催收款項管理制度VIP

催收款項管理制度一、總則1.目的為加強公司款項催收工作的規(guī)范化管理，有效控制應(yīng)收賬款風(fēng)險，保障公司資金安全，提高資金使用效率，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司所有涉及款項催收的業(yè)務(wù)活動，包括但不限于銷售業(yè)務(wù)、采購業(yè)務(wù)、提供勞務(wù)等產(chǎn)生的應(yīng)收賬款、預(yù)付賬款、其他應(yīng)收款等款項的催收管理。3.職責(zé)分工銷售部門：負責(zé)銷售業(yè)務(wù)中應(yīng)收賬款的催收工作，是應(yīng)收賬款催收的第一責(zé)任人。應(yīng)及時了解客戶的經(jīng)營狀況、財務(wù)狀況等信息，制定合理的收款計劃，并負責(zé)具體的催收執(zhí)行工作。財務(wù)部門：負責(zé)提供應(yīng)收賬款的賬齡分析、余額明細等數(shù)據(jù)，協(xié)助銷售部門進行催收工作。對催收款項進行核算和監(jiān)督，定期對應(yīng)收賬款的回收情況進行分析和報告，為公司決策提供財務(wù)依據(jù)。法務(wù)部門：負責(zé)為款項催收提供法律支持，協(xié)助制定催收策略，處理涉及款項催收的法律事務(wù)，如發(fā)送律師函、提起訴訟等。其他相關(guān)部門：根據(jù)公司業(yè)務(wù)流程和職責(zé)分工，配合銷售部門、財務(wù)部門做好款項催收的相關(guān)工作，如提供客戶信息、協(xié)助溝通協(xié)調(diào)等。二、催收流程1.賬款確認與分類財務(wù)部門應(yīng)定期（每月末）與銷售部門核對賬目，確保應(yīng)收賬款數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。對已確認的應(yīng)收賬款，按照賬齡進行分類，分為逾期1個月以內(nèi)、逾期13個月、逾期36個月、逾期6個月以上等不同類別。對于預(yù)付賬款、其他應(yīng)收款等款項，也應(yīng)按照相關(guān)業(yè)務(wù)情況進行梳理和分類，明確款項性質(zhì)、金額、預(yù)計收回時間等信息。2.催收通知對于逾期款項，銷售部門應(yīng)在逾期后的[X]個工作日內(nèi)，向客戶發(fā)出催收通知。催收通知應(yīng)明確款項金額、逾期時間、逾期后果等內(nèi)容，以書面形式（如催款函）或電子形式發(fā)送給客戶。催收通知可根據(jù)逾期情況的不同，采取不同的方式發(fā)送。對于逾期1個月以內(nèi)的款項，可通過電話、郵件等方式友好提醒客戶及時付款；對于逾期時間較長的款項，應(yīng)發(fā)送正式的催款函，并要求客戶簽字確認收到。3.制定催收計劃銷售部門在發(fā)出催收通知后，應(yīng)根據(jù)客戶的反饋情況和款項逾期情況，制定具體的催收計劃。催收計劃應(yīng)明確催收責(zé)任人、催收方式、催收時間節(jié)點等內(nèi)容。對于逾期13個月的款項，催收責(zé)任人應(yīng)加強與客戶的溝通，了解客戶逾期付款的原因，嘗試協(xié)商解決方案，如給予一定的寬限期、調(diào)整付款方式等。對于逾期36個月的款項，除了加強溝通協(xié)商外，可考慮采取一些更具壓力的催收措施，如上門催收、暫停供貨等。對于逾期6個月以上的款項，應(yīng)及時啟動法律程序，由法務(wù)部門介入，準(zhǔn)備相關(guān)法律文件，通過法律手段追討款項。4.催收執(zhí)行催收責(zé)任人應(yīng)按照催收計劃認真執(zhí)行催收工作，及時記錄催收過程和結(jié)果。在催收過程中，要保持與客戶的良好溝通，了解客戶的實際困難和還款意愿，積極尋求解決方案。對于通過協(xié)商達成還款協(xié)議的客戶，應(yīng)要求客戶簽訂書面協(xié)議，并確保協(xié)議內(nèi)容明確、具體，具有可操作性。協(xié)議應(yīng)包括還款金額、還款時間、還款方式等條款。在執(zhí)行催收措施時，要注意方式方法，避免給客戶造成不必要的困擾，同時也要維護公司的合法權(quán)益。如采取上門催收時，應(yīng)提前與客戶預(yù)約，安排兩人以上前往，保持文明禮貌，不得使用暴力或威脅手段。5.催收進展跟蹤與報告銷售部門應(yīng)定期（每周）向財務(wù)部門匯報催收款項的進展情況，包括已采取的催收措施、客戶反饋、還款計劃執(zhí)行情況等信息。