝訂，按照會計年度和檔案類別進行分類存放。會計憑證要按月裝訂成冊，會計賬簿要按年裝訂成冊。3.財務檔案的保管-建立專門的財務檔案保管室，配備必要的保管設(shè)備，確保財務檔案的安全。財務檔案的