財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)銷售部門提供的信息，及時更新應(yīng)收賬款臺賬。對于逾期款項金額較大、催收難度較高或涉及重大風(fēng)險的情況，銷售部門應(yīng)及時向公司管理層報告，以便公司及時做出決策，調(diào)整催收策略。公司應(yīng)建立催收款項跟蹤報告制度，定期（每月）召開催收款項工作會議，由銷售部門、財務(wù)部門、法務(wù)部門等相關(guān)人員參加，匯報各自負責(zé)的催收款項進展情況，分析存在的問題，共同商討解決方案。三、催收方式1.電話催收電話催收是最常用的催收方式之一，適用于逾期時間較短、客戶溝通較為順暢的情況。催收人員應(yīng)在電話中禮貌地向客戶說明款項逾期情況，提醒客戶及時付款，并了解客戶逾期付款的原因。在電話催收過程中，要注意傾聽客戶的意見和訴求，保持冷靜和耐心，避免與客戶發(fā)生爭執(zhí)。對于客戶提出的合理困難，可與客戶協(xié)商解決方案，如給予一定的寬限期等。2.郵件催收郵件催收適用于與客戶溝通較為正式、需要留存書面記錄的情況。催收郵件應(yīng)明確款項金額、逾期時間、逾期后果等內(nèi)容，并要求客戶在收到郵件后及時回復(fù)。郵件內(nèi)容應(yīng)簡潔明了、條理清晰，避免使用過于生硬或威脅性的語言。同時，要注意郵件的格式規(guī)范，確?？蛻裟軌蚯逦亻喿x郵件內(nèi)容。3.上門催收上門催收適用于電話催收和郵件催收效果不佳，需要與客戶面對面溝通的情況。上門催收前，應(yīng)提前與客戶預(yù)約，確定上門時間和人員。上門催收時，要注意言行舉止，保持文明禮貌，不得干擾客戶的正常經(jīng)營秩序。在上門催收過程中，要向客戶詳細說明款項逾期的影響和后果，了解客戶的實際還款能力和困難，與客戶協(xié)商制定合理的還款計劃。如客戶確實存在暫時無法還款的情況，可要求客戶提供書面的還款承諾，并明確還款時間和金額。4.暫停供貨暫停供貨適用于客戶長期拖欠貨款，且在多次催收后仍無還款誠意的情況。在暫停供貨前，應(yīng)向客戶發(fā)出書面通知，明確暫停供貨的原因和期限，并要求客戶盡快結(jié)清逾期款項。暫停供貨期間，要密切關(guān)注客戶的反應(yīng)和市場動態(tài)，如客戶主動聯(lián)系協(xié)商還款事宜，應(yīng)根據(jù)客戶的還款能力和誠意，決定是否恢復(fù)供貨。5.法律催收法律催收是在其他催收方式均無效的情況下采取的最后手段。當(dāng)逾期款項金額較大、催收難度較高或涉及重大風(fēng)險時，應(yīng)及時啟動法律程序，由法務(wù)部門負責(zé)處理。法律催收包括發(fā)送律師函、申請支付令、提起訴訟等方式。在采取法律催收措施前，法務(wù)部門應(yīng)收集充分的證據(jù)，如合同、發(fā)貨憑證、對賬單、催款記錄等，確保法律訴訟的勝訴率。在法律催收過程中，要積極配合法務(wù)部門的工作，提供必要的協(xié)助和支持。同時，要關(guān)注法律訴訟的進展情況，及時了解判決結(jié)果，并根據(jù)判決結(jié)果采取相應(yīng)的措施，如申請強制執(zhí)行等。四、考核與獎懲1.考核指標(biāo)應(yīng)收賬款回收率：考核銷售部門對應(yīng)收賬款的回收情況，計算公式為：應(yīng)收賬款回收率=（本期實際收回的應(yīng)收賬款金額÷本期應(yīng)收賬款余額）×100%。逾期賬款占比：考核逾期賬款在應(yīng)收賬款總額中所占的比例，計算公式為：逾期賬款占比=（逾期賬款余額÷應(yīng)收賬款余額）×100%。賬齡結(jié)構(gòu)優(yōu)化率：考核應(yīng)收賬款賬齡結(jié)構(gòu)的優(yōu)化情況，計算公式為：賬齡結(jié)構(gòu)優(yōu)化率=（本期3個月以內(nèi)逾期賬款減少金額÷上期3個月以內(nèi)逾期賬款金額）×100%。催收成本：考核催收款項過程中所發(fā)生的費用，包括電話費用、差旅費、律師費用等。催收成本應(yīng)控制在合理范圍內(nèi)，具體標(biāo)準(zhǔn)由公司根據(jù)實際情況制定。2.考核周期應(yīng)收賬款回收率、逾期賬款占比、賬齡結(jié)構(gòu)優(yōu)化率等指標(biāo)的考核周期為季度考核和年度考核。催收成本的考核周期為月度考核。3.獎勵措施對于在催收款項工作中表現(xiàn)突出的部門或個人，公司將給予獎勵。獎勵方式包括但不限于獎金、榮譽證書、晉升機會等。若銷售部門在季度考核中應(yīng)收賬款回收率達到[X]%以上，且逾期賬款占比控制在[X]%以內(nèi)，給予部門負責(zé)人[X]元獎金，并在公司內(nèi)部進行通報表揚。對于成功收回大額逾期款項或通過創(chuàng)新催收方式取得顯著成效的個人，給予[X]元獎金，并根據(jù)其工作表現(xiàn)，在晉升、調(diào)薪等方面予以優(yōu)先考慮。4.懲罰措施對于在催收款項工作中未能履行職責(zé)，導(dǎo)致應(yīng)收賬款回收率過低、逾期賬款占比過高或賬齡結(jié)構(gòu)惡化的部門或個人，公司將給予懲罰。懲罰方式包括但不限于扣發(fā)獎金、績效扣分、降職降薪等。若銷售部門在季度考核中應(yīng)收賬款回收率低于[X]%，且逾期賬款占比超過[X]%，扣發(fā)部門負責(zé)人季度獎金的[X]%，并要求部門制定整改措施，限期提高催收效果。對于因個人原因?qū)е掠馄诳铐棢o法收回，給公司造成重大損失的，除扣發(fā)相關(guān)人員的獎金外，還將根據(jù)情節(jié)輕重給予降職降薪、辭退等處理，并要求其承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。五、風(fēng)險預(yù)警與防范1.風(fēng)險預(yù)警指標(biāo)客戶經(jīng)營狀況指標(biāo)：關(guān)注客戶的銷售額、利潤、資產(chǎn)負債率、現(xiàn)金流等經(jīng)營指標(biāo)的變化情況。如客戶銷售額持續(xù)下降、利潤虧損、資產(chǎn)負債率過高、現(xiàn)金流緊張等，可能預(yù)示著客戶存在還款風(fēng)險?？蛻粜庞迷u級指標(biāo)：定期對客戶進行信用評級，根據(jù)客戶的信用狀況、還款記錄等因素，給予不同的信用等級。如客戶信用等級下降，應(yīng)及時關(guān)注其還款能力和還款意愿的變化。逾期賬款指標(biāo)：密切關(guān)注逾期賬款的金額、逾期時間、逾期筆數(shù)等指標(biāo)的變化情況。如逾期賬款金額大幅增加、逾期時間延長、逾期筆數(shù)增多等，說明公司應(yīng)收賬款風(fēng)險加大。2.風(fēng)險預(yù)警機制財務(wù)部門應(yīng)定期（每月）對風(fēng)險預(yù)警指標(biāo)進行分析和評估，當(dāng)發(fā)現(xiàn)某項指標(biāo)出現(xiàn)異常變化時，及時向銷售部門發(fā)出風(fēng)險預(yù)警提示。銷售部門收到風(fēng)險預(yù)警提示后，應(yīng)立即對相關(guān)客戶進行調(diào)查和分析，了解客戶的實際經(jīng)營狀況和還款能力，制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施。對于存在較高風(fēng)險的客戶，公司應(yīng)成立專門的風(fēng)險應(yīng)對小組，由銷售部門、財務(wù)部門、法務(wù)部門等相關(guān)人員組成，共同商討應(yīng)對策略，采取有效的風(fēng)險防范措施，如加強催收力度、調(diào)整信用政策、暫停業(yè)務(wù)合作等。3.風(fēng)險防范措施加強客戶信用管理：在與客戶建立業(yè)務(wù)關(guān)系前，應(yīng)對客戶進行全面的信用調(diào)查和評估，了解客戶的信用狀況、經(jīng)營狀況、財務(wù)狀況等信息，確定客戶的信用等級和信用額度。對于信用狀況不佳的客戶，應(yīng)謹(jǐn)慎開展業(yè)務(wù)或要求客戶提供擔(dān)保。完善合同管理：在簽訂合同前，應(yīng)仔細審查合同條款，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，特別是關(guān)于付款方式、付款時間、逾期付款責(zé)任等條款。合同簽訂后，要嚴(yán)格按照合同約定執(zhí)行，確保公司的合法權(quán)益得到保障。優(yōu)化業(yè)務(wù)流程：對公司的銷售業(yè)務(wù)、采購業(yè)務(wù)、財務(wù)管理等流程進行梳理和優(yōu)化，加強各部門之間的溝通與協(xié)作，避免因流程不暢導(dǎo)致款項催收不及時或出